Griffiejaarplan 2022

Jaarplan 2022

Griffie Gemeente Landsmeer

Griffier Griffiemedewerker

Johan Paul de Groot Nynke Sterenberg

Inhoudsopgave Inleiding

3

De taken van de griffie

4

Thema’s voor de periode 2022-2024

6

Ten slotte

9

2

Inleiding Sinds de invoering van de Wet Dualisering Gemeentebestuur in 2002 zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden en beschikken beide organen over een eigen ambtelijke organisatie ter ondersteuning. De griffie is hierin de ambtelijke organisatie van de raad. In artikel 107a van genoemde wet is een brede opdracht verstrekt aan zowel de griffier als de raad: 1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Met een griffieplan worden tussen werkgever (de raad) en werknemer (de griffier en de griffiemedewerker) afspraken vastgelegd over werkzaamheden, aandachtspunten en ambities. De afgelopen periode zijn met alle in de raad vertegenwoordigde fracties gesprekken gevoerd waarbij input is geleverd voor het griffieplan. Het griffieplan is ook een concreet instrument voor de werkgeverscommissie om namens de gehele gemeenteraad te sturen op de werkzaamheden van de griffie. Op die manier ontstaan er duidelijke verwachtingen tussen de raad en de griffie. Hierbij is het belangrijk op te merken dat de politieke omgeving waarin de griffie werkt gevolgen heeft voor haar werkzaamheden. Dit betekent dat er regelmatig onverwachte zaken zijn, die extra werk vragen van de griffie.

Soms zijn de kortdurende extra werkzaamheden, zoals bij een raadscyclus met veel moties en insprekers, soms kan het ook langdurig tijd vragen van de griffie bijvoorbeeld ondersteuning bij een initiatiefvoorstel of raadsonderzoek. De griffie zal op zulke momenten inspelen op de actualiteit en kan dan andere werkzaamheden (tijdelijk of langdurig) niet uitvoeren. Voor de werkzaamheden op de griffie is een formatie van 2 fte beschikbaar, die ingevuld wordt door Johan Paul de Groot (griffier) en Nynke Sterenberg (griffiemedewerker). Dit document is niet alleen voor de raad geschreven, ook voor het college, de ambtelijke organisatie, inwoners, instellingen en pers. Het is voor ieder die met de gemeenteraad te maken heeft van belang bekend te zijn met de werkzaamheden van de griffie en korte communicatielijnen te hebben.

3

De taken van de griffie De griffie heeft als doel om de randvoorwaarden te creëren en te bevorderen waarbinnen de raad als geheel en de raadsleden afzonderlijk hun taak optimaal kunnen uitoefenen, zodat zij hun ambities optimaal kunnen waarmaken. De griffie moet de raad in staat stellen zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak waar te maken en waar mogelijk te verbeteren. Daarbij moet de griffie de raad ondersteunen in het nemen van kwalitatief goede besluiten na een debat over de hoofdlijnen van beleid. Bij de taken van de griffie is het belangrijk dat er helderheid wordt gegeven over het uitvoeren ervan. Verder moet de griffie inzicht geven in de onderwerpen die in 2022 concreet de aandacht zullen vragen van de griffie en de raad. De griffier van Landsmeer heeft een aantal kerntaken: • het reguliere besluitvormingsproces van de gemeenteraad soepel laten verlopen • bijdragen aan een constructieve samenwerking binnen de driehoek van de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier • ondersteunen van de raad bij al zijn werkzaamheden • adviseren bij het opstellen van instrumenten van de raad • zorgen voor een goede informatievoorziening; verzorgen van de communicatie van en aan de raad • meedenken over verdere ontwikkeling van de raad en de griffie.

Belangrijke rollen van de griffie Er hebben gesprekken plaatsgevonden met de fracties en het griffieteam. Er is onder andere gesproken over wat de raadsleden en fractievertegenwoordigers belangrijke rollen van de griffie vinden. Deze staan hieronder geformuleerd en verder wordt toegelicht hoe het griffieteam er invulling aan gaat geven. Adviseren en professionaliseren van de raad Doordat de verkiezingen plaatsvinden in maart 2022 zullen er nieuwe raadsleden toetreden met een ander ervaringsniveau. De griffie zal het hele jaar door trainingen faciliteren, binnen en buiten de deur. Financiën, Ruimtelijke Ordening, maar ook raadsinstrumenten en integriteit staan op de agenda. De griffie zal ook gevraagd en ongevraagd advies geven over het gebruik van de raadsinstrumenten, zoals moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. De griffie kan meedenken of een motie of amendement technisch juist in elkaar zit zodat een inhoudelijk debat versterkt wordt. Overzichtelijk maken van het raadswerk Door het overzicht te creëren voor de raadsleden kunnen de leden meer grip krijgen op het raadswerk. Dit wordt gerealiseerd door werkbare formats beschikbaar te stellen en de documenten van doorwerkprogramma overzichtelijk en beknopt te houden. Omdat de informatie toegankelijk moet zijn voor alle raads en commissieleden wordt het op een digitale en fysieke manier ter beschikking gesteld. 4

Voorzitters van de commissievergaderingen ondersteunen De voorzitters van de vergaderingen hebben een belangrijke rol, ze hebben de taak om de commissievergaderingen in goede banen te leiden met insprekers, raadsleden en commissieleden. Ook interne en externe deskundigen kunnen deel uitmaken van de commissievergadering en dat maakt de taak van de voorzitter tot een complexe aangelegenheid. De griffie ondersteunt de voorzitters door trainingen te organiseren en iedere vergadering te voorzien van een handreiking. Daarbij zal er feedback worden geven tijdens het presidium, zodat de voorzitters zichzelf kunnen blijven ontwikkelen. De raad ondersteunen in de lokale democratie De volksvertegenwoordigende rol van de raad is een van de belangrijkste taken van de raad. De griffie kan hierbij helpen door het organiseren van Thema Avonden op locatie en de raad zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om aan te sluiten bij de bezoeken die het college aflegt in de samenleving, zodat het contact tussen de raad en de inwoners en (belangen) verenigingen wordt versterkt. Het managen van het besluitvormingsproces De griffie houdt als manager van het besluitvormingsproces de processen en procedures, die relevant voor de raad zijn, in de gaten.

De lijnen tussen de ambtelijke organisatie en de griffie worden kort gehouden door het voeren van bilaterale overleggen met de gemeentesecretaris en met regelmaat overleggen met het Management Team. De griffie draagt zorg voor het controleren van de geagendeerde stukken op iBabs en zorgt dat deze openbaar zijn voor de raadsleden. Ook houdt de griffie in de gaten dat deze tijdig worden geleverd. Daarnaast publiceert de griffie de openbare stukken op de website van de gemeente via het raadsinformatiesysteem en krijgen de inwoners de mogelijkheid in te spreken tijdens de commissievergaderingen. Het versterken van de rol en positie van de raad. De rol en positie van de raad zal mede worden versterkt door informatievoorziening. Dit gebeurt door de informatie op een overzichtelijke manier te rangschikken in het wekelijkse nieuwsbericht. De raadsleden krijgen meer grip op de gemeenschappelijke regelingen doordat de griffie de raadsrapporteurs beter in positie brengt en hen de kans geeft om mededelingen te doen tijdens vergaderingen. De raadsrapporteurs hebben een belangrijke positie doordat gemeenschappelijke regelingen een steeds grotere invloed krijgen. Ook is het contact tussen de gemeente en de Lokale Omroep Landsmeer van belang. De griffie zal de omroep informeren en uitnodigingen bij vergaderingen.

5

Thema’s voor de periode 2022 – 2023 Verkiezingen De verkiezingen zijn een belangrijke gebeurtenis in 2022, zowel voor de raad en de inwoners als voor de griffie. Het voorbereiden hiervan is een intensieve taak om alle wisselingen in de raad in goede banen te leiden. Ook het inwerken van de nieuwe raad vraagt volop aandacht. Naast het overdragen van dossiers van de oude raad naar de nieuwe raad moet er hard gewerkt worden door de raad, de griffie en de organisatie om de nieuwe raad qua kennis en vaardigheden goed op vlieghoogte te brengen. Doorwerkprogramma Met de verkiezingen wordt de samenstelling van de raad gewijzigd. Dit betekent echter niet dat we een geheel nieuwe raad krijgen. In bestuurlijk opzicht werkt de raad gewoon door, ongeacht de samenstelling van de raad. Om de continuïteit te benadrukken is er gekozen voor een doorwerkprogramma en tijdens dit programma komen de volgende elementen aan bod: •

Algemene informatiesessie over de organisatie waarin de raad kennismaakt met de verschillende afdelingen. Hierbij geven de gemeentesecretaris en het managementteam uitleg over hoe het reilt en zeilt in de gemeentelijke organisatie.

•

Ruimtelijke Ordening is en blijft een lastig en soms abstract thema waarin de bevoegdheden strak gedelegeerd zijn. Door te zorgen voor de juiste informatie en samen de mogelijkheden en de onmogelijkheden te bespreken, hopen we bij te dragen aan een beter inhoudelijk debat in de raad.

•

De Omgevingswet is wederom uitgesteld, maar heeft wel een grote impact op de gemeente. Alles wat met de fysieke leefomgeving te maken heeft wordt hierin ondergebracht. Door de raad stap voor stap mee te nemen in het proces en de manier waarop inwoners en andere belanghebbenden zijn betrokken hopen we een goede basis te leggen voor het politieke debat in de raadszaal.

•

Gemeentelijke Financiën zijn een taai onderwerp. Het is vaak erg technisch, terwijl het volgen van de Planning & Control cyclus het hart van je politieke bestaan vormen. Met een goede uitleg over de Perspectiefnota, de Begroting en de Jaarrekening willen we de raad meer inzicht verschaffen en instrumenten aan reiken om het politieke debat stevig en op inhoud te voeren.

•

Met de decentralisaties is er veel bijgekomen qua gemeentelijke zorgtaken. Jeugdzorg, maar ook andere elementen zijn onderdeel geworden van gemeentelijk beleid. In deze training geven we de raad mee wat deze taken inhouden en op welke wijze de gemeenteraad invloed kan uitoefenen.

Kaderstellende rol De gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente, zo staat in de Grondwet. De raad is dan ook koersbepalend voor welke kant Landsmeer op gaat in de komende jaren. De griffie wil de komende jaren meer inzetten om de raad in positie te brengen in het lange termijn denken en het ontwikkelen van een visie op de toekomst van de gemeente.

6

Volksvertegenwoordigende rol De raadsleden worden door de inwoners van Landsmeer gekozen. Maar daar stopt de volksvertegenwoordigende rol van de raad niet. Om de raadsleden beter in contact te laten komen met deze inwoners zal de raad door de griffie geïnformeerd worden over de lokale gebeurtenissen waar de raadsleden een rol in kunnen spelen. Ook wordt ernaar gestreefd de Thema Avonden buiten het gemeentehuis te laten plaatsvinden. Integriteit Integriteit is een belangrijk thema in het openbaar bestuur. Het is medebepalend voor het gezag en de legitimiteit van de gemeenteraad. Het is daarom goed regelmatig aandacht te hebben voor dit thema en hier met elkaar over te spreken. In 2022 wordt er een integriteitstraining gegeven waaraan het college, de organisatie en de raad zullen deelnemen. Zo leren de partijen van elkaars ervaringen en dilemma’s. Daarnaast is integriteit een vast punt op de agenda van het Presidium. Ontwikkeling griffie Het is van belang dat de griffier en de griffiermedewerker zich verder ontwikkelen door deel te nemen aan intervisiebijeenkomsten en hun vakkennis en competenties verder uitbouwen door het volgen van trainingen. De griffier is bezig met de opleiding Griffier aan de Bestuursacademie en de griffiemedewerker start in februari met de opleiding Commissiegriffier aan de Bestuursacademie.

De griffiemedewerker zal zich zo ontwikkelen tot commissiegriffier. Bestuurlijke Toekomst Wat betreft de Bestuurlijke toekomst is er een werkgroep uit de raad, die door de griffie wordt ondersteund. Deze werkgroep begeleidt namens de raad het proces. In 2022 zullen door de oude raad de kernwaarden worden samengesteld. Vernieuwen verordeningen De raad heeft een groot aantal verordeningen vastgesteld die van toepassing zijn op het handelen van de gemeenteraad en bijbehorende commissies. In een aantal van deze verordeningen wordt gerefereerd naar inmiddels verouderde wetten die dus niet meer gelden. Het is zaak om al deze verordeningen er eens bij te pakken en ze waar nodig te vernieuwen. In 2022 gaat de griffie in kaart brengen welke verordeningen er allemaal zijn en hoe het ervoor staat met de houdbaarheidsdatum. Verbinding met de ambtelijke organisatie Het voordeel van een kleine gemeentelijke organisatie zijn de korte lijnen die bewerkstelligd kunnen worden. De samenwerking met de teammanagers loopt al vrij voorspoedig, maar om de lijnen extra kort te houden zal de griffie met regelmaat aansluiten bij de vergaderingen van het Management Team. Vanuit de griffie gebruiken we dit overleg om procedures voor de raad te stroomlijnen, maar ook om tijdig grote onderwerpen te zien aankomen waarvoor wellicht een Thema Avond of een werkbezoek wenselijk is.

Door tijdig te signaleren wat erop de raad afkomt, willen we hierop beter anticiperen.

7

Raadsinformatiesysteem en de website In het griffieplan van 2021 was er voorgenomen om de amendementen, moties, toezeggingen en schriftelijke vragen online beschikbaar te stellen. Het plaatsen van deze documenten is toegevoegd aan de dagelijkse gang van zaken. Het plan voor 2022 is het toevoegen van verdiepende en directe informatie voor de inwoners. Bij de moties zal de stand van zaken worden toegevoegd. De schriftelijke vragen worden direct op de website geplaatst en zodra het antwoord binnenkomt wordt dit toegevoegd. Zo wordt maximale transparantie naar de inwoners toe bewerkstelligd.

8

Ten slotte Het griffieplan geeft een beeld van taken en activiteiten van de griffie van gemeente Landsmeer in 2022. Maar we realiseren ons dat we werken in een dynamische omgeving. De omstandigheden kunnen aanleiding geven tot wijzigingen in de uitvoering van het griffieplan, in overleg met de werkgeverscommissie.

9