RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025 bijlage Verbeterplan_toezicht_actueel versie 2025

Verbeterplan informatie- en archiefbeheer gemeente Laarbeek 2024

NR.

KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

4. 4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente Laarbeek past een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer toe. De kwaliteit van het informatiebeheer in taak specifieke applicaties die niet zijn gekoppeld met het zaaksysteem wordt nog niet gemonitord, waardoor het kwaliteitssysteem niet de gehele gemeentelijke informatiehuishouding dekt.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5. 5,2 Het college van B&W van de gemeente Laarbeek heeft een metadataschema vastgesteld. Dit schema wordt momenteel niet toegepast op informatie die op termijn vernietigd wordt in taakspecifieke applicaties. In de oorspronkelijke formulering van artikel 2 van de Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek 2023 werd dit nog als verplicht gesteld. Inmiddels is besloten deze bepaling aan te passen, zodat het metadataschema uitsluitend van toepassing is op informatie die wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Pagina 1

Datum aanbeveling archivaris

Risico

Prioriteit

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Middel

3

Monitoring informatiebeheer taak specifieke applicaties

Het kwaliteitssysteem wordt uitgebreid 13/2/2025 naar alle relevante applicaties. We beoordelen per applicatie de informatiebeheerfunctionaliteit en leggen afspraken vast over beheer, toetsing en evaluatie. Via de PDCA-cyclus (Plan-DoCheck-Act) wordt borging structureel ingericht. Planning: afronding in Q4 2025.

Middel

4

Taakspecifieke applicaties worden aangepast of ingericht zodat ze het vastgestelde metadataschema volledig ondersteunen, voor zover het informatie betreft die op termijn wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze beperking is vastgelegd in de aangepaste formulering van artikel 2 van de Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek 2025.

1) Vastleggen in de Beheerregeling Informatiebeheer dat het metadataschema alleen verplicht is voor informatie die op termijn naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

20-062025

20-11-2025

13/2/2025

7-1-2025

2-12-2026

13/2/2025

8-1-2025

12-10-2026

13/2/2025

20-2-2025

1-12-2025

2) In kaart brengen welke metadata in taakspecifieke applicaties ontbreken voor deze over te brengen informatie. 3) Afstemmen met applicatiebeheerders hoe ontbrekende metadata kunnen worden toegevoegd (waar dit technisch mogelijk is). 4) Applicaties, waar mogelijk, zo inrichten dat de vereiste metadata verplicht worden ingevuld. 5) Periodiek controleren of metadata volledig en juist worden toegepast.

5.10 De gemeente Laarbeek beschikt niet over een compleet overzicht van informatieobjecten waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan. (Bijv. Excel-sheets met formules, kaarten met meerdere lagen, etc.)

Hoog

4

Een compleet overzicht van informatieobjecten waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit.

1) overzicht maken van alle documenten en bestanden waarbij gedrag van belang is (Excel-bestanden, GIS-kaarten, interactieve documenten). 2) per type informatieobject bepalen welk gedrag precies gewaarborgd moet blijven voor authenticiteit. 3) vastleggen hoe deze informatieobjecten veilig opslaan, beheren en gebruiken. 4) medewerkers informeren hoe ze met deze informatieobjecten om moeten gaan. 5) Overzicht actueel houden door regelmatig controles uit te voeren en aan te vullen.

6. 6.4

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden De gemeente Laarbeek overschrijdt vernietigingstermijnen van digitale informatie die in de jaren 2020 t/m 2023 vernietigd diende te worden.

Hoog

1

Reguliere vernietigingsprocedure van 20202024 is doorlopen en verklaring van vernietiging is opgesteld.

1) Conceptlijst opstellen. 2) Voorleggen interne organisatie. 3) Voorleggen voor advies RHCe. 4) Ontvangen machtiging vernietiging. 5) Vernietigen. 6) Verklaring van vernietiging is opgesteld.

Voortgang in %

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang