[BR2500020] Contractenbank en verplichtingenadministratie
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Contractenbank en verplichtingenadministratie
Portefeuillehouder
Leon Hoek, mede portefeuillehouder Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2500020
Datum raad
22/05/2025
Gevraagde beslissing: 1. Incidenteel de volgende bedragen voor het project Contractenbank en verplichtingenadministratie uit de algemene middelen beschikbaar te stellen: a. 2025: € 545.000 b. 2026: € 213.000 2. Deze twee bedragen te onttrekken aan de Algemene Reserve ter dekking van dit incidentele budget voor de jaren 2025 en 2026. 0. Samenvatting Afgelopen twee jaar hebben we geconstateerd dat we op onderdelen financieel onrechtmatig hebben gehandeld. De belangrijkste oorzaak hiervan is het onrechtmatig inkopen en verlengen van contracten, ook als ze financieel zijn uitgenut. Naar aanleiding hiervan en de aanbevelingen van de accountant, hebben wij onderzoek gedaan naar verbetermogelijkheden om de onrechtmatigheid van inkopen te laten afnemen en het registreren en vastleggen van contracten te verbeteren. Ook de aanbeveling van de accountant op het gebied van de prestatieverklaring hebben wij meegenomen. De bevindingen van de accountant en de aanbevelingen zijn afgelopen jaren besproken in de BAC. In de organisatie is een enquête uitgezet, verdiepend onderzoek gedaan n.a.v. de enquête en er is een kwartiermaker aangesteld om een Plan van Aanpak uit te werken.
Uit het onderzoek en het Plan van Aanpak komen de volgende aanbevelingen: Organiseer contractbeheer niet als een taak bij een functie bij vakteams, maar organiseer contractbeheer centraal en als dedicated functie; Ondersteun contractbeheer met een applicatie die hiervoor specifiek op de markt is. Het Zaaksysteem biedt niet alle benodigde mogelijkheden; Koppel de nieuwe applicatie aan het financiële systeem, zodat uitnutting van contracten op tijd in zicht is; Met de koppeling tussen de nieuwe applicatie en het financiële systeem en het inrichten van een verplichtingenadministratie, zijn er veel meer mogelijkheden om aan de voorkant te sturen op financiële risico’s; Echte winst gaat pas behaald worden wanneer het contractbeheer goed geregeld is en er ingezet kan gaan worden op meer uniform en geprofessionaliseerd contractmanagement. Dit kan echter pas vormkrijgen wanneer contractbeheer op orde is. In de organisatie is veel steun voor deze ontwikkeling. Een projectgroep uit de breedte van de organisatie heeft afgelopen maanden het Plan van Aanpak opgesteld. Aan het invoeren van een contractenbank en verplichtingenadministratie zijn incidentele en structurele kosten verbonden. Voor de structurele kosten is reeds structurele dekking beschikbaar. Er worden daarom geen structurele middelen aangevraagd in dit voorstel.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Incidentele middelen zijn echter wel nodig om dit project mogelijk te maken. Dit voorstel voorziet in het beschikbaar stellen van de incidentele middelen voor 2025 en 2026. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn De aanleiding voor het starten van het project Contractenbank en verplichtingenadministratie is meerledig. - Vanuit de rechtmatigheidscontrole is steeds meer aandacht gekomen voor rechtmatige aanbestedingen en het op tijd starten van een nieuwe aanbesteding wanneer contracten verlopen of uitgenut zijn. Door het invoeren van een contractenbank en verplichtingenadministratie pakken we meerdere aanbevelingen op vanuit de Managementletter (MML) 2023 en de Boardletter 2024; - Contracten moeten vindbaar zijn, uniform worden opgeslagen inclusief de belangrijke metadata. Op dit moment ontbreekt de uniformiteit; - Het beheer van contracten (looptijd, uitnutting) verdient meer aandacht en wordt niet meer in de lijn georganiseerd, maar centraal; - Met een contractenbank en verplichtingenadministratie werken we efficiënter en leggen we ook de basis voor meer uniform contractmanagement; - Door het invoeren van een verplichtingenadministratie verschuift het werk van de achterkant (controle van een factuur) naar de voorkant (aanmaken van een verplichting). Hierdoor worden facturen doorgaans eerder uitbetaald en verkleinen we de risico’s van verkeerd geboekte/betaalde facturen. 2.
Maatschappelijk effect Onze inwoners zullen waarschijnlijk niet direct veel merken van het invoeren van een contractenbank en verplichtingenadministratie. Facturen van bedrijven worden doorgaans sneller betaald en contracten met leveranciers en organisaties worden straks centraal beheerd in één applicatie. Voor de ambtelijke organisatie is het effect van de invoering van een contractenbank en verplichtingenadministratie groot. Zo verschuift er werk van de vakteams naar centraal (team Juridische Zaken &Inkoop en team Financiën), gaan we werken met verplichtingen en professionaliseren en uniformeren we inkopen, contracteren, contractbeheer en contractmanagement. Door de invoering zal de onrechtmatigheid van inkopen qua omvang afnemen, hebben we sneller en makkelijker inzicht in de financiële uitnutting van budgetten (wat in tijden van financiële uitdaging belangrijk is) en is informatie binnen de organisatie sneller terug te vinden, wat naar verwachting een positieve invloed heeft op de werkdruk binnen de organisatie. Dit laatste heeft uiteindelijk ook een positieve invloed op de maatschappij (collega’s kunnen zich meer richten op wat ‘buiten’ van belang is). 3. Argumenten 1.1 De kosten gaan voor de baten uit Om gemeentebreed over te gaan tot het invoeren van centraal contractbeheer en een verplichtingenadministratie, moet er eerst geïnvesteerd worden.
Daarom zijn er incidentele middelen nodig. De incidentele middelen worden gebruikt om projectleiding in te huren voor de contractenbank en de verplichtingenadministratie en een tijdelijke aanvulling bij de teams JZ&I en Financien, zodat de eigen medewerkers de ruimte hebben om te werken aan de invoering van de contractenbank en verplichtingenadministratie. De incidentele middelen worden ook ingezet voor de aanschaf van een systeem, de
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
implementatie daarvan, het extra werk om de nieuwe applicatie te vullen met contracten, koppeling met Centric en als communicatie- en trainingsbudget. 4. Kanttekeningen 1.1 Contractbeheer in het Zaaksysteem In 2016 heeft de organisatie het Zaaksysteem aangeschaft. Deze applicatie maakt het mogelijk om zaakgericht te werken en heeft vooral zijn waarde bewezen bij processen met een kop-en-een-staart en in zaken waarbij er contact is met inwoners (bijv. met een aanvraagformulier, een klacht of een bezwaar). Met de invoering van de Wet open overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer heeft het Zaaksysteem zijn meerwaarde opnieuw bewezen voor deze processen, omdat het in het Zaaksysteem makkelijk is om een proces uit te breiden met bijvoorbeeld de stap van openbaarmaking. Bij inkoop, het beheer en het managen van contracten kan het Zaaksysteem echter niet alle faciliteiten bieden en bestaat er een grote behoefte aan een applicatie die specifiek bedoeld is om contractbeheer en contractmanagement te ondersteunen. Ook is het belangrijk dat deze applicatie gekoppeld wordt aan het financiele systeem. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Benodigd is voor 2025: een incidenteel budget van € 545.000 2026: een incidenteel budget van € 213.000 Deze incidentele budgetten worden gedekt uit de algemene middelen. 6.
Juridische aspecten De Aanbestedingswet, Burgerlijk Wetboek en de rechtmatigheidsverantwoording. 7. Duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Extern draagvlak/ burgerparticipatie Niet van toepassing. 9. Verdere procedure Na besluitvorming in de raad, zal er worden overgegaan tot aanschaf van de contractapplicatie en de implementatie in de organisatie ter hand worden genomen. Ook zal het huidige financiële systeem uitgebreid worden met de module voor de verplichtingenadministratie. De doorlooptijd van het project is ongeveer (2025 en 2026). Bijlagen geen
3
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Contractenbank en verplichtingenadministratie
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2500020
Datum raad
22/05/2025
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - om tot een grotere rechtmatigheid te komen bij inkopen; - het contractbeheer en contractmanagement te centraliseren en professionaliseren, inclusief verplichtingenadministratie; - omdat de kosten voor de baten uitgaan en in dit geval met incidenteel geld geïnvesteerd moet worden in de aanschaf en inrichting van een contractenbank. Rekening te houden met - de aanbestedingswet, de rechtmatigheidsverantwoording en de aanbevelingen van de accountant in de Managementletter 2023, Boardletter 2024 en het Burgerlijk Wetboek. Besluit(en) 1. Incidenteel de volgende bedragen voor het project Contractenbank en verplichtingenadministratie uit de algemene middelen beschikbaar te stellen: a. 2025: € 545.000 b. 2026: € 213.000 2. Deze twee bedragen te onttrekken aan de Algemene Reserve ter dekking van dit incidentele budget voor de jaren 2025 en 2026. Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 22 mei 2025,
de griffier,
de voorzitter,
Eveline Hamelink-van Rens
Jules Bijl