2021-013 RV+RB voorlopig gunningsadvies accountantsdiensten

Raadsvoorstel Raadsvergadering : 25 maart 2021 Agendapunt : 4.1 Voorstelnummer : 2021-013 Onderwerp: Voorlopig gunningsadvies accountantsdiensten Voorgesteld raadsbesluit / c.q. beslispunten: 1. In te stemmen met het gunningsadvies van de beoordelingscommissie accountant en het onder voorbehoud van definitieve gunning, benoemen van PSA (Publieke Sector Accountants) als huisaccountant ingaande vanaf boekjaar 2021 met een vaste looptijd van drie jaar, met de optie tot een verlenging van een jaar. Inleiding: Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheer handelingen en het financieel beheer. Het huidige contract met Baker Tilly (BT) loopt na de controle op de jaarrekening van 2020 af. De werkgroep heeft op 2 december de aanbestedingsdocumenten besproken en deze voor advies voorgelegd aan de auditcommissie van 11 december 2020. Op basis van deze bespreking is het definitieve raadsvoorstel en besluit opgesteld en aangeboden aan het presidium.

In de raad van 17 december 2020 heeft de raad het raadsvoorstel tot ingang zetten van de aanbesteding vastgesteld. De ‘beoordelingscommissie accountant’ bestaat uit;  de heer P. Roseboom  de heer F. Hendriks  mevrouw E. van Elsacker  de heer E. Heinrich  mevrouw M.I. Hop  de heer N.J. van Baarsen  de heer E.B. Knibbe Op 6 januari 2021 is de aanbestedingsuitvraag gepubliceerd op TenderNed. Twee partijen hebben zich ingeschreven. De beoordelingscommissie stelt voor om in te stemmen met het voorlopige gunningsadvies. Wettelijke grondslag en/of kader: Artikel 213 lid 2 en 25, eerste lid, Gemeentewet Wet openbaarheid van bestuur artikel 10, tweede lid onder b en g

Beoogd effect van het besluit: Met de (definitieve) aanwijzing van de accountant voor Landsmeer wordt aan de vereiste in de Gemeentewet art. 213 lid 2 voldaan waarin de raad wordt opgedragen om een (of meer) accountant (s) aan te wijzen die wordt belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Op basis van een positief besluit kan een overeenkomst worden gesloten tussen de gemeente Landsmeer en PSA. Argumenten: 4.1 Aanbesteding conform inkoopbeleid Conform het vigerend inkoopbeleid heeft de beoordelingscommissie de meervoudig onderhandse aanbesteding gevolgd. Op 06-01-2021 is de aanbesteding geplaatst op TenderNed onder referentienummer TN294793 4.2 Beoordelingstraject is doorlopen Op 25 februari 2021, 11.40 uur hebben twee partijen een offerte ingediend. De offertes zijn inhoudelijk beoordeeld op basis van de vooraf gedefinieerde gunningscriteria (eisen en wensen) in het aanbestedingsdocument. Na de inhoudelijke beoordeling zijn deze 2 partijen, uitgenodigd voor een presentatie.

Tijdens de presentatie op 4 maart 2021 is PSA | Jan Sluijtersstraat 21 | 3059VC Rotterdam | beoordeeld op o.a.de volgende competenties: Samenstelling controleteam, contactpotentieel, adviesfunctie, controlefunctie en -aanpak 4.3 Gunning is raadsbevoegdheid De beoordelingscommissie heeft geoordeeld dat PSA de winnende offerte heeft ingediend. Verzocht wordt om in te stemmen met het gunningsadvies en onder voorbehoud van definitieve gunning PSA te benoemen als accountant van Landsmeer. Door in te stemmen met het gunningsadvies ontstaat voorlopige gunning. Definitieve gunning vindt plaats na de standstil termijn van 3 weken welke eindigt op 25 maart 2021. Binnen deze termijn kunnen derde partijen ageren tegen de voorlopige gunning. Indien dit niet het geval is gaat de voorlopige gunning over in een definitieve gunning, waarvoor een raadsbesluit niet meer nodig is. Kanttekeningen Ten gevolge van de aanbestedingsregels is informatie over de gunning niet openbaar tot de definitieve gunning. De informatie over de gunning is voor de raadsleden beschikbaar Financiële consequenties De kosten van de accountant worden gedekt binnen de reguliere middelen. Bijlagen:  op iBabs raadsvoorstel en -besluit U wordt uitgenodigd tot besluitvorming over te gaan.

Namens de auditcommissie,

M.I. (Monique) Hop voorzitter auditcommissie

S. (Saskia) van Dijk griffier

Raadsbesluit Datum raadsvergadering Registratienummer Onderwerp:

: 25 maart 2021 : 2021-013

voorlopig gunningsadvies accountantsdiensten

De raad van de gemeente Landsmeer Gelezen het raadsvoorstel van het presidium, Besluit: 1. In te stemmen met het gunningsadvies van de beoordelingscommissie accountant en het onder voorbehoud van definitieve gunning, benoemen van PSA (Publieke Sector Accountants) als huisaccountant ingaande vanaf boekjaar 2021 met een vaste looptijd van drie jaar met de optie tot een verlenging van een jaar.

De raad van de gemeente Landsmeer,

S. (Saskia) van Dijk

drs. D.D. (Dennis) Straat

griffier

voorzitter