B3. brief aan Waterlands Archief reactie op inspectieverslag

Bezoekadres :Raadhuisstraat 1 – 1121 XC Landsmeer Postadres :Postbus 1 - 1120 AA Landsmeer 020 4877 111 gemeente@landsmeer.nl www.landsmeer.nl

Waterlands Archief Roland Bisscheroux Wielingenstraat 75 1441 ZN Purmerend uw brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: datum: onderwerp:

14 juni 2021 741845263982921 behorende bij zaak: 3542-2022 9 februari 2022 Reactie van B&W op het verslag archiefinspectie 2021 van het Waterlands Archief

Geachte heer Bisscheroux, Op 14 juni 2021 hebben wij het inspectieverslag toezicht archiefbeheer 2021 ontvangen. Hierbij geven wij puntsgewijs, volgens de hoofdstukindeling zoals gebruikelijk bij de KPI’s, de maatregelen aan die wij van plan zijn te nemen. KPI 1.3 Strategisch Informatie Overleg (SIO) Dit is een nieuw onderwerp in het KPI model. Een Strategisch Informatie Overleg (SIO) is bij Landsmeer nog niet ingericht. Dit is een bewuste keuze geweest in verband met intern verloop en aanstelling van nieuw management/bestuur. In dit overleg wordt mogelijk samen met bestuurders, beleidsmedewerkers, ICT specialisten en de archivaris vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Dit overleg zal periodiek plaatsvinden. In 2022 zal dit overleg voor het eerst plaatsvinden. KPI 2.2 Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer Het team Informatiebeheer kan de wettelijke, reguliere taken uitvoeren. KPI 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Het kwaliteitssysteem Informatiebeheer Archief Beheer Framework (IBA) is in 2021 bij Landsmeer ingevoerd. De gemeente Landsmeer maakt als één van de eerste gemeenten gebruik van dit Framework. Momenteel wordt met dit systeem een nulmeting uitgevoerd. KPI 5.2 Metadataschema In 2022 wordt een metadataschema opgesteld ten behoeve van het zaaksysteem e-Suite (Atos).

Pagina 1 van 2

KPI 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid Alle archiefbescheiden in fysiek gevormde dossiers zijn binnen redelijke termijn raadpleegbaar. Er is bij Landsmeer nog geen digitale bewaarstrategie opgesteld. Procedures voor conversie, migratie en het uitfaseren ontbreken momenteel en dienen te worden opgesteld. KPI 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Waar het zinvol wordt geacht moeten standaarden, generieke waarden worden toegepast. Het Referentiekader Opbouw Digitale Informatiebeheer (RODIN) is bijvoorbeeld een onderdeel van het IBA Framework. Dit toetsingsinstrument kan worden gebruikt voor het bepalen van, sturen op en verantwoording afleggen over de kwaliteit van de beheeromgeving waarin digitale informatie bij organisaties ontstaat of wordt ontvangen. KPI 5.9 Opslagformaten Dit zal verder worden uitgewerkt in een nog op te stellen digitale bewaarstrategie. KPI 5.10 Functionele eisen Deze eisen met betrekking tot inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van documenten worden momenteel niet vastgelegd. Belangrijk is dat deze eigenschappen van een document bij conversie of migratie intact blijven. Het is een onderdeel van de nog uit te werken digitale bewaarstrategie. KPI 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Deze toepassing zal worden uitgewerkt in de genoemde digitale bewaarstrategie.

KPI 6.2 Converteren en migreren Migratie heeft in het verleden plaatsgevonden. Richtlijnen hiervoor zijn niet opgesteld en vastgelegd. Dit is een onderdeel van de nog uit te werken digitale bewaarstrategie. Namens de gemeente Landsmeer, L.A. (Leon) de Lange De burgemeester

P.G. (Peter) Küppers Gemeentesecretaris

Pagina 2 van 2