Bijlage. Rouwprotocol Landsmeer 2024

ROUWPROTOCOL GEMEENTE LANDSMEER

Vastgesteld door: College van Burgemeester en Wethouders:

2024

Ter kennisname aan de gemeenteraad:

2024

1 Rouwprotocol gemeente Landsmeer juni 2024

ROUWPROTOCOL GEMEENTE LANDSMEER

Dit rouwprotocol beschrijft de formele reactie van de gemeente bij het overlijden van een persoon, die vanuit zijn of haar functie of verdienste een directe relatie met de gemeente had. Graag wil de gemeente in herdenking recht doen aan datgene wat de overleden persoon betekend heeft voor de gemeente. Het protocol biedt het bestuur en de organisatie duidelijkheid en vermindert de kans op willekeur. Dit protocol treedt in werking indien het overlijden bekend gemaakt wordt door de nabestaanden aan de gemeente (bijvoorbeeld via een rouwkaart). Die bekendmaking impliceert immers dat de nabestaanden een reactie van het gemeentebestuur op het overlijden op prijs stellen. Betrokkenheid en erkenning van de verdiensten van de overledene staan centraal in dit protocol. Daarom zal het onderdeel van de gemeente dat het meest verbonden is met de overledene, het contact met de nabestaanden onderhouden en de regie voeren over de uitvoering van het rouwprotocol. Dit is de meest natuurlijke weg en sluit bovendien aan bij de huidige gang van zaken. Dit protocol is een richtlijn waar altijd van af geweken kan worden door de burgemeester, eventueel in overleg met de raad, het college of anderen. Het protocol zal in de meeste gevallen in overleg met de nabestaanden uitgevoerd worden.

Reikwijdte van het protocol We onderscheiden de volgende groepen als het gaat om personen met een directe relatie met het gemeentebestuur: (voormalig) burgemeester (voormalig) collegeleden (voormalig) griffier (voormalig) gemeentesecretaris (voormalig) medewerkers (voormalig) raadsleden en commissieleden (voormalig) leden van vaste adviesorganen van het gemeentebestuur inwoners met een gemeentelijke / koninklijke onderscheiding Dit protocol is eveneens van toepassing in geval een partner van een in functie zijnde persoon komt te overlijden. Onder medewerkers vallen ook mensen die via een extern bureau, dan wel een uitzendbureau bij de gemeente werkzaam zijn. Voor medewerkers geldt de restrictie dat de gemeente Landsmeer hun laatste werkgever is geweest en dat zij uiterlijk 10 jaar uit dienst zijn. Als het gaat om leden van vaste adviesorganen wordt onderscheid gemaakt tussen raden die advies uitbrengen aan het college en raden die advies uitbrengen aan de gemeenteraad. Alleen in het laatste geval is er mogelijk sprake van een in memoriam in de raad.

2 Rouwprotocol gemeente Landsmeer juni 2024

ROUWPROTOCOL GEMEENTE LANDSMEER

Onderdelen van het rouwprotocol In de meest uitgebreide zin bestaat het rouwprotocol uit de volgende onderdelen: het verzenden van een condoleancebrief publicatie van een rouwadvertentie, doen uitgaan van een persbericht melding op www.landsmeer.nl melding op het intranet van de gemeente Landsmeer bekendmaken via social media het bestellen van een bloemstuk / krans het bijwonen van de uitvaart het uitspreken van een In Memoriam in de raad inrichten rouwkamer openen/neerleggen van een condoleanceregister organiseren van een medewerkersbijeenkomst vlag halfstok bij gemeentelijke gebouwen

3 Rouwprotocol gemeente Landsmeer juni 2024

ROUWPROTOCOL GEMEENTE LANDSMEER

Welke acties behoren bij welke relatie? In onderstaand schema wordt aangegeven welke acties de gemeente uitvoert volgens dit protocol. ACTVITEIT

(voormalig) (voormalig) (voormalig) (voormalig) (voormalig) (voormalig) (voormalig) leden burgemeester collegeleden griffier gemeentesecretaris medewerkers raadsleden en van vaste commissieleden adviesorganen van het gemeentebestuur X X X X X X X X X X optioneel X X X X X X optioneel* X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Optioneel X X X X X X X X X X X

Condoleancebrief Rouwadvertentie Persbericht www.landsmeer.nl Intranet Social media Bloemstuk/krans Bijwonen uitvaart In Memoriam in de raad Inrichten rouwkamer* Openen/neerleggen van een condoleanceregister* Organiseren van een X medewerkersbijeenkomst* Vlag halfstok bij X gemeentelijke gebouwen*

X

X

X

X

X

X

X

inwoners met een gemeentelijke / koninklijke onderscheiding X X optioneel optioneel optioneel X X Optioneel

Optioneel X

*alleen bij actieve bestuurders, griffier, gemeentesecretaris, medewerkers en raadsleden

4 Rouwprotocol gemeente Landsmeer juni 2024

ROUWPROTOCOL GEMEENTE LANDSMEER

Afstemming en regie Contacten met de familie zal altijd met de grootste zorg uitgevoerd moeten worden. Het tonen van persoonlijk medeleven wordt hogelijk gewaardeerd. Daarom ligt de afstemming over en regie van de uitvoering van het protocol bij het onderdeel van de gemeente waar de overledene een directe relatie mee had. Hoewel een rouwprotocol formeel gedrag beschrijft moeten de nabestaanden geenszins het gevoel krijgen dat het om een formaliteit gaat. -

-

-

Bij overlijden van een (voormalig)raadslid onderhoudt de griffie het contact met de nabestaanden Bij overlijden van een (voormalig) collegelid onderhoudt de burgemeester/ gemeentesecretaris het contact met de nabestaanden Bij overlijden van een (voormalig) medewerker onderhoudt de betreffende manager/ gemeentesecretaris contact met de nabestaanden Indien het een griffiemedewerker betreft onderhoud de griffie het contact met de nabestaanden Bij overlijden van (oud)leden van adviesorganen van het gemeentebestuur ligt het contact bij de burgemeester/gemeentesecretaris of bij de griffie wanneer dit adviesorgaan rechtstreeks aan de raad adviseert. Contact met anderen zal incidenteel voorkomen en door het secretariaat verzorgd worden.

Ambtelijke ondersteuning In de verdere uitvoering van dit protocol zal het team HR, het secretariaat en het team communicatie van de gemeente ondersteuning bieden. In afwijking van het protocol De gemeente Landsmeer onderscheidt zich door haar persoonlijke betrokkenheid. Dit moet in geval van overlijden zeker tot uitdrukking komen. Ook familie van overledenen waardeert betrokkenheid over het algemeen sterker dan een formele reactie. Daarom moet naast dit protocol altijd ruimte blijven voor andere vormen van medeleven indien dit gewenst is. Ook kan er afgeweken worden van dit protocol. Dit laatste is aan het college, die de besluitvorming hierover mandateert aan de raad/griffie, wanneer het (voormalig)raadsleden betreft, of aan de betreffende manager, wanneer het om een (voormalig)medewerker gaat. Wanneer de samenleving rouwt Overlijden is altijd een emotioneel beladen onderwerp. Het moment en de manier waarop iemand overlijdt kan evenzeer de kracht van de emotie bepalen als de betekenis van de persoon waar het om gaat. Soms veroorzaakt overlijden van een persoon een collectief gevoeld verdriet in een gemeenschap. Van het bestuur wordt dan een passende reactie verwacht. De gemeenschap doet een beroep op de burgemeester als burgervader/-moeder. Dit protocol gaat nadrukkelijk niet over dergelijke situaties.

In dat geval zal incidenteel passend en bij collegebesluit gehandeld worden.

5 Rouwprotocol gemeente Landsmeer juni 2024