20380-2022 RIB voortgangsgesprek inspectie door Waterlandsarchief 2022
Tekst van het document
Raadsinformatiebrief Landsmeer Ter kennisneming Datum B&W vergadering
1 november 2022
Portefeuillehouder
Burgemeester L. de Lange
Documentkenmerk
20380-2022:222408 behorende bij zaak: 20380-2022
Bijlage(n)
B1. Voortgangsgesprek inspectie door Waterlands Archief 2022
Onderwerp:
Voorgangsgesprek inspectie door Waterlands Archief 2022
Aan de raad van Landsmeer, Conform artikel 32 van de Archiefwet 1995 en artikel 2 van de gemeentelijke Archiefverordening 2020, houdt de gemeentearchivaris toezicht op de niet-overgebrachte archieven van onze organisatie. Om het jaar wordt een archiefinspectie uitgevoerd door het Waterlands Archief. Elk tussenjaar wordt er een voortgangsverslag gemaakt. Op 12 mei 2022 is een voortgangsgesprek inspectie archief gevoerd met mw. R. Denton, inspecteur van het Waterlands Archief. Uitgangspunt bij dit gesprek waren de aandachtpunten in het inspectieverslag van 9 juni 2021. De volgende punten komen in het verslag aan de orde: -
-
Het Waterland Archief geeft een compliment aan het team Informatiebeheer dat ondanks 3 jaar personeelstekort, toch de wettelijk taken zijn uitgevoerd. Door personeelstekort (zieke medewerker) bij Informatiebeheer is er nog geen voortgang op het ontwerp digitale bewaarstrategie. Digitale bewaarproblemen worden per geval opgelost. Het is wel gelukt om tijdelijk trainees in te huren, maar door corona en de situatie op de arbeidsmarkt is het uitermate moeilijk om goed personeel in te huren. Door uitfasering van het documentenmanagementsysteem en het aflopen van het contract inzake het zaaksysteem, wordt nu gewerkt aan de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Het kwaliteitssysteem Recourse wordt door ons gebruikt om de kwaliteit van het Informatiebeheer te waarborgen. Door tijdgebrek moet de analyse na de 0-meting nog worden uitgevoerd. De planning is dit eind 2022 te doen.
De belangrijkste aanbevelingen zijn: -
Huur een medewerker in om de zieke medewerker te vervangen. Stel een digitale bewaarstrategie op.
De doelstelling van de gemeente Landsmeer blijft om op termijn "adequaat" te gaan scoren op alle onderdelen. De planning is dat de digitale bewaarstrategie in het eerste kwartaal van 2023 wordt gerealiseerd en dat een medewerker in eerste instantie wordt ingehuurd, zodat aan de voortgang van de werkzaamheden, projecten en achterstanden kan worden gewerkt. Wij vertrouwen erop u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Landsmeer