Technische vragen VVD inzake camera raadzaal

TECHNISCHE VRAGEN NAAM VRAGENSTELLER(S)

Lex raymakers

ONDERWERP

Camera Raadzaal

DATUM BO / BOT

28 januari 2021

AGENDAPUNT BO / BOT

5 van BO 07-01-2021

BEANTWOORDING

Schriftelijk

MAG DE BEANTWOORDING GEDEELD WORDEN MET DE RAAD? DATUM INDIENING BIJ GRIFFIE

maandag vóór 12.00 uur voorafgaand BO / BOT

DATUM VERZENDING GRIFFIE AAN COLLEGE VOOR BEANTWOORDING

donderdag uiterlijk 12.00 uur voorafgaand BO / BOT

ja / nee invullen door vragensteller(s)

invullen door griffie

VRAGEN Naar aanleiding van de BO Sessie van 7 januari 2021 agenda punt 5 camera raadzaal, hebben wij de volgende vragen die we graag mondeling beantwoord zouden willen krijgen gedurende de bespreking van dit punt tijdens de raadsvergadering van 28 Januari 2021. 1. Kosten: Is een camera systeem strikt noodzakelijk om aan wettelijke eisen te voldoen of is dit een “nice to have”als extra communicatie middel. 2. Effectiviteit a. Er wordt aangegeven dat de beelden gebruikt kunnen worden op socialmedia en andere kanalen, hiervoor kan gebruik gemaakt worden van complete uitzendingen maar ook snipits. Zijn er voorbeelden waarbij deze statische beelden effectief gebruikt wordt in media campagnes van andere gemeenten? En is het onderzocht wat het effect en bereik is van dit soort uitingen? b. Is er inzicht in het potentieel bereik en effectiviteit van dit soort uitingen. 3. Extra inzet personeel: a. In de stukken wordt aangegeven dat de aanbesteding enige tijd moet wachten omdat er onvoldoende capaciteit is binnen de organisatie, dit alleen al geeft aan dat de impact van dit camera systeem niet voldoende is doordacht. Is er inzicht in de impact binnen de organisatie van het in gebruik nemen van dit camerasysteem? b. Het plaatsen van delen op social media zou door de raadsleden zelf moeten gebeuren. Volgens ons vereist dit toch echt kennis van zaken.

Is hier geen extra andere programmatuur of extra hardware voor nodig om dit te realiseren? Zo niet, dan zal er ondersteuning moeten komen wellicht, van ICT of van de griffie?

ANTWOORD datum beantwoording: dag-maand-jaar 1. Kosten Is een camera systeem strikt noodzakelijk om aan wettelijke eisen te voldoen of is dit een “nice to have” als extra communicatie middel. Artikel 23, lid 1 van de gemeentewet geeft aan dat vergaderingen van de raad in het openbaar worden gehouden. We zijn verplicht om dit live te streamen en te archiveren. Inwoners moeten de vergaderingen terug kunnen luisteren. Men kan daarbij volstaan met een audioverslag. Het audiovisueel streamen van commissie en raadsvergaderingen is alleen verplicht bij het digitaal vergaderen. Hiervoor is een tijdelijke (spoed)wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba vastgesteld. Deze is op 0904-2020 in werking getreden en kent inmiddels zijn 3e verlenging. 2. Effectiviteit a. Er wordt aangegeven dat de beelden gebruikt kunnen worden op socialmedia en andere kanalen, hiervoor kan gebruik gemaakt worden van complete uitzendingen maar ook snipits. Zijn er voorbeelden waarbij deze statische beelden effectief gebruikt wordt in media campagnes van andere gemeenten? En is het onderzocht wat het effect en bereik is van dit soort uitingen? Het gaat hier niet om mediacampagnes van andere gemeenten, maar om mediacampagnes van individuele partijen van andere gemeenten.

Dat hergebruik van de beelden mogelijk is ten behoeve van individuele campagnes voor politieke partijen, is een bijeffect van het ‘hebben van camera’s’ in de raadzaal. Het is geen doel op zich. Er is om die reden ook geen onderzoek gedaan naar de effectiviteit hiervan. Het is voor de gebruiker wel zichtbaar hoe vaak zijn/haar filmpje bekeken wordt via de socialmedia kanalen. b. Is er inzicht in het potentieel bereik en effectiviteit van dit soort uitingen. Dit is eigenlijk een herhaling van de laatste vraag bij 2a (verwijzing antwoord 2a). Er kunnen wel cijfers gegeven worden over het huidige bereik van de vergaderingen. Het huidige aantal kijkers ligt voor 2020 op gemiddeld 32 kijkers per BO (uitschieters tot 77 per BO) en gemiddeld 43 kijkers per RV (uitschieters tot 85 per RV). De onderwerpen op de agenda spelen hierbij ook een rol (Onderwerpen als: Begroting, PN, referendum en profiel BM kennen een hoger aantal luisteraars). Er zijn geen onderzoeken bekent die aangeven wat de mogelijke stijging zal zijn. De verwachting is wel dat het terug ‘kijken’ van een vergadering aantrekkelijker wordt als daar beeld bij is. Daarnaast zullen we via socialmedia meer bekendheid gaan geven aan de vergaderingen. 3. Extra inzet personeel a.

In de stukken wordt aangegeven dat de aanbesteding enige tijd moet wachten omdat er onvoldoende capaciteit is binnen de organisatie, dit alleen al geeft aan dat de impact van dit camera systeem niet voldoende is doordacht. Is er inzicht in de impact binnen de organisatie van het in gebruik nemen van dit camerasysteem? Het is een aanname dat de impact van dit camera systeem niet voldoende is doordacht. Bij de risico’s in het raadsvoorstel staat beschreven dat de druk op de organisatie groot is. Het kan hierdoor zo zijn dat de aanbesteding niet direct gestart kan worden maar dit ingepast moet worden in het schema van de inkoper.

De aanbesteding vraagt tijd in aanloop naar de aanschaf. De griffier zal samen met de afdeling ICT en Inkoop gaan samenwerken. Verwachting is dat de afdeling inkoop de aanbesteding opzet met input van de griffier en ICT. Plaatsing van de camera’s en technisch gereed maken van de raadzaal zal gebeuren onder leiding van ICT. Een exact aantal uren is hiervoor niet in te schatten. Belasting voor de griffie zal rond de 16uur zijn. Planning is dat de camera’s voor de zomer geplaatst worden. Vooralsnog is er geen reden om aan te nemen dat dit niet haalbaar is. De technische ondersteuning zal voor de bedienen van de audioverslaglegging gelijk zijn aan de visuele verslaglegging. Hier is geen extra belasting te verwachten. In aanvang zal de griffie met het ‘nieuwe’ systeem moeten trainen. Naar verwachting zal dat niet meer kosten dan 8 uur (2x4u). b. Het plaatsen van delen op social media zou door de raadsleden zelf moeten gebeuren. Volgens ons vereist dit toch echt kennis van zaken. Is hier geen extra andere programmatuur of extra hardware voor nodig om dit te realiseren? Zo niet, dan zal er ondersteuning moeten komen wellicht, van ICT of van de griffie? Dat hergebruik van de beelden mogelijk is ten behoeve van individuele campagnes voor politieke partijen, is een bijeffect van het ‘hebben van camera’s’ in de raadzaal. Het is geen doel op zich.

Door simpelweg de link te delen op socialmedia kan men al een verwijzing naar de streaming maken (Bijvoorbeeld: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/landsmeer/8c857060-9c5d-470f-8cc2-8665a29ffea9) Het is ook mogelijk om (met gratis programma’s) delen van de vergadering eruit te knippen. De griffier is graag bereidt om u te voorzien van advies. Het uitwerken van delen van de vergadering voor socialmedia is geen taak van de griffie, nog van ICT. Campagne uitingen van de individuele partijen zullen om die reden niet uitgevoerd worden door griffie of ICT maar ten laste komen van de eigen partij qua uitvoering. De partijen kunnen er ook voor kiezen om hier geen gebruik van te maken.