[BR2300091] Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2300091
Datum raad
30/11/2023
Gevraagde beslissing: 1. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 (T19.13804) in te trekken. 2. Het college het kader mee te geven dat bij het vaststellen van nieuw Inkoopbeleid er oog is voor onze lokale ondernemers en bij de drempelbedragen onder de Europese grens steeds de maximale ruimte te gebruiken die de Gids Proportionaliteit biedt. 0. Samenvatting Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid (verder te noemen inkoopbeleid) van de gemeente Lansingerland geeft concreet invulling in de wijze waarop wij werken, leveringen en diensten inkopen binnen de kaders die de wet daarvoor geeft. En er wordt veel ingekocht, denk bijvoorbeeld aan de koffie, het onderhoud van de gebouwen en de openbare ruimte, de hardware en de software en ook allerlei diensten voor onze kwetsbare en zorgvragende inwoners, zoals leerlingenvervoer, jeugdhulp en WMO-voorzieningen e.d. Op 28 november 2019 is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 van de gemeente Lansingerland door de gemeenteraad (verder te noemen raad) vastgesteld. In de afgelopen periode is het huidige beleid geëvalueerd en daarop is een herziene versie van het inkoopbeleid opgesteld: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Lansingerland 2023 (T23.05641). Met de aanpassingen die hierin zijn verwerkt hebben we een nog completer en inhoudelijk goed inkoopbeleid.
We stellen voor de bevoegdheid tot het vaststellen van inkoopbeleid in de praktijk te beleggen bij het college van B&W en niet meer, zoals op dit moment, bij de raad. In de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet staat opgenomen dat het college een dergelijk beleid vaststelt (zie financiële verordening artikel 26 onder f). Het inkoopbeleid is gebaseerd op wet- en regelgeving en biedt een lokale, praktische uitwerking en vertaling hiervan. Het is een beleid dat met name de uitvoering van het inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Lansingerland weergeeft. Het inkopen is daarmee een bevoegdheid van het college van B&W. In overleg met de griffie maken we een uitzondering voor wat betreft de begrenzing van de bedragen (binnen de wettelijke ruimte). Met dit voorliggend voorstel geeft de raad als kader aan het college mee dat er maximale ruimte gezocht moet worden om de lokale ondernemers te laten profiteren van inkooptrajecten van de gemeente. Daarmee geeft de raad invulling aan haar kaderstellende rol. De raad controleert of het college van burgemeester en wethouders het afgesproken beleid goed uitvoert door middel van bijvoorbeeld de rechtmatigheidsverantwoording. De interne controle toetst op de naleving van regelgeving bij de onder-drempelige inkopen en aanbestedingen.
Het nieuwe door het college vastgestelde inkoop-en aanbestedingsbeleid 2023 publiceren we niet eerder dan dat de raad instemt met het beleggen van deze bevoegdheid bij het college van B&W en het huidige inkoopbeleid formeel door de raad is ingetrokken.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
1. Aanleiding/ context met tijdlijn Op 28 november 2019 is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 van de gemeente Lansingerland door de raad vastgesteld. In paragraaf 6.3 staat dat een evaluatie hiervan tweejaarlijks plaatsvindt. Deze evaluatie heeft in de afgelopen periode plaatsgevonden en daarop is een herziene versie van het inkoopbeleid opgesteld: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Lansingerland 2023(T23.05641). We voerden de evaluatie uit aan de hand van deskresearch (het collegeprogramma, de aanbevelingen van de accountant, collega gemeenten en via kennisinstituten) en in gesprekken en contact (zoals met Ondernemend Lansingerland, cluster inkoop, teammanagers, directieteam, concern control en met collega’s duurzaamheid) en de interne evaluatie van het inkoopmodel in 2020. Uit deze evaluatie zijn de volgende belangrijkste punten naar voren gekomen die wij hebben verwerkt in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023: Het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen gaat verder dan inkopen. Het inkoopbeleid gaat specifiek over inkopen, we kiezen in het inkoopbeleid er bewust voor om het beleid aan te laten sluiten op het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit is in lijn met de rijksoverheid en vele andere gemeenten.
De gids proportionaliteit (het verplichte richtsnoer bij de Aanbestedingswet 2012) biedt de mogelijkheid om drempelbedragen onder de Europese grens aan te passen. Met de aanpassingen kunnen opdrachten eerder 1-op-1 worden gegund aan een geschikte (lokale) ondernemer uit het Midden en Klein bedrijf. De ruimte om de percelenregeling uit de Aanbestedingswet 2012 in aanbestedingsprocedures toe te passen blijft hierbij gelijk. Als laatste verbetert het de slagvaardigheid van de organisatie en vermindert het de administratieve werkzaamheden voor de organisatie en de ondernemers. Met de beschrijving van de Sociale en andere Specifieke diensten-procedure onder de drempel geven we inzicht in hoe de gemeente procedures onder de drempel inricht, we zijn hierin transparant richting de markt. In het inkoopbeleid 2019 worden de kaders en regels beschreven. Hoofdstuk 6 bevat op dit moment veel informatie over de praktische uitvoering. Deze informatie is inmiddels ook verwerkt in diverse modeldocumenten, factsheets, advisering en werkafspraken. Ook is er de RACI-matrix vastgesteld door het DT. Dergelijke uitwerkingen en handvaten zijn te gedetailleerd om op te nemen in beleid en kunnen ook regelmatig aangepast moet worden. Daarom is het inkoopbeleid niet de juiste plek voor dergelijke uitwerkingen.
In hoofdstuk 6 beschrijven we nu enkel de beleidskaders en -uitganspunten over de organisatie van de inkoop. Het evaluatie moment is aangepast naar eenmaal per vier jaar. Het is gebleken dat een evaluatie eenmaal per twee jaar te veel en overbodig is. Als door omstandigheden het nodig blijkt vindt de evaluatie eerder plaats en wordt het beleid als nodig herzien. Met de aanpassingen die nu worden voorgesteld hebben we een nog completer en inhoudelijk goed inkoopbeleid en kunnen we uitvoerende taken aanpassen als nodig, omdat deze niet meer in het beleid opgenomen staan. Het inkoopbeleid is gebaseerd op wet- en regelgeving en biedt een lokale, praktische uitwerking en vertaling hiervan. Binnen het inkoopbeleid is het vaststellen van de wijze waarop de drempelbedragen onder de Europese grens worden vastgesteld kaderstellend. Wij stellen daarom voor dat de raad het college de opdracht geeft om steeds de maximale ruimte te gebruiken die de Gids Proportionaliteit biedt.
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Deze (maximale) ruimte is op dit moment al opgenomen in het nieuwe inkoopbeleid 2023 dat wordt vastgesteld. We stellen vervolgens voor het vaststellen van het inkoopbeleid in de praktijk te beleggen bij het college van B&W en niet meer, zoals op dit moment, bij de raad. In de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet staat opgenomen dat het college een dergelijk beleid vaststelt (zie financiële verordening artikel 26 onder f). Het is een beleid dat met name de uitvoering van het inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Lansingerland weergeeft. Daarnaast sluit het aan op reeds vastgestelde beleidsdocumenten die kader stellend zijn zoals ‘Visie Lansingerland Duurzaam’. Inkopen is daarmee een bevoegdheid van het college van B&W. De raad heeft met name een kaderstellende en controlerende rol. Dit doet de raad door het college het kader op te leggen betreffende de wijze waarop de drempelbedragen onder de Europese grens worden vastgesteld, met als doel om lokale ondernemers een goede kans te geven om mee te doen aan gemeentelijke inkooptrajecten. En de wijze waarop de raad controleert of het college van B&W het afgesproken beleid goed uitvoert, doet zij met name door middel van de rechtmatigheidsverantwoording. De interne controle toetst op de naleving van regelgeving bij de onder-drempelige inkopen en aanbestedingen.
Omdat het vaststellen van het Inkoopbeleid door het college een wijziging is ten opzichte van eerdere jaren, hebben we ook onderzocht hoe andere gemeenten dat doen. Door middel van een steekproef is gebleken dat bij het merendeel van de gemeenten het college van B&W het inkoopbeleid vaststelt. We sturen ter kennisgeving het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023. 2. Maatschappelijk effect Met het intrekken van het huidige Inkoopbeleid en het vaststellingsbesluit van het geüpdatete beleid door het college hebben we een compleet, actueel en inhoudelijk goed beleid. We maken hierbij gebruik van de keuzevrijheid van regeltoepassing, werken we als gemeente uniform en zijn we transparant richting de markt. Tevens geeft de raad het kader mee waarop drempelbedragen onder de Europese grens worden vastgesteld. En kan de raad in haar kader stellende en controlerende rol het college van burgemeester en wethouders hierop controleren aan de hand van de rechtmatigheidscontrole bij het jaarverslag. 3. Argumenten 1.1 Door het intrekken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 is het mogelijk het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 te publiceren via daadkracht Met het formeel intrekken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 door de raad is het mogelijk om uitvoer te geven aan het vaststellingsbesluit van het college van B&W.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 kan en wordt niet eerder gepubliceerd dan dat de raad akkoord is en het (huidige) Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 formeel heeft ingetrokken. 1.2 Het vaststellen van uitvoerend beleid is passend bij de bevoegdheid van het college van B&W Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 beschrijft met name de uitvoering van het inkopen en aanbesteden binnen de gemeente Lansingerland. Het vaststellen van uitvoerend beleid past bij de bevoegdheid van het college van B&W.
3
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Zoals ook is opgenomen in de financiële verordening bij artikel 26 onder f: ‘het college draagt zorg voor f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen werken en diensten’. De raad heeft een kader stellende en controlerende rol. De raad geeft het kader mee waarop drempelbedragen onder de Europese grens worden vastgesteld. En de raad controleert door middel van bijvoorbeeld de rechtmatigheidsverantwoording of het college van burgemeester en wethouders het afgesproken beleid goed uitvoert. De interne controle toetst op de naleving van regelgeving bij de onderdrempelige inkopen en aanbestedingen. 2.1 De raad geeft het college van B&W het kader mee omtrent de wijze van het vaststellen van de drempelbedragen onder de Europese grens Het inkoopbeleid is gebaseerd op wet- en regelgeving en biedt een lokale, praktische uitwerking en vertaling hiervan. Binnen het inkoopbeleid is het vaststellen van de wijze waarop de drempelbedragen onder de Europese grens worden vastgesteld kaderstellend. De raad geeft hierbij het college de opdracht mee om steeds de maximale ruimte te gebruiken die de Gids Proportionaliteit biedt. 4. Kanttekeningen 1.1 De rol van de raad is kader stellend en controlerend.
De raad controleert door middel van bijvoorbeeld de rechtmatigheidsverantwoording en de aanbevelingen van de accountant of het college van B&W het afgesproken beleid goed uitvoert. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Niet van toepassing. 6.
Juridische aspecten Aanbestedingswet 2012 Europese Aanbestedingsrichtlijnen Burgerlijk wetboek Gemeentewet Financiële verordening artikel 26 lid f
7. Duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Met het uitvoeren van de evaluatie is onder andere Ondernemend Lansingerland benaderd voor een gesprek en reactie op het inkoopbeleid. Hun input is meegenomen. 9. Verdere procedure Nadat het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 is ingetrokken publiceren we het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 via Daadkracht. We plaatsen het op de website www.lansingerland.nl en op @Work. Intern informeren we de medewerkers. Extern informeren we Ondernemend Lansingerland en verspreiden we het via de socials. Bijlagen Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 - T23.05641
4
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
5
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2300091
Datum raad
30/11/2023
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten een actueel een uitvoerbaar Inkoopbeleid te willen hebben, waarbij er gebruik gemaakt wordt van de ruimte die de wet biedt voor de wijzigingen die zijn doorgevoerd; het belangrijk vindt dat lokale ondernemers kunnen profiteren van opdrachten en inkopen die de gemeente in de markt uitzet; haar kaderstellende rol aanwendt om het college de opdracht te geven oog te hebben voor de lokale ondernemer en de wettelijke ruimte te benutten om opdrachten en inkopen ook lokaal uit te zetten; haar controlerende rol ziet in het kader van de rechtmatigheidscontrole over een afgelopen boekjaar op het gebied van inkopen en aanbesteden; het college van B&W de ruimte te willen geven om eigen uitvoeringsbeleid op te stellen voor wat betreft de taken op het gebied van inkopen en aanbesteden; Rekening te houden met – aanbestedingswet 2012, Europese Aanbestedingsrichtlijnen, Burgerlijk wetboek, Gemeentewet; – financiële verordening artikel 26 lid f. Besluit(en) 1. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 (T19.13804) in te trekken. 2. Het college het kader mee te geven dat bij het vaststellen van nieuw Inkoopbeleid er oog is voor onze lokale ondernemers en bij de drempelbedragen onder de Europese grens steeds de maximale ruimte te gebruiken die de Gids Proportionaliteit biedt.
Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 30 november 2023,
de griffier,
de voorzitter,
drs. Eveline Hamelink-van Rens
drs. Pieter van de Stadt