[BR2500082] Protocol geheimhouding
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Protocol geheimhouding
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2500082
Datum raad
29/1/2026
Gevraagde beslissing: 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 (T24.04744) vast te stellen. 2. In het derde kwartaal van 2026 pas opnieuw geheimhouding van geselecteerde stukken op te heffen. 0. Samenvatting Het college brengt het voorstel uit tot vaststelling van een nieuw Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 (T24.04744) dat de bestaande regeling uit 2014 (Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014, T14.02358) vervangt en actualiseert. Deze actualisatie is noodzakelijk vanwege recente wijzigingen in de wet- en regelgeving: wijzigingen in de Gemeentewet en de overgang van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) naar de Wet open overheid (Woo). Het protocol waarborgt een eenduidige, transparante en juridisch correcte omgang met geheimhouding binnen de gemeentelijke organisatie en het openbaar bestuur. In juli 2025 heeft de Gemeenteraad reeds de geheimhouding van een aantal documenten opgeheven. De gemeenteraad heeft de behoefte uitgesproken om de lijst dit jaar nogmaals kritisch en inhoudelijk te (laten) beoordelen. Het college heeft hierop een toezegging gedaan (T2025-011) om zowel de lijst met geheime stukken nogmaals ter besluitvorming aan de raad voor te leggen als het verouderde protocol te actualiseren (beide in het vierde kwartaal van 2025).
Met het raadsvoorstel tot vaststelling van het Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 kan deze toezegging worden afgedaan. Hoewel het nieuwe Protocol een jaarlijkse toetsing van geheimhouding voorschrijft in het eerste kwartaal van het kalenderjaar wordt voorgesteld om de raad pas in het derde kwartaal van 2026 opnieuw te laten besluiten over het opheffen van geheimhouding van geselecteerde stukken. Dit voorkomt inefficiënte en versnipperde besluitvorming, omdat het kort na elkaar beoordelen van stukken weinig meerwaarde heeft. Daarnaast worden in 2026 belangrijke ontwikkelingen verwacht die de inhoud en status van geheime informatie kunnen beïnvloeden. Door de beoordeling te bundelen en uit te stellen kan de raad een zorgvuldige, samenhangende en actuele afweging maken wat bijdraagt aan een efficiënter openbaar bestuur. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn De aanleiding voor het voorliggende voorstel tot vaststelling van het Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 (T24.04744) vloeit voort uit de noodzaak om de bestaande regeling te actualiseren en te harmoniseren met de recente ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Met de invoering van de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen waardoor de kaders rondom openbaarheid en geheimhouding binnen het openbaar bestuur zijn aangescherpt.
Tegelijkertijd zijn ook wijzigingen in de Gemeentewet (hoofdstuk Va) van kracht geworden die de procedures rondom geheimhouding binnen gemeenten verder reguleren. Het bestaande protocol uit 2014 (Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014, T14.02358) is niet meer actueel. Het geactualiseerde Protocol sluit beter aan bij de
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
hedendaagse praktijk en wettelijke kaders waarbij het uitgangspunt 'openbaar, tenzij…' centraal staat. Het protocol bevat duidelijke definities, procedures rondom het opleggen en opheffen van geheimhouding en waarborgen voor de hierbij betrokken bestuursorganen en commissies. De gemeentesecretaris en griffier krijgen een expliciete rol bij het bijhouden van lijsten van geheime informatie en het jaarlijks toetsen van de noodzaak van geheimhouding. In juli 2025 heeft de Gemeenteraad reeds de geheimhouding van een aantal documenten opgeheven. De gemeenteraad heeft de behoefte uitgesproken om de lijst dit jaar nogmaals kritisch en inhoudelijk te (laten) beoordelen en het Protocol te actualiseren. Het college heeft hierop een toezegging gedaan (T2025-011) om zowel de lijst met geheime stukken nogmaals ter besluitvorming aan de raad voor te leggen als het verouderde protocol te actualiseren (in het vierde kwartaal van 2025). Met het raadsvoorstel tot vaststelling van het Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 kan deze toezegging worden afgedaan. Hoewel het protocol voorziet in een jaarlijkse controle van de reden en termijn van geheimhouding wordt voorgesteld om de raad pas in het derde kwartaal van 2026 opnieuw te laten besluiten over het opheffen van geheimhouding van geselecteerde stukken.
Deze afwijking voor 2026 is gewenst omdat het kort na elkaar beoordelen van geheime stukken inefficiënt is en weinig toegevoegde waarde biedt. Bovendien worden in de loop van 2026 belangrijke ontwikkelingen verwacht die mogelijk impact hebben op de inhoud en status van bepaalde geheime informatie. Het uitstel dient een zorgvuldig en doelmatig besluitvormingsproces. 2. Maatschappelijk effect Het Protocol draagt bij aan het versterken van het vertrouwen van inwoners en belanghebbenden in de transparantie van het gemeentelijk bestuur. Het protocol waarborgt de juridische juistheid en zorgvuldigheid bij het opleggen en opheffen van geheimhouding door de betrokken bestuursorganen en de commissies. De nieuwe regeling voorkomt onnodige geheimhouding en stimuleert daarmee de openbaarheid van informatie. Het protocol vergroot de effectiviteit van de gemeenteraad in haar kaderstellende en controlerende rol ondanks de noodzakelijke geheimhouding. Hierdoor kunnen inwoners en andere belanghebbenden erop vertrouwen dat informatie die geheim wordt gehouden uitsluitend op grond van geldige, wettelijke redenen en met een duidelijke termijn wordt behandeld. 3. Argumenten 1.1 Het nieuwe protocol sluit aan bij de gewijzigde wettelijke kaders van de Wet open overheid en de Gemeentewet.
Het protocol is noodzakelijk vanwege de overgang van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) naar de Wet open overheid (Woo) die sinds 1 mei 2022 van kracht is. Deze wet stelt strenge voorwaarden aan het opleggen van geheimhouding zoals het expliciet motiveren van geheimhouding, het hanteren van horizonbepalingen (de conditie waaronder of de datum waarop de geheimhouding moet worden opgeheven of opnieuw moet worden bepaald) en een verzwaarde motivatieplicht wanneer geheimhouding langer dan vijf jaar duurt. Daarnaast zijn in hoofdstuk Va van de Gemeentewet de procedures rondom geheimhouding en de rol van bestuursorganen aangescherpt. Door het protocol hier expliciet op af te stemmen, wordt voldaan aan de actuele wettelijke eisen en wordt rechtszekerheid geboden aan zowel de gemeentelijke
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
organisatie als de raad en andere betrokkenen. Dit voorkomt juridische risico’s van onrechtmatige geheimhouding en mogelijke procedures bij openbaarheidsverzoeken. 1.2 Het protocol bevordert transparantie en rechtszekerheid binnen de gemeentelijke organisatie en richting de raad. Openbaarheid is het uitgangspunt in het openbaar bestuur en geheimhouding is slechts toegestaan onder strikte voorwaarden. Het protocol legt helder vast dat informatie ofwel openbaar is, ofwel in het kader van de Gemeentewet expliciet als geheim is aangemerkt waarbij het begrip ‘vertrouwelijk’ of ‘embargo’ niet wordt gehanteerd om onduidelijkheden te voorkomen. Door het gebruik van watermerken en het opnemen van geheim te houden informatie zoveel mogelijk in bijlagen bij college- en raadsvoorstellen wordt de transparantie verhoogd en wordt voorkomen dat geheime informatie onbedoeld wordt verspreid. De gemeenteraad krijgt via duidelijke lijsten jaarlijkse inzage in welke stukken geheim zijn en waarom, inclusief de termijn van geheimhouding. Dit versterkt de controlerende rol van de raad. 1.3 De rol van gemeentesecretaris en griffier bij het bijhouden en controleren van lijsten met geheime informatie borgt een systematische aanpak.
Het protocol wijst expliciet taken toe aan de gemeentesecretaris (voor het college, burgemeester en commissies) en aan de griffier (voor de raad en raadscommissies) om lijsten bij te houden van alle geheime stukken. Deze lijsten bevatten alle relevante gegevens zoals datum, onderwerp, wettelijke grondslag, motivatie en horizonbepaling. Door deze systematische registratie kunnen geheimhoudingstrajecten jaarlijks worden geëvalueerd en waar nodig worden bijgesteld. Dit voorkomt dat geheimhouding onnodig lang wordt gehandhaafd en waarborgt dat alle bestuursorganen tijdig worden geïnformeerd over de status van geheime informatie. Zo wordt een zorgvuldig beheer van gevoelige informatie geborgd wat essentieel is voor een goed functionerende democratische controle. 1.4 Het protocol ondersteunt het terugdringen van het aantal geheim te houden stukken. Het protocol stimuleert een kritische toetsing van het opleggen van geheimhouding door onder meer de verplichting om een horizonbepaling en een gedegen motivering te geven zoals vereist in de Woo. Daarnaast wordt aanbevolen om zoveel mogelijk de ‘normale’ openbare informatie en de geheime gegevens in aparte bijlagen te verwerken zodat het merendeel van de informatie openbaar blijft.
Deze werkwijze sluit aan bij de wens van de raad en het college om geheimhouding terug te dringen en daarmee de transparantie te verhogen zonder de noodzakelijke bescherming van gevoelige informatie in gevaar te brengen. 2.1 Het uitstellen tot het derde kwartaal van 2026 voorkomt versnippering en verhoogt de effectiviteit van de besluitvorming. Door niet te snel achter elkaar besluiten te nemen over dezelfde stukken wordt onnodige administratieve belasting voorkomen en ontstaat ruimte om actuele ontwikkelingen mee te wegen. Dit resulteert in een meer weloverwogen en samenhangende afweging van geheimhouding ten behoeve van een efficiënter openbaar bestuur. 4. Kanttekeningen 1.1 Er bestaat een risico dat het protocol in de praktijk onvoldoende wordt nageleefd door medewerkers. Het opstellen en vaststellen van een protocol garandeert nog niet dat het protocol ook wordt nageleefd. Dit risico wordt beperkt door aanvullende werkinstructies, training indien nodig en juridische advisering.
3
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Niet van toepassing. 6. Juridische aspecten Het protocol is gebaseerd op en sluit aan bij hoofdstuk Va van de Gemeentewet waarin de regels voor geheimhouding binnen gemeenten zijn vastgelegd. Het sluit bovendien aan op de Wet open overheid (Woo) waarin de grondslagen voor het opleggen van geheimhouding zijn opgenomen. Het protocol houdt rekening met de Algemene wet bestuursrecht en het Wetboek van Strafrecht, met name ten aanzien van geheimhouding en de strafbaarheid van schending daarvan. De procedurele waarborgen in het protocol dragen bij aan de rechtmatigheid van besluiten over geheimhouding (opleggen en opheffen). 7. Duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Het protocol is afgestemd tussen de bestuursadviseurs, de griffie en het team Juridische Zaken & Inkoop. 9. Verdere procedure Na vaststelling door de gemeenteraad wordt het protocol intern gepubliceerd en medewerkers actief geïnformeerd over het nieuwe protocol. Hiermee wordt ook de oude regeling ingetrokken. Bijlagen 1. Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 (T24.04744) 2. Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014 (T14.02358)
4
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Protocol geheimhouding
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2500082
Datum raad
29/1/2026
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - het nieuwe protocol aansluit bij de gewijzigde wettelijke kaders van de Wet open overheid en de Gemeentewet; - het protocol de transparantie en rechtszekerheid binnen de gemeentelijke organisatie en richting de raad bevordert; - de rol van de gemeentesecretaris en de griffier borgt een systematische aanpak bij het bijhouden en controleren van lijsten met geheime informatie; - het protocol het terugdringen van het aantal geheim te houden stukken ondersteunt; - het uitstellen tot het derde kwartaal van 2026 versnippering voorkomt en effectiviteit van besluitvorming verhoogt. Rekening te houden met - hoofdstuk Va van de Gemeentewet; - Wet open overheid Besluit(en) 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 (T24.04744) vast te stellen. 2. In het derde kwartaal van 2026 pas opnieuw geheimhouding van geselecteerde stukken op te heffen.
Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 29 januari 2026,
de griffier,
de voorzitter,
Eveline Hamelink-van Rens
Rik van der Linden