[BR2300119] Vaststellen beheerplan gebouwen Lansingerland 2024-2031
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Vaststellen beheerplan gebouwen 2024-2031
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2300119
Datum raad
29/2/2024
Gevraagde beslissing: 1. Het beheerplan gebouwen 2024-2031 vast te stellen. (T23.06632) 2. Op basis van het geactualiseerde beheerplan gebouwen de mutaties in de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 te verwerken. 3. Akkoord te gaan met structureel overhevelen van budget inhuur externe expertise begroot op FCL6820003 ECL 343700 naar de reserve groot onderhoud gemeentelijke gebouwen (FCL 8922017 ECL 600110). 4. Het structureel ophogen van de dotatie met € 68.000 per jaar om de Reserve GO gemeentelijke gebouwen op peil te houden. 5. De dotatie van € 68.000,- zoals genoemd in beslispunt 4 te onttrekken uit de algemene reserve. 0. Samenvatting Eind 2016 is het beheerplan gebouwen Lansingerland vastgesteld. Deze planperiode is inmiddels afgelopen en is actualisatie van het beheerplan noodzakelijk. Het uitvoeren van het beheerplan heeft geleid tot een professionele en efficiënte werkwijze voor het product gebouwenbeheer. Dit is gerealiseerd door het planmatig beheer af te stemmen op de levensduur, ondersteund door een conditiemeting waarbij werkzaamheden waar mogelijk zijn gecombineerd, om overlast als gevolg van onderhoudswerkzaamheden te beperken. Gelijktijdig zijn eenduidige contracten voor de jaarlijkse onderhoudswerken en verplichte keuringen afgesloten. Het resultaat is een goede balans tussen de beoogde kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. 1.
Aanleiding/ context met tijdlijn Het voorstel is gebaseerd op een beheerplan voor een periode van 8 jaar, waarbij om de 4 jaar een herijking financieel en inhoudelijk plaatsvindt. Het beheerplan maatschappelijk vastgoed geeft inzicht op een goed – sober maar doelmatig- niveau te houden van onze gebouwen, waarbij veiligheid en toegankelijkheid primair zijn. Het goed bijhouden moet voorkomen dat kosten op termijn te hoog oplopen. Het beheerplan geeft inzicht op de termijn volgende op de periode van het besluit. 2. Maatschappelijk effect Het gemeentelijk, maatschappelijk vastgoed is onroerend goed met meerwaarde voor de samenleving. Het creëert mogelijkheden om de ambities en doelstellingen op het gebied van welzijn, zorg, sport, onderwijs, cultuur, maatschappelijke opvang en/of zorg en duurzaamheid te vervullen. 3. Argumenten 1.1 Het beheerplan gebouwen geeft invulling aan de doelstelling van het vastgoedbeleid. Door het toepassen van de in het beheerplan omschreven werkwijze wordt voldaan aan de doelstelling van het vastgoedbeleid.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
1.2
Hiermee voldaan wordt aan de zorgplicht voor de veiligheid van het in gebruik hebben van openbare gebouwen. De gemeente heeft de zorgplicht voor het handhaven en bevorderen van de veiligheid in de openbare gebouwen, deze volgt uit art 6:174 Burgerlijk Wetboek. Voor adequaat beheer van haar kapitaalgoederen dient de gemeente (op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)) meerjarenprogramma’s en beheerplannen op te stellen.
1.3 Voor een doelmatig beheer is het noodzakelijk over een actueel beheerplan te beschikken. Met het beheerplan gebouwen leggen we de doelstellingen en kaders vast voor een duurzaam ingerichte gebouwen die aansluit bij de behoefte van haar gebruikers. 2 t/m 4 Hiermee de financiële middelen voor de planperiode 2024-2027 worden vastgelegd. In het beheerplan gebouwen zijn de budgetten voor zowel de exploitatie als het cyclische onderhoud inzichtelijk voor de planperiode. He beheerplan reikt uit over een periode van 8 jaar maar gebruikelijk is om een dergelijk plan om de 4 jaar inhoudelijk en financieel te herijken. De budgetten maken hierom integraal onderdeel uit van de meerjarenbegroting 2024-2027. Voor de opvolgende jaren van het beheerplan -2028/2031- volgt na de herijking een geactualiseerd budgetverzoek. Vanuit de dotatie welke vanaf 2017 ongewijzigd is kan per heden niet meer binnen budget worden voldaan, dit mede gezien de niet toegepaste indexering van de laatste 8 jaar, de sterk gestegen inflatie en algemeen de gestegen kosten voor bouwmateriaal en arbeid. Door het structureel verplaatsen van budget inhuur externe expertise naar gebouwenonderhoud én verhoging van de dotatie met € 68.000,zijn de middelen voor de periode 2024-2027 gegarandeerd én kan het onderhoud doelmatig worden gedaan. 4.
Kanttekeningen 1.1/2.1 Het is noodzakelijk om deze kosten de komende jaren uit te geven. Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van een veroudering van het Vastgoed in relatie tot herstelkosten. In de plannen is gezocht naar een optimum naar het uitvoeren van maatregelen op het juiste moment. Indien de termijn te kort is, worden onnodig kosten gemaakt. Is de termijn te lang dan leidt dit tot meerkosten om dit op te lossen, is het onveilig of voldoet de gemeente niet aan de zorgplicht. 3.1 Het verplaatsen van het budget externe inhuur advisering wordt overgeheveld naar het onderhoudsbudget. Voor het cyclisch onderhoud worden bij gespecialiseerde onderhoudspartijen offerte gevraagd. De advieskosten die onderdeel uitmaken van het offertetraject werden tot op heden apart verantwoord. Het voorstel is het budget advieskosten te verwerken in het budget meerjarig onderhoud, zodoende dit meer aansluit bij de praktijk. In de basis is hierop ook geen kanttekening te plaatsen. 4.1 Het structureel ophogen van de dotatie wijkt af van het beleid dat met ingang van de begroting 2024 er in de basis sprake moet zijn van kostenneutraliteit. Dit in de wetenschap dat door deze verhoging andere zaken mogelijk niet of in mindere mate in uitvoering kunnen worden genomen. 5.
Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Het geactualiseerde beheerplan gebouwen 2024-2031 heeft de volgende mutaties in de begroting tot gevolg. De bestemmingsreserve wordt al gevoed met een jaarlijkse dotatie van € 454.988. Om meerjarig te kunnen voldoen aan de noodzakelijke onderhoudskosten is verhoging van de jaarlijkse dotatie
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
noodzakelijk. Enerzijds is dit te realiseren door het budget (€ 80.000,00) voor de inhuur van externe expertise voor gebouwenonderhoud en begroot staan op FCL 6820003 ECL 343700 over te hevelen naar de reserve voor het groot onderhoud gebouwen (FCL 8922017 ECL 600110) en anderzijds door een verhoging van de dotatie met 68.000. Bij elkaar opgeteld leidt dit tot een jaarlijkse (verhoogde) dotatie van € 603.000,00 per jaar. Schema stand bestemmingsreserve Onderhoud gebouwen 2024
2025
2026
2027
Stand begin jaar
€ 1.311.000,00
€
643.793,00
€ 342.527,00
€ 559.854,00
Geplande uitgaven
€ -1.270.207,00
€
-904.266,00
€ -385.673,00
€ -431.394,00
Dotatie
€
603.000,00
€
603.000,00
€ 603.000,00
€ 603.000,00
Stand einde jaar
€
643.793,00
€
342.527,00
€ 559.854,00
€ 731.459,00
Mutaties worden vereffend via de bestemmingsreserve gebouwen
Verdere procedure Na vaststelling wordt het beheerplan geïmplementeerd in de programmering voor het beheer van de gebouwen in gemeente Lansingerland. Op basis van het geactualiseerde beheerplan Gebouwen worden de mutaties via de gebruikelijke P&C documenten verwerkt in de begroting. De extra dotatie van 68.000,- wordt structureel onttrokken uit de algemene reserve. 6. Juridische aspecten Voorliggend besluit past binnen geldend beleid, wet- en regelgeving. Bij de uitvoering van het cyclisch onderhoud zelf ook te maken met wet- en regelgeving. Voor de gemeentelijke gebouwen is onder andere onderstaande wet- en regelgeving van toepassing: 1) Woningwet en Bouwbesluit; 2) Bouwverordening; 3) Milieuwetgeving; 4) Milieumeldingen en omgevingsvergunningen; 5) Drinkwaterwet; 6) Wet natuurbescherming; 7) Arbowetgeving; 8) Asbestverwijderingsbesluit 2005; 9) VN verdrag Rechten van personen met een handicap. Toepassing juridisch kader in dit beheerplan: Rekening te houden met wet- en regelgeving bij het in standhouden van gebouwen. 7. Duurzaamheid In de afgelopen planperiode en in het nieuwe beheerplan is duurzaamheid(Energietransitie) standaard onderdeel van het technisch beheer en de onderhoudsmaatregelen. Bij onderhoud en vervanging wordt verduurzaming afgewogen binnen de financiële randvoorwaarden.
Hierdoor worden kosteneffectieve verduurzamingen binnen het onderhoud direct doorgevoerd. Op deze wijze wordt van enkele sporthallen bijvoorbeeld de verlichting vervangen door ledverlichting en luchtbehandelingskasten vervangen door warmte-terugwin installaties. Verduurzaming wordt hierdoor geleidelijk doorgevoerd op het tempo van het, in het beheerplan beschreven, noodzakelijke onderhoud. De startnotitie Duurzaamheid en het Actieprogramma Realistisch Duurzaam maar ook extra verduurzamingsmogelijkheden bij gebouwonderhoud welke niet binnen deze financiële kaders kunnen gedaan, worden in een apart voorstel ter besluitvorming voorgelegd.
3
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Er heeft geen externe afstemming plaatsgevonden en is ons inziens niet nodig. 9. Verdere procedure Nadat de begroting is goedgekeurd worden de werkzaamheden in jaarplannen voorbereid en waar nodig aanbesteed. Per jaar wordt dit begeleidt en lopende het jaar via de gebruikelijke P&C documenten teruggekoppeld. Bijlagen Beheerplan gebouwen 2024-2031 Lansingerland (T23.06632)
4
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Vaststellen beheerplan gebouwen 2024-2031
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2300119
Datum raad
29/02/2024
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten dat - iedere gemeente de zorgplicht heeft voor het handhaven en bevorderen van de veiligheid in de gebouwen door het opstellen van meerjarenprogramma en beheerplan; - een begrotingswijziging hiervoor noodzakelijk is. Rekening te houden met - artikel 6:174 Burgerlijk Wetboek; - besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Besluit(en) 1. Het beheerplan gebouwen 2024-2031 vast te stellen. (T23.06632) 2. Op basis van het geactualiseerde beheerplan gebouwen de mutaties in de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 te verwerken. 3. Akkoord te gaan met structureel overhevelen van budget inhuur externe expertise begroot op FCL6820003 ECL 343700 naar de reserve groot onderhoud gemeentelijke gebouwen (FCL 8922017 ECL 600110). 4. Het structureel ophogen van de dotatie met € 68.000 per jaar om de Reserve GO gemeentelijke gebouwen op peil te houden. 5. De dotatie van € 68.000,- zoals genoemd in beslispunt 4 te onttrekken uit de algemene reserve. Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 29 februari 2024,
de griffier,
de voorzitter,
drs. Eveline Hamelink-van Rens
drs. Pieter van de Stadt