2023-07 Raadsvoorstel en getekend belsuit geamendeerd - versterken griffie

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Voorstelnummer:

30 maart 2023 2023-07

Onderwerp Versterken griffie Voorgesteld besluit: De griffie te versterken en daarom: 1. De formatie op de raadsgriffie uit te breiden van een griffiemedewerker schaal 8 naar een raadsadviseur/ plv. griffier schaal 10 (36 uur) om te vormen. 2. De formatie op de raadsgriffie uit te breiden met een technisch medewerker om de commissie- en raadsvergaderingen technisch te begeleiden. 3. De structurele extra kosten voor de raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier á €18.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2024-2027. Dit te verwerken in de Perspectiefnota. 4. De structurele extra kosten voor de technisch medewerker á €3.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2024-2027. Dit te verwerken in de Perspectiefnota. 5. Het functieprofiel raadsadviseur / plv. (commissie)griffier vast te stellen. Inleiding De afgelopen jaren is er het nodige verloop geweest in de bezetting van de griffie. De doorontwikkeling van de griffie heeft hierdoor stilgestaan. De aandacht is uitgegaan naar continuïteit, doen wat minimaal nodig is om de besluitvorming in commissies en raad plaats te laten vinden. De totale capaciteit van de griffie is nu 2 fte: 1,0 griffier (schaal 12) en 1 griffiemedewerker (schaal 8). Op dit moment is de functie van medewerker niet ingevuld en is er een nieuwe griffier gestart op 1 november 2022.

Bij de aanstelling van de griffier in 2022 is afgesproken met de werkgeverscommissie om eerst alleen aan de aan de slag te gaan, voordat de functie van de medewerker voor de griffie weer zou worden ingevuld, zodat er goed gekeken kon worden wat er nodig is op de griffie ter ondersteuning van de gemeenteraad. Het lokaal bestuur is complex, zowel inhoudelijk als procedureel. Er komt veel op de gemeenteraad af, zoals de opvang van mensen uit Oekraïne, de wooncrisis, de plannen voor een bestuurlijke fusie, de P&C cyclus en bijvoorbeeld de invoering van de Omgevingswet en de toegenomen regionale samenwerking. Zo is de werkdruk en belasting van de griffier vanaf dag één hoog is geweest. Er is nauwelijks tijd om meer te doen dan alleen de commissie- en raadsvergaderingen voor te bereiden. Er is minimaal tijd om intern te adviseren over het proces richting uw raad m.b.t. inhoudelijke onderwerpen met als doel om de raad goed geïnformeerd en goed voorbereid een besluit te laten nemen ten behoeve van de inwoners van Landsmeer. Laat staan dat er tijd is om plannen te maken en uit te voeren voor professionalisering, door ontwikkeling, van het raads- en commissiewerk. Al deze facetten van het griffiewerk zijn belangrijk voor het goed functioneren van de raad, pagina 1 van 5

het versterken van de lokale democratie. Onder andere de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden hebben hier ruimschoots aandacht aan besteed. Zie ook de informatie in de bijlagen. Daarom wordt voorgesteld om de griffie te versterken door de capaciteit op de griffie uit te breiden met denkkracht en technische ondersteuning, zodat er ook binnen de griffie op strategisch niveau van gedachten kan worden gewisseld. Wettelijke grondslag/wettelijk kader De griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de gemeenteraad benoemd. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak wordt, op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie), gebruik gemaakt van de werkgeverscommissie met raadsleden, die belast is met de specifieke werkgeversfunctie. De CAO Gemeenten is van toepassing. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. In het duale bestuur, conform wet dualisering gemeentebestuur 2002, vervult de griffier een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld. Deze (verbindings)rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen gemeenteraad, college van Burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek.

De griffier vervult zijn/haar rol vanuit de belangen van de gemeenteraad. De griffieorganisatie ondersteunt de gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. Beoogd effect van het besluit Een griffie die aansluit bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de gemeenteraad en samenleving. Waarbij de kwetsbaarheid wordt verminderd, de stabiliteit en continuïteit wordt genormaliseerd en de ondersteuning in zowel daad- als denkkracht wordt verbeterd. Argumenten Goede ondersteuning sterke democratie De Raad voor het Openbaar bestuur (ROB) heeft een adviesrapport uitgebracht. In het rapport staat onder meer dat de ROB vindt dat de decentrale volksvertegenwoordiging een kwalitatief toegesneden volwaardige griffie verdient die politiek op lokaal niveau mogelijk maakt en zorg draagt voor een beheersbare werkomvang voor volksvertegenwoordigers. Een deel van het takenpakket blijft nu liggen Te denken valt aan: positionering en informatievoorziening, het zijn van een raadsadviseur (proactief), opzet van een goed informatiemanagement, opleiding en ondersteuning en burgerparticipatie. Tijdelijke projecten, zoals Omgevingswet, vragen veel inzet die (nu) direct ten koste gaat van de inzet van andere taakvelden.

Huidige capaciteit op griffie is ontoereikend voor uitdagingen die op ons afkomen Met de huidige formatie en bezetting op de griffie is onvoldoende capaciteit voor handen om deze thema’s op te pakken en vorm te geven. Sterker, met de huidige bezetting is het regelmatig een uitdaging de primaire werkzaamheden zoals de voorbereiding en uitwerking pagina 2 van 5

van raads- en commissievergaderingen tijdig te verrichten. De komende periode liggen er grote uitdagingen te wachten: raadstraject, Omgevingswet, nieuwe coalitie, nieuwe techniek in de raadzaal, mogelijke aanpassingen in de raadzaal en de bestuurlijke toekomst, etc. De griffie is kwetsbaar Op dit moment is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of vakantie van de griffier is er niemand inhoudelijk aanspreekbaar voor raads- en commissieleden enerzijds en de organisatie en externen anderzijds. Met de vele Thema Avonden en bijeenkomsten van gremia als presidium, auditcommissie, werkgeverscommissie, werkgroepen (bijv. over onderzoek bestuurlijke toekomst), overleg in de regio, etc. etc. is de werkdruk ook ’s avonds hoog. Er is overdag niet of nauwelijks de mogelijkheid dat te compenseren, omdat het primaire proces (voorbereiding van besluitvorming) dan onmiddellijk in de knel komt. Zoals aangegeven blijven ook zaken liggen, zoals de wekelijkse nieuwsbrief. Het is goed om de taken, verschillende gremia en de denkkracht, die nodig is, te kunnen verdelen tussen de griffier en de raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier. Zo ontstaat er balans in werkzaamheden en wordt de griffie versterkt en hiermee de gemeenteraad.

Door de (commissie)griffier tijdens de vergaderingen bij te laten staan door een technisch medewerker, die de techniek bedient in de raadzaal, kan de (commissie)griffier zich concentreren op de vergadering zelf. Voorheen bood de griffiemedewerker deze ondersteuning. Dit betekende dat zowel de griffier als de griffiemedewerker bij de vergaderingen aanwezig waren. Ook deze avonduren werden gecompenseerd, waardoor er minder tijd is om overdag griffiewerk uit te voeren. De technisch medewerker wordt per uur betaald en mede-begeleid door de medewerkers ICT van de gemeente. Huidige werkdruk is fors De werkdruk en belasting van de griffie is het afgelopen jaar op een aantal momenten erg hoog geweest. In een prettig werkklimaat moet er ruimte zijn om onderwerpen op een zorgvuldige en prettige manier op te pakken en verder te brengen met elkaar zonder dat dit ten koste gaat van primaire zaken. Voorstel inrichting griffie Concreet wordt voorgesteld een raadsadviseur / plv. (commissie)griffier voor 32 uur aan te nemen en een technisch medewerker voor de begeleiding van de commissie- en raadsvergaderingen een aantal uren per maand. Daarmee worden een aantal taken van de griffier verplaatst naar de raadsadviseur waardoor ruimte ontstaat voor het vormgeven van onder meer interne advisering, communicatie en het raadstraject. De raadsadviseur / plv.

(commissie)griffier werkt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De totale formatie van de griffie komt – nog steeds - uit op 2 fte, maar dan met een griffier en een raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier en een technisch medewerker, waardoor er balans in de werkzaamheden ontstaat en een sterkere griffie. De raadsadviseur / plv. (commissie)griffier wordt tevens als plaatsvervanger van de griffier benoemd, zodat zij/ hij bij afwezigheid van de griffier deze vervangt. Kanttekeningen Indien u besluit de huidige griffiecapaciteit te handhaven, zal een gesprek over de prioritering van onderwerpen moeten plaatsvinden met de werkgeverscommissie en/of het presidium. Het risico op kwaliteitsverlies of het maken van fouten is groot, evenals het risico op uitval door een (te)hoge werkdruk. pagina 3 van 5

Financiële consequenties De loonkosten die ontstaan als gevolg van dit voorstel worden geschat op € 18.000,= per jaar, gebaseerd op 36 uur per week, inschaling in schaal 10 (opplussen van de schaal 8 naar de schaal 10 functie). De loonkosten voor de technische medewerker worden geschat op € 3.000,- per jaar: berekend op 12 uur per maand, 10 maanden per jaar, netto uitbetaling van 15 euro per uur. Voorgesteld wordt de structurele extra kosten voor de raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier á € 18.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2024-2027. Dit te verwerken in de Perspectiefnota. En om de extra kosten voor de technisch medewerker á € 3.000,- te betalen uit het personeelsbudget van de griffie dat overblijft door het aannemen van de raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier voor 32 uur. Het verschil tussen het aannemen van schaal 10 – 32 uur en 36 uur is ongeveer €9.000. Publiekssamenvatting De afgelopen jaren is er het nodige verloop geweest in de bezetting van de griffie. De doorontwikkeling van de griffie heeft hierdoor stilgestaan. De aandacht is uitgegaan naar continuïteit, doen wat minimaal nodig is om de besluitvorming in commissies en raad plaats te laten vinden. De totale capaciteit van de griffie is nu 2 fte: 1,0 griffier (schaal 12) en 1 griffiemedewerker (schaal 8).

Om de capaciteit op orde te brengen wordt voorgesteld om de vacatureruimte van de griffiemedewerker om te vormen tot een raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier. De griffieorganisatie ondersteunt de gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. Een stevige griffie is zo van belang voor de inwoners van Landsmeer. Communicatie Na besluitvorming door de raad kan de opdracht voor werving worden verstrekt, e.e.a. in overleg met de werkgeverscommissie.

Bijlagen: 1. Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen: advies in opdracht van NVvR 2. Beslisboom ideale omvang raadsgriffie 3. Document ten geleide van de beslisboom ideale omvang raadsgriffie 4. Functieprofiel raadsadviseur-plv (commissie)griffier Landsmeer

Namens het presidium, P.M. (Pauline) Lodewegens griffier

L.A. (Léon) de lange voorzitter

pagina 4 van 5

Raadsbesluit Datum raadsvergadering Voorstelnummer Onderwerp

: 30 maart 2023 : 2023-07 : Versterken griffie

De raad van de gemeente Landsmeer Gelezen het advies van het Presidium Besluit: De griffie te versterken en daarom: 1. De formatie op de raadsgriffie uit te breiden van een griffiemedewerker schaal 8 naar een raadsadviseur/ plv. griffier schaal 10 (36 uur) om te vormen. 2. De formatie op de raadsgriffie uit te breiden met een technisch medewerker om de commissie- en raadsvergaderingen technisch te begeleiden. 3. De structurele extra kosten voor de raadsadviseur/ plv. (commissie)griffier á €18.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2024-2027. Dit te verwerken in de Perspectiefnota. 4. De structurele extra kosten voor de technisch medewerker á €3.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2024-2027. Dit te verwerken in de Perspectiefnota. 5. Het functieprofiel raadsadviseur / plv. (commissie)griffier vast te stellen.

De raad van de gemeente Landsmeer

P.M. (Pauline) Lodewegens griffier

L.A. (Léon) de lange voorzitter

ValidSigned door Pauline Lodewegens op 17-04-2023

ValidSigned door Léon de Lange op 17-04-2023

pagina 5 van 5