[BR2300029] Opheffen geheimhouding

Onderwerp

Opheffen geheimhouding

Portefeuillehouder

Leon Hoek

Registratienummer

BR2300029

Datum raad

25/05/2023

Gevraagde beslissing: De geheimhouding van de op het “Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2022” (T23.11147) met ”Ja” aangegeven stukken op te heffen. 0. Samenvatting Op 26 november 2020 heeft de raad beslist over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op bepaalde documenten, opgelegd vanaf 2006. Thans ligt voor u de lijst met geheime stukken tot en met 31 december 2022. Het college heeft deze lijst doorgenomen en bekeken op nog eventueel geldend geheimhoudingsregime. Van een aantal documenten wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen, wegens het niet langer geldend zijn van de noodzaak of onderbouwing (of wettelijke grondslag) voor de geheimhouding. Voor de overzichtelijkheid zijn de geheime stukken waarin persoonlijke of privacygevoelige informatie is opgenomen niet in de lijst opgenomen. Gedacht kan daarbij worden aan klachten, personeelsaangelegenheden, bezwaren, publiekszaken en documenten met betrekking tot de Participatiewet. De reden hiervan is dat deze stukken altijd geheim zijn en blijven in verband met de bescherming van persoonsgegevens. Met het overleggen van de geactualiseerde lijst voldoet het college aan de afspraak met de raad tot afstemming van geheime stukken. De afspraak is vastgelegd in het “Protocol geheime stukken van de gemeenteraad”. 1.

Aanleiding/ context met tijdlijn De griffie beheert een register waarin de als geheim bekrachtigde documenten staan vermeld. In dit register bevinden zich voornamelijk stukken, die door het college aan uw raad of aan commissie als zijnde geheim zijn overhandigd. Vanuit het oogpunt van transparantie is het van belang dat regelmatig alle betrokken partijen bezien of de geheimhouding van documenten al dan niet kan worden opgeheven. Dit is een jaarlijks terugkerend proces. 2. Maatschappelijk effect Het opheffen van geheimhouding op stukken waar geen wettelijke grond meer voor bestaat. Door de opheffing van de geheimhouding worden stukken openbaar en toegankelijk voor een ieder. Dit bevordert de transparantie van het handelen van het openbaar bestuur.

1

3. Argumenten 1.1 Opheffen geheimhouding alleen mogelijk door een expliciet raadsbesluit. Stukken waarvan de raad de geheimhouding heeft opgelegd of op voorstel van het college de geheimhouding heeft bekrachtigd, kunnen alleen door de raad zelf door een expliciet besluit van de geheimhouding worden ontheven. In de bijlage zijn stukken waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven op een grijze achtergrond weergegeven. Bovendien is in de desbetreffende kolom met “Ja” aangegeven dat de geheimhouding kan worden opgeheven. De stukken die op een witte achtergrond zijn weergegeven zijn en blijven geheim. 4. Kanttekeningen 1.1 Sommige documenten kunnen nog jaren op de lijst blijven staan. Voor de duur van geheimhouding gelden geen wettelijke termijnen. Om die reden is ook niet aan te geven hoe lang sommige documenten op de lijst blijven staan. Deze documenten bevatten dermate privacy-gevoelige dan wel economische of financiële informatie dat ze in het geheel niet openbaar zijn en ook niet in aanmerking komen voor openbaarmaking met anonimiseren. Hierbij kan gedacht worden aan documenten over personeelsaangelegenheden, klachten, bezwaren en documenten in het kader van de Participatiewet.

Met het oog op de overzichtelijkheid en de leesbaarheid zijn in het bijgaande overzicht ook de stukken weggelaten waarop geheimhouding rust omdat het document persoonsgegevens bevat zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden in principe nooit openbaar; het gaat hier immers om de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Er zit een geruime tijd tussen de vorige actualisatie en de huidige. Wegens personeelstekorten heeft de actualisatie langer op zich laten wachten. Daarnaast zijn er nieuwe medewerkers bij de gemeente begonnen. Het heeft hen tijd gekost om deze werkzaamheden op te pakken. Wanneer de oorspronkelijke stellers van het document niet meer werkzaam zijn bij de gemeente, moet een nieuwe medewerker de beoordeling van de geheimhouding doen. Echter, geheime stukken zijn in het gemeentelijk systeem ook beveiligd, waardoor maar een enkeling de stukken kan raadplegen. Dit zorgt ervoor dat ook nog niet alle stukken zijn beoordeeld, maar wel de meeste documenten. In de organisatie is de afspraak gemaakt dat we aankomende maanden gebruiken om nieuwe medewerkers toegang te geven tot de beveiligde documenten zodat de beoordeling van de geheimhouding kan plaatsvinden en dat we in de zomer van 2023 nogmaals inventariseren of geheimhouding kan worden opgeheven. 5.

Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Niet van toepassing.

2

6. Juridische aspecten Volgens artikel 110 Grondwet moet de overheid bij de uitoefening van haar taken openbaarheid in acht nemen. Hoe de overheid dat moet doen staat in de Wet open overheid (hierna: Woo). In de artikelen 5.1 en 5.2 van de Woo staan de motiveringsgronden voor het geheimhouden van stukken vermeld. De bevoegdheid tot het opleggen en opheffen van geheimhouding is geregeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. 7. Duurzaamheid Het thema duurzaamheid is niet van toepassing. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie De algemene tendens is om zoveel mogelijk transparantie van (lokaal) bestuur na te streven. Het omgaan met geheime stukken is een interne aangelegenheid die wettelijk is vastgelegd en waar burgerparticipatie verder niet van toepassing is. 9. Verdere procedure Voor de commissiestukken en raadsstukken houdt de griffie bij voor welke stukken een geheimhoudingsplicht geldt. Jaarlijks wordt dit archief bijgewerkt aan de hand van het door de raad genomen besluit tot opheffing van geheimhouding op bepaalde documenten. Of een stuk waarover de geheimhouding wordt opgeheven ook alsnog actief openbaar gemaakt wordt, hangt af van de aard en de inhoud van het stuk. Door de opheffing van de geheimhouding zijn de stukken openbaar en dus opvraagbaar geworden. Opgevraagde stukken worden dan nogmaals getoetst aan de Woo.

Deze check kan er toe leiden dat stukken alsnog geanonimiseerd worden voor ze ter inzage worden gegeven.

Bijlagen  Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2022, T23.01911

3

Raadsbesluit Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Opheffen geheimhouding

Portefeuillehouder

Leon Hoek

Registratienummer

BR2300029

Datum raad

25/05/2023

De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - het ‘Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014’ voorschrijft dat de lijst geheime stukken jaarlijks te screenen op verlenging dan wel opheffing van de geheimhouding; - het een exclusieve verantwoordelijkheid is van de gemeenteraad om de door de raad opgelegde/bekrachtigde geheimhouding weer op te heffen. Rekening te houden met artikel 110 Grondwet, de artikelen 25 en 86 Gemeentewet en de artikelen 5.1 en 5.2 Wet open overheid. Besluit(en) De geheimhouding van de op het “Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2022” (T23.11147) met ”Ja” aangegeven stukken op te heffen.

Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 25 mei 2023,

de griffier,

de voorzitter,

drs. Eveline Hamelink-van Rens

drs. Pieter van de Stadt