2021-037 Raadsvoorstel en -besluit
Tekst van het document
Raadsvoorstel Portefeuillehouder:
Burgemeester D.D. Straat
Datum B&W vergadering
6 april 2021
Documentkenmerk:
behorende bij zaak:
Aan de raad,
Onderwerp: Geheimhoudingprotocol gemeente Landsmeer 2021
Voorgesteld raadsbesluit/c.q. beslispunten 1.
Het Geheimhoudingprotocol gemeente Landsmeer 2021 vast te stellen
Wettelijke grondslag voor raadsbevoegdheid Gemeentewet artikel 147
Inleiding Aanleiding De gemeente Landsmeer heeft geen vastgesteld protocol voor het opleggen van geheimhouding door het college en de gemeenteraad. Het geheim verklaren van stukken is volgens de wet aan eisen en procedures gebonden. Dit moet daarom zorgvuldig gebeuren. Het doel van het ‘geheimhoudingsprotocol gemeente Landsmeer 2021’ (bijlage 1) is om duidelijkheid te creëren over de rollen en verantwoordelijkheden van het college en de raad en wat dit betekent voor de beslotenheid van collegevergaderingen en de beeld- en oordeelsvormende en besluitvormende raadsvergaderingen. Kader De belangrijkste kaders zijn: • de Wet Openbaarheid van Bestuur geeft in artikel 10 de gronden aan waarbij de openbaarheid van bestuur kan worden beperkt; • de Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding; • de Gemeentewet bepaalt in artikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overgelegde stukken.
Doelstelling/beoogd resultaat Het doel van het ‘geheimhoudingsprotocol gemeente Landsmeer 2021’ is om duidelijkheid te creëren over de rollen en verantwoordelijkheden van het college en de raad en wat dit betekent voor de beslotenheid van collegevergaderingen en de beeld- en oordeelsvormende en besluitvormende raadsvergaderingen. Vanaf 2013 wordt een register geheimhouding bijgehouden (bijlage 2). In de werkwijze van vaststellen wordt tot nu toe niet de duur van geheimhouding opgenomen. Met de nieuwe werkwijze verandert dat. In vervolg op het vaststellen van het geheimhoudingsprotocol, wordt voor alle onderwerpen die genoemd staan in het register geheimhouding een termijn bepaald en voorgelegd aan de gemeenteraad. Hierdoor wordt het register weer actueel en rust er geen geheimhouding meer op stukken waar dat niet meer noodzakelijk wordt geacht.
Pagina 1 van 3
Raadsvoorstel Argumenten en afweging Transparantie in het openbaar bestuur is van essentieel belang voor de democratie in Nederland. Als uitgangspunt geldt: het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie. In de informatievoorziening is openbaarheid daarom de regel en geheimhouding de uitzondering. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar. Met het geheimhoudingsprotocol wordt een duidelijk kader geschetst op welke wijze de gemeente Landsmeer invulling geeft aan het opleggen van geheimhouding. Geheimhouding dient ook niet langer dan nodig te worden opgelegd. Daarom is het van belang om op voorhand een indicatietermijn van geheimhouding te bepalen. In de nieuwe werkwijze is dat opgenomen. Als de indicatietermijn is afgelopen, dan betekent dit niet dat de geheimhouding automatisch vervalt. Na afloop van de indicatietermijn dient het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, te beoordelen of van de informatie inderdaad de geheimhouding kan worden afgehaald. Risico’s Het hebben van een geheimhoudingsprotocol geeft een kader en daarmee duidelijkheid over hoe Landsmeer omgaat met geheimhouding. Dit verkleint het risico op onbedoeld onjuist handelen in relatie tot stukken waar geheimhouding is opgelegd. Financiële aspecten Het voorstel kent geen financiële aspecten.
Duurzaamheid Het voorstel kent geen duurzaamheidsaspecten. Uitkomsten advies en inspraak: Niet van toepassing Communicatie Er is een praktische handleiding gemaakt voor medewerkers van de gemeente Landsmeer die college- en raadsvoorstellen maken. In deze handleiding wordt beschreven hoe het opleggen van geheimhouding werkt en waar de medewerker allemaal aan moet denken ter voorbereiding van het opleggen van geheimhouding. De handleiding treft u ter informatie aan in bijlage 3. Naast de officiële bekendmaking op MijnOverheid.nl, wordt het geheimhoudingsprotocol ook op onze website geplaatst.
Bijlagen B1. Geheimhoudingsprotocol gemeente Landsmeer 2021 B2. Register geheimhouding vanaf 2013 B3. Handleiding werkwijze geheimhouding college - en raadsvoorstellen (26-3-2021) U wordt uitgenodigd tot besluitvorming over te gaan. Met vriendelijke groet, namens het college van burgemeester en wethouders van Landsmeer,
drs. D.D. (Dennis) Straat
R. (René) Dekker
burgemeester
loco-gemeentesecretaris
Pagina 2 van 3
Raadsbesluit Portefeuillehouder:
Burgemeester D.D. Straat
Datum raadsvergadering
27 mei 2021
Documentkenmerk:
behorende bij zaak:
De raad van de gemeente Landsmeer Gelezen het raadsvoorstel van het college, voorstelnummer: 088306539131984 behorende bij zaak: 8763-2021 Gehoord de behandeling in de oordeelsvormende sessie van de raad.
Raadsbesluit 1.
Het Geheimhoudingprotocol gemeente Landsmeer 2021 vast te stellen
De raad van de gemeente Landsmeer,
S. (Saskia) van Dijk
L.A. (Léon) de Lange
de griffier
de voorzitter
Pagina 3 van 3