[BR2400089] Actualiseren Nota Activabeleid 2024
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Actualiseren Nota Activabeleid 2024
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2400089
Datum raad
19/12/2024
Gevraagde beslissing: De nota Activabeleid 2024 (T24.04729) vast te stellen. 0. Samenvatting Conform artikel 13, lid 1, van de Financiële verordening 2024 biedt het college de raad eens in de vier jaar een Activabeleid aan. De huidige nota dateert uit 2020 en daarom herzien wij deze. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn Conform artikel 13, lid 1 van de Financiële verordening 2024 biedt het college de raad eens in de vier jaar een Nota Activabeleid aan. De huidige nota dateert uit 2020 en daarom herzien wij deze. Naast de formele verplichting hebben wij inhoudelijk de nota aangepast op onderstaande punten: - De afschrijvingstermijnen voor diverse activa zijn bijgesteld. Hiermee sluiten de afschrijvingstermijnen beter aan op de huidige verwachte technische levensduur. - Conform de notitie Overhead en notitie Materiele vaste activa van de commissie BBV zijn gemeenten verplicht om de zogenoemde VAT-kosten (voorbereiding, administratie en toezicht), i.c. de uren van zowel interne als externe medewerkers, toe te rekenen aan de investering in het actief. Daarnaast heeft een gemeente de keuze om daarbij ook overhead toe te rekenen. In de Nota Activabeleid 2024 hanteren wij het uitgangspunt dat de directe uren inclusief overhead toe worden gerekend aan de investering. Dit is conform de systematiek die wij hanteren bij de grondexploitaties.
- De toevoeging is gedaan dat voor investeringen die buiten het reeds vastgestelde MIP om worden gedaan, dus middels een separaat raadvoorstel, de integrale effecten op de begroting worden gepresenteerd. Dit betekent dus dat naast het benodigde kredietbedrag ook wordt aangegeven wat het effect is op onze financieringsbehoefte en de hieraan gerelateerde rentelasten, waarbij de rentelasten worden berekend op basis van de dan geldende rente op de kapitaalmarkt. 2. Maatschappelijk effect De Nota Activabeleid 2024 voorziet in beleidsuitgangspunten die bijdragen aan een verantwoord begrotingsbeleid en verantwoorde inzet van middelen voor het doen van investeringen 3. Argumenten 1.1 Het aanpassen van de afschrijvingsduur draagt bij aan een meer betrouwbare schatting van de levensduur en het moment waarop een vervangingsinvestering gewenst is. Voor de actualisatie van de Nota activabeleid is door de ambtelijke organisatie onderzoek uitgevoerd of de gehanteerde afschrijvingstermijnen nog actueel zijn en aansluiten op de huidige verwachte levensduur van onze activa. Hieruit is gebleken dat de tabel afschrijvingen voor het overgrote deel aansluit op de levensduur van bepaalde activa. Enkel op het gebied van ICT middelen is ervoor gekozen een nadere uitsplitsing te maken van de ICT hardware. Dit leidt tot afschrijvingstermijnen die beter passen bij de huidige inschatting van de levensduur.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
De wijzigingen die zijn doorgevoerd betreffen de volgende categorieën. Splitsing van investeringen ICT Hardware Was: ICT Hardware 4 jaar Wordt: Mobiele telefoons Headsets Laptops UPS Servers Computer monitoren Racks WIFI verbinding Schermen in vergaderruimtes
3 jaar 3 jaar 6 jaar 7 jaar 8 jaar 8 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar
1.2 Afschrijvingstermijnen zijn indicatief opgenomen De tabel in bijlage 1 van de nota is ”richtinggevend, indicatief en niet-bindend” gemaakt. Per investering zal gekeken worden naar een passende afschrijvingstermijn. Indien wordt afgeweken van de tabel zal dit in de kredietaanvraag worden gemotiveerd. 1.3 Het toerekenen van overhead aan investeringen leidt tot een beter inzicht in de werkelijke investering in een actief Het toerekenen van overhead aan de investeringen geeft een beter inzicht in de werkelijke investering in een actief. Door de toerekenen worden niet alleen de directe kosten die verbonden zijn aan de investering aan het actief doorbelast, maar ook een stuk indirecte kosten. Conform het BBV “kan en mag een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen in de vervaardigingsprijs van activa”. Door het toerekenen van overhead aan investeringen ontstaat een (tijdelijk) voordeel in de exploitatie. De indirecte kosten die gemaakt worden ten behoeve van een investering worden in de huidige situatie verantwoord op het afdelingsbudget wat leidt tot hogere lasten. Nu in het vervolg een deel van deze kosten toegerekend worden aan de investeringen leidt dit tot ruimte binnen het exploitatiebudget. Daartegenover staat dat, op termijn, door de hogere investeringen de toekomstige kapitaallasten hoger zullen zijn.
1.4 Voor investeringsbesluiten buiten het MIP betrekken we de financieringsbehoefte en de daaraan gerelateerde kapitaalmarktrente. Het is belangrijk dat de integrale effecten van investeringsbesluiten zichtbaar worden gemaakt in raadsvoorstellen. Daarom is de toevoeging gedaan dat voor investeringen die buiten het reeds vastgestelde MIP om worden gedaan, dus middels een separaat raadvoorstel, de integrale effecten op de begroting worden gepresenteerd. Dit betekent dus dat naast het benodigde kredietbedrag ook wordt aangegeven wat het effect is op onze financieringsbehoefte en de hieraan gerelateerde rentelasten, waarbij de rentelasten worden berekend op basis van de dan geldende rente op de kapitaalmarkt.
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
4. Kanttekeningen 1.1 Het toerekenen van overhead aan investeringen leidt mogelijk tot schommelingen in de begroting Door het toerekenen van overhead aan investeringen kunnen schommelingen ontstaan in de omvang van de kosten die op de jaarlijkse begroting drukken. Omdat investeringen een incidenteel karakter hebben en niet jaarlijks gelijkblijvend zijn, zal jaarlijks per investering moeten worden bepaald hoeveel uren benodigd zijn om de investering succesvol af te ronden, alsook over hoeveel jaar deze uren verspreid moeten worden. Op basis van deze inschatting wordt dan de omvang van de toe te rekenen overhead bepaald die aan de investeringen kan worden toegeschreven. Bij een afwijking in de planning, bijvoorbeeld als een project wordt uitgesteld en de medewerker uren van de betreffende medewerker weer ten dienste van de reguliere exploitatie komen, betekent dit een verhoging van de kosten in de exploitatie en een negatieve begrotingsafwijking. Dit vergt dan ook tijdige anticipatie van de organisatie op de omvang van de benodigde formatie en de benodigde flexibiliteit hierin. Een betrouwbare en realistische investeringsagenda is dan ook een belangrijk instrument om dit te kunnen realiseren. Overhead ademt mee met de omvang van de projecten / investeringsagenda. Het toerekenen past bij deze systematiek. 5.
Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2025-2028 is de nota activa 2024 in acht genomen. De financiële consequenties zijn meegenomen in de herberekening van de kapitaallasten. 6. Juridische aspecten Volgens artikel 13 lid 1 van de Financiële verordening gemeente Lansingerland 2024 biedt het college de raad eens in de vier jaar een Nota Activabeleid aan. 7. Duurzaamheid N.v.t. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie N.v.t. 9. Verdere procedure N.v.t. Bijlagen 1. Nota Activabeleid 2024 (T24.04729) 2. Verschillen analyse Nota activabeleid 2024 vs. Nota activabeleid 2020 (T24.05950)
3
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Actualiseren Nota Activabeleid 2024
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2400089
Datum raad
19/12/2024
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - het aanpassen van de afschrijvingsduur draagt bij aan een meer betrouwbare schatting van de levensduur en het moment waarop een vervangingsinvestering gewenst is; - de afschrijvingstermijnen zijn indicatief opgenomen; - het toerekenen van overhead aan investeringen leidt tot een beter inzicht in de werkelijke investering in een actief; - voor investeringsbesluiten buiten het MIP betrekken we de financieringsbehoefte en de daaraan gerelateerde kapitaalmarktrente. Rekening te houden met - artikel 13 lid 1 van de Financiële Verordening 2024.
Besluit(en) De nota Activabeleid 2024 (T24.04729) vast te stellen.
Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 19 december 2024,
de griffier,
de voorzitter,
drs. Eveline Hamelink-van Rens
drs. Pieter van de Stadt