[BR2300062] Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (213a) 2023
Tekst van het document
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (213a) gemeente Lansingerland 2023
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2300062
Datum raad
28/09/2023
Gevraagde beslissing: De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 (T23.03860) vast te stellen. 0. Samenvatting In 2011 heeft de gemeenteraad, op basis van artikel 213a van de Gemeentewet, de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur vastgesteld, hierna te noemen ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Lansingerland 2011’. Deze verordening geeft specifiek aan dat er minimaal jaarlijks één doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoek moet plaats vinden. Daarnaast bepaalt de verordening dat het college voor 1 november een onderzoeksplan naar de raad zendt waarbij de inhoud van het onderzoeksplan voor het komende begrotingsjaar is voorgeschreven. De afgelopen jaren kwam het regelmatig voor dat de 213a verordening niet in letterlijke zin werd nageleefd. Zo werden onderzoeken wel gepland, maar niet volledig uitgevoerd. Veelal lag een gebrek aan ambtelijke capaciteit hieraan ten grondslag. In de praktijk is gebleken dat binnen de lijnafdelingen wel regelmatig benchmarks en beleidsevaluaties worden uitgevoerd die in lijn liggen met doelmatigheidsonderzoeken.
Informatie over doelmatigheid (in de vorm van benchmarks) is dus wel bij het college voorhanden en wordt bijvoorbeeld ook gebruikt in ‘ombuigingstrajecten’ voor de begroting. Op basis van deze ontwikkeling is in het Organisatiebesluit 2019 vastgesteld dat er periodiek onderzoek moet plaatsvinden waarbij het gegeven van ‘minimaal één keer per jaar’ is losgelaten. Op basis een Rekenkameronderzoek in 2014/2015 is door het college toegezegd dat als de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid geactualiseerd zou worden, er ook in opgenomen zou worden dat de raad geïnformeerd wordt over tussentijdse aanpassingen in het onderzoek. Ook dat is verwerkt in de nieuwe verordening. Daarnaast is sprake van toenemende controle eisen en de daarbij behorende werkbelasting waardoor niet altijd wordt voldaan aan de vigerende verordening. Van belang is dat de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Lansingerland 2011 wordt geactualiseerd.
1
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland 1. Aanleiding/ context met tijdlijn In 2011 heeft de gemeenteraad, op basis van artikel 213a van de Gemeentewet, de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur vastgesteld, hierna te noemen ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Lansingerland 2011’. Het is tijd om deze verordening te actualiseren. Toenemende controlebelasting Afgelopen jaren is gebleken dat de controlebelasting toeneemt. Accountants stellen scherpere eisen aan de interne controlewerkzaamheden. Daarnaast zijn er aanvullende audits verplicht. Denk aan de ENSIA in het kader van de informatieveiligheid en het voldoen aan de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO), de DPIA’s vanwege de AVG en de Wet politiegegevens. De essentie is dat zaken aantoonbaar vastgelegd moeten worden. Als gevolg hiervan is er sprake van een verhoogde controlebelasting ten opzichte van de periode daarvoor voor de organisatie bij gelijk gebleven capaciteit. Vanuit dat gegeven is gezocht naar mogelijkheden om de controlebelasting te verminderen zonder dat afbreuk wordt gedaan aan het doel van de controle. Dat is verwerkt in artikel 8.2 van het Organisatiebesluit 2019 waarin gesproken wordt van periodieke onderzoeken.
Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf verslagjaar 2023 is het verplicht dat het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Aangezien de accountant van de raad de opdracht krijgt om de jaarrekening te controleren, betrekt de accountant ook de rechtmatigheidsverantwoording in de oordeelsvorming. De accountant verklaart in de nieuwe situatie dat de jaarrekening getrouw is, dat wil zeggen een volledig en juist beeld geeft. Hiermee wordt verklaard dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is waaruit blijkt dat het college in overeenstemming handelt met de lokale regelgeving. Het is daarom van belang dat de lokale regelgeving en de praktijk op elkaar aansluiten. Toezegging uitvoeren Rond 2014/2015 voerden we een doelmatigheidsonderonderzoek uit naar onderwijshuisvesting. De Rekenkamer reviewde dat onderzoek en deed een aantal aanbevelingen.
Destijds is toegezegd dat bij de eerstvolgende actualisatie van de 213a verordening opgenomen zou worden de raad te informeren als het college lopende het onderzoek wat zou veranderen in het onderzoek.
2
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland
Actualisatie De actualisatie op basis van bovenstaande aanleidingen leidt tot wijziging van artikelen 2 en 3. De wijzigingen zijn opgenomen in het was-wordt overzicht T23.03792. 2. Maatschappelijk effect Door het actualiseren van de verordening voldoen we aan de wet, verlagen we de controlebelasting voor de organisatie en blijft het college beschikken over het instrument van een artikel 213a onderzoek. Wij kunnen dus nog steeds te allen tijde, naar eigen behoefte, opdracht geven tot het uitvoeren van een specifiek doelmatigheid- en/of doeltreffendheid onderzoek. Met het aanpassen van de verordening vervalt de verplichting tot het minimaal jaarlijks uitvoeren van een 213a onderzoek hetgeen voor de gehele organisatie een verlaging van de controle belasting tot gevolg heeft. 3. Argumenten 1.1 De geactualiseerde Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid sluit aan op geldende wet- en regelgeving. Door de verordening te actualiseren sluit deze aan op de nu geldende wet en regelgeving. 1.2 Verlaging controlebelasting Door de verordening aan te passen vervalt het verplichte jaarlijkse karakter maar behoudt het college wel zijn bevoegdheid om doelmatigheid- en/of doeltreffendheid onderzoeken in te laten stellen.
1.3 Onderzoeken op verzoek en op maat Door alleen op verzoek van het college een doelmatigheid- en/of doeltreffendheidonderzoek uit te voeren wordt geborgd dat er voorzien wordt in een behoefte in plaats van dat er een onderzoek wordt gehouden omdat dit jaarlijks dient plaats te vinden. Dat betekent dat er meer maatwerk geleverd wordt. 4. Kanttekeningen Geen. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Op het moment dat er een onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid moet worden gedaan, wordt dat extern belegd. De kosten komen ten laste van 6960600/343700 (werk door derden). Hieruit worden alle onafhankelijke onderzoeken bekostigd. Indien het budget ontoereikend is en er wel een onderzoek dient plaats te vinden zal elders dekking gevonden moeten worden. 6. Juridische aspecten De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 vloeit voort uit artikel 213a van de Gemeentewet. De nieuwe Verordening onderzoeken
3
Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad en treedt daardoor in werking. In artikel 6 van de verordening is bepaald dat de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Lansingerland 2011 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze geactualiseerde verordening van kracht wordt. 7. Duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Niet van toepassing. 9. Verdere procedure De nieuwe verordening wordt na het in werking treden als geldend getoond in de decentrale regelingenbank en de huidige verordeningen als niet meer geldend. Bijlagen Bijlage 1: Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 (T23.03860) Bijlage 2: was-wordt-overzicht (T23.03792)
4
Raadsbesluit Gemeente Lansingerland
Onderwerp
Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (213a) gemeente Lansingerland 2023
Portefeuillehouder
Simon Fortuyn
Registratienummer
BR2300062
Datum raad
28/09/2023
De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - de geactualiseerde Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid sluit aan op geldende weten regelgeving; - door de verordening aan te passen vervalt het verplichte jaarlijkse karakter waardoor de controlebelasting wordt verlaagd maar behoudt het college wel zijn bevoegdheid om doelmatigheid- en/of doeltreffendheid onderzoeken in te laten stellen; - door alleen op verzoek van het college een doelmatigheid- en/of doeltreffendheidonderzoek uit te voeren wordt geborgd dat er voorzien wordt in een behoefte in plaats van dat er een onderzoek wordt gehouden omdat dit jaarlijks dient plaats te vinden. Dat betekent dat er meer maatwerk geleverd wordt. Rekening te houden met - artikel 213a van de Gemeentewet. Besluit(en) De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 (T23.03860) vast te stellen.
Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 28 september 2023,
de griffier,
de voorzitter,
drs. Eveline Hamelink-van Rens
drs. Pieter van de Stadt