[BR2100017] Overzicht geheime stukken Gemeenteraad

Onderwerp

Overzicht geheime stukken Gemeenteraad

Portefeuillehouder

Simon Fortuyn

Registratienummer

BR2100017

Datum Raad

25 november 2021

Gevraagde beslissing: De geheimhouding van de op het ‘Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2020 (T21.07407) met ‘Ja’ aangegeven stukken op te heffen. 0. Samenvatting Voor u ligt de lijst met stukken waar op geheimhouding is gelegd. Deze lijst is doorgenomen door het college en bekeken op nog geldend geheimhoudingsregime. Van een aantal documenten wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen, wegens het niet langer geldend zijn van de noodzaak of onderbouwing (of wettelijke grondslag) voor de geheimhouding. Voor de overzichtelijkheid zijn de geheime stukken waarin persoonlijke of privacygevoelige informatie is opgenomen niet in de lijst opgenomen. Gedacht kan daarbij worden aan klachten, personeelsaangelegenheden, bezwaren, publiekszaken en documenten met betrekking tot de Participatiewet. De reden hiervan is dat deze stukken altijd geheim zijn en blijven in verband met de bescherming van persoonsgegevens. Met het overleggen van de geactualiseerde lijst voldoet het college aan de afspraak met de raad tot afstemming van geheime stukken. De afspraak is vastgelegd in het “Protocol geheime stukken van de gemeenteraad”. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn De griffie beheert een register waarin de als geheim bekrachtigde documenten staan vermeld.

In dit register bevinden zich voornamelijk stukken, die door het college aan uw raad of aan commissie als zijnde geheim zijn overhandigd. Vanuit het oogpunt van transparantie is het van belang dat regelmatig alle betrokken partijen bezien of de geheimhouding van documenten al dan niet kan worden opgeheven. Dit is een jaarlijks terugkerend proces. 2. Maatschappelijk effect Het opheffen van geheimhouding op stukken waar geen wettelijke grond meer voor bestaat. Door de opheffing van de geheimhouding worden stukken openbaar en toegankelijk voor een ieder. Dit bevordert de transparantie van het handelen van het openbaar bestuur.

1

3. Argumenten 1.1 Opheffen geheimhouding alleen mogelijk door een expliciet raadsbesluit. Stukken waarvan de raad de geheimhouding heeft opgelegd of op voorstel van het college de geheimhouding heeft bekrachtigd, kunnen alleen door de raad zelf door een expliciet besluit van de geheimhouding worden ontheven. In de bijlage zijn stukken waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven op een grijze achtergrond weergegeven. Bovendien is in de desbetreffende kolom met “Ja” aangegeven dat de geheimhouding kan worden opgeheven. De stukken die op een witte achtergrond zijn weergegeven zijn en blijven geheim. 4. Kanttekeningen 1.1 Sommige documenten kunnen nog jaren op de lijst blijven staan. Voor de duur van geheimhouding gelden geen wettelijke termijnen. Om die reden is ook niet aan te geven hoe lang sommige documenten op de lijst blijven staan. Deze documenten bevatten dermate privacy-gevoelige dan wel economische of financiële informatie dat ze in het geheel niet openbaar zijn en ook niet in aanmerking komen voor openbaarmaking met anonimiseren. Hierbij kan gedacht worden aan documenten over personeelsaangelegenheden, klachten, bezwaren en documenten in het kader van de Participatiewet.

Met het oog op de overzichtelijkheid en de leesbaarheid zijn in het bijgaande overzicht ook de stukken weggelaten waarop geheimhouding rust omdat het document persoonsgegevens bevat zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden in principe nooit openbaar; het gaat hier immers om de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Er zijn geen financiële consequenties 6. Juridische aspecten Volgens artikel 110 Grondwet moet de overheid bij de uitoefening van haar taken openbaarheid in acht nemen. Hoe de overheid dat moet doen staat in de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). In de artikelen 10 en 11 van de Wob staan de motiveringsgronden voor het geheimhouden van stukken vermeld. De bevoegdheid tot het opleggen en opheffen van geheimhouding is geregeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. 7. Duurzaamheid Het thema duurzaamheid is niet van toepassing.

2

8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Het omgaan met geheime stukken is een interne aangelegenheid die wettelijk is vastgelegd en waar burgerparticipatie verder niet van toepassing is. 9. Verdere procedure Voor de commissiestukken en raadsstukken houdt de griffie bij voor welke stukken een geheimhoudingsplicht geldt. Jaarlijks wordt dit archief bijgewerkt aan de hand van het door de raad genomen besluit tot opheffing van geheimhouding op bepaalde documenten. Of een stuk waarover de geheimhouding wordt opgeheven ook alsnog actief openbaar gemaakt wordt, hangt af van de aard en de inhoud van het stuk. Door de opheffing van de geheimhouding zijn de stukken openbaar en dus opvraagbaar geworden. Opgevraagde stukken worden dan nogmaals getoetst aan de Wob. Deze check kan ertoe leiden dat stukken alsnog geanonimiseerd worden voor ze ter inzage worden gegeven. Bijlagen 1. Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2020, T21.07407

3

Datum Raad

28 oktober 2021

Registratienummer

BR2100017

Onderwerp

Overzicht geheime stukken Gemeenteraad

De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Overwegende dat - het ‘Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014’ voorschrijft dat de lijst geheime stukken jaarlijks te screenen op verlenging dan wel opheffing van de geheimhouding; - het een exclusieve verantwoordelijkheid is van de gemeenteraad om de door de raad opgelegde/bekrachtigde geheimhouding weer op te heffen. Gelet op - artikel 110 Grondwet, de artikelen 25 en 86 Gemeentewet en de artikelen 10 en 11 Wet openbaarheid van bestuur. Besluit(en) De geheimhouding van de op het “Overzicht geheime stukken gemeenteraad tot en met 31 december 2020” (T21.07407) met ”Ja” aangegeven stukken op te heffen.

Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 25 november 2021,

de griffier,

drs. Bert Schouten

4