RV RB aanpassen Reglement van Orde op geheimhouding - OUDE VERSIE

Raadsbesluit Portefeuillehouder:

Presidium

Datum raadsvergadering

29 juni 2023

Documentkenmerk:

2023-19

Aan de raad,

Onderwerp: Aanpassing Reglement van Orde

Voorgesteld raadsbesluit/c.q. beslispunten 1. De wijzigingen vast te stellen

Onderwerp: Aanpassing Reglement van Orde Samenvatting De Gemeentewet is door de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur per 1 april 2023 gewijzigd, vooral wat betreft de regelgeving rondom geheimhouding. Het Reglement van Orde en het Geheimhoudingsprotocol moet hierop worden aangepast. Inleiding en probleemstelling De Gemeentewet is door de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur per 1 april 2023 gewijzigd voor wat betreft de regelgeving rondom geheimhouding. Het bekrachtigen van geheimhouding vervalt, alle aan de Raad overlegde stukken in geheimhouding zijn geheim totdat deze geheimhouding wordt opgeheven. Het Reglement van Orde moet hierop worden aangepast. Deze zijn gebaseerd op het model-reglement van de VNG. Oplossingsrichtingen In de bijlage kunt u zien welke aanpassingen worden voorgesteld. Toelichting op belangrijkste wijzigingen in het Reglement van orde op basis van de Gemeentewet met betrekking tot de geheimhouding: Bekrachtiging vervallen Voorheen was het zo dat indien informatie onder geheimhouding werd gedeeld met de raad, de raad de geheimhouding moest bekrachtigen in zijn eerstvolgende vergadering. Als de raad in zijn eerstvolgende vergadering, die werd bezocht door meer dan de helft van zijn leden, niet besloot tot bekrachtiging van de geheimhouding, verviel de geheimhoudingsplicht.

Dit bekrachtigingsvereiste is met de wetswijziging komen te vervallen. Vanaf het moment dat informatie onder geheimhouding gedeeld is met de raad, kan de raad beslissen of de geheimhouding in stand moet blijven of opgeheven dient te worden. Indien een meerderheid van de leden van de raad het niet eens is met de geheimhouding, kan het besluit worden genomen de geheimhouding op te heffen. Zolang daartoe niet wordt besloten, geldt de geheimhoudingsplicht.

Raadsbesluit Mondeling geheime informatie Met de nieuwe geheimhoudingsregeling wordt ook een duidelijker onderscheid gemaakt tussen mondelinge en schriftelijke geheime informatie. Met mondelinge geheime informatie wordt gedoeld op de informatie die in een besloten vergadering wordt behandeld. Er is bepaald dat de informatie die in een besloten vergadering van de raad ter kennis van de aanwezigen komt geheim is, tenzij de raad anders beslist. De geheimhoudingsplicht geldt in dat geval dus van rechtswege. Zowel tijdens de vergadering als op een later moment kan de raad besluiten tot opheffing van de geheimhouding van informatie die in een besloten vergadering ter kennis van de aanwezigen is gekomen. Als besloten wordt tot opheffing van de geheimhouding, worden de verslaglegging en de besluitenlijst op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt. Opheffen van geheimhouding De hoofdregel is dat geheimhouding in acht moet worden genomen, totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer heeft opgeheven. Op deze hoofdregel bestaan twee uitzonderingen: - als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld, is de raad altijd als enige bevoegd om de geheimhouding op te heffen.

- In de situatie waarin een commissie de geheimhouding heeft opgelegd, kan de geheimhouding niet alleen worden opgeheven door de commissie die de geheimhouding heeft opgelegd, maar ook door het orgaan dat die commissie heeft ingesteld. Daarom kan de geheimhouding m.b.t. een raadscommissie door de commissie zelf of de raad worden opgeheven. Daarnaast komt het in de praktijk bijna niet voor dat informatie alleen bij de commissie blijft en niet bij de raad. Sanctie bij schending van de geheimhouding De wet biedt de mogelijkheid om een sanctie op te leggen wegens schending van de geheimhoudingsplicht. Dit is geregeld in artikel 89, vijfde lid, van de Gemeentewet. De raad kan dan besluiten om het betreffende lid voor maximaal drie maanden uit te sluiten van toegang tot stukken waarop geheimhouding rust. Dit besluit staat volledig los van eventuele strafbaarheid op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Omdat hiervoor een artikel is opgenomen in de wet, wordt hiervoor geen extra artikel in het RvO opgenomen. Machtiging verstrekken informatie waarop geheimhouding is opgelegd Als geheime informatie aan de raad verstrekt wordt, is de raad vanaf dat moment ‘eigenaar’ van deze informatie. De raad bepaalt vanaf dat moment wie kennis mag nemen van deze geheime informatie.

Deze regeling kan tot onbedoeld effect hebben dat het college of de burgemeester terughoudend omgaat met het delen met de raad van informatie waarop het/zij geheimhouding heeft opgelegd, omdat het/zij na verstrekking de regie over deze informatie kwijt is. Dat staat haaks op de wens om de raad in een vroegtijdige fase te informeren. De raad wordt voorgesteld om deze situatie te voorkomen middels het vaststellen van een machtigingsbesluit. Hiermee wordt duidelijker welke bevoegdheden en werkwijze er rondom het verstrekken van geheime informatie zijn. Hiervoor volgt een apart raadsvoorstel via het college. Financiële consequenties Geen.

Raadsbesluit Communicatie Het RvO wordt gepubliceerd op Overheid.nl. Monitoring/evaluatie Jaarlijks wordt een lijst met geheim verklaarde stukken opgeleverd en gedeeld met het college. Voorstel De wijzigingen vast te stellen.

Bijlagen: - HUIDIG - RvO gemeenteraad Landsmeer - WIJZIGINGEN - RvO gemeenteraad Landsmeer

Het presidium van de gemeenteraad van Landsmeer, de griffier,

de voorzitter,

P.M. (Pauline) Lodewegens

L.A. (Léon) de Lange

Raadsbesluit -

De raad van de gemeente Landsmeer gelezen het voorstel van het presidium d.d. 22 mei 2023, gezien de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, overwegende dat het wenselijk en noodzakelijk is om het Reglement van Orde aan te passen op actuele ontwikkelingen,

Raadsbesluit 1. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente van Landsmeer 2022 als volgt te wijzigen: - Titel 2022 te wijzigen in 2023; - Datum vaststelling wijzigen in 29 juni 2023; - Artikel 14 lid 3 ter inzage beschikbaar stellen van stukken wijzigen naar: Als omtrent stukken op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze achter een slotje in het raadsinformatiesysteem geplaatst. - Artikel 40 Opheffing geheimhouding: o 1. Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. o 2. Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het eerste lid voort totdat de raad haar opheft. - Artikel 55 Inwerkingtreding: o 1. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Landsmeer, vastgesteld bij raadsbesluit van 27 januari 2022 wordt ingetrokken. o 2. Het Reglement van Orde 2023 treedt in werking op de dag na bekendmaking - Artikel 56 Citeertitel o Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van Orde van de raad Landsmeer 2023”.

o Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 29 juni 2023 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 29 juni 2023 de griffier,

de voorzitter,

De raad van de gemeente Landsmeer,

P.M. (Pauline) Lodewegens

L.A. (Léon) de Lange

griffier

voorzitter