5039-2023 RIB Vorming organisatie regionale samenwerking

Raadsinformatiebrief Landsmeer Ter kennisneming Datum B&W vergadering

30 maart 2023

Portefeuillehouder

Burgemeester L. de Lange

Documentkenmerk

5039-2023:445462 behorende bij zaak: 5039-2023

Bijlage(n)

Er zijn geen bijlagen.

Onderwerp:

Vorming organisatie regionale samenwerking

Aan de raad van Landsmeer, We willen u hierbij informeren dat de zeven colleges in de regio Zaanstreek-Waterland een nieuwe stap hebben gezet in de samenwerking bij regionale opgaven. Via een bestuursconvenant richten de colleges gezamenlijk een regionale organisatie op. Deze regionale organisatie regelt de sturing op de regionale taken t.a.v. de MRA en de uitvoering van de propositie Zaanstreek-Waterland, alsmede het organiseren van een regionaal aanbod aan de Rijksoverheid en provincie m.b.t. de opvang van statushouders, vluchtelingen uit Oekraïne en asielzoekers. De regionale organisatie en de specifieke programmateams in deze organisatie worden met beperkte capaciteit ingevuld. De kosten voor de nieuwe organisatie worden gefinancierd uit de bestaande regionale budgetten t.b.v. regionale activiteiten. Er wordt geen aanvullend budget gevraagd. De gemeenten blijven bijdragen naar rato van inwonertal. We rekenen erop dat we hiermee meer regie hebben op deze regionale opgaven en daadkrachtiger kunnen optreden t.a.v. de belangen van onze regio. Wel is het college van mening dat de verdere uitwerking van de regionale samenwerking ook dient te worden besproken in een raadsledenbijeenkomst. Toelichting De regionale organisatie moet een oplossing bieden voor een aantal knelpunten en aandachtspunten die momenteel ervaren worden.

Dat geeft meteen aan welke doelstellingen we nastreven met de oprichting van deze nieuwe organisatie: • • • • • •

Een centraal aanspreekpunt voor de regio zelf en voor externe partners t.b.v. enkele complexe regionale opgaven; Meer regie en sturing op het realiseren van de opgaven die de regio heeft en op de belangen van de regio; Versterken van een integrale aanpak en een effectieve en efficiënte werkwijze; Meer grip op de inzet van capaciteit en budget en de verantwoording daarover; Een heldere governance: vaststellen wie welke rol heeft en hoe de besluitvorming verloopt en de werkprocessen op die wijze organiseren; Een staande organisatie oprichten die zo nodig in de toekomst uitgebreid kan worden voor nieuwe, urgente regionale opgaven (nu nog onbekend);

We beschrijven deze doelstellingen in vier uitgangspunten / afspraken: Een algemene coördinator is het gezicht voor de regio en geeft sturing aan de opgaven De regio heeft ambtelijk een “gezicht” nodig als eerste aanspreekpunt voor onze eigen colleges, de MRA en vele partijen waar we als regio mee samenwerken. De regionale opgaven zijn omvattend en complex. Dat vereist een algemene coördinator die zicht houdt op de inhoud, processen en opgaven, die stimuleert en bewaakt dat zaken worden opgepakt en uitgevoerd in samenwerking met de juiste partners. Deze algemene coördinator bewaakt ook de personele inzet op de opgaven, de financiële aspecten en zorgt dat er gerapporteerd wordt over voortgang en resultaten. Onder de algemene coördinator kunnen verschillende opgaven geplaatst worden. We noemen de opgaven vanaf nu programma’s. Elk programma wordt aangestuurd door een programmamanager, daarbij ondersteund door medewerkers uit de regiogemeenten en/of aangevuld met extra personeel. Bij aanvang starten we met twee programma’s: • •

coördinatie MRA, begeleiding PHO en uitvoering propositie Zaanstreek-Waterland; Regionaal aanbod van Opvang en Tijdelijke Woonvormen (statushouders, vluchtelingen uit Oekraïne en asielzoekers) De werkzaamheden van beide bovenstaande programma’s worden ten dele al uitgevoerd in/door de regio, maar zijn nu nog minder effectief georganiseerd. De regionale organisatie heeft geen eigen personeel of budget. De algemene coördinator, programmamanagers en andere medewerkers worden ingehuurd of aangenomen door een van de gemeenten en uitgeleend aan de regionale organisatie. Zaanstad blijft de financiële administratie van de regionale organisatie verzorgen, zoals ook de afgelopen jaren is gedaan t.a.v. het werkbudget van de regionale PHO. Zaanstad doet dus de gehele financiële administratie, zowel van de algemene organisatie als van de programma’s die daarbinnen vallen. De regionale organisatie heeft een heldere governance 1.

2. 3. 4. 5. 6.

De regionale organisatie heeft een bestuurlijke- en een ambtelijke opdrachtgever. Deze kijken met name naar het functioneren van de organisatie, het realiseren van de opdrachten en fungeren als “werkgever” voor de algemeen coördinator. De bestuurlijke opdrachtgevers van de regionale organisatie zijn een burgemeester en twee wethouders. De ambtelijke opdrachtgever van de regionale organisatie is een gemeentesecretaris. Besluitvorming over inhoudelijke zaken verloopt via de colleges en zo nodig de raden. De algemene coördinator van de regionale organisatie heeft de rol van ambtelijk opdrachtgever voor elke programmamanager. De bestuurlijk opdrachtgevers bepalen voor ieder programma welk bestuurlijk regionaal overleg de programmamanager zal gebruiken voor afstemming over inhoudelijke keuzes, proces en planning van het betreffende programma.

Pagina 2 van 4

Uitwerking van de regionale organisatie (op hoofdlijnen) Regionale Organisatie Taken zoals eerder beschreven. Capaciteit: •

een algemeen coördinator (0,5 fte) en secretariaat / financiële ondersteuning (0,5 fte)

Programma uitvoering propositie Zaanstreek-Waterland, begeleiding PHO en regie op MRA Een structureel programma zolang als de regio onderdeel uitmaakt van de MRA Taken: • • • •

begeleiding uitvoering propositie Zaanstreek-Waterland; begeleiding van de regionale wethoudersoverleggen (PHO), inclusief jaarplannen, rapportages en besteding regionaal werkbudget PHO; inhoudelijke regie op de samenwerking met- en de inbreng in de MRA; regionale annotaties t.b.v. Algemene Vergadering van de MRA en regionale zienswijzen op documenten t.b.v. de AV MRA (begroting, Agenda MRA)

Capaciteit: • •

Programmamanager (0,5 fte), adviseur Algemene Vergadering MRA (0,4 fte) en ondersteuning (0,2 fte) Het bestaande ambtelijke coördinatieteam (ACT) en de secretarissen van de regionale wethoudersoverleggen (PHO) fungeren als het programmateam.

Pagina 3 van 4

Programma Regionaal aanbod van Opvang en Tijdelijke Woonvormen Een tijdelijk programma voor de jaren 2023 - 2026 Taken: • • • • •

Regie op de opvang t.a.v. statushouders, oorlogsvluchtelingen en asielzoekers. Ontwikkelen van een regionale strategie en aanbod m.b.t. opvang van statushouders, oorlogsvluchtelingen en asielzoekers. Begeleiden van de uitvoering van deze strategie i.s.m. de zeven gemeenten. Afstemming binnen de regio m.b.t. de gemeentelijke inzet t.a.v. deze doelgroepen. Begeleiding van de samenwerking tussen regio en andere partners, zoals Rijk en provincie.

Capaciteit: •

Programmamanager (1 fte) en programmateam (2,0 fte)

Dit programmateam vervangt: • • •

De eerdere projectleiders op de deelonderwerpen; het huidige Inter Gemeentelijke Team (IGT), waarin afstemming wordt verzorgd m.b.t. opvang van vluchtelingen uit Oekraïne; het regionale programmateam m.b.t. de opvang van statushouders.

Financiële aspecten De beschikbare regionale budgetten en de mogelijkheid om kosten bij het Rijk te declareren, worden ingezet voor deze nieuwe regionale organisatie. Er wordt geen nieuw budget gevraagd. Het regionaal werkbudget voor activiteiten van de PHO wordt gedeeltelijk benut voor de capaciteit van de regionale organisatie. Indien de regionale PHO in enig jaar in de toekomst aanvullend budget nodig zouden hebben, dan wordt dit separaat aangevraagd. Huisvesting De medewerkers van de regionale organisatie krijgen toegang tot werkplekken in enkele gemeentehuizen en zijn flexibel inzetbaar in de hele regio dankzij laptop en mobiele telefoon. Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en geven graag een aanvullende toelichting indien dat gewenst is.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Landsmeer

Pagina 4 van 4