B2. Brief Provincie interbestuurlijk toezicht.

, •• ,, ~:

2-68 ~a- 'lo2{

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ONTVANGEN 1 4 DEC. 2021 Provincie Noord-Holland

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

POSTBUS 30071 2001 DA HAARLEM

College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Landsmeer Postbus 1 11 20 M Landsmeer

Uw co ntactpersoo n

Mw. F. C. Tempelaars zyxwvutsrqponmlkjihgfe A D /KA B

Telefoonnummer +31235144582 tempe laarsf@noord-hol land. n I

1 V erzend d atu m

Betreft: oordeel lnterbestuurlijk Toezicht, lnformatiebeheer

2021

13 december 2021 Kenm erk

1545694/1751714

Geacht college, In deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw gemeente in het jaar 2021 _ Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. Het oordeel voor uw gemeente luidt redelijk adequaat. In het onderstaande geven wij een toelichting.

Uw kenm erk

N.v.t.

U heeft ans op 1 5 juni 2021 het verslag van het toezicht door de archivaris gestuurd. Naar aanleiding hiervan heeft onze toezichthouder op 6 september een toezichtgesprek gevoerd met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Onze beoordeling over 2021 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. Uit bovengenoemde informatie en het gesprek is gebleken dat zieh ten opzichte van vorig jaar de volgende ontwikkelingen hebben voorgedaan: Uw organisatie is bezig een visie op te stellen voor het i-domein, waar het informatie- en archiefbeheer deel van uitmaakt. De overbrenging van het archiefblok 1991-2000 naar het Waterlands Archief is nagenoeg afgerond. Door dit archief tijdig over te brengen wordt het openbaar toegankelijk. Ondanks deze ontwikkelingen wordt aan enkele wettelijke eisen nag niet voldaan: 1.

2.

U heeft een tool aangeschaft voor het monitoren van de kwaliteit van uw informatiebeheer. Bouw dit uit tot een volledig en cyclisch kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling. Stel een bewaarstrategie vast, waarin u vastlegt hoe digitale informatie voor lange termijn veilig en betrouwbaar wordt bewaard.

Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.001 0.03. l 24.B.08

12

212

3.

4.

15 4 56 9 4 / 17 5 17 14

Uw organisatie wil zaak- en procesgericht werken. Zorg dat u deze werkwijze organisatiebreed implementeert om informatieverlies te voorkomen. Stel een Strategisch lnformatieoverleg (SIO) in. Zo'n overleg bestaat uit verschillende specialisten die de organisatie op strategisch niveau over het informatiedomein kunnen adviseren. Vertaal de uitkomsten van het overleg vervolgens naar het tactische en operationele niveau. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Wat wordt van uw qemeente qevraaqd? Wij vertrouwen erop dat de aanbevelingen worden opgepakt. Wij ontvangen op basis van onze lnformatieverordening vóór 1 5 juli 2022 graag opnieuw informatie over de stand van zaken van het informatieen archiefbeheer. Dit zullen wij opnieuw beoordelen en met u bespreken. Toezichtreqime voor het komendejaar Wanneer gemeenten als redelijk adequaat worden beoordeeld, passen wij een regulier toezichtregime toe. Dat houdt in, dat de door u ingezonden informatie jaarlijks wordt beoordeeld en besproken in een toezichtgesprek. Tenslotte volgt een beoordelingsbrief aan uw college. Horizontale verantwoordinq In het kader van horizontale verantwoording en controle geven wij u in overweging deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad. Nadere informatie Macht deze brief nag vragen bij u oproepen, dan kunt u contact opnemen met mevrouw F. C. Tempelaars. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, namens dezen,

sectormanager Kabinet Dhr. Drs. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA A. A. Dalenoort

Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

zyxwvutsrqponm