Bijlage 4 - Functieprofiel raadsadviseur-plv (commissie)griffier Landsmeer

Functieprofiel raadsadviseur / plv (commissie)griffier Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder de verantwoordelijkheid van de griffier. Doel van de functie: Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, raadscommissies en presidium bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsen commissievergaderingen, raadswerkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten. Adviseren van raad(scommissies), raadsinformatiebijeenkomsten, raadswerkgroepen en interne organisatie: - Is verantwoordelijk voor het secretariaat van een of meerdere (raads)commissies en verzorgt ondersteuning op procedureel/logistiek gebied - Adviseert, informeert en ondersteunt de (raads)commissie respectievelijk de voorzitter over de aanpak en behandelwijze van onderwerpen - Adviseert individuele raads- en commissieleden over actieve inzet van raadsinstrumenten en over de daarbij te volgen werkwijze - Het zelfstandig adviseren over en inrichten van bestuurlijke besluitvormingstrajecten zoals de verbetering van de inzet van raadsinstrumenten richting zowel de raad als de interne ambtelijke organisatie - Is tevens commissiegriffier tijdens de commissievergaderingen Het verrichten van ondersteunende en

administratief-organisatorische werkzaamheden: - Verleent ondersteuning bij het opstellen van de concept-agenda’s van raads- en commissievergaderingen, het presidium, agendacommissie, thema-avonden en raadswerkgroepen - Bereidt in overleg met de griffier de agenda’s voor - Draagt zorg voor geluidsopnames, besluiten- en actielijsten van de raads- en - commissievergaderingen, het presidium, de agendacommissie, thema-avonden en raadswerkgroepen - Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang en andere randvoorwaarden van de raadsen commissievergaderingen, het presidium, de agendacommissie, thema-avonden en raadswerkgroepen - Bewaakt de voortgang in het afdoen van de raadscorrespondentie - Verzorgt de (procedurele afhandeling van) inkomende en uitgaande post - Beheert het raadsinformatiesysteem: up to date houden met vergaderstukken richting raad, stukkenstroom college, schriftelijke vragen, etc.

- Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken - Verleent ondersteuning bij werkbezoeken, hoorzittingen of andere bijeenkomsten - Verleent overige inhoudelijke ondersteuning aan raad en griffier zoals het opzetten van een klein onderzoek, uitzoekwerk, advisering en ondersteuning bij ontwikkeling werkvormen participatie - Draagt zorg voor interne en externe communicatie Verzorgt de informatieverstrekking aan de raad - Verzorgt ondersteuning bij besluitvormings- en bestuurlijke processen - Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden - Verzorgt externe zichtbaarheid werkzaamheden van de gemeenteraad en producten/diensten van de griffie via website/digitale nieuwsbrief/krant/ect.

-

Organiseert en faciliteert raadsactiviteiten Beheert en onderhoudt de website van de gemeenteraad en adviseert over de opzet Is mede verantwoordelijk voor de communicatie over procedures richting andere organisatieonderdelen

Vervangen van de griffier - Het overnemen van de taken van de griffier op basis van plaatsvervanging Competenties: - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Nauwkeurig en geordend - Pro actief - Samenwerken - Stressbestendig - Bestuurlijke sensitiviteit Indicatieve functie-eisen: - HBO - Kennis van en/of enige ervaring in het openbaar bestuur is een pré - Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen - Goede digitale vaardigheden - Bereidheid om met enige regelmaat in de avonduren te werken Contacten: - Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie - Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, inwoners, bedrijven, belangenorganisaties