B1 Handleiding werkwijze geheimhouding college - en raadsvoorstellen

Handleiding opleggen geheimhouding: hoe doen wat dat in Landsmeer In deze handleiding wordt ingegaan op het opleggen van geheimhouding op besluiten van college en raad en bijbehorende stukken. Geheimhouding als uitzondering Als uitgangspunt geldt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie. In de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar. Gebruik termen geheimhouding, vertrouwelijk en niet openbaar Om verwarring over de status van stukken te voorkomen wordt alleen de term ‘geheim’ gebruikt. Bij de termen “vertrouwelijk” of “niet openbaar” kan over de juridische gevolgen onduidelijkheid ontstaan. Die status is belangrijk omdat overtreding van de geheimhoudingsplicht een strafbaar feit is (art. 272 Wetboek van Strafrecht). Het geldt voor iedereen die kennis draagt van de geheime stukken/informatie. De termen vertrouwelijk en (niet) openbaar komen wel voor bij het opstellen van een b&w-voorstel, maar zijn gerelateerd aan de agenda van het college, deze is openbaar of niet openbaar c.q. vertrouwelijk. En heeft niets te maken met het opleggen van geheimhouding op stukken.

Wettelijke kaders voor geheimhouding Er zijn verschillende wetten die te maken hebben met geheimhouding. In bijlage 1 staat het volledige overzicht. De belangrijkste wet is: de Wet Openbaarheid van Bestuur (verder Wob). Deze wet geeft in artikel 10 de gronden aan waarbij geheimhouding kan worden opgelegd (oftewel de openbaarheid van bestuur kan worden beperkt). Op basis hiervan toets je of geheimhouding moet en kan worden opgelegd. In de Gemeentewet wordt aangegeven wie bevoegd is tot het opleggen van geheimhouding. In bijlage 3 is dat weergegeven in een overzicht. Toetsing geheimhouding Zoals eerder aangegeven, het uitgangspunt bij toetsing is terughoudendheid omdat openbaarheid de regel is en geheimhouding de uitzondering. De steller die het besluit voorbereidt voor het college (en de raad), toetst aan de hand van artikel 10 Wob of geheimhouding opgelegd moet worden op:  het collegevoorstel  het besluit en/of  achterliggende stukken  het raadsvoorstel  het besluit en/of  achterliggende stukken

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

1

Alle in de Wob artikel 10, lid 1 genoemde gronden zijn ‘absolute weigeringsgronden’. Voor de daar genoemde belangen wordt getoetst of de bescherming van dit belang nodig is en of geheimhouding moet worden opgelegd, voortgezet of kan worden opgeheven. Alle in de Wob, artikel 10 lid 2 genoemde gronden zijn ‘relatieve weigeringsgronden’. Daarvoor wordt niet alleen bepaald of het daar genoemde belang bescherming behoeft. Wanneer het belang aanwezig is, dan wordt de bescherming hiervan afgewogen tegen het algemeen belang van openbaarheid van de informatie. Bijvoorbeeld: als het belang van het beschermen van financiële belangen van de gemeente aanwezig is (artikel 10, lid 2 onder b Wob) dan wordt dit afgewogen tegen het belang van openbaarheid. Indien geheimhouding van toepassing is dan wordt in het college en/of raadsvoorstel:  benoemd op grond van welk lid uit artikel 10 Wob de geheimhouding opgelegd moet worden;  een motivering opgenomen waarom geheimhouding opgelegd moet worden;  een horizonbepaling opgenomen met betrekking tot de duur van de geheimhouding. Indien mogelijk wordt de datum genoemd waarop de geheimhouding beëindigd kan worden. In sommige situaties, bijvoorbeeld bij een grondexploitatie, kan ook gekozen worden als termijn “ x jaar na afronding van het project’;  op de stukken wordt in zwarte kapitalen geheim gezet.

Op alle pagina’s van de stukken die onder de opgelegde geheimhouding vallen wordt het watermerk ‘Geheim’ gezet. Er wordt geen geheimhouding opgelegd over een compleet document (brief, voorstel of bijlage daarbij) als het ook mogelijk is de geheimhouding te beperken tot specifieke delen of aspecten daarvan. Deze delen moeten dan worden afgeschermd door het zwart maken van de tekst: dus zo Lkjzlkjfaklsjfadjfalkfsjkajajk. Voorbeelden van stukken die geheim (kunnen) zijn, betreffen college- en raadsstukken: Vastgoedtransacties Grondexploitaties Toekennen van onderscheidingen Horizonbepaling: duur van de geheimhouding In bijlage 3 wordt per grond (absoluut en relatief) een indicatietermijnen aangegeven voor het opleggen van geheimhouding. Dit is een hulpmiddel om geheimhouding niet langer dan nodig op te leggen. Het geeft duidelijkheid en consistentie bij het opleggen van geheimhouding. Zienswijze vragen bij informatie die (ook) van anderen is dan de gemeente Als in de documenten belangen van anderen dan de gemeente zijn betrokken, dan moeten deze belanghebbenden bij het opleggen of opheffen van de geheimhouding gevraagd worden of zij vinden dat hun belangen nog beschermd moeten worden. Deze reactie is een zienswijze en is geregeld in art. 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze zienswijze wordt opgevraagd en meegewogen in het besluit tot opleggen/opheffen van geheimhouding.

Afloop van de indicatietermijn Als de indicatietermijn is afgelopen, zoals die bij het opleggen van de geheimhouding was aangegeven, dan betekent dit niet dat de geheimhouding automatisch is komen te vervallen. Na afloop van de termijn waarop geheimhouding is opgelegd beoordeelt het bestuursorgaan dat de geheimhouding kan opheffen of van de informatie inderdaad de geheimhouding kan worden afgehaald. Wanneer de belangen op basis waarvan geheimhouding was opgelegd nog steeds gelden Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

2

dan geeft het bestuursorgaan een nieuwe indicatietermijn aan. Dit is geen besluit (tot opleggen geheimhouding) omdat eerder op de informatie al geheimhouding was opgelegd en dit niet verandert. Wel is de nieuwe indicatietermijn van belang om te blijven monitoren dat geheimhouding niet te lang op stukken blijft liggen en tijdig openbaarheid (transparantie) kan worden gegeven van de informatie. Formulering college- en raadsbesluiten Collegebesluit, zonder raadsvoorstel: 1.

Op basis van art. 55 lid 1 Gemeentewet geheimhouding op te leggen omtrent de inhoud van dit voorstel en de lijst met bijlagen zoals opgenomen bij dit voorstel. De motivering hiervoor is … op grond van art.10 lid … Wob).

2.

De geheimhouding op te leggen tot (datum).

Collegebesluit, met raadsvoorstel: 1.

Op basis van art. 25 lid 2 Gemeentewet geheimhouding op te leggen omtrent de inhoud van dit voorstel en de lijst met bijlagen zoals opgenomen bij dit voorstel. De motivering hiervoor is… op grond van art.10 lid … Wob).

2.

Aan de raad voor te stellen deze geheimhouding te bekrachtigen in zijn eerstvolgende vergadering op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet en de raad te verzoeken om vooraf met het college te overleggen indien de raad voornemens is de geheimhouding niet te bekrachtigen.

3.

De geheimhouding op te leggen tot (datum).

Raadsbesluit 1.

Het besluit van het college van (datum, nr.) te bekrachtigen, waarbij met toepassing van artikel 25, lid 2, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd op (betreffende stuk(ken) noemen).

Aanlevering stukken De steller van een stuk is primair verantwoordelijk voor de correcte aanlevering aan het college van geheime stukken. Het college is verantwoordelijk voor een correcte aanlevering van geheime stukken aan de gemeenteraad. De stukken worden aangeleverd in E-Suite. Wel worden de stukken afgeschermd door een slotje te zetten op de stukken zodat alleen de betrokkenen medewerkers en het college kennis kunnen nemen van de stukken waar geheimhouding opgelegd moet worden. Als op gedeelten van een document geheimhouding wordt opgelegd d.m.v. het verbergen van afgeschermde tekst achter een zwarte balk, dan wordt het origineel achter een slotje geplaatst en het stuk met afgeschermde tekst zonder slotje (dus openbaar).

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

3

Bijlage 1. Wettelijke kaders Grondwet Artikel 110 De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen. Wet openbaarheid van bestuur Artikel 1 Wet openbaarheid van bestuur (definities) In deze wet en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. document: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat; b. bestuurlijke aangelegenheid: een aangelegenheid die betrekking heeft op beleid van een bestuursorgaan, daaronder begrepen de voorbereiding en de uitvoering ervan; c. intern beraad: het beraad over een bestuurlijke aangelegenheid binnen een bestuursorgaan, dan wel binnen een kring van bestuursorganen in het kader van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een bestuurlijke aangelegenheid; d. niet-ambtelijke adviescommissie: een van overheidswege ingestelde instantie, met als taak het adviseren van een of meer bestuursorganen en waarvan geen ambtenaren lid zijn, die het bestuursorgaan waaronder zij ressorteren adviseren over de onderwerpen die aan de instantie zijn voorgelegd. Ambtenaren, die secretaris of adviserend lid zijn van een adviesinstantie, worden voor de toepassing van deze bepaling niet als leden daarvan beschouwd; e.

ambtelijke of gemengd samengestelde adviescommissie: een instantie, met als taak het adviseren van één of meer bestuursorganen, die geheel of gedeeltelijk is samengesteld uit ambtenaren, tot wier functie behoort het adviseren van het bestuursorgaan waaronder zij ressorteren over de onderwerpen die aan de instantie zijn voorgelegd; f. persoonlijke beleidsopvatting: een opvatting, voorstel, aanbeveling of conclusie van een of meer personen over een bestuurlijke aangelegenheid en de daartoe door hen aangevoerde argumenten; g. milieu-informatie: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer. Artikel 1a Wet openbaarheid van bestuur 1. Deze wet is van toepassing op de volgende bestuursorganen: a. Onze Ministers; b. de bestuursorganen van provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie; c. bestuursorganen die onder de verantwoordelijkheid van de onder a en b genoemde organen werkzaam zijn; d. andere bestuursorganen, voor zover niet bij algemene maatregel van bestuur uitgezonderd. 2. In afwijking van het eerste lid, onder d, is deze wet op de krachtens die bepaling uitgezonderde bestuursorganen van toepassing voorzover het gaat om het verstrekken van milieu-informatie. Artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur (Uitzonderingsgronden en beperkingen) 1.

Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

4

2.

3. 4.

5. 6. 7.

8.

d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Het tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voorzover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking. Het eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aanhef en onder a, zijn niet van toepassing voorzover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu.

Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voorzover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het daar genoemde belang. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieuinformatie. Het verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voorzover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; b. de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage. Voorzover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie betrekking heeft op emissies in het milieu.

Gemeentewet Artikel 25 Gemeentewet (de raad) 1. De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

5

4. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. Artikel 55 Gemeentewet (het college) 1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. Artikel 60 Gemeentewet (openbaar making besluiten) 1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. 2. Het college laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang. 3. Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Artikel 169 gemeentewet (verantwoording college aan raad) 1. Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. 2. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. 3.

Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 4. Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. 5. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het terzake genomen besluit.

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

6

Artikel 180 Gemeentewet (verantwoording burgemeester aan raad) 1. De burgemeester is aan de raad verantwoording schuldig over het door hem gevoerde bestuur. 2. Hij geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. 3. Hij geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) Art. 2:5 Awb 1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen. Wetboek van strafrecht (WvS) Art. 272 WvS 1.

Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. 2. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht.

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

7

Bijlage 2: Horizonbepaling duur geheimhouding Indicatietermijnen bij het opleggen van geheimhouding Ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming Geheimhoudingsgrond artikel 10 Wob Lid 1 absolute weigeringsgronden

Aantal jaren

a. eenheid van de Kroon

20 jaar

b. veiligheid van de Staat

20 jaar

c. bedrijfs- en fabricagegevens die vertrouwelijk zijn meegedeeld d. persoonsgegeven als bedoeld in artikelen 9, 10 en 87 Avg

5 jaar

20 jaar

Lid 2 relatieve weigeringsgronden

a. betrekkingen van NL met andere staten en internationale organisaties

20 jaar

b. economische of financiële belangen van de staat, gemeente of ander bestuursorgaan c. opsporing en vervolging van strafbare feiten

5 jaar

2 jaar

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

Toelichting Voor de hieronder genoemde gronden wordt beoordeeld of het belang voor geheimhouding aanwezig is + op welke delen van de documenten Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Betreft landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Na 5 jaar zijn prijzen en afzetmarktgegevens veelal verouderd, of dat voor deze gegevens ook geldt, wordt na vijf jaar een beoordeling gemaakt of deze gegevens nog up to date zijn of verouderd. Bijzondere persoonsgegevens bezitten een bijzondere status, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet Voor de hieronder genoemde gronden wordt beoordeeld of het belang voor geheimhouding aanwezig is + welke delen van de documenten. Daarna wordt dat belang afgewogen tegen het openbaarheidsbelang.

Landsbelang, geheimhouding blijft op de documenten rusten tot aan overbrenging van de documenten naar het statisch archief; documenten worden bij overbrengen naar statische archief beoordeeld op openbaarheidsgronden Archiefwet. Na 5 jaar wordt beoordeeld of prijzen en andere financiële gegevens verouderd zijn of dat deze nog relevant zijn op de markt; Na 2 jaar wordt beoordeeld of vervolging heeft plaatsgevonden of dat onderzoek nog loopt; heeft vervolging plaatsgevonden en is het proces nog niet afgerond, dan blijft geheimhouding erop rusten; Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van opsporing en vervolging (onderzoeksstrategieën en – 8

methoden), dan kan na 2 jaar beoordeeld worden of bescherming van deze wijze nog nodig is. Openbaar Ministerie en politie worden steeds om advies gevraagd bij de vraag naar opheffen geheimhouding ivm opsporing en vervolging van strafbare feiten. Dit advies telt zwaar in de afweging of geheimhouding kan worden opgeheven, omdat de opsporing en vervolging tot het taakveld van politie en justitie behoren Nb: voor wat betreft de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens: deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De termijnen voor Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e (persoonlijke levenssfeer). d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen

2 jaar

Na twee jaar wordt beoordeeld of inspectie, controle en toezicht heeft geleid tot een aanschrijving (besluit) of boete; Is de inspectie, controle en toezicht gevolgd door een besluit of boete en procedure is nog niet afgerond, dan wordt geheimhouding niet opgeheven tot twee jaar nadat de procedure is geëindigd; Betreft de geheimhouding inzicht in de wijze van inspectie controle en toezicht door bestuursorganen, dan kan na 2 jaar beoordeeld worden of bescherming van deze wijze nog nodig is. Nb: voor wat betreft de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens: deze vallen onder Wet politiegegevens, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, de Europese regelgeving over de verwerking van persoonsgegevens met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De termijnen voor Geheimhouding op de in deze documenten voorkomende persoonsgegevens worden beoordeeld onder lid 1 onder d (bijzondere persoonsgegevens) en lid 2 onder e (persoonlijke levenssfeer).

e. eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

10 jaar

Ook na overbrengen naar statisch archief van dossiers worden deze gegevens slechts onder bepaalde omstandigheden openbaar gemaakt; Anders dan bijzondere persoonsgegevens (lid 1 onder d met een termijn van 20 jaar) betreft het hier een

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

9

relatieve weigeringsgrond en vindt bij het opleggen van geheimhouding beoordeling plaats of het belang van bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgaat voor openbaarheid van de gegevens. Na 10 jaar vindt hier dan opnieuw deze afweging plaats tussen het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het openbaarheidsbelang. f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie g. onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokkenen

Nadat geadresseer de kennis heeft genomen 2 jaar

Geheimhouding kan worden opgeheven direct nadat de geadresseerde kennis heeft genomen van de informatie.

Dit betreft een zeer uiteenlopend spectrum van toepassingen. Bij financiële gegevens van bedrijven (niet onder bedrijfs- en fabricagegegevens) kan bijvoorbeeld worden aangesloten bij de in lid 1 onder c genoemde 5 jaar ivm de daar genoemde reden).

Toelichting op de tabel: Het opleggen van geheimhouding gebeurt (en kan alleen) op basis van de gronden die zijn genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (de Wob). Deze zogenaamde Wob‘weigeringsgronden’ – ook wel ‘uitsluitingsgronden’ genoemd – zijn belangen op basis waarvan informatie onder de Wob niet openbaar wordt gemaakt. Als het om geheimhouding gaat, zijn dit de grondslagen om op deze informatie geheimhouding te leggen. Door het opleggen van geheimhouding wordt deze informatie niet openbaar gemaakt, maar kan wel worden gedeeld tussen bestuursorganen. Kolom 1: worden de geheimhoudingsgronden weergegeven van de Wob art. 10. Kolom 2: wordt per grond een indicatietermijn gegeven hoe lang de geheimhouding op de informatie in eerste instantie zal blijven rusten. Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken. Kolom 3: wordt een korte toelichting gegeven waarom voor de betreffende indicatietermijn is gekozen en evt. bijzonderheden die bij het bepalen van de termijn moeten/kunnen worden meegewogen.

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

10

Bijlage 3: Schema opleggen, bekrachtigen en opheffen geheimhouding volgend uit de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Door Opgelegd door College

Aan College

Commissie

Raad

Opgelegd door burgemeester

Opgelegd door commissievoorzitter (t.a.v. stukken die hijzelf aan de commissie overlegt) Opgelegd door commissie

Opgelegd door raad

Bekrachtiging

Bevoegd tot opheffen

Niet nodig. Als het college zich echter m.b.t. een schriftelijk stuk tot de raad richt, dient de raad de geheimhouding te bekrachtigen. Wordt geheime informatie mondeling met de raad gedeeld, dan beslist de raad over het opleggen van de geheimhouding. Niet nodig. Tenzij de commissie het stuk alsnog aan de raad voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen.

Raadsleden

Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer dan de helft van de leden wordt bezocht. Niet nodig.

College

Niet nodig.

Commissie

Niet nodig. Tenzijd e commissie het stuk alsnog aan de raad voorlegt, dan dient de raad te bekrachtigen.

Raad Raadsleden

Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer dan de helft van de leden wordt bezocht. Niet nodig

Commissie

Niet nodig

College

Niet nodig

Commissie

Niet nodig

Raad

Raadsleden

Door de raad, in eerstvolgende vergadering die door meer dan de helft van de leden wordt bezocht Niet nodig

Raad

Niet nodig

Handleiding geheimhouding (26-3-2021)

11

College. Als het college zich echter m.b.t. de geheime informatie (schriftelijk of mondeling) tot de raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. College of raad. Als het stuk aan de raad is voorgelegd, is alleen de raad nog bevoegd. Raad

College. Als het stuk echter aan de raad is voorgelegd, is alleen de raad bevoegd tot opheffen, in een vergadering die door meer dan de helft van de leden is bezocht. Burgemeester of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. Burgemeester of raad. Vanaf het moment van bekrachtigen is alleen de raad bevoegd. Raad Burgemeester. Als het stuk aan de raad is voorgelegd, is alleen de raad bevoegd tot opheffen, in een vergadering die door meer dan de helft van de leden is bezocht. Voorzitter of raad. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd.

Commissie of raad. Als het college zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. Commissie. Als de commissie zich m.b.t. het stuk tot de raad heeft gericht, is alleen de raad nog bevoegd. Raad

Commissie. Als het stuk aan de raad is voorgelegd, is alleen de raad bevoegd tot opheffen, in een vergadering die door meer dan de helft van de leden is bezocht. Raad