B2 Besluitformulier Jaarrekening 2020 voor DB

Besluitformulier Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland Datum vergadering:

24 maart 2021

Onderwerp:

Voorlopige vaststelling Jaarstukken 2020

Nummer: Naam Steller:

R. Wiemerink/J. Pranger

Afdeling:

Bedrijfsvoering/V&S

Vertrouwelijk:

Nee

Awb-besluit:

Nee

Doel:

Ter kennisname Ter besluitvorming

X

Ter advisering Korte inhoud: Voor u ligt de jaarverantwoording van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VrZW) over 2020. We leggen drie keer per jaar (Burap I, Burap II en Jaarverantwoording) formeel verantwoording af over de uitgevoerde taken en de daarbij behorende middelen. In deze Jaarverantwoording rapporteren we per programma/product over de hoofdlijn van de voortgang en afwijkingen. Per programma/product presenteren we het financiële resultaat in twee tabellen: het totaalniveau van baten en lasten en een uitsplitsing. Beleidsmatig/operationeel Het Beleidsplan Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017-2020 (hierna: Beleidsplan) vormt het beleidsmatig kader voor de Begroting en jaarstukken VrZW 2020. Ontwikkelingen in 2020 • COVID-19 Het jaar 2020 heeft in het teken gestaan van de wereldwijde uitbraak van COVID-19 (het Coronavirus). Het heeft de Nederlandse samenleving vol geraakt en veel veranderingen met zich meegebracht voor het land en onze regio. Na het signaleren van de eerste besmetting in ons land eind februari, is een GRIP 4 situatie afgekondigd en zijn diverse landelijke maatregelen getroffen om verspreiding van COVID-19 tegen te gaan.

Vanaf maart 2020 gold landelijk een ‘intelligente lockdown’ met bijbehorende maatregelen die zijn vastgelegd in een Noodverordening COVID-19, waarbij de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en naleving van de gestelde regels is neergelegd bij de Voorzitter van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. De effecten van de COVID-19 crisis zijn voor de interne organisatie onverminderd groot geweest qua inzet en capaciteit. Hierdoor hebben geplande werkzaamheden of bestaande werkprocessen binnen de organisatie geen doorgang kunnen vinden. Voorbeelden hiervan zijn het structureel oefenen van de brandweerorganisatie of het opleiden en oefenen van de crisisfunctionarissen uit de verschillende kolommen, het multidisciplinair oefenen. De vrijgekomen capaciteit is dan ook voor een groot deel ingezet voor de crisisorganisatie. • Evaluatie Wet Veiligheidsregio’s De Evaluatiecommissie Wet Veiligheidsregio’s heeft in opdracht van de Minister van Justitie en Veiligheid de effecten van de Wet Veiligheidsregio’s geëvalueerd en het eindrapport op 4 december 2020 opgeleverd c.q. gepubliceerd. Richtinggevende adviezen vanuit de commissie en de reactie van het kabinet op dit rapport liggen met name op het vlak van grenzeloze samenwerking met alle betrokken crisispartners, kennisontwikkeling, het gezamenlijk opstellen van kwaliteitsnormen en het lerend vermogen.

Dit laatste houdt onder meer in dat het van groot belang is gezamenlijk te evalueren en leren van een incident of crisis en vanuit de eigen verantwoordelijkheid opgavegericht te gaan samenwerken (netwerksamenwerking). • WNRA/Taakdifferentiatie vrijwilligers In 2020 heeft een landelijke denktank taakdifferentiatie een denkrichting uitgewerkt met betrekking tot het differentiëren van taken tussen vrijwillige brandweermensen en beroepsbrandweermensen. Vervolgens is er een verzoek neergelegd bij de Veiligheidsregio’s om de regionale consequenties van deze denkrichting in kaart te brengen met daaropvolgend nog de vraag voor een nadere specificering

•

•

•

van deze gevolgen. Naast de uitvraag voor deze twee onderzoeken heeft er eveneens een opiniepeiling plaatsgevonden onder al het repressieve brandweerpersoneel. VrZW heeft medewerking verleend aan drie voornoemde processen en de gevraagde informatie aangeleverd. In 2021 zal de denkrichting van het Veiligheidsberaad worden uitgewerkt en in besluitvorming worden gebracht. Diversiteit In 2020 is verder gewerkt aan het programma Diversiteit en veel inspanning geleverd om een diverse organisatie neer te zetten. Daarbij heeft de gehele breedte van het onderwerp aandacht vanuit de benadering van inclusiviteit. Als resultante kunnen we de verhouding man-vrouw binnen de verschillende afdelingen van de organisatie noemen aangezien die goed meetbaar is. Hier is een mooi resultaat opgeleverd. Binnen het repressieve beroepspersoneel is in twee jaren tijd een verdrievoudiging van het aantal vrouwen te zien (een stijging met 10 procentpunten). Bij de vrijwilligers gaat het om een stijging van een kleine 2 procentpunten, dat in twee jaar tijd een stijging van 28% is. groep % vrouw %vrouw Toename eind 2018 eind 2020 VRZW beroeps

27,1%

32,6%

5,5 procentpunt

Repressie beroeps

5,1%

15,2%

10,1 procentpunt

Repressie vrijwillig

5,9%

7,6%

1,7procentpunt

Medewerkersonderzoek. Om goed beeld te blijven houden van wat er leeft bij de medewerkers binnen de organisatie is er in 2020 wederom een medewerkersonderzoek gehouden. Het is een terugkerend instrument – in 2018 was het laatste onderzoek- dat op onderdelen laat zien of optimale inzet kan worden geleverd binnen de organisatieonderdelen doordat medewerkers zowel willen als kunnen presteren. Als opbrengst kan worden gemeld dat vrijwel over de hele lijn een verbetering van resultaten valt te constateren. De tevredenheid stijgt, het werkplezier is van een 6,7 naar een 7,2 gegaan, waarbij de meest recente benchmark van de Veiligheidsregio’s een 6,6 voor werkplezier aangeeft. De trots op de organisatie blijft onverminderd waarbij VrZW een 6,7 scoort (benchmark Veiligheidsregio’s 5,9). Ziekteverzuim Ook het ziekteverzuim ontwikkelde zich in 2020 gunstig. Het verzuimcijfer daalde van 3,35% in 2019 naar 2.53% in 2020.

Financieel Financieel sluit de voorlopige jaarrekening 2020 met een voordelig exploitatieresultaat van €1.288.039. Zoals in de tweede bestuursrapportage 2020 al werd toegelicht is deze onderbesteding voor het overgrote deel op de COVID-19 crisis terug te voeren. Geplande activiteiten lagen deels stil en het was door de crisis moeilijker om adequaat ontstane vacatures in te vullen. Daar waar de aandacht verschoof naar de crisisbestrijding van de COVID-10 pandemie stelde het Rijk zich garant om de aan COVID-19 gerelateerde kosten te vergoeden. Als laatste zorgde een vrijval van de bestemmingsreserve Meldkamer ook voor een hoger positief resultaat. Deze genoemde oorzaken van dit hoge positieve resultaat hebben allen een incidenteel karakter. Dit verslagjaar overziend zijn de volgende ontwikkelingen te noemen: Financiële gevolgen COVID-19 Vanuit het Ministerie van Financiën is medio 2020 verzocht om te komen met de beste inschatting voor de gemaakte meer- en minderkosten COVID-19. Deze gegevens van de veiligheidsregio’s zijn gebruikt in de onderhandelingen met het Rijk met betrekking tot een mogelijk compensatie van kosten gerelateerd aan COVID-19. Vervolgens heeft de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aan de voorzitter van het Veiligheidsberaad laten weten dat de kosten op voorschotbasis gedeclareerd mogen worden en op welke wijze.

De definities uit het rapport ‘Meerkosten veiligheidsregio's ten gevolge van Corona’ zijn: Specifieke meerkosten: dit betreft extra gemaakte, uitbetaalde kosten die direct aan de COVID-19 activiteiten zijn toe te wijzen. Overige meerkosten: dit betreft extra gemaakte kosten die aan andere taken zijn toe te wijzen (bijvoorbeeld taken die moeten worden ingehaald dat leidt tot externe inhuur). Minder inkomsten: dit betreft inkomstenderving (bijvoorbeeld het wegvallen van inkomsten uit

adviestaken of uit het geven van opleidingen). Minder uitgaven: dit betreft kosten die minder zijn gemaakt per productgroep (bijvoorbeeld het wegvallen van training en oefeningen). Deze worden gesaldeerd met minder inkomsten. In 2020 heeft VrZW een tweetal voorschotdeclaraties over het kalenderjaar 2020 via de voorzitter van de veiligheidsregio bij het Ministerie van VWS zijn ingediend. Eén over de periode t/m september voor een bedrag van € 80.637 en één voor de periode oktober t/m december voor een bedrag van € 104.786. Op deze wijze zijn de financiële gevolgen van de COVID-19 crisis voor een groot deel geneutraliseerd. De verantwoording van deze meer- en minderkosten vindt plaats als geïntegreerd onderdeel van de jaarrekening. Na ontvangst en verwerking van de jaarrekening van VrZW inclusief de daarin opgenomen accountantsverklaring worden de ingediende declaraties in de loop van 2021 definitief door het Rijk vastgesteld. -

Vormen van een bestemmingsreserve i.v.m. de COVID-19 crisis In de tweede bestuursrapportage werd melding gemaakt van het feit dat er in 2020 vanwege de COVID19 crisis minder middelen besteed werden dan in de begroting werd geraamd. Vacatures stonden langer open en veel geplande (beleids)activiteiten vonden geen doorgaan of liepen vertraging op. Om de achterstand op enkele urgente en noodzakelijke activiteiten en doelstellingen in te lopen, werd in deze bestuursrapportage voorgesteld om op voorhand een deel van het jaarresultaat 2020 te bestemmen voor uitvoering van de vertraagde activiteiten begin 2021. Het Algemeen Bestuur nam hierover op 27 november 2020 een positief besluit. In navolging van dit besluit is in deze jaarrekening een bestemmingsreserve COVID-19 opgenomen van €333.000. Bij het onderbouwen van deze bestemmingsreserve was nog onvoldoende duidelijk of het Rijk alle COVID-19 gerelateerde kosten zou vergoeden en was ook nog niet bekend of de 2e golf van de pandemie daadwerkelijk op zou treden. Om deze redenen wordt bij de besluitvorming m.b.t. deze jaarrekening 2020 gevraagd om de bestemming van deze reserve te verruimen, overigens zonder aanpassing van het totaalbedrag van deze reservering. Voorwaarde voor deze verruiming is dat een relatie kan worden gelegd met de vertraging als gevolg van COVID-19.

Een voorbeeld van een bestemming waaraan nu gedacht wordt, is het op peil brengen van de geoefendheid van Brandweerpersoneel dat door de aanhoudende tweede golf van COVID-19 al lange tijd onvoldoende oefent. Over de uiteindelijke besteding van deze bestemmingsreserve wordt vanzelfsprekend in de loop van 2021 gerapporteerd. Voortgang bezuinigingsmaatregelen In de kaderbrief 2021 zijn voor begrotingsjaar 2020 € 468.000 aan bezuinigingsmaatregelen opgenomen. Aanvullend is een extra budget van €200.000 beschikbaar gesteld voor de vergoedingen aan vrijwilligers. Het saldo van deze bezuinigingsmaatregelen in 2020 van €268.000 stond nog niet in de primaire begroting opgenomen en is om die reden in de tweede bestuursrapportage verwerkt. De bezuinigingsmaatregel is onderdeel van het aan de gemeente terug te geven resultaat. De ontwikkeling van het voordelige resultaat 2020 kan als volgt weergegeven worden:

Ontwikkelingen na de bestuursrapportages. Ten opzichte van de in Burap-1 en Burap-2 gerapporteerde begrotingsafwijkingen treedt in de jaarrekening een voordeling verschil op van €324.000. Deze afwijking komt als volgt tot stand:

Investeringsniveau in 2020 In 2020 werd wederom een inhaalslag gerealiseerd wat betreft de investeringen die uit voorgaande jaren werden overgeheveld.

Mutatie reserves • Er vindt in 2020 geen mutatie op de Algemene reserve plaats. Het geldende niveau is voldoende voor de afdekking van opgenomen risico’s. • De bestemmingsreserve Meldkamer werd in 2018 op basis van de toenmalige inzichten op een niveau van € 500.000 gebracht. Dit ter dekking van de frictiekosten die naar verwachting in 2020 afgerekend zouden worden. In 2020 zijn de frictiekosten van de gezamenlijke meldkamer afgerekend waardoor een deel (€280K) onttrokken is en voor de resterende verwachte frictiekosten een bedrag van €220K blijft staan. • Om te kunnen anticiperen op de invoering van de WNRA en toepassing van de Wet Gelijke Behandeling is bij de resultaatbestemming 2019 ingestemd met de vorming van een nieuwe bestemmingsreserve WNRA, ter dekking van verwachte implementatiekosten en de eerste exploitatiekosten. De invoering van de WNRA is inmiddels landelijk gekoppeld aan de discussie over taakdifferentiatie van vrijwilligers waardoor er nog steeds onduidelijkheid is over tijdstip en wijze van implementeren. Daarom is de hoogte van de bestemmingsreserve niet aangepast. • Als gevolg van de COVID-19 crisis werden diverse beleidsdoelstellingen en noodzakelijke activiteiten vertraagd.

Om in 2021 hierop een inhaalslag te maken, stemde het Algemeen Bestuur bij de behandeling van de 2e bestuursrapportage in met het vormen van een zogeheten bestemmingsreserve COVID-19 waardoor het budget van een deel van de uitgestelde activiteiten in 2021 besteed kan worden. De accountant heeft de wettelijke controle op de jaarstukken verricht en heeft aangegeven een goedkeurende verklaring te verstrekken. Voor zover bekend ontvangt het DB het accountantsverslag over 2020 als nazending. Resultaatbestemming Deze jaarrekening over boekjaar 2020 sluit met een voordelig saldo van €1.288.039. Voordat dit resultaat bepaald wordt is er al een dotatie aan de nieuw gevormde bestemmingsreserve COVID-19 gedaan, aangezien het algemeen Bestuur op 27 november 2020 met de vorming ervan instemde. Aanvullend wordt in onderstaande besluiten wel voorgesteld de bestemming van de COVID-19 bestemmingsreserve te verruimen. Aangezien de aanwezige algemene- en bestemmingsreserves op niveau zijn, wordt voorgesteld het positieve resultaat aan de gemeenten uit te keren. Voorgesteld wordt het Algemeen Bestuur de volgende besluiten voor te leggen: • Het resultaat 2020, ter hoogte van €1.288.039 terug te betalen aan de aangesloten gemeenten conform de verdeelsleutel 2020;

• • •

De nog niet afgeronde investeringskredieten 2020 door te schuiven naar de periode 2021-2023 (zie overzicht par. 1.51 in onderdeel B van de jaarrekening 2020); De in de eindbalans 2020 aanwezige bestemmingsreserves Meldkamer, WNRA en COVID-19 mee te nemen naar 2021; De besteding op activiteitenniveau van de bestemmingsreserve COVID-19 te verruimen ten opzichte van de specificatie die in de tweede bestuursrapportage 2020 werd opgenomen, met als voorwaarde dat voor alle uitgaven een relatie kan worden gelegd met de vertraging a.g.v. COVID-19.

De voorgestelde teruggave aan de gemeenten is als volgt te specificeren: Gemeentelijke bijdrage 2020 Gemeente

Begroting 2020 € 807.175 € 2.536.213 € 769.430 € 670.710 € 6.050.472 € 1.467.722 € 1.293.513 € 11.906.847

Verdeling resultaat 2020 -40.768 -128.097 -38.862 -33.876 -305.592 -74.131 -65.332 -601.382

Definitieve bijdrage 2020 € 766.407 € 2.408.116 € 730.568 € 636.834 € 5.744.880 € 1.393.591 € 1.228.181 € 11.305.465

Beemster Edam-Volendam Landsmeer Oostzaan Purmerend Waterland Wormerland Zaanstad Totaal

€ 25.502.082

€

€ 24.214.043

-1.288.039

Proces Na vaststelling van de voorlopige Jaarstukken 2020 in het Algemeen Bestuur van 1 april a.s., worden de voorlopige jaarstukken (conform Gemeenschappelijke regeling VrZW, art. 24, lid 1) ter kennisname aan de raden van de deelnemende gemeenten gezonden. Op 1 juli a.s. stelt het Algemeen Bestuur de Jaarstukken 2020 definitief vast. Na definitieve vaststelling vindt betaling van de teruggave aan de gemeenten plaats. Voorstel om te beslissen: Het Dagelijks Bestuur wordt gevraagd de Voorlopige Jaarstukken 2020 te agenderen voor het Algemeen Bestuur van 1 april 2021. Advies Veiligheidsdirectie: Personele gevolgen:

Geen

Financiële gevolgen:

Conform resultaatbestemming

Verhouding met ander beleid: Besproken met: Besluit:

• • •

Begroting 2020 Bestuursrapportages 2020 Het Beleidsplan Veiligheidsregio Zaanstreek Waterland 2017-2020

Portefeuillehouder financiën en bedrijfsvoering

Aldus besloten door het Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland in de vergadering van 24 maart 2021, namens deze, voorzitter,

secretaris,

J. Hamming

H. Raasing