Rekenkamer Jaarverslag 2022 en Jaarplan 2023

Rekenkamer gemeente Landsmeer

Jaarverslag 2022 en Jaarplan 2023

Opdracht Rekenkamer volgens art. 182 Gemeentewet De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.

1

Jaarverslag 2022, Rekenkamer gemeente Landsmeer

2

Jaarverslag 2022, Rekenkamer gemeente Landsmeer

april 2023 In dit jaarverslag legt de Rekenkamer van de gemeente Landsmeer (RkL) verantwoording af over haar werkzaamheden in 2022. Als bijlage is toegevoegd het Jaarplan voor 2023, waarin de voorgenomen onderzoeken van de RkL en de overige geplande activiteiten worden beschreven.

Inhoudsopgave: Jaarverslag Rekenkamer 2022 1. Organisatie 2. Werkzaamheden 2.1 Vergaderingen en bijeenkomsten 2.2 Uitgevoerd onderzoek 2.3 Overige activiteiten 3. Financiën

blz. 4 blz. 4 blz. 4 blz. 4 blz. 5 blz. 6

Jaarplan Rekenkamer 2023 - Inleiding - Begroting - Geplande onderzoeken - Overige activiteiten

blz. 1 blz. 1 blz. 1 blz. 2

3

Jaarverslag 2022, Rekenkamer gemeente Landsmeer

1.

Organisatie Bij raadsbesluit van 14 juni 2005 heeft de Gemeente Landsmeer per 1 januari 2006 een rekenkamercommissie ingesteld. Met ingang van 1 april 2022 is de rekenkamercommissie omgezet in een rekenkamer. De belangrijkste wijziging in de nieuwe verordening ten opzichte van de voorgaande is de bepaling, dat de rekenkamer geheel uit externe leden zal bestaan. Dit sluit aan op de maatschappelijke ontwikkelingen en loopt vooruit op te verwachten wetgeving. De leden van de rekenkamer hebben echter aangegeven het contact met de raad heel belangrijk te vinden. In overleg met de griffier is daarom geregeld, dat bij iedere vergadering van de rekenkamer een lid van de auditcommissie (raadslid of commissiielid) als toehoorder aanwezig zal zijn. Gedurende het jaar 2022 was de rekenkamer als volgt samengesteld: Voorzitter: Leden:

Fred de Koning, aftredend maart 2024 Roeland Rengelink, aftredend mei 2025, herbenoembaar voor 6 jaar Victor Eiff, aftredend april 2026, herbenoembaar voor 6 jaar Ambtelijk secretaris: Johan Paul de Groot (raadsgriffier, tot september 2022) Pauline Lodewegens (raadsgriffier, vanaf november 2022) Vanaf september 2022 zijn de vergaderingen van de rekenkamer bijgewoond door de leden van de auditcommissie Frans de Groot (commissielid voor Lokaal Landsmeer) of Alexander Bakker (commissielid voor de VVD). Beide commissieleden woonden de vergaderingen bij als toehoorder zonder stemrecht. Zij maken derhalve geen deel uit van de rekenkamer. Wij merken nog op, dat de ondersteuning van de rekenkamer gedurende het jaar 2022 niet geheel naar wens is verlopen. Dat heeft vooral te maken met de plotselinge afwezigheid van de ambtelijk secretaris in het najaar van 2022. Met name de afhandeling van het rapport over de omgevingswet heeft hieronder te lijden gehad. 2.

Werkzaamheden

2.1.

Vergaderingen en bijeenkomsten De rekenkamer heeft in 2022 negen keer online vergaderd en één keer fysiek. Fysieke vergaderingen hebben de voorkeur vanuit het oogpunt van menselijk contact. Online vergaderingen besparen echter veel reistijd en gereden kilometers. In april is tijdens een commissievergadering van de raad ons rapport over duurzaamheid besproken.

2.2.

Uitgevoerd onderzoek Duurzaamheid In 2022 is nog enige aandacht besteed aan ons onderzoek naar het beleid op het gebied van duurzaamheid van de gemeente Landsmeer naar aanleiding van de bestuurlijke reactie op ons in 2021 naar het college verstuurde concept rapport. Het ging daarbij met name over het toegekende energielabel van het Raadhuis.

4

Jaarverslag 2022, Rekenkamer gemeente Landsmeer

Omgevingswet Het onderzoek naar de consequenties van de nieuwe omgevingswet was er op gericht om na te gaan of de gemeente Landsmeer voldoende is voorbereid op de invoering en het van kracht worden van de omgevingswet, in het bijzonder voor wat betreft het adviesrecht van de gemeenteraad bij afwijkingen van het omgevingsplan. Het onderzoek is door ons in september afgerond en is vervolgens aan de ambtelijke organisatie voorgelegd voor verificatie op juistheid van de weergegeven situatie. Vervolgens is het eind oktober voorgelegd aan het college, maar is door allerlei omstandigheden pas in januari 2023 bij de verantwoordelijke wethouder terecht gekomen. Deze wethouder is kort daarna afgetreden, reden waarom wij pas begin februari 2023 een bestuurlijke reactie op ons rapport hebben ontvangen. Tarieven en leges Voor dit onderzoek is een inventarisatie gemaakt van alle tarieven en leges die door de gemeente Landsmeer aan burgers en bedrijven in Landsmeer in rekening worden gebracht. Op basis van openbare informatie is nagegaan of deze tarieven en leges in lijn liggen met die van andere (vergelijkbare) gemeenten. Bovendien is nagegaan hoe de tarieven/leges zijn opgebouwd en in hoeverre zij kostendekkend zijn. Het onderzoek is gestart met het maken van een onderzoeksplan, dat aan de raad is voorgelegd. Vervolgens is voor de zomervakantie begonnen met desk research.

Na de zomervakantie is begonnen met interviews, die eind van het jaar nog niet geheel waren afgerond. Inmiddels is een concept van het eindrapport ter verificatie naar de ambtelijke organisatie verzonden. 2.3 Overige activiteiten De privacyverklaring van de rekenkamer is op de website van de gemeente gepubliceerd. De rapporten zijn opvraagbaar op de website van de gemeenteraad. Naar onze mening is de toegankelijkheid van de rapporten op deze manier nog te beperkt. Wij zullen hierop actie ondernemen.

5

Jaarverslag 2022, Rekenkamer gemeente Landsmeer

3.

Financiën Voor het jaar 2022 is aan de rekenkamer een bedrag van € 22.000,- als budget ter beschikking gesteld ten behoeve van de door de commissie te verrichten werkzaamheden, het kunnen uitvoeren dan wel uitbesteden van onderzoeken en de door de commissie te maken kosten. Door de administratie is in 2022 een bedrag van € 22.753,06 ten laste van het budget gebracht. Dit leek op een begrotingstekort. Door de leden van de rekenkamer zijn betreffende het boekjaar 2022 echter de volgende kosten gedeclareerd: - Vacatiegelden (incl. reiskosten) leden € 5.941,38 - Overige kosten € 320,00 - Onderzoek eigen beheer: o Onderzoek omgevingswet € 8.981,50 o Onderzoek tarieven en leges € 3.375,85 € 12.357,35 € 18.902,02 Er was dus sprake geen sprake van een begrotingstekort, maar van een overschot, ten bedrage van € 3097,98. De administratie heeft enkele keren declaraties dubbel uitbetaald en heeft een paar keer bedragen inclusief BTW geboekt, terwijl de gemeente Landsmeer de BTW kan terugvorderen. De dubbel uitbetaalde bedragen zijn inmiddels door de betrokkenen teruggestort. Verder zijn enkele vergoedingen aan leden van de auditcommissie door een misverstand bij de griffie op onze rekening terecht gekomen. De onderzoeken zijn in eigen beheer door de leden van de rekenkamer zelf uitgevoerd.

Bij het onderzoek tarieven en leges kan als kanttekening worden geplaatst, dat het onderzoek door omstandigheden niet geheel afgerond is in 2022. Ook in 2023 zal dit project tot kosten leiden. Het begrotingsoverschot is goeddeels aan dit uitstel te wijten. De secretariële werkzaamheden ten behoeve van de rekenkamer zijn grotendeels verzorgd door de griffie buiten bezwaar van het budget. Per 1 januari 2023 zijn de tarieven voor de leden van de rekenkamer conform de Verordening op de Rekenkamer verhoogd met het percentage waarmee de CBS index voor caolonen is gestegen. De vacatiegelden komen daarmee op € 170,- voor leden en € 273,- voor de voorzitter per bijgewoonde vergadering en het tarief voor in eigen beheer uit te voeren onderzoeken op € 74,- per uur voor verricht onderzoek in eigen beheer. Dit laatste bedrag is exclusief BTW. Wij vertrouwen erop u hiermede vooralsnog voldoende te hebben ingelicht en zijn gaarne bereid één en ander nader toe te lichten tijdens een raads- of commissiebijeenkomst. Namens de rekenkamer, Fred de Koning, voorzitter Landsmeer, april 2023

6

BIJLAGE Rekenkamer gemeente Landsmeer Jaarplan 2023 Inleiding De rekenkamer heeft in onderling overleg gekozen voor twee onderwerpen, die nader onderzocht kunnen worden in 2023. Deze onderwerpen zijn voorgelegd aan de raad, waarop geen nader commentaar is ontvangen. De onderwerpen zijn: - Gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden - Bekostiging huisvesting scholen Geplande onderzoeken Gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden Door toenemende complexiteit en het streven naar meer efficiency en specialisatie zijn de afgelopen jaren steeds meer gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden op gemeentelijke gebied in het leven geroepen. Een probleem daarbij is dat deze organisaties zich voor een belangrijk deel aan het zicht van de raad onttrekken. Met andere worden: zij dreigen zich te onttrekken aan de democratische controle op effectiviteit en doelmatigheid. Het onderzoek zal erop gericht zijn in kaart te brengen van welke gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden de gemeente Landsmeer - al dan niet gedwongen - gebruik maakt en vervolgens na te gaan welke mogelijkheden de raad heeft het toezicht op deze organen vorm te geven.

Daarbij zal onder meer gebruik gemaakt worden van onderzoeken, die door andere rekenkamer(commissie)s zijn uitgevoerd, beschikbare publicaties van de VNG en de vereniging van griffiers en wetenschappelijke literatuur. In het overleg van “Rekenkamer(commissie)s boven ‘t IJ” hebben wij mogelijke samenwerking in de vorm van gezamenlijk onderzoek met rekenkamer(commissie)s van gemeenten in de regio aan de orde gesteld. Daar zal in de loop van het jaar op teruggekomen worden. Een nader uitgewerkt onderzoeksvoorstel voor dit onderwerp is inmiddels aan de Raad verzonden. Bekostiging huisvesting scholen Vanuit de Raad hebben wij signalen ontvangen, dat vanwege teruglopende leerlingenaantallen sommige scholen wat ruim in hun jasje zitten. Wij zullen onderzoeken in hoeverre dat het geval is en welke oplossingen voor eventuele leegstand gekozen kunnen worden. Dit onderzoek zal ter hand genomen worden, zodra het lopende onderzoek naar tarieven en leges is afgerond. Begroting 2023 De Rekenkamer heeft de afgelopen jaren haar budget nimmer uitgeput. Het budget voor 2023 is gesteld op € 22.000,-, zijnde gelijk aan het bedrag voor 2022. Dat betekent, dat er geen rekening is gehouden met inflatie en er nog steeds een vermindering heeft plaatsgevonden ten opzichte van 2021, toen het (oorspronkelijke) budget € 25.000,- bedroeg.

Het begrotingsoverschot van 2022 was met name een gevolg van vertraging in de verzending van stukken naar het college, waardoor de afronding van dit en opstart van opvolgende onderzoeken uitgesteld is. Met de nieuwe raadsgriffier hopen wij dat probleem te kunnen oplossen. Wij zullen ons inspannen per jaar twee volwaardige onderzoeken te realiseren

1

Jaarplan 2023, Rekenkamer Gemeente Landsmeer

en ons budget uit te putten, zodat er wellicht voor 2024 reden is het budget weer op het oude niveau te brengen. Het grootste deel van het budget 2023 zal besteed worden aan de hiervoor beschreven onderzoeken. Binnen de rekenkamer is voldoende kennis en ervaring op het gebied van beleidsonderzoeken aanwezig om de onderzoeken in eigen beheer uit te kunnen voeren. Het beschikbare budget betekent, dat er circa 200 mensuren aan onderzoek besteed kan worden. Dit lijkt aan de krappe kant. Er bestaat dan ook het risico van begrotingsoverschrijding. Overige activiteiten Naast het uitvoeren van de genoemde onderzoeken staan voor de RkL de volgende onderwerpen voor 2023 op de agenda: - Presentatie van dit jaarverslag en jaarplan aan de Raad of een raadscomissie - Overleg met de auditcommissie (bij voorkeur 2x ) - Overleg met fractievoorzitters of fracties, onder meer als voorbereiding op het jaarplan 2024. - Tussentijds overleg met de Raad, gemeentesecretaris en college. - Bewaking van het budget voor 2023. - Periodiek overleg met andere rekenkamer(commissie)s in de regio (“Boven ’t IJ”) met als doel wederzijdse informatieverstrekking en mogelijke samenwerking. - Bijwonen van vergaderingen van de NVRR1. - Het volgen van relevante opleidingen en/of seminars. - Het voorbereiden van de sollicitatieprocedure voor een nieuw te werven lid van de rekenkamer.

1

Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies

2