[BV20.0174] Verslag van de BAC van 25 november 2020

VERSLAG Commissie BAC

BV20.0174 Datum vergadering

: 25 november 2020

Digitaal anwezig via Teams Commissieleden: Leefbaar 3B : Henk Meester VVD : Eric Kampinga CDA : Frans Ammerlaan WIJ Lansingerland : Petrine van Olst D66 : Ronald van der Stad GroenLinks : Anja de Geus PvdA : Hamid Azzouzi Wethouder Accountant

: Jan Willem van den Beukel : Wouter Kalkman en Ralph van Hattem, Publieke Sector Accountants

Aanwezig in de raadszaal Voorzitter : Jan Pieter Blonk Commissiegriffier : Lianne van den Houten Ambtelijk : Martijn de Quartel, Manus Twist

Afwezig VVD CDA CU

: Mauriel van As : Hans van der Stelt : Jurjen Dieleman

1. Opening en mededelingen De voorzitter, om 20.00 uur: Goedenavond, ik open de vergadering van de begeleidingscommissie accountantscontrole van de gemeente Lansingerland. Het is vandaag 25 november. Ik heet alle collegae welkom. Ik heet ook welkom de accountant, de heer Kalkman en de heer Van Hattem. Verder is wethouder Van den Beukel aanwezig, de heer Twist, teamleider financiën en de heer De Quartel, concern controller. Voor ik verder ga, wil ik eerst Petrine van Olst feliciteren met haar verjaardag, ze heeft een speciale achtergrond gezocht. Ik hoop, dat deze bijeenkomst ook een feestje is voor jou. Mevrouw Van Olst: Dank voor de felicitaties. Wat wel opvallend is: de vorige BAC was op 1 juli en toen was Dianne van Heusen jaren, die voor mij inviel toen. De voorzitter: Ik ga de presentielijst langs. De heer Meester, de heer Kampinga, de heer Ammerlaan, mevrouw Van Olst, de heer Van der Stad, mevrouw De Geus, de heer Azzouzi: aanwezig. Als u een vraagt heeft, gebruikt u de raads-WhatsApp met het vraagtekentje. 2. Vaststelling agenda De voorzitter: Ik neem aan, dat u akkoord kunt gaan met deze agenda. Ja? De heer Kampinga: Ik vond het wel jammer, dat er laat in de middag ineens een e-mail binnen kwam zeilen. Dat in het kader van de voorbereiding. De agenda is natuurlijk akkoord verder. De voorzitter: Ik denk dat dat wel doorgekomen is bij degenen die daarvoor moeten zorgen.

3. Vaststelling verslag vorige BAC vergadering d.d. 1 juli 2020 De voorzitter: Er zijn geen wijzigingsvoorstellen binnen gekomen bij de griffie, dus ik ga ervan uit, dat dat akkoord. Dan is het verslag bij deze vast gesteld. 4. Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2020 De voorzitter: Er zit een raadsvoorstel aan gekoppeld, u moet aangeven of het een bespreekstuk wordt of een hamerstuk in de raad.

1/12

Wethouder Van den Beukel: Het is gemaakt door medewerkers van de gemeente, maar het voorstel is door uzelf gemaakt. Het is een raadsvoorstel van de raad. Ik denk, dat ik me op de achtergrond moet houden. Als u een toelichting wenst, zou u dat kunnen vragen aan de controller. De heer Meester, L3B: Ik neem even aan dat, afgezien van veranderingen in de regelgeving, dat het hetzelfde is als de vorige jaren. Wat mij betreft, is het dan akkoord. Ik wil alleen nog twee opmerkingen maken. In de eerste plaats: het inkoop- en aanbestedingsbeleid, daarvan wordt dus nu voor het zoveelste jaar gevraagd om dat niet mee te laten tellen bij het oordeel van de accountant. Al enkele jaren geleden is ons beloofd, dat dat zou stoppen. Ik zou dus nu nog graag willen weten van de wethouder wanneer we dat wel een keer aan het oordeel van de accountant kunnen onderwerpen. Het tweede is: wij hadden altijd de gewoonte, de heer Kalkman zal die gewoontes nog niet kennen, om nog wat onderwerpen, waarvoor wij graag speciale aandacht bij de controle zouden willen hebben, aan te dragen. Ik heb er in ieder geval eentje. Vanwege de coronacrisis is er een extra budget beschikbaar gesteld, als ik het me goed herinner was dat iets van € 5mln maximaal. Ik zou graag de accountant willen vragen bij de controle daar toch even extra aandacht te geven. Dat was wat mij betreft mijn bijdrage op dit onderwerp.

De heer Kampinga, VVD: Dat eerste punt wilde ik ook aanroeren, maar wie kan dat beter verwoorden dan de heer Meester? Het tweede punt had ik hier nog niet zo bedacht, maar ook helemaal mee eens. Dank u wel. De heer Ammerlaan, CDA: Ik kan niet zo heel veel toevoegen aan deze wijze heren, die voor mij waren. Desalniettemin heb ik ook zitten kijken naar hoe dat nou zat met die aanbesteding. Ik zag wel een soort lichtpuntje, meneer Meester, want volgens mij gaat het in 2021 veranderen, maar ik denk dat de controller dat beter kan toelichten. Dat was een aandachtspunt van mij. Dat was het, verder geen opmerkingen. Mevrouw Van Olst, WIJ: Ik heb geen toevoegingen aan de heren voor mij. Dank u. De heer Van der Stad, D66: Daar wil ik me bij aansluiten. Mevrouw De Geus, GL: Ik wil de accountants van PSA bedanken voor de duidelijke managementletter, die eigenlijk leest als een boek. Ik heb het met enig enthousiasme gelezen. Het was voor mij allemaal heel duidelijk. Echte opmerkingen heb ik niet. Wat de heren voor mij gezegd hebben, is allemaal prima. Ik heb verder geen aanvullingen. De voorzitter: De managementletter is agendapunt 5. Maar dat geeft niet, complimenten mogen altijd. De heer Azzouzi, PvdA: Ik sluit me aan bij de woorden van de heer Meester. Ik had wel een vraag aan de wethouder.

Wanneer komen we nou in control wat betreft dat punt? Als ik de toelichting lees, dat komt in het volgende agendapunt, dan denk ik dat wij in 2021 dit ook gaan vragen aan de accountant. Een finale oplossing zit hem niet in een centraal gecontracteerde partij. Dat vergt eigenlijk sturing op de lijn, de manier en gedrag van inkopen. Mijn vraag aan de wethouder: wanneer komen wij in control wat betreft dit punt? De heer Kalkman: Allereerst wil ik de complimenten natuurlijk graag in ontvangst nemen. Als ze nog een keer komen, strak weer. Ik heb de heer Meester twee dingen horen zeggen. Het eerste ging over het interne inkoopbeleid, dat dat niet in onze controle betrokken wordt. Ik heb daar wel een suggestie voor aan u in mijn rol als adviseur van de gemeenteraad. Die suggestie luidt als volgt. Ik denk dat het goed is om dat niet in de controle te betrekken, maar wat u wel zou kunnen vragen aan ons en dat heb ik inmiddels ook bij een aantal andere gemeenten gedaan, om vanuit onze steekproef op de inkoopfacturen bij bijvoorbeeld 30 inkoopfacturen vast te stellen of de gemeente ook het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft gevolgd. Wij gaan die vraag natuurlijk stellen aan de organisatie en aan het college, of ze dat gedaan hebben en of ze ons informatie willen leveren.

Dan zouden wij over die steekproef van die 30 inkoopfacturen u kunnen informeren via het accountantsverslag n.a.v. de controle van de jaarrekening. Dat is een suggestie, die ik doe. De tweede vraag van de heer Meester gaat over het extra budget vanwege de coronacrisis, wat ter beschikking is gesteld. Daar willen wij graag extra aandacht aan besteden. Ik neem aan, dat de heer Meester daarmee bedoelt: juistheid, volledigheid, tijdigheid, getrouwheid, van datgene wat ons betreft ook een plekje krijgt in de jaarrekening, een soort kleine mini-verantwoording over de besteding van het budget van de coronakosten. Dat we daar met een wat diepgaandere aandacht naar kijken om vast te stellen, dat dat een goede weergave is van de gemaakte kosten.

2/12

Wethouder Van den Beukel: Een groot plezier om hier te mogen zijn. (…) Een genoegen hier te zijn. We hebben het nu over agendapunt 4, het controleprotocol. Ik heb twee vragen gehoord aan mij gericht. Over de tweede zal ik procesmatig iets zeggen. De eerste gaat over het interne aanbestedingsbeleid, die vraag heeft u aan de accountant gesteld, maar ook aan mij. Het klopt inderdaad, dat vanaf volgend jaar dat mee genomen wordt, door het college, in onze rechtmatigheidsverantwoording. De heer De Quartel zal er op terug komen in zijn presentatie onder agendapunt 6. Ik denk dat het goed is om dan hier op terug ter komen en te bespreken hoe het aan uw verwachtingen tegemoet komt. De vraag, wanneer wij in control komen van de heer Azzouzi, over aanbesteding: het is handig om die even bij het volgende agendapunt terug te laten komen, omdat in de managementletter daar ook het e.e.a. over opgemerkt wordt. Dan is het goed om er in detail op in te gaan; het past iets minder bij het controleprotocol. Als u het goed vindt, vraag ik u om hem even vast te houden. Tweede termijn De heer Kampinga, VVD: Als ik het goed heb, gaat het ook nu weer over bestemmingsreserves. Er zijn dit jaar in het kader van corona, in het kader van een integraal huisvestingsplan en ga zo maar door, nogal wat bestemmingsreserves geopend.

Ik lees in de stukken, dat is de vorige keer aan de orde gekomen, dat ook de accountant zegt: wees daar terughoudend mee, pas op dat je niet teveel bestemmingsreserves hebt. Heeft dat bijzondere aandacht? Al was het maar vanwege de extra invloed van corona. De heer Meester, L3B: In de eerste plaats: het aanbod van de heer Kalkman zou ik graag willen omarmen, dus dat wij daar dan toch een rapportage over krijgen, over dat aanbestedings- en inkoopbeleid, zonder dat het meetelt bij het oordeel van de accountant. Voor wat betreft de opmerking van de heer Kampinga: ik ben het er wel mee eens, dat we teveel bestemmingsreserves hebben, maar in feite stellen wij die als raad in. We moeten dus eigenlijk naar onszelf kijken in deze. Dank u wel. Wethouder Van den Beukel: Ik heb geen vraag aan mijn adres vernomen. De voorzitter: Misschien wilt u nog een reactie geven op de steekproef en de bestemmingsreserves, hoe u daar in zit. Het klopt dat u geen vraag had, maar misschien wilt u er wel een reflectie op geven. Wethouder Van den Beukel: Le chambre de reflection, zo doen we het een beetje vanavond. Ik zal ingaan op de opmerking over de reserves. Vervolgens begrijp ik, dat mijn hoofd control ook even zou willen reflecteren met u, met uw welnemen, dat ik hem daarna het woord geef, maar ik weet niet of dat te doen gebruikelijk is in deze commissie. De voorzitter: Ja hoor, dat mag.

Wethouder Van den Beukel: Dan zal ik eerst reflecteren op het aandachtspunt van de reserves. Dat was ook een vraag aan de accountant, maar als u hem aan mij stelt, dan is het inderdaad waar dat het college daar voorstellen voor doet en vervolgens is het aan uw raad om daarover te oordelen, zodat u daar uw eigen mind over kunt opmaken en keuzes kunt maken. Ik denk wel, dat ik me aansluit bij één van de adagia van mijn voorganger, die mij heeft aangereikt in de overdracht: let op, het is bij reserves veel belangrijker, dat ze transparant zijn, inzichtelijk en een specifiek doel kennen, dan dat het er veel of weinig zijn. Je moet exact weten wat je waarvoor bestemd hebt en of de hoogte passend is bij het doel, dat type zaken. Als dat betekent, dat je juist dat doel beter dient met een wat uitgebreider aantal, dan denk ik dat het vanuit het oogpunt van transparantie en grip op de zaak voor de raad te verkiezen zou moeten zijn. U gaat erover. Als college doen we elke keer bij een voorstel voor een nieuwe reserve of bij een voorstel voor het opheffen van een reserve, want ook dat gebeurt natuurlijk regelmatig, doen we er een individuele onderbouwing bij. U kent ons algemene beleid als het gaat om reserves, dat heeft u recent vast gesteld in de nota reserves en voorzieningen. Dank u wel. De voorzitter: Dan neem ik aan, dat dit raadsvoorstel als een hamerstuk naar de raad komt.

Ik heb alleen nog het aanbod van de accountant, de steekproef t.a.v. de inkoop. De heer De Quartel: Ik wil nog even terug grijpen op het raadsbesluit wat vorig jaar december of november is genomen over het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat past namelijk helemaal bij hetgeen nu voorgesteld wordt in de BAC, dus dat is eigenlijk ook al het voornemen van de raad, dat de interne controle ook de naleving van het interne inkoop- en aanbestedingsbeleid op zich neemt. In dit geval is het ook goed om dat in samenspraak met de accountant te doen, waarbij de accountant het prima kan rapporteren aan u. Dus dat sluit daar volledig bij aan. Dat is eigenlijk al conform hetgeen u eerder besloten heeft. Wat dat betreft, is dat ook goed uitvoerbaar. De heer Kampinga: Een vraag nog. Er is begin van de coronatijd een soort mandaat gevraagd door het college, een beetje een carte blanche om snel te kunnen handelen enzovoorts. Dus alleen al om die reden lijkt het verstandig om daar in elk geval heel goed naar te kijken als accountant. Maar goed, ik geef het maar mee. Dank u wel.

3/12

De voorzitter: Dan kom ik nu toch aan de afronding van het geheel. Ik neem aan, dat het als een hamerstuk naar de raad kan. Ten aanzien van die steekproef begrijp ik dat de raad zegt, dat de commissie adviseert het voorstel van de accountant te aanvaarden en dat hij dat dan ook gaat doen. Ik neem aan, dat ik dat zo goed samengevat heb als gevoelen van de commissie. Ja? Dan gaat dit dus als een hamerstuk naar de raad van 17 december. 5. Managementletter De heer Azzouzi, PvdA: Dank voor de stukken. Ik begin eigenlijk met de vraag, die ik heb gesteld over de aanbestedingen. Als ik de toelichting lees, dan denk ik dat we voor 2021, omdat we pas in 2021 beginnen met die maatregelen, dat wij dat ook gaan vragen aan de accountant om dat niet mee te nemen. Mijn vraag was: wanneer komen wij in control? Ik snap dat dat wel lastig is, maar ik denk, eerlijk gezegd, zelf niet dat een centraal gecontracteerde partij de finale oplossing is. Dit vergt sturing op de lijn, de manier en gedrag van inkopen. Dat was eigenlijk mijn vraag aan de wethouder. Daarnaast heb ik nog een andere vraag over de prestatielevering van jeugd en WMO. Waarom is dat nog niet gestart, met de controle op de steekproeven om de prestatielevering van zorg vast te stellen? Het gaat om een normbedrag, als we kijken naar de accountantsverslagen van de vorige keer.

Je moet dat eigenlijk aan de voorkant hebben, dan kan je ingrijpen. Als je aan de achterkant gaat controleren, dan kan je niet bijsturen. Dat is ook de tweede vraag aan de wethouder. Voor de accountant heb ik nog een vraag over de grondexploitaties. Voor ons is het niet duidelijk wat de bevindingen zijn m.b.t. de grondexploitaties. Voornamelijk over de afwikkeling van de staatsteun risico binnen het project Wilderszijde. Heeft dat te maken met de onderbouwing van de doorbelasting van de kosten? Of is dat puur een juridisch staatssteun risico? Dat waren mijn vragen. Dank u wel. Mevrouw De Geus, GL: Ik wil niet in herhaling vallen, maar ik wil de accountant nogmaals bedanken voor de duidelijke managementletter, die voor mij las als een boek. Goed om te lezen is de opmerking van PSA, dat zij merken dat de gemeente in 2020 stappen heeft gemaakt en dat er tegelijkertijd nog verbeteringen van de administratieve organisatie en interne beheersing nodig zijn. PSA zet de aandachtspunten in de bijlage bij punt 5. Iets wat wij recentelijk nog in de commissie ruimte bespraken en meneer Azzouzi noemde het net ook, dat is Wilderszijde. Dat zijn echt aandachtspunten en die hebben dan ook wel onze aandacht. Met ingang van 2021 krijgen we dus de rechtmatigheid verantwoording, daar hebben we het net ook al uitgebreid over gehad.

Daar hebben we vanmiddag nog de late mail over gekregen, dus daar wil ik ook niet teveel over uitweiden. Ik heb er verder wel vertrouwen in, dat onder leiding van de heer De Quartel, ik weet niet of hij echt de leiding heeft, maar dat er echt de juiste aandacht aan besteed wordt. De gemeente vraagt zelf om van input te worden voorzien door de accountant op onderdelen waarop er verbetering mogelijk is met daarbij de vraag hen te ondersteunen. Bij actuele inzicht in processen is de beheersing van het proces en risico’s van groot belang. Interessant is voor mij dan te lezen het 6W-principe. De vragen: wat, waarom, waarmee, waarheen. Dan is net ook al iets genoemd over grex. Daar wil ik niet teveel over zeggen, omdat er onder ons mensen aanwezig zijn, die er iets meer expertise in hebben dan ik en die draaien al wat langer mee in de politiek, dus dat wil ik even aan hen over laten. Dan hebben we de Europese aanbestedingen. Daar zien we wederom dat het niet goed loopt. Zes dossiers hebben de Europese aanbestedingsregels niet nageleefd en acht dossiers moeten nog verder worden onderzocht, maar ik begrijp dat een gedeelte hiervan wat langer loopt dan dit jaar. Ondanks opmerkingen en aanbevelingen van de accountant zien wij toch een positief beeld terug in deze managementletter. Waar aandacht nodig is, geeft de accountant goed advies. Wij hebben er vertrouwen in. Dank u wel.

De heer Van der Stad, D66: In de managementletter wordt een aantal aanbevelingen gedaan en het beeld ten overstaande van vorig jaar is sterk verbeterd. Alles wordt nu opgepakt en staat gepland of wordt reeds uitgevoerd. Wij hebben daar verder niets aan toe te voegen. Mevrouw Van Olst, WIJ: Ik wil eigenlijk alleen aangeven aan de accountant, dat ik het een zeer heldere managementletter vind. Ga zo verder, zou ik zeggen. Dank u wel. De heer Ammerlaan, CDA: Het is voor mij ook allemaal wat nieuw, maar de accountant is niet nieuw, want die ken ik al van Bleizo Hoefweg. Dat geeft mij vertrouwen. Een accountant is belangrijk, weet ik. Met de vorige accountant was er weleens wat, heb ik begrepen, maar een goede samenwerking is heel belangrijk. Wat dat betreft heb ik er vertrouwen in, dat het met meneer Kalkman en zijn mensen goed komt. Er wordt gezegd dat de accountant best wel tevreden is over hoe de gemeente het doet. Natuurlijk zijn er altijd aandachtspunten, dat zijn er best heel wat. Ik wil er eentje uitlichten. Beheersing sociaal domein is natuurlijk een uitgave, dat blijft in deze tijd en blijvend een groot zorgpunt. Ik zie dat de monitoring de afgelopen anderhalf jaar sterk verbeterd is. Ik vraag me af, want ja, wij als raad willen ook veel weten. Ik heb van mijn accountant altijd geleerd: meten is weten.

Mijn vraag aan de accountant is: hebben onze ambtenaren voldoende inzicht en grip om zoveel mogelijk op de

4/12

kosten te zitten? Ik heb ook geleerd: als het moeilijk in de hand te houden is, moet je er kort op zitten. Mijn vraag aan de accountant is: hebben onze medewerkers daar goed grip op, zodat ze ons ook goed kunnen informeren? Dat is de andere kant, die we weer aan de andere kant moeten uitzoeken. Dat was mijn opmerking. De heer Kampinga, VVD: Met betrekking tot bladzijde 13, ik noem het er even bij, gaat het over een bestemmingsreserve in het kader van Groenzoom. Als ik het goed zeg, heeft mijn collega Van Santen daar een technische vraag over gesteld, of dat niet eigenlijk beter een voorziening zou kunnen zijn i.p.v. een bestemmingsreserve. Dat is één. Twee. De managementletter, daarbij sluit ik me aan bij wat meneer Azzouzi zei. Dat punt had ik ook staan. Als er nou één onderwerp is, meer natuurlijk, maar ook dit onderwerp, dat goed geleid moet worden, goed gemonitord enzovoorts. Als ze het allemaal optimaal uitvoeren, dat is één. Eigenlijk willen we nog dat er qua efficiency en betere stroomlijning enzovoorts, dat we misschien zelfs iets kunnen besparen. We hebben natuurlijk wettelijke plichten, dat snap ik ook wel. Tot slot. Ik weet niet goed hoe ik dat weer moet geven, maar het gaat erom dat vanaf 2021 de verantwoordelijkheid voor de controle op de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten, die gaat van de externe accountant naar het college.

Ik bedoel het niet vervelend, maar ik schrok er nogal van. Dat is kennelijk een wettelijke regeling, een algemeen iets, maar ik vraag me af wat de rol van de accountant is, om daar alsjeblieft goed zicht op te blijven houden, want collegeleden zijn geen accountants. Dank u wel. De heer Meester, L3B: Ik sluit me aan bij mevrouw De Geus ten aanzien van de waarderende woorden over de managementletter en anderen die haar bijgevallen zijn. De managementletter is in principe bedoeld voor het management en niet voor de raad, maar wat ik altijd interessant vind, is om te kijken: wat is er nou terecht gekomen van al die aanbevelingen? Dat vind ik wel interessant voor de raad. We kregen bij de brief van het college, waarin gereageerd werd op de managementletter een hele mooie bijlage, waar een uitstekend overzicht van de vroegere aanbevelingen stond. Ik hoop, dat dat ook de komende jaren in stand blijft. Het viel mij op, dat naast de aanbesteding ook de functiescheiding een steeds weerkerend probleem blijkt te worden. In een kleine organisatie kan het weleens lastig zijn, maar in een organisatie met een omvang van de gemeente Lansingerland moet dat toch goed oplosbaar zijn. Ik zou willen aandringen bij de wethouder om daar toch nog eens een keer echt werk van te maken. Dan valt mij op, dat er nogal veel van de realisering van de aanbevelingen doorgeschoven is naar 2021.

Dat gaat dan over aanbevelingen in de managementletters tot en met 2019, nee, nog daarvoor 2018 en dan de jaarrekening 2020. Ik krijg de indruk, dat er nogal veel naar voren geschoven wordt. Het is dan de vraag of het dan allemaal wel in 2021 lukt. Daar zou ik graag even een reflectie op willen hebben van de wethouder of van de heer De Quartel. Voor het overige: ik ben zeer tevreden met de managementletter en dat we die nu, na 1 jaar overgeslagen te hebben, nou ja, de managementletter is wel gedaan, maar de interim-controle is toe niet gedaan, dacht ik. Ik hoop, dat het zich zo voort zet in de toekomst. Dank u wel. De heer Kalkman: Ik ga een aantal vragen beantwoorden of daar een reflectie op geven, een mooie term, die ik een paar keer gehoord heb vanavond. Le chambre de reflection. Dus dat ga ik doen en ik ga ook mijn collega Ralph van Hattem, die ook in de bijeenkomst is, vragen om de vragen die zijn gesteld over de grondexploitatie te beantwoorden. De heer Ammerlaan stelde een vraag over de beheersing van de kosten van het sociaal domein, dat daar goed grip op moet zijn. Daar sluiten we ons uiteraard op aan. Wat wel lastig is in het sociaal domein, dat is zowel jeugdhulp als WMO open eindregelingen zijn. Zolang de burgers hun vragen stellen of hun hulpbehoefte uitspreken in het gemeentehuis, dan moeten we dat soort aanvragen in behandeling nemen.

Bij de jeugdhulp is het nog iets ingewikkelder, daar zijn ook nog andere partijen, die jeugdigen naar hulp kunnen leiden, zoals een huisarts of een gerechtelijke instantie. Dus dat is best wel ingewikkeld. Ik denk dat het goed is als wij daar bij de jaarrekeningcontrole naar kijken en misschien in de jaarrekeningcontrole misschien wat adviezen geven hoe je daar in de toekomst misschien nog wat scherper naar kan kijken. Maar ik zou het me ook kunnen voorstellen, dat de concerncontroller, de heer De Quartel, daar misschien nog even iets over wil zeggen. De heer Kampinga stelde de vraag over de Groenzoom. Moet het nou een bestemmingsreserve zijn of moet dat een voorziening zijn? Ik kan me nog herinneren, dat in de BAC, waarin we de jaarrekening behandelden, ook de vraag aan mij werd gesteld, wat ik vond van al die bestemmingsreserves. Toen heb ik volgens mij geantwoord, dat ik dat een politieke vraag vond, omdat het college een voorstel doet en de raad daar ja of nee tegen kan zeggen. Ik heb overigens in diezelfde vergadering ook al gezegd, waarbij ik me overigens aansluit bij wat de wethouder net vertelde, dat het goed zou zijn om dat niet te sterk te laten groeien om het inzicht voor de raad daar goed in te houden.

Maar de vraag of het geld, dat uit de Groenzoom komt, of dat in een voorziening of bestemming moet: ja, dat moet helaas echt een bestemmingsreserve zijn, dat kan op basis van de verslaggevingsregels geen voorziening zijn. De heer Kampinga stelde ook de vraag over de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van het college daarin. Uiteraard zullen wij met de heer De Quartel het college goed adviseren hoe dat richting en vorm te

5/12

geven. Wij zullen daar ook weer een oordeel over moeten geven, over datgene wat het college opschrijft in de jaarrekening. Die lijntjes zullen wij kort houden om ervoor te zorgen, dat u als gemeenteraad straks goed geïnformeerd wordt. Dan geef ik graag het woord aan de heer Van Hattem om de vragen over de grondexploitatie te beantwoorden. De heer Van Hattem: Ik heb een vraag genoteerd over het staatssteunrisico Wilderszijde. Uw gemeente staat natuurlijk aan de vooravond van een grote ontwikkeling in Wilderszijde. In dat kader moet nog een aantal gronden verworven worden van derden. De gemeente heeft ons in traject gewezen op een staatssteunrisico, dat de gemeente in eerste instantie zelf geïdentificeerd heeft. Wij hebben daar kennis van genomen. En we hebben de gemeente geadviseerd om die stelling erover, of er wel of geen sprake is van staatssteun, om dat extern juridisch te laten toetsen aan de hand van hetgeen door de gemeente is voorbereid, dus als een second opinion, door een tweede jurist naast de jurist van de gemeente zelf, die er al naar gekeken heeft, zodat wij daar straks in onze controle ook gebruik van kunnen maken en op die manier het staatssteunrisico afgedekt kan worden. De heer De Quartel: Volgens mij heb ik nog een vraag gekregen om een toelichting over het sociaal domein, de interne beheersing daaromtrent. Ik denk dat u doelt op kostenbeheersing.

Enerzijds de kostenbeheersing: kun je nou de toegang beheersen? Het zijn open einde regelingen, dus dat is vrij lastig, maar er staat wel een aantal programma’s op, o.a. de veranderopgave jeugd. Daarnaast zijn we ook dit jaar wat intensiever gaan starten met de control op: wat zien we op de uitgaven gebeuren? Dus dichter op de bal zitten, kwartaalrapportages doorspreken met het hele college, zorgen dat de informatie zo snel mogelijk verwerkt wordt in de P&C documenten, zodat de raad tijdig op de hoogte is op het moment dat de kosten boven de begroting uit gaan komen. Dat heeft ook geleid tot bijstellingen in de zomerrapportage, meen ik me te herinneren, maar ook in de slotwijzigingen, waar ook een stukje bijstelling van het sociaal domein zit. Op die manier trachten wij boven op de materie te zitten, hoewel, dat moet ik er eerlijk bij bekennen, zeker in dit coronajaar, dat het best lastig is geweest. Ter indicatie, onze aanbieders hebben een tijd lang vrij lastig kunnen werken, ook liepen hun administratieve processen achter, waardoor we bakken met werk hebben moeten verzetten om het beeld over dit jaar goed scherp te krijgen, omdat zij bijvoorbeeld achterstanden hadden in hun facturering. Bij de jaarrekening zullen we ook weer plussen of minnen zien. Daar heb ik geen illusie voor, dat we precies op de begroting uit komen.

Zoals gebruikelijk analyseren we die ook weer en gaan we ook kijken wat het betekent voor de begroting voor 2021 en verder. Het is met name ook relevant voor u als raad: hoe ziet het er straks richting de toekomst uit. Dat is ook met de financiële opgave, die we nu voor ogen hebben, heel erg van belang, dat we daar bovenop zitten en tijdig actie kunnen nemen waar nodig. De voorzitter: Ik heb het idee dat daarmee de vragen van de zijde van de commissie beantwoord zijn. Is er nog behoefte aan een tweede termijn. Wethouder Van den Beukel: Ik heb nog vragen gehoord, die ik wil proberen te beantwoorden. Of ik heb vragen bedacht, die misschien niet bij u leven, maar laat ik toch een poging wagen. Ik heb een vraag gehoord van de heer Azzouzi: wanneer komt u nou in control als het gaat om aanbestedingen? Ik dacht dat daar nog een antwoord bij hoorde. Ik wil voor een deel terugverwijzen naar de commissie BAC, die we in mei hebben gehad, waar we bij de jaarrekening ook weer over gesproken hebben. Toen heb ik erop geduid, en dat wil ik nogmaals doen, dat de trend weldegelijk heel significant heel positief is. De afwijkingen zijn ontzettend gedaald, maar er zijn een paar hardnekkige. Die hardnekkige zijn voor een deel die heel lang jarige. Dat is een computerpakket, waarmee we werken. Daar is ooit, in het verleden bij de aanbesteding, een fout gemaakt.

Die fout kun je alleen maar opheffen door niet het contract te verlengen en te zeggen: we stoppen met dat pakket. Dat heeft alleen in de bedrijfsvoering echt ongewenste consequenties. Dus die fout accepteren we, alleen die ijlt wel na als we dat contract weer verlengen. Dat type hardnekkige misstanden, daar hebben we mee te maken. Wat niet wil zeggen, dat we nu niet alles op alles zetten, moeten zetten, om bij nieuwe aanbestedingen natuurlijk gewoon keurig netjes de regels te volgen. Niet alleen de externe regels, maar ook de interne regels. Ik ben het helemaal met u eens, meneer Azzouzi: centraliseren is geen panacee, is geen wondermiddel. Het helpt wel, omdat je uiteindelijk bij een beperktere groep van goed geschoolde mensen dit type zaken neerlegt en ook raamcontracten hebt, waardoor je niet elke keer opnieuw zo’n proces door moet. Dus het helpt wel, maar het is niet een panacee, uiteindelijk gaat het om cultuur en om gedrag en gaat het ook om het inslijten van goede processen. Ik heb het vertrouwen dat we ook komend jaar daarmee weer een volgende stap zullen zetten in het verder verbeteren van onze rechtmatigheid op dat vlak. Die vraag had ik nog genoteerd. Ook nog een paar vragen van de heer Meester. Ik neem ook daar graag een complimentje in ontvangst, waar het ging over de overzichtelijke bijlage.

Eén van de principes, waarmee we werken, is dat we een lerende organisatie willen zijn. Dat betekent dat je elke dag probeert een beetje beter te zijn. Het is inderdaad een verbetering dat we goed transparant maken en door de jaren heen volgen wat de aanbevelingen waren en wat we ermee hebben gedaan. Zo simpel als het is, die

6/12

Excel-sheet, zo behulpzaam is het voor u, maar ook voor ons als college om te kijken: zijn we nog met de goede dingen bezig en kunnen we ook vinkjes zetten bij aanbevelingen van eerdere jaren? U vroeg mij te reflecteren op de planning: wordt er niet teveel doorgeschoven? Die planning is heel weloverwogen tot stand gebracht. Dus als we opschrijven Q1-2021, dan is het ons ferme voornemen om het dan uit te voeren en we achten dat nu ook haalbaar. Als er hele grote rampen gebeuren, dan gaat de planning ongetwijfeld schuiven, maar in principe gaan we het allemaal halen. Ik wil u er toch ook op wijzen, dat als u kijkt naar die Excel-sheet of de bijlage, dan ziet u vrij veel afgeronde aanbevelingen, eigenlijk een paar pagina’s. Ik zie daar zelf wel een beeld uit opdoemen van het heel goed opvolgen van die aanbevelingen. Op het punt van de functiescheiding, dat is er eentje die bij de aanbevelingen stonden de jaarrekening 2019 en nu weer, de aanbevelingen van de jaarrekening 2019 zijn natuurlijk ook niet zo heel oud: ik denk dat de opvolging daarvan niet ingewikkeld is en gewoon moet gebeuren. U heeft ook in de opvolging van die aanbeveling gezien, dat we dat zullen regelen. Daar heeft u mijn volle inzet om dat voor elkaar te krijgen. Want inderdaad, die scheiding is belangrijk en dat moet in onze organisatie ook gewoon mogelijk zijn. Dat waren ze. Dank u wel.

Tweede termijn De heer Azzouzi, PvdA: Dank aan de wethouder, aan de accountant voor de toelichting. Volgens mij mis ik nog een antwoord, maar dat kan misschien aan mij liggen, dat ik hem niet goed gesteld heb, niet helder. Ik zie in de managementletter, dat de accountant vast stelt dat de werkzaamheden m.b.t. de prestatielevering nog niet uitgevoerd zijn. Er staat dat het nog uitgevoerd gaat worden voorafgaand aan de controle. De PvdA heeft vorig jaar aangegeven, dat dit ingebonden moet worden in de lijn, in het proces, aan de voorkant. Als je achteraf gaat controleren, dan heb je geen tijd om in te grijpen. Stel, dat de prestatie niet geleverd is conform de beschikking, wat ga je dan doen als college? Dat kan ook kosten schelen. We hebben dat geld ook nodig voor onze begroting. De vraag is: waarom is dat niet uitgevoerd in het proces of ingebonden in het proces? Hoe gaat dat verder? Dank u wel. Mevrouw De Geus, GL: Ik heb verder geen vragen. De heer Ammerlaan, CDA: Bedankt, meneer Kalkman en meneer De Quartel, voor de antwoorden op de vraag over het sociaal domein. Eén opmerking daarover. De heer Kalkman zei: een vraag moet je beantwoorden. Je kan mensen aan het loket natuurlijk geen nee verkopen, dus het open einde klopt. Maar zoals meneer De Quartel het al duidde, goed dat hij dat zei: dicht op de bal zitten, beheersing van kosten. Dat is wat ik bedoelde.

Je moet voldoen aan de vraag, maar kijken we met zijn allen goed naar het feit dat wat geleverd wordt, dat daar niet teveel voor betaald wordt. Dat is wel iets waar aandacht voor kan zijn. Dat was met name mijn vraag. Dank u wel. De heer Kampinga, VVD: Een vraag, toekomstgericht. Stel, dat gebeurt bij sommige gemeenten al, dat je eisen gaat stellen, dingen gaat veranderen in de uitvoering van bijvoorbeeld de WMO. Ik noem even als voorbeeld de huishoudsubsidie. Er zijn gemeenten, die zeggen: dan moet je wel goed zicht hebben op het nu is en waar je eventueel aan zou moeten draaien. Is dat nu al beschikbaar? Of zegt u: we zijn al blij als we de eindjes aan elkaar kunnen knopen. Wethouder Van den Beukel: Meneer Azzouzi, heldere vraag. De controle op prestaties wordt natuurlijk in eerste instantie volgens het (…) model in de organisatie bij het team zelf gedaan. Ik kan u gerust stellen: die ligt ook daar. Zo wordt het ook gevoeld en zo wordt het ook uitgedragen. Dus door het jaar heen worden heel simpelweg de facturen gecontroleerd. Er wordt gekeken: zijn die in lijn met de indicaties? Zijn we hier geen spookfacturen aan het goedkeuren? Om het maar even plastisch te maken. We hebben ook een klein teampje handhaving en toezicht sociaal domein. Die acteer ook op signalen van mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, signalen uit vele bronnen.

Dus die laatste controle, waar het over gaat, dat is echt de puntjes op de i. Die moeten wel plaats vinden, maar dat zijn de puntjes op de i van de controles die bij de mensen op de werkvloer in het sociaal domein thuis horen. Van die puntjes op de i hebben in het overzicht opgeschreven, dat die controle op prestatieleveringen door kleine aanbieders, vanuit pure risicogerichtheid kun je zeggen dat je je primair moet richten op de grote aanbieders, maar dat wil niet zeggen dat er geen risico’s zijn, dus die controle bij de kleine aanbieders, die voeren we zeker uit, die gaan we ook afronden voor de start van de jaarrekeningcontrole 2020. De volgende keer dat u in deze BAC met mij en de accountant spreekt, dan zult u daarvan de bevindingen aantreffen. Ik hoop dat dat voldoende antwoord is, dat was voor mij de enige vraag in de tweede termijn. De heer Kalkman: De heer Ammerlaan merkte iets op over grip op het sociaal domein. Dat nemen wij ter harte, dat zit ook in onze controleaanpak, dus daar zullen wij in ieder geval aan voldoen.

7/12

De heer Kampinga, VVD: Wat ik zei is niet helemaal denkbeeldig. Dat je als gemeente er toch iets aan gaat aanpassen, aan het uitvoeren van de wettelijke regelgeving. Er zijn gemeenten, die dat al doen. Ik zeg niet dat we dat moeten doen, maar stel, dan moet je wel voldoende zicht hebben op de materie en de uitvoering en de knoppen, zoals ze dat noemen. Ik vraag me af: is dat bij ons zo, in het geval dat wij iets zouden willen veranderen? Wethouder Van den Beukel: Is dat zo, vraagt de heer Kampinga, hebben wij voldoende zicht op het sociaal domein, de uitgaven sociaal domein, mochten wij bijvoorbeeld even brutaal worden. U zegt: diverse gemeenten doen dat. Ik ken inderdaad twee, drie voorbeelden van gemeenten, die zeggen: we gaan een eigen inkomenstoets introduceren voor de huishoudhulp. Die zijn en masse stuk gelopen op rechters, dus dat gaat niet goed. Wat je wel ziet, is dat er pogingen zijn om iets anders te indiceren, om die keukentafelgesprekken anders te voeren. Dat is weerbarstige materie. Er stond van de week weer een stukje over in Binnenlands Bestuur. De keukentafelgesprekken zijn ingewikkelder geworden met de komst van het abonnementstarief. Eerst kon je nog schermen met de eigen bijdrage, je kon zeggen: luister, meneer of mevrouw, heeft u wel voldoende beroep gedaan op uw eigen netwerk, let wel, mocht u bij ons aankloppen, dan wordt het een hele dure grap.

Dat type gesprek was makkelijker, dan dat het tegenwoordig is, maar we kijken voortdurend naar optimalisatie. Naar optimalisatie vanuit het oogpunt van kwaliteit en van de burger, maar ook naar optimalisatie financieel, stroomlijning zoals u dat noemde. Om dat te kunnen doen, moeten we inderdaad precies weten: waar gaat het geld heen, waar vinden we de groei eigenlijk misschien wel te gek? Vinden we de groei zodanig groot en snel, dat we daar het liefst een rem op zouden willen zetten. Vervolgens is het de vraag of dat kan, maar beginnen met optimaliseren en analyseren. Daarvoor moet je je data op orde hebben, qua levering en qua financiën uitgaven. Daar zitten we bovenop, zowel collega Van Tatenhove als ik vanuit mijn rol als wethouder financiën, want zonder data kun je niets beginnen. Goed, dat u het aangeeft. We hechten er evenzeer aan als u. De voorzitter: Dan zijn we aan de afronding toe van dit agendapunt. Beide accountant, hartelijk dank voor de goede managementletter. U heeft het oordeel gehoord van de commissieleden en daarvoor dank. 6. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 De voorzitter: We krijgen een presentatie van de heer De Quartel. De heer De Quartel: Ik merk dat er gedurende de avond al een paar keer gerefereerd wordt aan die rechtmatigheidsverantwoording en ook een beetje de schuivende panelen qua verantwoordelijkheden op dat vlak.

En ook behoefte bij de raad: wat krijgen we nou nog wel en wat niet? Wat is bijvoorbeeld de rol van de accountant daarin? Dus ik stel voor om aan de hand van de sheets, die u inmiddels heeft, dat door te lopen. Ik moet even switchen qua scherm vanuit Teams naar een ander scherm. Sheet 1 Wat wijzigt er, wat is het nu en wat is het straks? De huidige situatie, de linker kolom: het normenkader wordt vast gesteld. Dat is de eerstkomende raad, daar hebben we vandaag over gesproken. De accountant toetst aan het normenkader. Waarbij het minimum is: alle externe regelgeving moet getoetst worden, waar financiële beheershandelingen aan gekoppeld zijn. Optioneel zijn dat interne wet- en regelgeving. Stap 2 is dat de accountant na zijn controle rapporteert over het getrouwe beeld van de jaarrekening als geheel, dus gewoon de financiële cijfertjes. Daarnaast de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Het is de accountant die daarover rapporteert, het is de accountant die iets zegt over het rechtmatig zijn van die baten en lasten. Dat is het tweede bolletje: eventuele fouten en afwijkingen. Stel, dat je het interne inkoopbeleid zou mee nemen en het is één groot zooitje en het zijn allemaal fouten, dan telt dat dus mee in de strekking van de verklaring. Dat heeft weer consequenties.

Als je een niet goedkeurende verklaring krijgt, dan heeft dat consequenties op iets als sisa-bijlagen; je krijgt ook geld van het rijk. Dat kan daarin doorwerken, dat betalingen worden opgeschort door het rijk et cetera. Het is eigenlijk echt iets wat je niet zou moeten willen. Daarnaast is het dat de raad met de accountant spreekt over de bevindingen van de rechtmatigheid. Dat is ook een beetje de setting, die we meestal in mei hebben in de BAC zelf. Als je kijkt wat het straks wordt. Het normenkader wordt nog steeds vast gesteld. Nog steeds is dat de raad, die dat doet en weer op dezelfde manier. Het minimum is de externe regelgeving en daar kan je eigen regelgeving aan toevoegen. Het college van B&W toetst aan dat normenkader. Dat is dus echt wel een verschil, want dat is nu de accountant, die toetst aan het normenkader. Stap 2 is dat het college rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden daarin. Dat doet ze via de jaarrekening. Het is de accountant die de rechtmatigheidsverantwoording, omdat het onderdeel is van de jaarrekening, betrekt bij zijn oordeel over het hele getrouwe beeld van de jaarrekening. Hij zal werkzaamheden moeten verrichten om vast te stellen, dat die verantwoording eigenlijk volledig is, een getrouw beeld geeft et cetera.

Als laatste stap, dat zou dan niet meer in de BAC zitten, want in de BAC spreekt de raad met de accountant, maar in dit

8/12

geval de behandeling van de jaarstukken in de raad zelf; in de commissie algemeen bestuur spreekt het college met de raad over de bevindingen t.a.v. de rechtmatigheid. Dus dat wijzigt straks. Sheet 2 De rechtmatigheidsverantwoording zelf zit nu nog niet in de jaarstukken. U krijgt nu alleen maar een controleverklaring van de accountant. Stel, dat die geen fouten vindt, dan is het gewoon een goedkeurende verklaring op rechtmatigheid. De accountant neemt het eventueel op in zijn verslag van bevindingen. Straks wordt dat dus een rechtmatigheidsverantwoording. Die vormt onderdeel van de jaarrekening. Inmiddels is er een soort standaard tekst voor gemaakt door de commissie BBV. Dat is een tekst die een minimumkader mee geeft. Je kunt daar als gemeente extra dingen aan toevoegen, alleen je zal de minimale elementen moeten opnemen. Wat staat er dan in? Het college verantwoordt over afwijkingen die zijn geconstateerd t.a.v. de rechtmatigheid. Posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, stel dat wij of het college bewust een bepaalde aanbestedingsprocedure niet goed heeft gedaan, of subsidie heeft verstrekt buiten alle kaders van de raad, dan is dat niet rechtmatig en dat komt in de rechtmatigheidsverantwoording terecht. Daar zit nog wel een klein maartje in, daar zal ik straks even op terug komen.

Zelf vind ik dat eigenlijk wel een betere plek, omdat je onduidelijkheden beter kan duiden t.a.v. rechtmatigheid. Rechtmatigheid zegt het al, het is een soort juridisch begrip. Juridisch is al heel veel, maar het is vooral een grijs gebied. Het is niet altijd zwart/wit. Er zijn ook een heleboel onderdelen van zo’n jaarrekening of posten, waarvan je zou kunnen zeggen: we zien bijvoorbeeld bepaalde risico’s rondom een staatssteundossier. Risico’s zeggen niet dat het niet goed gaat. Misschien dat je die risico’s wel nooit kan duiden, of het goed of fout is. Het blijft onduidelijk, zolang er geen uitspraak is van de rechter. Misschien hoop je ook wel, dat het niet voor de rechter komt. Maar nu kan je wel die onduidelijkheden benoemen in de verantwoording, dus dat vind ik een positieve ontwikkeling t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording. Belangrijk nog in aansluiting op de vraag van de heer Kampinga bij het vorige agendapunt. Het college legt verantwoording af over rechtmatigheid, maar de accountant geeft daar wel een soort van oordeel bij. Hij geeft er een oordeel bij of die verantwoording adequaat is. Het is niet zo, dat het college een lege rechtmatigheidsverantwoording kan indienen als er een heleboel onrechtmatigheden zijn geconstateerd of dat er heel veel onduidelijkheden zijn ten aanzien van onrechtmatigheid.

Dan is het de accountant die zegt: hè, die verantwoording is leeg of de tekst is dat er niets geconstateerd is, dat klopt niet. Dan zal hij aandringen dat het gecorrigeerd wordt, want anders krijg je geen goedkeurende verklaring. Het is weldegelijk een soort stok achter de deur voor het college om die verantwoording op een deugdelijke manier op te stellen, waarbij het altijd zo is, dat het college een intrinsieke motivatie zou moeten hebben om het te moeten doen. Het voordeel daarvan, een beetje persoonlijke mening, is dat het transparanter is dan het huidige systeem. Ook wel van belang is, dat afwijkingen geen effect hebben op het oordeel van de accountant. Waar ik met name op doel: vooral die grijze gebieden, die ik net ook duidde. Die kunnen nu weleens in het midden blijven liggen, waardoor je er eigenlijk niet uit komt. Dan moet je kosten maken om duidelijkheid te krijgen of het nou goed of fout is, want de accountant moet er ook iets mee in zijn controle-oordeel. Straks kan dat eenvoudiger, dan kan je heel duidelijk uitleggen in je rechtmatigheidsverantwoording, dat je zegt: het kan linksom of rechtsom, maar dit is de casus, zo kijkt het college ernaar. Het is dan aan de raad om daar dan een soort oordeel over te vellen, hoe zij daar tegenover staat.

Een laatste puntje, dat zit niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf en ook niet in de jaarstukken, is een optionele paragraaf, of iets optioneels dat je kan opnemen in je paragraaf bedrijfsvoering. Dat is bijvoorbeeld informatie over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Dat is eigenlijk een soort interne managementletter. Op dit onderdeel ben ik zelf een beetje sceptisch. Je zou het kunnen toevoegen, maar de vraag is of het veel extra informatie oplevert t.a.v. de managementletter en de reactie die het college daarop geeft in de bijlage, die nu gemaakt is. We kunnen dat doen, want dan nemen we die stukken op in de jaarverslaggeving, dat zou ook kunnen. We moeten een beetje oppassen, dat het niet veel extra werk oplevert zonder dat het dan extra spin-off levert. Dat is nogal het risico van dit soort regelgeving, die bedacht wordt. Sheet 3: Ik noemde net al dat in de rechtmatigheidsverantwoording het college verantwoording aflegt over de geconstateerde onrechtmatigheden of onduidelijkheden t.a.v. rechtmatigheid. Dat doet zij boven een bepaalde grens. Dat noemt men de verantwoordingsgrens. Eigenlijk vergelijkbaar met de rapportage tolerantie, die de accountant hanteert.

Vanuit de normen of de informatie, die we tot nu toe hebben vanuit VNG, vanuit de commissies, die zich bezig houden hiermee, is dat er een bandbreedte is tussen de 0% en 3% van de lasten, die uiteindelijk in de jaarrekening staan, dat is inclusief de dotatie aan de reserves. Het is eigenlijk aan de raad om te bepalen: gaan we voor de 0%? Dat zou kunnen, maar dat betekent dat elke geconstateerde euro, die niet rechtmatig is, die zou je in de rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen. Dat is heel veel. De vraag is ook wat u daar als raad aan heeft. Een ander uiterste is dat je voor die 3% gaat. Dat betekent dat je alleen afwijkingen van rond de 3% rapporteert via de rechtmatigheidsverantwoording. Enige overwegingen die we daarbij mee willen

9/12

geven. Ik heb de presentatie gemaakt als samenvatting van eerdere notities, die VNG daarover heeft gemaakt. Als u het wilt teruglezen, dan zal ik zorgen, dat via de griffie die stukken ook uw kant uit komen. Daar komt dit ook uit. De overwegingen die u daarbij heeft is bijvoorbeeld de informatiepositie van de raad. Moet je iedere onrechtmatige euro verantwoorden? Of gaat het eigenlijk om de grote lijn? Wilt u weten van iedere euro die afwijkend is aanbesteed? Of wilt u weten wat het totaalbedrag is aan afwijkingen? Misschien de top-5 van dossiers waar dat speelt. Ik bedenk nu maar iets. Dat is het gesprek dat we in het voorjaar moeten gaan voeren, in de BAC en richting de controle 2021, want dat zou het jaar zijn waarin dit gaat spelen, zoals het er nu naar uit ziet. De vraag, die daar ook bij hoort: wat wil de gemeenteraad doen met die informatie? Wil je ingrijpen op incidenten, bijvoorbeeld een keer dat iets niet goed is aanbesteed? Of wil je sturen op de grotere lijnen, dus op het beleid. Eventueel het inkoopbeleid aanpassen. Daarnaast: afspraken maken over informatie in de paragraaf bedrijfsvoering. Bedenk dat veel informatie al in de managementletter staat. Als je het hebt over zaken als ICT, informatiebeveiliging, dan heb je eens in het jaar verantwoording, die ook richting uw raad gaat. U moet ook bedenken: de kosten van de verantwoording.

Hoe lager je de verantwoordingsgrens zet, hoe meer er verantwoord moet worden en dus ook extra kosten. Ofwel bij de accountant, die meer moet gaan controleren, maar daarnaast ook intern, omdat er meer werk zal moeten worden verricht om alle afwijkingen, die zijn geconstateerd, aan u te rapporteren. Belangrijk is ook een stukje eenduidigheid van normen en communicatie, want de accountant blijft ook werken volgens de wet en de regelingen die daarvoor zijn. Daar blijft een 1% goedkeuringstolerantie gelden voor het getrouwe beeld van de jaarstukken. Dat is dus inclusief die rechtmatigheidsverantwoording. Dus wij hebben vooraf even geklankbord met de accountant om te kijken wat een goede tolerantie zou zijn om mee te starten, in ieder geval het eerste jaar. Dat zou eigenlijk ook het advies zijn richting uw raad, aan de BAC, om ook voor de bandbreedte van die verantwoordingsschets eigenlijk 1% aan te houden. Dat is eigenlijk wat we nu ook hebben. Dat betekent dat iedere afwijking boven 1% aan u gerapporteerd wordt via de verantwoording over rechtmatigheid. Sheet 4: Welke rollen zijn er dan in het proces? Dat is de gemeenteraad, de BAC: die stelt de verantwoordingsschets vast en bepaalt welke informatie er komt in de paragraaf bedrijfsvoering ten aanzien van het onderdeeltje rechtmatigheid.

Het college van B&W is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, neemt rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarstukken en neemt een toelichting op in de paragraaf bedrijfsvoering. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor het borgen van de rechtmatigheid in de organisatie en de bedrijfsprocessen en de verantwoording ook organiseren. Het eerste stukje, het eerste bolletje, wil ik verwijzen naar de managementletter van de accountant, three lines of defence. Dat zijn eigenlijk die eerste twee lijnen, die je zou moeten organiseren in de organisatie. Dat is een managementverantwoordelijkheid, dat is aan de directie, aan de teammanagers om dit goed te organiseren. De verantwoording organiseren, dat komt in lijn met de concern controller, mijn eigen domein. Wij zijn geen onderdeel van het reguliere ambtelijke proces. Wij checken, wij doen audits, wij stellen vast of dingen goed gaan, wij voeren gesprekken met het management, met het college en halen zo de informatie op om de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen staven bij het college. Tot slot de accountant, die controleert de verantwoording en geeft de controleverklaring daarbij af. Sheet 5: Het laatste stukje gaat over de controle, want het college moet de verantwoording ook kunnen onderbouwen.

Dat betekent dat zij ook de interne beheersing zal moeten organiseren, nog een keer die three lines of defence. Daar hoort ook bij, dat je een verbijzonderde interne controle organiseert en audits doet. Zoals we ook schreven in de algemene reactie op de managementletter, zijn we voornemens om een controleplan te maken voor 2021, waarin dit is uitgelijnd. Daar staat in wat voor soort controles we doen, op welke processen, daar zit een stukje risicoanalyse bij, de hele mikmak. Je voert die controles uit, dus de uitkomst van de interne controles betrekken we bij het oordeel. We hebben gesprekken met het management, we houden in control gesprekken, daar komen bevindingen uit t.a.v. rechtmatigheid. Er kunnen ook besluiten zijn om eventueel af te wijken van interne wet- en regelgeving. Die betrek je ook bij je werkzaamheden als auditafdeling. Daarnaast is er een controlemix van steekproeven, data-analyse. Dat is echt het domein van de concern control en interne controles. De externe accountant controleert de verantwoording. Die stelt vast of de verantwoording juist is, volledig en toereikend. Is het geschikt voor het doel, waarvoor deze wordt verstrekt? Dus voor de verantwoording richting de gemeenteraad. Staat alles erin? Is het duidelijk? Daarbij afsluitend: geeft de verantwoording een getrouw beeld? Dit is het einde van de toelichting.

Ik bedenk, dat ik één cruciaal dingetje vergeten was. Dat is wanneer dit gaat spelen. Het voornemen is nog steeds, dat dit van toepassing gaat zijn op de verantwoording van 2021. Dus dat zijn de jaarstukken 2021. Maar de wet is nog niet aangepast op dit onderdeel. Dit loopt samen met een wijziging van de wet

10/12

op de rekenkamer en die wordt op dit moment uitgewerkt. Dus het valt ook niet uit te sluiten, dat dit nog een jaartje opschuift, maar dat is niet erg. Je kan al schaduwdraaien in 2021 en dat is iets wat we voornemens zijn. Een voorbeeld daarbij is de interne controle op de aanbesteding, zoals we dat net eigenlijk afgesproken hebben. Dat zou je ook een beetje hieronder kunnen scharen als de nieuwe manier van werken. Dit was wat ik wilde toelichten over de rechtmatigheidsverantwoording. Een belangrijk onderdeel is, dat we college, raad, BAC meenemen in deze ontwikkelingen. Dat hoort ook bij het proces, dat de rijksoverheid hiermee bedoeld heeft. De heer Meester, L3B: De presentatie was heel helder, zoals we dat van hem gewend zijn. Waar ik eigenlijk wel benieuwd naar ben, ik heb het hele proces niet zo erg goed gevolgd: wat beoogt de rijksoverheid met deze nieuwe regeling? Dat het verschuift van de accountant naar het college. De heer Kampinga, VVD: Daar sluit ik me bij aan. De heer Azzouzi, PvdA: Ik heb geen vragen. Mevrouw Van Olst, WIJ: Op de laatste opmerking zat ik de hele tijd te wachten. Voor wanneer is dat nou? Ik begrijp, dat dat dus nog niet helder is, maar ik vind het een heel goede opmerking om dan inderdaad alvast met een schaduwsetting te gaan draaien.

Wat ik me nou afvraag: betekent dit nou ook een verschuiving van werkzaamheden van de accountant naar het gemeentehuis? Kost dit nou extra werknemers? Daar ben ik wel benieuwd naar. De heer De Quartel: Ik zal de eerste vraag proberen te beantwoorden, maar wellicht dat de heer Kalkman mij nog kan bijvallen of wellicht nog wat extra’s kan toevoegen. Ik heb het kort in de presentatie genoemd. Wat beoogt de rijksoverheid hiermee? Meer aansluiting te krijgen bij het duale stelsel, waarbij het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad. De afdronk in de huidige praktijk is dat het gesprek is: rechtmatigheid is een dingetje van de accountant. Misschien zijn wij een uitzondering, want in onze BAC wordt er best veel gesproken over rechtmatigheid, maar ik weet niet of dat bij elke gemeente het geval is. Eigenlijk beoogt men met deze verantwoordingsaanpassing: dat gesprek nog beter te faciliteren dan tot op heden het geval is, omdat een oordeel ook soort van definitief is, dan heb je het gesprek er veel minder over. Wellicht dat er onder de motorkap soms niet echte fouten zijn, maar waar je wel het gesprek over wil hebben. Zaken die een beetje zijn van: ja, wat is het nou precies. Je merkt dat accountants daar ook mee worstelen. Eigenlijk wordt het op deze manier een beetje opgelost. Maar om eerlijk te zijn: is het een wereldschokkende beweging? Dan denk ik dat zelf niet.

Het is misschien wel een beetje een opmaat. Wat je binnen het bedrijfsleven ziet, is dat het bedrijfsleven ook hele in control statements afgeeft. Het gaat niet alleen over rechtmatigheid, maar over de hele bedrijfsvoering. Overigens zijn dat ook vaak lege hulzen, maar oké. Het gaat er vooral om dat je dat gesprek faciliteert met elkaar. Dat is eigenlijk het belangrijkste. Via de verantwoording krijg je de munitie, zo moet je dat zien als raad. Het tweede puntje: gaat het nou betekenen een verschuiving van de controle van de accountant naar de organisatie? Ook daarvan denk ik dat het mee gaat vallen. Of tegen, net hoe je het beziet. De accountant moet nog steeds een controleverklaring afgeven bij de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarstukken. Dus hij zal nog steeds kennis moeten nemen van hoe wij bijvoorbeeld de interne controle op dat vlak hebben opgetuigd. Als wij zeggen: er zijn nul fouten. Dan zal hij willen weten: hoe kom je tot die conclusie? Klopt die verantwoording op dat vlak? Ik verwacht niet, dat er een vermindering van werkzaamheden is, maar ook niet direct een verzwaring. Veel gemeenten, en dat geldt ook voor de onze, doen al aardig wat interne controles die eigenlijk die verantwoording staven en dat gaan we ook gewoon continueren. Het zit met name in de verantwoording zelf, het rapporteren, dat wat uitgebreider wordt.

Dus dat zal weliswaar wat extra werk zijn, maar dat zal het eerste jaar ook een beetje verkennen zijn tot hoeveel extra capaciteit dat leidt of niet. Dat vind ik op dit moment lastig in te schatten. Misschien ben ik ook een beetje optimistisch van: ja, dat doen we met de crew die er nu zit. Mocht dat niet zo zijn, dat zou het zomaar kunnen dat we terug moeten komen om daar extra budget voor te regelen, maar vooralsnog zie ik dat niet gebeuren. De voorzitter: Dat proefdraaien. De heer De Quartel: Dat gaf ik zelf al aan. Dat is volgens mij wel een optie. Alleen dat moeten we wel gezamenlijk bekijken gedurende 2021. De heer Kalkman: Ik wil er ook graag nog wat over zeggen. Eén van de vragen was: wat is nou de doelstelling van deze nieuwe wet- en regelgeving? Ik heb even gekeken wat onze minister Ollongren daarover heeft gezegd. Dat sluit eigenlijk vrij nou aan bij wat de heer De Quartel zegt. Ten eerste zegt zij, dat deze nieuwe werkwijze de politieke aanspreekbaarheid van het college onderstreept op het gebied van rechtmatigheid en dat ook de discussie nog meer moet plaats vinden tussen college en raad dan tussen raad en accountant of college en accountant.

Wat de minister er ook mee beoogt, is om het een kwaliteitsverhogend effect te laten zijn, omdat zij verwacht dat het effect zal hebben op de financiële bedrijfsvoering voor gemeenten, omdat in een aantal gevallen toch meer gedaan zal moeten

11/12

worden aan interne controle. Voor de gemeente Lansingerland geldt, dat er al veel aan interne controle plaats vindt en wordt uitgevoerd. Wat we met de heer De Quartel hebben besproken, is dat het bij de gemeente Lansingerland vooral gaat om het een integraal stuk te laten zijn, dus zowel de planning aan de voorkant als de bevindingen aan de achterkant. Ik denk dat dat nog een stukje zou kunnen zijn om het college straks te helpen met volle vertrouwen die rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening vast te leggen. Het derde punt, dat de minister zei, is dat dit aansluit bij een bredere maatschappelijke trend, waarbij het bestuur verantwoording aflegt over rechtmatigheid, maar ook over in control zijn in de toekomst, maar nu vooral over rechtmatigheid. Dat zijn wel de drie thema’s waar de minister het over heeft gehad, toen zij deze wetswijziging presenteerde. Dat wilde ik erop aanvullen. Dank u wel. De voorzitter: Is er nog behoefte aan een tweede termijn? Zijn de vragen duidelijk beantwoord? Ik heb dat idee wel. Dan gaan we dit agendapunt afsluiten. 7. Rondvraag en sluiting De voorzitter, om 21.20 uur: Heeft er iemand een rondvraag, niet aangemeld? Dat is niet het geval. Dan rest mij de vergadering af te ronden. Accountant, hartelijk dank voor jullie beider aanwezigheid. Wethouder, bedankt. Meneer De Quartel, bedankt. Raadsleden, bedankt voor jullie aanwezigheid.

Tot de volgende keer. Ik sluit de bijeenkomst.

Verslag opgesteld door Marianne Jansen, Lothassa Secretarie, met behulp van geluidsopname.

12/12