Technische vragen camera raadszaal vanuit BO 07-01-2021
Tekst van het document
TECHNISCHE VRAGEN
NAAM VRAGENSTELLER(S)
Commissieleden
ONDERWERP
Camera raadszaal
DATUM BO / BOT
07-01-2021
AGENDAPUNT BO / BOT
5
BEANTWOORDING
schriftelijk
MAG DE BEANTWOORDING GEDEELD WORDEN MET DE RAAD? DATUM INDIENING BIJ GRIFFIE
maandag vóór 12.00 uur voorafgaand BO / BOT
DATUM VERZENDING GRIFFIE AAN COLLEGE VOOR BEANTWOORDING
donderdag uiterlijk 12.00 uur voorafgaand BO / BOT
ja
VRAGEN VANUIT BO 07-01-2021 08-01-2021
VRAGEN
1. 2. 3. 4. 5.
Is het wettelijk verplicht om met videostream te vergaderen? Is er zicht op hoeveel kijkers we gaan bereiken? Wat is de belasting voor de griffie? Past het binnen de middelen en zo ja welke? Kunnen de kapitaallasten over meer jaren verspreid worden?
ANTWOORD datum beantwoording:
1. Is het wettelijk verplicht om met videostream te vergaderen? Artikel 23, lid 1 van de gemeentewet geeft aan dat vergaderingen van de raad in het openbaar worden gehouden. We zijn verplicht om dit live te streamen en te archiveren. Inwoners moeten de vergaderingen terug kunnen luisteren. Men kan daarbij volstaan met een audioverslag. Het audiovisueel streamen van commissie en raadsvergaderingen is alleen verplicht bij het digitaal vergaderen. Hiervoor is een tijdelijke (spoed)wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba vastgesteld. Deze is op 0904-2020 in werking getreden en kent inmiddels zijn 3e verlenging.
2. Is er zicht op hoeveel kijkers we gaan bereiken? Het huidige aantal kijkers ligt voor 2020 op gemiddeld 32 kijkers per BO (uitschieters tot 77 per BO) en gemiddeld 43 kijkers per RV (uitschieters tot 85 per RV). De onderwerpen op de agenda spelen hierbij ook een rol (Onderwerpen als: Begroting, PN, referendum en profiel BM kennen een hoger aantal luisteraars). Er zijn geen onderzoeken bekent die aangeven wat de mogelijke stijging zal zijn. De verwachting is wel dat het terug ‘kijken’ van een vergadering aantrekkelijker wordt als daar beeld bij is. Daarnaast zullen we via socialmedia meer bekendheid gaan geven aan de vergaderingen. 3. Wat is de belasting voor de griffie? De technische ondersteuning zal voor de bedienen van de audioverslaglegging gelijk zijn aan de visuele verslaglegging. Hier is geen extra belasting te verwachten. In aanvang zal de griffie met het ‘nieuwe’ systeem moeten trainen. Naar verwachting zal dat niet meer kosten dan 8 uur (2x4u). De aanbesteding vraagt tijd in aanloop naar de aanschaf. De griffier zal samen met de afdeling ICT en Inkoop gaan samenwerken. Verwachting is dat de afdeling inkoop de aanbesteding opzet met input van de griffier en ICT. Plaatsing van de camera’s en technisch gereed maken van de raadzaal zal gebeuren onder leiding van ICT. Een exact aantal uren is hiervoor niet in te schatten.
Belasting voor de griffie zal rond de 16uur zijn. 4. Past het binnen de middelen en zo ja welke? Nee de kapitaallasten in ieder geval niet. Deze zijn in het bijgesteld MIP opgenomen, waarbij er bij de behandeling van het MIP zal moeten worden afgewogen welke investeringen doorgaan en welke niet, om binnen het gestelde plafond voor de kapitaallasten te blijven (bezuinigingsmaatregel). De exploitatie en onderhoud van de camera’s passen niet binnen het huidige budget van de raad, hiervoor zal dan eventueel budget moeten worden aangevraagd. 5. Kunnen de kapitaallasten over meer jaren verspreid worden? Het is mogelijk om de afschrijving over meer jaren te verspreiden. Echter wijkt de raad dan wel af van de nota activabeleid 2019. Belangrijk!! Als de raad voor een andere afschrijvingstermijn kiest moet in het raadsbesluit de volgende zinsnede worden opgenomen met betrekking toto afwijking van nota activabeleid 2019. Als dat niet gebeurt kan bij de accountantscontrole dit als fout worden aangemerkt in de jaarstukken 2021 e.v. Daarom zal dan het volgende besluit toegevoegd moeten worden aan het amendement; “Met de keuze van een afschrijvingstermijn van 5/6/7/8 jaar voor afschrijving van de camera-apparatuur wijkt de gemeenteraad af van de in bijlage 1 van Nota Activabeleid 2019 vastgestelde afschrijvingstermijn van 4 jaar voor ICT apparatuur.” Camera raadzaal (Afschrijven in 4 jaar)
2021
2022
2023
2024
2025
Kapitaallasten (o.b.v. aanschaf € 55.314)
277
14.312
14.174
14.036
13.898
Onderhoud 4 jaar (6600/4)
1.650
1.650
1.650
1.650
1.650
support en upgrade (10629/4)
2.658
2.658
2.658
2.658
2.658
25% op licentiekosten company webcast
1.028
1.028
1.028
1.028
1.028
Totaal per jaar
5.613
19.648
19.510
19.372
19.234
Camera raadzaal (Afschrijven in 5 jaar)
2021
2022
2023
2024
2025
Kapitaallasten (o.b.v. aanschaf € 55.314) Onderhoud 4 jaar (6600/4)
277 1.650
11.561 1.650
11.450 1.650
11.339 1.650
11.229 1.650
support en upgrade (10629/4)
2.658
2.658
2.658
2.658
2.658
25% op licentiekosten company webcast
1.028
1.028
1.028
1.028
1.028
Totaal per jaar
5.613
16.897
16.786
16.675
16.565
Camera raadzaal (Afschrijven in 6 jaar)
2021
2022
2023
2024
2025
Kapitaallasten (o.b.v. aanschaf € 55.314)
277
9.726
9.634
9.542
9.449
Onderhoud 4 jaar (6600/4)
1.650
1.650
1.650
1.650
1.650
support en upgrade (10629/4)
2.658
2.658
2.658
2.658
2.658
25% op licentiekosten company webcast
1.028
1.028
1.028
1.028
1.028
Totaal per jaar
5.613
15.062
14.970
14.878
14.785
Camera raadzaal (Afschrijven in 7 jaar)
2021
2022
2023
2024
2025
Kapitaallasten (o.b.v. aanschaf € 55.314)
277
8.416
8.337
8.258
8.179
Onderhoud 4 jaar (6600/4)
1.650
1.650
1.650
1.650
1.650
support en upgrade (10629/4)
2.658
2.658
2.658
2.658
2.658
25% op licentiekosten company webcast
1.028
1.028
1.028
1.028
1.028
Totaal per jaar
5.613
13.752
13.673
13.594
13.515
Camera raadzaal (Afschrijven in 8 jaar)
2021
2022
2023
2024
2025
Kapitaallasten (o.b.v. aanschaf € 55.314)
277
7.433
7.364
7.295
7.225
Onderhoud 4 jaar (6600/4)
1.650
1.650
1.650
1.650
1.650
support en upgrade (10629/4)
2.658
2.658
2.658
2.658
2.658
25% op licentiekosten company webcast
1.028
1.028
1.028
1.028
1.028
Totaal per jaar
5.613
12.769
12.700
12.631
12.561