D2024131837 RIB Inspectie Informatie- en archiefbeheer 2023

Raadsinformatiebrief Landsmeer Ter kennisneming Datum B&W vergadering

5 maart 2024

Portefeuillehouder

Burgemeester L. de Lange

Documentkenmerk

D/2024/131837 behorende bij zaak: Z/2024/036880

Bijlage(n)

B1. Inspectieverslag Informatie en Archiefbeheer door Waterlands Archief (D/2024/131828) B2. Brief inspectie WA Informatie en Archiefbeheer 2023 (D/2024/131827) B3. Brief Provincie Oordeel Informatie en Archiefbeheer 2023 (D/2024/131832)

Onderwerp:

Inspectie Informatie- en Archiefbeheer 2023

Aan de raad van Landsmeer, In de Archiefwet 1995 is in artikel 30, lid 1 wordt bepaald dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden van de gemeente. “Zorg” betekent in dit kader de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen die in de Archiefwet en de uitvoeringsbesluiten zijn opgenomen. Daaronder valt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie en archiefstukken. Daarnaast zijn zaken nodig om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte (archief)huisvesting, voldoende en deskundig personeel, het vaststellen van beheervoorschriften en voldoende financiën. Op grond van de Archiefverordening 2020 van de gemeente Landsmeer wordt er iedere twee jaar door het Waterlands Archief (WA) een verslag gemaakt over de zorg van ons (digitale) archief en het beheer van de daar opgeborgen archiefbescheiden. Na ontvangst van het inspectieverslag wordt deze aangeleverd bij de Provincie Noord Holland, waarop een bezoek van de Provinciale archiefinspectie Noord-Holland volgt. Hierna volgt een beoordeling van het verslag door de Provincie Noord Holland (Interbestuurlijk Toezicht IBT). Het verslag is opgebouwd aan de hand van de door de VNG aangereikte systematiek met zogenaamde KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren), tien aspecten waaraan goed informatiebeheer zou moeten voldoen.

Methode van beoordelen is via een zgn. "stoplichtenmodel" wordt in het verslag inzichtelijk gemaakt aan welke punten de gemeente voldoet (groen), enige verbetering noodzakelijk (geel), veel verbetering noodzakelijk (oranje) of onvoldoende (rood). De gemeente Landsmeer wordt op basis van het inspectieverslag door de Provincie Noord-Holland als "enige verbetering noodzakelijk" (geel) beoordeeld. Uit de inspectie is naar voren gekomen dat er een drietal verbeterpunten zijn. Deze worden in 2024 opgepakt. 1. De digitale bewaarstrategie wordt opgesteld. 2. Er wordt een metadataschema t.b.v. het zaaksysteem JOIN opgesteld en aan het college aangeboden ter vaststelling. 3. Het secretariearchief 1991-1999 wordt overgebracht naar het Waterlands Archief. Wij vertrouwen erop u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd. namens het college van burgemeester en wethouders van Landsmeer, 00,50)}} L.A. (Léon) de Lange Burgemeester

{{esl:Signer2:Signature:size(200,50)}} P.G. (Peter) Küppers gemeentesecretaris