[BR2300084] Privacybeleid Gemeente Lansingerland 2023
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Privacybeleid Gemeente Lansingerland 2023
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2300084
Datum raad
30/11/2023
Gevraagde beslissing: 1. Het Privacybeleid gemeente Lansingerland 2023 (T23.04970) vast te stellen. 2. Het Privacybeleid 2019 (T19.05349) in te trekken. 0. Samenvatting Binnen de gemeente Lansingerland wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het goed kunnen uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. Daarom is, bij de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) in 2018 het privacy beleidskader van de gemeente Lansingerland 2018 vastgesteld. Dit kader is in 2019 geactualiseerd. Onze snel digitaliserende wereld maakt ons leven makkelijker, maar heeft ook geleid tot nieuwe uitdagingen op het gebied van privacy. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat gemeenten zorgvuldig met hun gegevens omgaan. Door alle ontwikkelingen rondom gegevensverwerking wordt dit steeds complexer. De gemeente Lansingerland zoekt continue naar de optimale balans tussen verschillende publieke waarden, zoals borging van de privacy enerzijds en efficiënte en betrouwbare dienstverlening anderzijds. Deze ontwikkelingen vragen om nieuw, overkoepelend privacybeleid. Het privacybeleid zorgt voor handvatten om de balans tussen de borging van privacy en een efficiënte en betrouwbare dienstverlening te vinden.
Daarnaast is er nieuwe wetgeving ingetreden zoals de Wet politiegegevens (hierna: WPG) die ook opgenomen is in het privacybeleid. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn Bij invoering van de AVG in 2018 was het effect van deze regelgeving op onze organisatie nog niet duidelijk. De afgelopen vijf jaar hebben we de benodigde kennis opgedaan om te kunnen bepalen op welke wijze de gemeente met persoonsgegevens omgaat en hoe de gemeente zich daarover moeten verantwoorden. De samenleving is de afgelopen jaren wezenlijk veranderd door digitalisering en technologische innovatie. Er is sprake van een data gedreven wereld, waarin doorlopend gegevens worden vastgelegd over bijvoorbeeld iemands gezondheid, financiën en andere gevoelige gegevens. Er is hierdoor niet alleen veel meer data dan ooit te voren beschikbaar, de data is diverser, specifieker, persoonlijker en diepgaander. De kennis die wij de afgelopen jaren hebben opgedaan, is nu verwerkt in het nieuwe privacybeleid. 2. Maatschappelijk effect De gemeente Lansingerland zoekt continue naar de optimale balans tussen verschillende publieke waarden, zoals borging van de privacy enerzijds en efficiënte en betrouwbare dienstverlening anderzijds. De gemeente Lansingerland geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
3. Argumenten 1.1. Voldoen aan de verantwoordingsplicht De AVG kent een sterke verantwoordingsplicht. De afgelopen jaren is de verantwoordingsplicht verder ingevuld vanuit de jurisprudentie en uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij moeten als gemeente aantoonbaar kunnen maken waarom en op welke wijze wij omgaan met het verwerken van persoonsgegevens. De afspraken hierover moeten expliciet vastgesteld worden in ons beleid. Het opstellen van risicoanalyse’s (DPIA’s), verwerkersovereenkomsten bij nieuwe inkooptrajecten en werkinstructies zijn voorbeelden van het aantoonbaar maken van de borging van privacy in de organisatie. Met het vastleggen van de uitwerking van de verantwoordingsplicht in het beleid voldoen wij aan dit vereiste. 1.2. Meebewegen met de actualiteit Bij het vaststellen van het Privacybeleid in 2018, was de AVG pas net van kracht. Inmiddels zijn er vijf jaren verstreken, waarin wij waardevolle lessen hebben geleerd. Er is meer duidelijk geworden over de afweging van privacy ten opzichte van andere publieke waarden, zoals dienstverlening en transparantie. Dit beleid maakt duidelijk waar privacy staat ten opzichte van andere publieke waarden. Bovendien schetst het de actuele kaders die wij hanteren om een goede privacybescherming te garanderen. 1.3. Voldoen aan de Wet Politiegegevens Sinds 2019 vallen de boa taken onder de Wpg.
Het belangrijkste verschil tussen de AVG en de Wpg is het toepassingsgebied en de focus van de wetten. De AVG is van toepassing op alle persoonsgegevens, dit is inclusief gegevens die niet direct gerelateerd zijn aan strafrechtelijke activiteiten. De Wpg heeft juist betrekking op gegevens die betrekking hebben tot strafrechtelijke activiteiten. Bij de gemeente Lansingerland zijn dit de werkzaamheden van de boa's. Voor het privacybeleid betekent dit dat zowel de AVG als de Wpg moet worden meegenomen. Het privacybeleid moet voldoen aan de vereisten van beide wetten, omdat de gemeente zowel algemene persoonsgegevens als politiegegevens verwerkt. Het is belangrijk om te begrijpen welke soorten gegevens worden verzameld, verwerkt en opgeslagen, en om ervoor te zorgen dat het privacybeleid in lijn is met zowel de AVG als de Wpg om de privacyrechten van individuen te beschermen en te voldoen aan de wettelijke vereisten. Daarnaast brengt de Wpg een auditplicht met zich mee. Door de Wpg mee te nemen in het privacybeleid, creëren we eenduidigheid in de uitvoering van onze Wpg-taken. 4. Kanttekeningen De huidige volwassenheid niveau van de gemeente zit tussen de 1 en 2 op een schaal van 5. Met dit huidige beleid wilt de gemeente naar volwassenheid niveau 3 gaan. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Het vaststellen van het Privacy beleid heeft geen financiële gevolgen. 6.
Juridische aspecten Het wettelijk kader is de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet Politiegegevens. 7. Duurzaamheid n.v.t.
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Het privacybeleid is afgestemd met de stakeholders zoals de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en verschillende teams binnen de gemeente. Dit draagt eraan bij dat het privacybeleid gemeentebreed gedragen wordt en dat het een prominent onderdeel wordt van onze bedrijfsvoering. 9. Verdere procedure Zie hierboven. Wanneer het beleid is vastgesteld, wordt dit verder in de organisatie geïmplementeerd. Bijlagen 1. Privacybeleid Gemeente Lansingerland 2023 (T23.04970). 2. Privacybeleid 2019 (T19.05349).
3
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Privacybeleid Gemeente Lansingerland 2023
Portefeuillehouder
Leon Hoek
Registratienummer
BR2300084
Datum raad
30/11/2023
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - om te voldoen aan de verantwoordingsplicht van de AVG; - om mee te bewegen met de actualiteit; - om te voldoen aan de vereisten van de WPG. Rekening te houden met - de Algemene verordening Gegevensbescherming en de Wet politiegegevens.
Besluit(en) 1. Het Privacybeleid gemeente Lansingerland 2023 (T23.04970) vast te stellen. 2. Het Privacybeleid 2019 (T19.05349) in te trekken.
Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 30 november 2023,
de griffier,
de voorzitter,
drs. Eveline Hamelink-van Rens
drs. Pieter van de Stadt