B1. Formatie analyse in hoofdlijn vanaf 2018 d.d. 26 oktober 2021

FORMATIE-ANALYSE IN HOOFDLIJN VANAF 2018 1. INLEIDING In de commissievergadering van 23 september jl. is de contourenbegroting 2022 e.v. besproken. Tijdens bespreking van het onderdeel personeelslasten en het daarbij behorend uitgangspunt wat betreft het totaal aantal formatieplaatsen (fte’s) ontstond discussie over het totaal aantal fte’s waarover de gemeente Landsmeer per 1/1/2022 moet beschikken in relatie tot de uit te voeren taken (wettelijke taken en taken voortvloeiend uit vastgesteld beleid. Enkele raadsleden hadden in dit kader verschillende getallen op hun netvlies, hierbij redenerend vanaf begrotingsjaar 2018 en de daarbij behorende formatie-ontwikkeling zowel vanuit structurele als incidentele invalshoek. Het is belangrijk om helderheid en inzicht te geven op basis van een feitelijke analyse van het formatieverloop in de laatste jaren. Hierbij rekening houdend met de context van een bestuurlijke fusie en verandering en uitbreiding van taken (bijvoorbeeld als gevolg van decentralisatie en nieuwe wettelijke taken). Met als doelstelling om met elkaar een gedeeld beeld hierover te krijgen en het formatie-uitgangspunt voor 2022 voor iedereen duidelijk te hebben. Deze diepgaandere analyse op het onderdeel formatie vloeit voort uit de exercitie op de personeelslasten zoals die deze zomer reeds is ingezet

2. DE FORMATIE VANAF 2018 IN DE GEMEENTE LANDSMEER In het jaar 2018 was de formatie van de gemeente Landsmeer aldus 77,81 fte. In 2019 is de formatie in de context van onder andere een toen aanstaande ambtelijke en bestuurlijke fusie en uitbreiding van taken verhoogd met 17,69 fte. Deze 17,69 fte bestond uit een vaste en tijdelijke formatiecomponent; 7,92 fte vast en 9,77 fte tijdelijk. De tijdelijke formatie was ingezet voor een periode van maximaal 3 jaar (tot 1/1/2022); deze tijdelijkheid was als uitgangspunt genomen enerzijds in het licht van de (toen) aanstaande ambtelijke en bestuurlijke fusie anderzijds ook door de projectmatige aanpak toen van nieuwe taken waarvan het structurele of tijdelijke karakter nog niet duidelijk was; zoals bijvoorbeeld de woonvisie, mobiliteitsvisie en de uitwerking van de decentralisaties in het sociaal domein. Naast de 17,69 fte formatieve uitbreiding in 2019 is de formatie in 2019 ook verhoogd met 1,0 fte voor een BOA. In 2020 is de formatie verhoogd met 0,5 fte voor de griffie. Tenslotte heeft in 2021 een formatie verhoging plaatsgevonden van 1,5 fte (juridisch adviseur, businesscontroller en gegevensmanager).

Dat levert een totaal per 2021 op van 98,5 fte; waarvan 88,73 fte vaste formatie en 9,77 fte tijdelijke formatie Achtereenvolgens wordt aldus vanaf 2018 in tabel 1 een beeld geschetst van onze formatie/ons formatie-verloop in hoofdlijn. De cijfers in de hierna volgende tabel 1 zijn op basis van formele besluitvorming door B&W en gemeenteraad (bij behandeling en besluitvorming PPN 2019, begroting 2019, PPN 2020 en begroting 2020).

Tabel 1. Formatieontwikkeling vanaf 2018 Formatieontwikkeling Structureel

.

2018

77,81 fte

77,81 fte

2019

+ 17.69 fte

+ 7,92 fte

2019

+ 1,0 fte (Boa)

+ 1,0 fte

2020

+ 0,5 fte (Griffie)

+ 0.5 fte

2021

+ 1,5 fte (gegevensmanager, juridisch adviseur en businesscontroller)

+ 1,5 fte

Totalen nu

98,5 fte

88,73 fte

Incidenteel (tijdelijk 3 jaar, tot 1/1/2022)

+ 9,77 fte

9,77 fte

3. DE SPECIFICATIE VAN DE 17,69 FTE (7,92 FTE structureel en 9,77 FTE tijdelijk) Het is belangrijk om vooral de 9,77 fte tijdelijke formatie (voor 3 jaar tot 1/1/2022) nader onder de loep te nemen omdat het uitgangspunt was dat deze per 1/1/2022 bij de te verwachten fusie zou kunnen eindigen vanwege verwachte efficiencyvoordelen in de gefuseerde bedrijfsvoering en doordat tijdelijke projecten met een planning van drie jaar zouden zijn afgerond. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de context waarop de besluitvorming in 2018 en 2019 was gebaseerd op dit moment anders is dan werd voorzien; de ambtelijke en bestuurlijke fusie heeft (nog) niet plaatsgevonden. Daarnaast hebben sommige taken zoals bijvoorbeeld digitalisering een veel grotere en structurele vlucht genomen dan voorzien en hebben sommige taken die in eerste instantie een tijdelijk karakter, een structureel effect. In de hierna volgende tabel 2. Is de 17,69 fte nader uitgesplitst in tijdelijk en structureel en op inhoud nader toegelicht. Tabel 2. Specificatie 17,69 fte per 2019 Structureel

Tijdelijk

Inhoud

1, 0 fte

Woonvisie+effecten+programma’s Duurzaamheid Mobiliteitsvisie en effecten Monumenten Monumentencommissie Dienstverlening omgevingsvergunningen +ROprojecten EZ/recreatie/toerisme/beleidsrealisatie Sociaal domein Sociaal domein Sociaal domein Sociaal domein Publiekscontacten P&O Financiele administratie Financiele project-adviseur DIV zaakgericht werken ICT verdiepingsslag Concern-control en informatiebeveiliging Juridisch Strategisch coördinator regio

1,0 fte 1,0 fte 0,25 fte 0,5 fte 0,6 fte

0,3 fte 2,0 fte 1,0 fte 2,0 fte 1,67 fte 0,33 fte 0,5 fte 0,6 fte 1,0 fte 0,5 fte 0,5 fte 1,5 fte 0,44 fte 1,0 fte 7.92 fte

9,77 fte

Van deze 9,77 fte is een aantal fte, namelijk 6,0 fte tijdelijk ingevuld tot 1/1/2022. Concreet betekent dit dat in de formatie per 1/1/2022 nog een component 3,77 fte tijdelijke formatie aanwezig is

vanuit deze uitbreiding per 1/1/2019. Deze nadere analyse laat zien dat de 3,77 fte bestaat uit de taken die in het hierna volgende overzicht zijn beschreven; -

1,0 fte Woonvisie+effecten en uit te voeren programma’s binnen RO. 1,0 fte Digitalisering 1,0 fte Strategisch coördinator regio/bestuurlijk adviseur 0,77 fte (P&O en Juridisch)

Ten gevolge van de veranderde context in de laatste jaren (nog geen fusie en uit te voeren nieuwe taken) is deze 3,77 fte benodigd in structurele zin om de hieraan gekoppelde taken uit te voeren. Het college zal bij de vaststelling van de begroting 2022 voorstellen om deze 3,77 fte structureel onderdeel uit te laten maken van de formatie.