[BR2100132] Verlengen overeenkomst accountant

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Verlengen overeenkomst accountant

Portefeuillehouder

Advies BAC aan raad

Registratienummer

BR2100132

Datum raad

27/01/2022

Gevraagde beslissing: 1. De overeenkomst met de accountant te verlengen met een periode van twee keer één jaar, dus voor de controle van de jaarrekening 2022 en 2023. 2. De accountantscontrole over de jaarrekening 2021 te evalueren in de BAC van najaar 2022. 0. Samenvatting In 2019 (BR1900113) sloot de gemeente een overeenkomst inzake de levering van accountantsdiensten met Publieke Sector Accountants BV (PSA). Deze overeenkomst heeft betrekking op de accountantscontrole van de jaarrekeningen 2019, 2020 en 2021. De Gemeente heeft contractueel de mogelijkheid om de overeenkomst twee keer onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van één jaar (dus de controle van de jaarrekening 2022 en 2023). In de Begeleidingscommissie Accountants Controle (BAC) van 24 november 2021 is de vooruitblik voor de accountantscontrole komende jaren besproken. Hier was unanieme voorkeur voor verlengen van de overeenkomst en nagenoeg unanieme voorkeur voor verlenging hiervan met twee jaar. Er lijken nu geen objectieve redenen om de samenwerking niet voort te zetten: - De samenwerking met PSA wordt zowel door de BAC als de ambtelijke organisatie, met erkenning van elkaars rollen en verantwoordelijkheden, als prettig ervaren. - Vanaf begrotingsjaar 2022 geeft het college waarschijnlijk zelf een rechtmatigheidsverantwoording af, die getoetst wordt door de accountant.

Met de huidige accountant leggen we reeds de verwachtingen voor dit proces vast. Bij een tussentijdse aanbesteding zouden deze verwachtingen dan nog kunnen wijzigen, wat zorgt voor minder stabiele verwachtingen over en weer - Verlengen tot en met de jaarrekeningcontrole 2023 zorgt ervoor dat de nieuwe raad in het midden van haar termijn een nieuwe aanbesteding kan doorlopen en alsnog zelf keuzes kan maken t.a.v. de accountant (voor de begrotingsjaren vanaf 2024). 1. Aanleiding/ context met tijdlijn De overeenkomst met de accountant loopt tot en met de jaarrekening 2021. De gemeente heeft contractueel de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen tot en met de controle van de jaarrekening 2023. In de BAC van 24 november 2021 is de vooruitblik accountantscontrole komende jaren besproken en zijn de diverse opties verkend. De uitkomst van die bespreking is verwerkt in voorliggend raadsvoorstel. 2. Maatschappelijk effect De gemeente voldoet aan de wettelijke verplichting om de jaarrekeningen te laten controleren.

1

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland 3. Argumenten 1.1 Zowel de BAC als de ambtelijke organisatie ervaren de samenwerking als positief De BAC benadrukt het belang van een goede relatie tussen raad en accountant en geeft aan dat de ervaringen van de afgelopen jaren positief zijn. Hoewel in de overeenkomst is bepaald dat de gemeente eenzijdig tot verlenging kan besluiten, heeft de accountant te kennen gegeven zich ook te kunnen vinden in verlenging van de overeenkomst met twee jaar. 1.2 Verlengen maakt het mogelijk goede afspraken te maken over de verwachtingen omtrent de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording van het college Vanaf begrotingsjaar 2022 geeft het college waarschijnlijk zelf een rechtmatigheidsverantwoording af (wetswijziging hiervoor loopt). Voorheen gaf de accountant zelf een oordeel over de rechtmatigheid, maar vanaf 2022 toetst zij de verantwoording van het college over de rechtmatigheid. Met de huidige accountant leggen we reeds de verwachtingen voor dit proces vast. Bij een tussentijdse aanbesteding en mogelijke wisseling van accountant kan dat tussentijds nog wijzigen, wat mogelijk onduidelijkheden of extra werk oplevert. 1.3 Verlengen maakt het mogelijk dat de raad in het midden van de termijn een aanbesteding kan doorlopen.

Het niet verlengen van de overeenkomst zou ertoe leiden dat voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole van 2022 een nieuwe aanbesteding moet zijn doorlopen. Die zou dan later dit jaar worden opgestart. Verlengen geeft nieuwe raadsleden meer tijd om ervaring op te doen met de planning & controlcyclus en de jaarrekening(controle) in het bijzonder. 1.4 Verlenging geschiedt onder dezelfde voorwaarden, hiervoor is dekking in de begroting In de overeenkomst is vastgelegd dat onder dezelfde voorwaarden kan worden verlengd. De kosten blijven daarmee rond hetzelfde niveau, mogelijk neemt dat licht toe als er meer Sisaregelingen moeten gecontroleerd. In de begroting is structureel dekking voor de accountantskosten. Bij een eventuele nieuwe aanbesteding kan de prijs hoger liggen. 2.1 Evaluatie van de controle over 2021 maakt verbeterpunten inzichtelijk In de controleverordening is opgenomen dat het dienstverleningsplan wordt geëvalueerd door de begeleidingscommissie. De uitkomsten van deze evaluatie kunnen dan meegenomen in het nieuwe dienstverleningsplan. 4. Kanttekeningen 1.1 direct verlengen voor de jaarrekeningcontrole van 2022 en 2023 geeft lagere flexibiliteit. De ervaringen van de afgelopen jaren geven geen aanleiding om te veronderstellen dat de kwaliteit van de dienstverlening komende jaren wijzigt.

Er is een stabiel controleteam van de accountant en de verwachtingen over en weer tussen accountant, ambtelijke organisatie en Raad zijn duidelijk.

2

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Verlenging geschiedt onder dezelfde voorwaarden. Het structurele budget voor de accountantskosten is circa € 100.000. Hiermee past verlenging binnen het beschikbare budget. 6. Juridische aspecten Artikel 213 van de Gemeentewet Aanbestedingswet 2012 Controleverordening gemeente Lansingerland 2013 7. Duurzaamheid Niet van toepassing 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Niet van toepassing 9. Verdere procedure Jaarlijks dient de accountant voor de betreffende jaarrekeningcontrole een opdrachtbevestiging te delen, waarin in ieder geval de aanvaarding van de opdracht, de omvang van de verantwoordelijkheid van PSA ten opzichte van de organisatie en de wijze van rapportering worden vastgelegd en bevestigd. Bijlagen Niet van toepassing

3

Raadsbesluit Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Verlengen overeenkomst accountant

Portefeuillehouder

Advies BAC aan raad

Registratienummer

BR2100132

Datum raad

27/01/2022

De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - Zowel de BAC als de ambtelijke organisatie de samenwerking met de accountant als positief ervaren; - Verlengen het mogelijk maakt om goede afspraken te maken over de verwachtingen omtrent de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording van het college; - Verlengen het mogelijk maakt dat de raad in het midden van de termijn een aanbesteding kan doorlopen; - Verlenging geschiedt onder dezelfde voorwaarden en dekking is in de begroting. Rekening te houden met Artikel 213 van de Gemeentewet en de Aanbestedingswet 2012 Besluit(en) 1. De overeenkomst met de accountant te verlengen met een periode van twee keer één jaar, dus voor de controle van de jaarrekening 2022 en 2023. 2. De accountantscontrole over de jaarrekening 2021 te evalueren in de BAC van najaar 2022

Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 27/01/2022,

de griffier,

Bert Schouten