MRA - Bijlage A rapport Evaluatie Bestuur

Inleiding Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. De Samenwerkingsafspraken beschrijven hoe de colleges van de MRA-overheden met elkaar willen samenwerken: elkaar betrekken en informeren, kaders stellen, lobbyen en verwachtingen managen. In de Samenwerkingsafspraken is het ‘wat’ en het ‘hoe’ op procesniveau beschreven. Het ‘wat’ wordt vastgelegd in de kaderdocumenten: MRA Agenda, Investeringsagenda en meerjarenbegroting (inclusief jaarlijkse Voortgangsnota en Termijnagenda) en de MRA Samenwerkingsafspraken. Het ‘hoe’ van de samenwerking komt tot uiting in de verschillende MRA-gremia: de bestuurlijke platforms (Economie, Mobiliteit en Ruimte), het Bestuur, de Algemene Vergadering en de MRA Raadtafel. Doel van de Samenwerkingsafspraken is om te zorgen dat alle colleges van de MRA-overheden goed geïnformeerd, betrokken en in positie zijn. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Daarom zijn ook zowel de leden van de Raadtafel als de leden van raden en Staten gevraagd naar hun eerste ervaringen. Bovendien hebben de leden van de Raadtafel aan het MRA bestuur voorgesteld om ook bij de bestuurders via een vergelijkbare enquête hun ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen.

Tijdens de Algemene Vergadering op 20 december 2023 is afgesproken om aan de leden van de Algemene Vergadering en het Bestuur de enquête toe te sturen, zodat zijzelf en/of een MRA bestuurder uit hun college de vragenlijst invult. Aan O&S Almere is gevraagd om onder deze bestuurders (totaal 42) een enquête uit te zetten. In totaal hebben 19 bestuurders gereageerd, waarvan 15 de vragenlijst compleet hebben ingevuld, dat is een respons 45% (n=19) tot 36% (n=15).

pagina 2

Informatiebronnen en kaderdocumenten

Figuur 5: Met welke kaderdocumenten bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=18)

Figuur 4: Met welke informatiebronnen bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=18) MRA Nieuwsbrief

MRA Agenda

100%

MRA Website

89%

MRA raads- en statenleden bericht

83%

Podcast

33% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

100%

Samenwerkingsafspraken

94%

Voortgangsnota

94%

Termijnagenda

94% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Alle bestuurders zijn bekend met de MRA Nieuwsbrief, zie figuur 4. De bestuurders kennen ook de andere informatiebronnen goed; de bekendheid van de MRA Website is 89% en de MRA raads- en Statenbericht 83%. Het minst bekend is de podcast (33%). De podcast is gestart om onder andere de bestuurders, raads- en Statenleden kennis te laten maken met de onderwerpen voor de nieuwe MRA Agenda. De podcast is kortgeleden gestart, dit kan de onbekendheid verklaren.

In figuur 5 is te zien dat alle bestuurders bekend zijn met de MRA Agenda en bijna alle bestuurders met de andere kaderdocumenten; Samenwerkingsafspraken (94%), Voortgangsnota (94%) en de Termijnagenda (94%).

pagina 4

De nieuwe MRA Agenda

Alle bestuurders, die hebben meegedaan aan dit onderzoek, zijn op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025-2029 wordt voorbereid. De meerderheid (80%) vindt dat ze in de afgelopen maanden tijdig hebben kunnen aangeven wat voor hen belangrijke inhoudelijke thema’s zijn voor de nieuwe MRA Agenda, 20% heeft deze mening niet. Ook bij deze vraag hebben bestuurders hun antwoord kunnen toelichten. Twee hebben daar gebruik van gemaakt. Eén bestuurder die van mening is dat hij/zij heeft kunnen bijdragen aan de MRA Agenda:

“Middels onze deelregionale propositie hebben wij voorgestelde keuzes voor de MRA Agenda ingediend.” Eén bestuurder die van mening is dat hij/zij niet heeft kunnen bijdragen aan de MRA Agenda:

Figuur 11: Hoe wordt u over het proces en de planning om te komen tot deze nieuwe MRA-Agenda geinformeerd? (meerdere antwoorden mogelijk, n=15) Via het MRA-gremium waar ik als bestuurder lid van ben

80%

MRA Directie

20%

Bestuurder die mij vertegenwoordigt in een MRA-gremium

13%

Eigen College

13%

Anders, namelijk:

13%

“De discussie moet in de raden plaatsvinden. We moeten dit proces beter beschrijven en vastleggen; wie gaat over wat.”

0%

20%

40%

60%

80%

100%

De meeste bestuurders (80%) zijn via het MRA-gremium waar ze lid van zijn geïnformeerd over het proces en de planning om te komen tot een nieuwe MRA Agenda, zie figuur 11. Twee bestuurders zijn op een andere manier geïnformeerd; een bestuurder is door een ambtenaar geïnformeerd en de andere bestuurder geeft aan de bestuurlijk trekker in het bestuur te zijn.

9

Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering Aan de bestuurders is de vraag gesteld of in hun college en met hun raad of Staten de Algemene Vergadering (4 maal per jaar) wordt voorbereid en nabesproken. De meerderheid (73%) geeft aan dat dit gebeurt, 27% van de bestuurders geeft aan dat dit niet gebeurt. Zeven bestuurders hebben hun antwoord toegelicht: De Algemene Vergadering wordt wel voorbereid en nabesproken:

“In het college wel, in de raad niet”. “Maar wel zeer beperkt”. “Met enkele wethouders, die betrokken zijn bij de MRA platforms, bereid ik de Algemene vergadering voor”. “Nabesproken in de rondvraag, niet voorbereid”. “We hebben al jaren een raadscommissie MRA”. “Wel in college, afhankelijk van onderwerp terugkoppeling in raad”.

Bezoekt u MRA-informatiebijeenkomsten in uw deelregio? Als laatste vraag is aan de bestuursleden gesteld of ze MRAinformatiebijeenkomsten in de deelregio bezoeken. Hierop antwoordt 87% van wel en 13% van niet (n=15). Van degenen die aangeven MRA-informatiebijeenkomsten te bezoeken, geven drie bestuurders een toelichting:

“Als wethouder ben ik zo goed als overal aanwezig. Ik merk dat mijn raad nooit sterk vertegenwoordigd is bij regionale sessies”. “Bij informatie bijeenkomsten zorgen we dat enkele bestuurders vanuit de deelregio aanwezig zijn. Bijvoorbeeld bij het aanbieden van de definitieve deelregionale propositie aan onze raad”.

De Algemene Vergadering wordt niet voorbereid en nabesproken:

“Is in mijn raad geen behoefte aan”.

“Ook gaat mijn college B&W op bezoek bij het MRA directie/team”.

10

Samenvatting Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Met dit onderzoek zijn ook de bestuurders betrokken bij deze evaluatie. Bekendheid van informatiebronnen en kaderdocumenten De MRA Nieuwsbrief is onder de bestuursleden het meest bekend, gevolgd door de MRA Website. Deze informatiebronnen worden het meest gebruikt. De podcast over inhoudelijke thema’s van de MRA is het minst bekend en wordt het minst gebruikt.

Alle bestuurders zijn bekend met de MRA Agenda en bijna alle bestuurders met de andere kaderdocumenten. De MRA Agenda en de Voortgangsnota worden het meest gebruikt. Naast bekendheid en gebruik is er ook gevraagd in hoeverre de informatiebronnen en kaderdocumenten als nuttig worden ervaren. De Voortgangsnota, de Samenwerkingsafspraken en de Termijnagenda worden als het meest nuttig ervaren. Betrokkenheid bij de MRA De betrokkenheid van de bestuurders is gemeten aan de hand van drie stellingen. Zo blijkt dat drie kwart van de bestuurders zich door deze informatiebronnen en kaderdocumenten meer betrokken voelt bij de MRA. Een meerderheid van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Door de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, ben ik beter in staat om tijdig het goede gesprek te voeren met mijn raad of Staten’ en ruim de helft van de bestuurders is het eens met de stelling ‘De Termijnagenda en de Voortgangsnota helpen mij bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met mijn collega bestuurders uit mijn college of in mijn deelregio of in het MRA-gremium waar ik lid van ben (namens en/of vanuit)’. Het proces Door middel van drie stellingen is onderzocht hoe de bestuurders het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota hebben ervaren.

Een meerderheid van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Ik had voldoende tijd om het gesprek in mijn college en met mijn raad of Staten voor te bereiden’. Een meerderheid van de bestuurders is het ook eens met de stelling dat het proces voorspoedig is verlopen in de raden en Staten. Ruim de helft van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Ik werd op de hoogte gehouden van het proces door mijn collega in het platform, bestuur of de Algemene Vergadering’. De nieuwe MRA Agenda Alle bestuurders die hebben meegedaan aan dit onderzoek zijn op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025-2029 wordt voorbereid. Een ruime meerderheid van de bestuurders vindt dat ze in de afgelopen maanden tijdig hebben kunnen aangeven wat voor hen belangrijke inhoudelijke thema’s zijn voor de nieuwe MRA Agenda. Een ruime meerderheid van de bestuurders is ook via het MRA-gremium waar ze lid van zijn geïnformeerd over het proces en de planning om te komen tot een nieuwe MRA Agenda.

Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering Bijna twee derde van de bestuurders geeft aan dat er, in hun deelregio, structureel overleg plaatsvindt tussen de bestuurder die lid is van een platform en een bestuurder die niet lid is van een platform. Bijna drie kwart van de bestuurders geeft aan dat in hun college en met hun raad of Staten de Algemene Vergadering wordt voorbereid en nabesproken.

pagina 11

Colofon

Colofon De gegevens voor dit onderzoek zijn verzameld, bewerkt en gepresenteerd door team Onderzoek & Statistiek van de gemeente Almere Uitvoering en rapportage Gemeente Almere/BVLS/Onderzoek & Statistiek

Contactgegevens Gemeente Almere Postbus 200 1300 AE Almere onderzoek&statistiek@almere.nl OenS.almere.nl © Gebruik van gegevens uit dit rapport is alleen toegestaan met bronvermelding.

Projectnummer P2023-037 en P2024-005 Februari 2024

pagina 12