20240325 BAC Rapportage control 2023 en rechtmatigheidsverantwording Lansingerland

BAC 25 maart 2024 T24.01695

Rapportage control 2023 en rechtmatigheidsverantwoording Lansingerland

Agenda — 1e jaar RMV – vervolg op BAC 23 mei 2023 — Resultaten delen — Let op: nog onduidelijkheden – stap voor stap ontdekken (komende jaren)

2

Rechtmatigheidsverantwoording Doel RMV - Kaderstellende rol gemeenteraad versterken - Impuls geven aan kwaliteit organisatie

Wanneer: college neemt in de jaarrekening 2023 RMV verantwoording op Wat doen - Verklaren: JR is ja/nee rechtmatig tot stand gekomen - O.b.v. normen en toetsingskader - O.b.v. Interne controle (fouten & onduidelijkheden toelichten)

Accountant toetst of JR getrouw tot stand is gekomen en of RMV getrouw is. 3

Heel anders t.o.v. voor RMV? t/m 2022

vanaf 2023

Wat hebben we gedaan? 4

Begin 2023 vs eind 2023 ü Ambitie: voldoen aan wettelijke norm ü We hebben al veel gedaan

5

Wat hebben we gedaan (1) Jaarlijkse documenten ü Frauderisicoanalyse (BAC 24 mei 2023) ü Interne controleplan 2023 (BAC 7 sept 2023) ü Controleprotocol (BAC 20 nov 2023) ü Rapportage vooruitlopend op JR 2023 (BAC 25 maart 2024)

6

Wat hebben we gedaan (2) Opstellen/actualisatie vanwege RMV (BAC 7 sept 2023 & 20 nov 2023)

ü Controleverordening (GW213) ü Financiële verordening vaststellen (GW212) ü Verordening doelmatigheid (GW213A) ü Beleid met normen en toetsingskader M&O

7

Rapporteren over Onduidelijkheden: 3% totale lasten (€6.5mio) Onrechtmatigheden: 1% totale lasten (€2.2mio) Verantwoordingsgrens van € 200.000 (Financiële verordening)

8

Rechtmatigheidscriteria

Op alle 9 gecontroleerd. Accountant controleert de eerste zes. En college moet zich specifiek over onderste 3 verantwoorden in de rechtmatigheidsverklaring. 9

Verbijzonderde Interne controle (VIC) • 17 VIC’s • VIC Europese aanbesteding alle dossiers boven •

de € 215.000 doorgenomen vanwege 1e jr RMV Voorliggende rapportage: t/m okt 2023

• Inmiddels meer info – opgenomen in presentatie

10

Bevindingen uit de VIC Meeste VIC’s geen bijzonderheden Daar waar bijzonderheden

§ §

Incidenteel van aard Processen & vastlegging (basis op orde)

Maar……wel bijzonderheden op Europese aanbesteding

§ § § §

Raamovereenkomsten Onjuiste procedure Onjuiste verantwoording (werk vs dienst) Teveel opdrachten bij één partij vanuit div teams

Noot: alle dossiers bekeken (198). Reden: beter weten wat goed gaat en beter kan (2022: 38 dossiers). 11

Overige bevindingen Dossiers vanwege mogelijke onrechtmatigheden ook naast VIC bekend gemaakt – bewustzijn! Vervolgacties o.a.

§

§ § §

Basis op orde brengen en houden - Procesgericht werken - Vastleggen - Monitoren Sturen op raamovereenkomsten (monitoren) Voldoende formatie realiseren En wel wendbaar blijven 12

Voorlopig resultaat - gevolgen voor jaarrekening Onduidelijkheden: € 3 mio (norm 3% totale lasten – 6.5mio) 13 dossiers. Oorzaak: integrale analyse 198 dossiers Nog mee bezig

Onrechtmatigheden – totaal € 3.8 mio (1% totale lasten 2.2mio) • Begrotingscriterium Verschillenanalyse – €1.3 mio • Voorwaardencriterium €2.5 mio (Europese aanbestedingen) • Criterium M&O – geen onrechtmatigheden • SiSa – vooralsnog geen onrechtmatigheden 13

Vragen?

14