RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025 bijlage Inspectierapport Laarbeek - RHCe getekend

t

r G

regionaal historisch centrum eindhoven

INSPECTIERAPPORT GEMËENTE LAARBEEK

Opsteldatum : 1 2-03-2025

Vastgesteld door: Archivaris / directeur RHCe,

Gemeentesecretaris /

in de rol van gemeentearchivaris

Algemeen directeur

ftl^) J.M. RomijnDatum

3j

en

ey

' n A-

LLrLL

ílt L\

Datum

rhc" regionoal hístorísch centrum eindhoven

Op grond van onder meer de Archiefwet oefent het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe)toezicht uit op het informatie- en archiefbeheer van 1. bij het RHCe aangesloten overhede n, en 2. overheden met welke het RHCe daartoe een dienstverleningsovereenkomst heeft afgesloten. ln het kader van bedoeld toezicht voert het RHCe periodieke inspecties uit naar de naleving door die overheden van toepasselijke wet- en regelgeving. lnformatie- en archiefbeheer betreft meer dan alleen de documenten die de organisatie beheert. Wet- en regelgeving aangaande dit beheer omvat ook het beleid en de inrichting ten behoeve van archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen, op basis van de Archiefr¡¡et, omschreven worden als documenten en bestanden (ongeacht de vorm) die door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt zijn. Ter ondersteuning van de inspectie wordt gebruik gemaakt van Kritische Prestatie

lndicatoren (KPl's), ontleend aan die van de VNG. KPI's kunnen tijdens de inspectie worden aangevuld en uitgebreid met verdiepende vragen. De vragen toetsen of het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normenkaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiektoegepast. Rood

voldoet niet

Oranje

voldoet gedeeltell¡k

Groen

voldoet

rE I

Op 13 februari 2025 is bij de gemeente Laarbeek een inspectie van het informatiemanagement uitgevoerd. De organisatie heeftfunctionarissen aangewezen om het RHCe te woord te staan. Het RHCe dankt hen voor de antwoorden op vragen en voor de begeleiding van de inspectie.

2

t

rhc" regionaal hístorísch centrum eìndhoven

De zorg en het beheer van archiefbescheiden door de gemeente Laarbeek voldoet gedeeltelijk aan toepasselijke wet- en regelgeving. RHCe constateert o.a. de volgende on regelmatig hed en/on rechtmatig heden:

-

De gemeente overschrijdt wettelijke termijnen voor de vernietiging van digitale

informatie. Het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer van de gemeente dekt niet de volledige informatieh uishoud ing. De gemeente Laarbeek beschikt niet over een compleet overzicht van informatieobjecten waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan. het gemeentelijke metadataschema wordt niet volledig toegepast op informatie die op termijn vernietigd moetworden in taak-specifieke applicaties. Dit is in strijd met artikel 2 van de Beheerregeling lnformatiebeheervan gemeente Laarbeek.

Tabel 1: Algemeen beeld van het archief- en informatiebeheer

KP¡ KPI 1

TOELICHTING

RESULTAAT

Lokale regelingen Voldoet gemeente de aan toepasselíjke wet- en regelgeving, waaronder bestu urlij ke beslu itvormin g rond bevoegd heden en verplichtingen?

KPI 2

Middelen en mensen Meent gemeente Laarbeek, gelet op diens wettelijke taken voor informatiemanagement en archiefbeheer, dat de gemeente beschikt over voldoende middelen en mensen, de laatsten op voldoende kwalitatief niveau?

KPI 3

Archiefru imten, a pp licaties, a rch ief bewaarplaats en E-

depot Voldoen de fysieke en digitale bewaaromstandigheden van gemeente Laarbeek aan wet- en regelgeving? KP¡ 4

I

nterne kwaliteitszorg en toezicht

ls, voor zover van toepassing, de gemeente Laarbeek structureel bezig met het verbeteren van de kwaliteit van haar i nformatieh u ishoud i n g?

KPI 5

Orden in g, auth enticiteit, co ntext, toegan kel ii kh eid en duurzaamheid archiefbescheiden ls de ordening van informatie planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van informatie?

J

rhc" regíonaal h¡storisch centrum eìndhoven

KPI ó

Vervangin g, conversie/m i g ratie, selectie, vern ieti g ing en verureemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente Laarbeek zorgvuldig af of er het bezit van informatie wel/niet van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

KPI 7

Overbrenging van archiefbescheiden Voldoet de gemeente Laarbeek aan wet- en regelgeving bij de overbrenging van informatie, en bínnen wettelijke overbren g i n gsterm ij nen?

KPI 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente Laarbeek aan wet- en regelgeving waar het betreft aanduiden van beperking van openbaarheid van informatie waar dat van toepassing is?

Tabel 2: Aanbevelinqen RHCe

4.',1

Uitbreiden van het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer zodat het de volledi ge gemeentelijke informatieh uish oud inq omvat

3

5.2

Het gemeentelijke metadataschema volledig toepassen op informatie

4

die op termiin vernietiqd dient te worden.

5.2

Beschikken over een compleet overzicht van informatieobjecten waar gedrag een rol speelt bii het waarborqen van de authenticiteit ervan.

6.4

Diqitale informatie binnen wetteli jke termiinen vernietiqen

4 1

4

t

rhc" r e gí onool hí storí sch cen t

rum ei ndhove n

3. DETAILS CONCLUSIES INSPECTIE ln tabel 3 zijn de conclusies per KPI beschreven. ln de rechterkolom is vermeld wat de

prioritering van de aanbevelingen is (1:hoogste prioriteit). Tabel3: Resu/tate n per sub-KPl

KPI 1 LOKALE REGELINGEN KPI

RESUITAAT

f .1 LOKALE REGELINGEN De gemeenteraad heeft de Archiefuerordening Laarbeek 2023 vashgesteld en bekendgemaakt op 21 -2-2023. De nten verordenin bevat de wetteli k vereiste com

1

1.2 BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER Het college van B&W heeft de Beheerregeling nfo rm ati e be h ee r La a rbe e k 202 3 v astgeste ld e n bekendgemaakt op 21-2-2023. De regeling bevat de wetteli k vereiste com nten

1.2

I

f .3 STRATEGISCH INFORMATIEOVERLEG (S¡O) rond van a rtikel 4 van er Laarbee k een

1.3

) ingesteld 1 .4 WIJZIGING OVERHEIDSTAKEN 1

4

N.v.t.

De gemeente Laarbeek heeft sinds 14-2-2019 (5 jaar voor de inspectie)geen regeling getroffen voor de opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van aan taken aan een ander overheids

f .5 GEMEENSCHAPPETIJKE REGEL¡NGEN EN ANDERE ¡

NTERG EMEENTELIJ KE SAMENWERKI NGSVORM EN

i De gemeente Laarbeek heeft voorzieningen getroffen

1.5

I voor de zorg voor informatie bij de

; samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente

deelneemt. 1 .6 WIJZIGING

1.6

I

OVERHEIDSTAKEN Het college van B&Wvan de gemeente Laarbeek verleent mandaten voor de zorg voor informatie op grond van de Mandaatregeling gemeente Laarbeek 2024 d.d.19-6-2024.

Ã

rhc" regionaal historísch centrum eindhoven

r.z ulreESTEDEN ARCHTEFBEHEER(STAKEN) De gemeente Laarbeek heeft

1.7

d ienstverle ni n gsovereenkomsten gesloten met partijen

aan wie informatiebeheertaken zi n uitbesteed

1.8 PUBLICATIE EN BEKENDMAKING '1.8

de

KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN KPI

RESULTAAT

2.1 MIDDELEN --¡.---.- -_

2.1

De gemeente Laarbeek geeft aan over voldoende middelen te beschikken om de kosten verbonden aan de informatie te dekken

;

2.2 MENSEN, KWANT¡TATIEF T.B.V. BEHEER 2. 2

f

i ?=:m:T: n:5îij,itf"':i1:'"::ï:13;iJ3:,o,n rmatie.

2.3 MENSEN, KWALITATIEF T.B.V. BEHEER 2.3

! De gemeente Laarbeek geeft aan dat beschikbare medewerkers gekwalificeerd zijn voor de aan hen o d en taken voor d rmatie

/

KPI 3 ARCHIEFRU¡MTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E. DEPOTS

3.1 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES EN SERVERRUIMTEN

3r I

i:,iJi,,i:':ïli':

van de gemeente Laarbeek voldoet aan

/

3.5 PLAN VEILIGHEID, CALAMITEITEN EN ONTRUIMING 3.5

Het BHV-plan van de gemeente Laarbeek bevat een calamiteitenplan voor archieven. Het plan bevat afdoende maatregelen om risico's rondom archieven in h et gevat _v_a1 9e¡ _çg!qm!tq! te bçp erken

6

L

rhc" regionaal hístorísch centrum eindhoven

KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT KPI

4.1 KWALITEITSSYSTEEM ARCHIEFBEHEER De gemeente Laarbeek past een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer toe. De kwaliteit van het

4. 1

3

informatiebeheer in taak specifieke applicaties die niet zijn gekoppeld met het zaaksysteem wordt nog niet gemonitord, waardoor het kwaliteitssysteem niet de gehgt_e_s9m_e,e_ntel.r jt,e_1!f _of met!q[Uiúqq-di!g dekt.

KPI 5 ORDENING, AUTHENT¡CITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAM H EI D ARCHIEFBESCHEIDEN

5.f GEORDEND OVERZICHT ANALOOG EN DIGITAAL De gemeente Laarbeek beschikt over een compleet en samenhanq end overzicht van qemeenteliike informatie

5

/

5.2 AUTHENTICITEIT EN CONTEXT ANALOOG EN DIGITAAL _r-

Het College van B&W van de gemeente Laarbeek heeft metadataschema vastgesteld. Het schema wordt niet een ; toegepast informatie die op termijn vernietigd volledig I te worden in taak specifieke applicaties. Dit wordt dient voorgesch reven door arl. 2 v an d e Beheerrege in g lnformatiebeheer Laarbeek 2023.

4

I

5.3 SYSTEEM VOOR TOEGANKELIJKHEID ANALOOG EN DIGITAAL 5.3

i De gemeente Laarbeek stelt analoge informatie i toegankelijk aan de hand van plaatsingscodes. Digitale informatie wordttoegankelijk gesteld aan de hand van metadata.

5.4 DUURZAME MATERIALEN EN GEGEVENSDRAGERS ANALOOG 5.4

De gemeente Laarbeek gebruikt bij het opmaken en beheren van analoge informatie duurzame materialen en

, gqs,gle]]gdtugqÞ-

7

rhc

regionool h¡storísch centrum eindhoven

5.5 DUURZAME VERPAKKINGSMATERIALEN BIJ OPSLAG ANATOOG 5.5

De gemeente Laarbeek gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van analoge informatie.

5.ó SYSTEEM VOOR DUURZAAMHEID ANALOOG 5.ó

De klimaatomstandigheden in de archiefruimte van gem eente Laarbeek voldoen aan de w etsen

5.7 OPBOUW DUURZAAM DIGITAAL INFORMATIEBEHEER 5.7

De gemeente Laarbeek heeft overkoepelend beleid voor informatiebeheer in de vorm van een informatiebelreerpl an.

5.8 AANVULLEN DE M ETAGEG EVENS DIGITAALZ 5.8

' De gemeente Laarbeek past op grond van het metadataschema (zie ook KPI 5.2)aanvullende chnische) metadata toe

5.9 OPSLAGFORMATEN 5.9

De gemeente Laarbeek brengt digitale informatie in de vorm van open bestandsformaten over naar de a rch ieJbewaa rplaats.

5.IO FUNCTIONELE EISEN 5.1 0

De gemeente Laarbeek beschikt niet over een compleet overzicht van informatieobjecten waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan. (Bijv. Excel-sheets metformules, kaaften met meerdere lagen, gtç,)

4

5.1I VOORZIEN¡NGEN COMPRESSIE EN ENCRYPTIE 5.11

De gemeente Laarbeek beschikt over beleid t.a.v com pressie en encryptie.

I

't

U

rhc" regìonaal hístorísch centrum eíndhoven

KPI ó VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEM DING VAN ARCHIEFBESCH EI DEN

RESULTAAT

ó.1 VERVANGING, BESLU¡TEN EN VERKLAR¡NGEN De gemeente Laarbeek past vervanging van analoge

6.1

informatie door digitale reproducties toe overeen komstig het Besl u ît tot verva ngi ng archiefbescheiden Laarbeek 2020 d.d. 12-1 1 -2020.

ó.2 CONVERTEREN EN MIGREREN 6. 2

N.v.t

De gemeente Laarbeek is ten tijde van de inspectie bezig met het migreren van informatie tussen applicaties. De gemeente geeft aan dat na afronding van dit proces een verklaring van migratie zal worden esteld

ó.3 ARCH I E FSELECTI ELIJST, HOTSPOTM ON ITOR EN STU KKEN tIJST De gemeente Laarbeek hanteert selectiecriteria voor het bewaren en vernietiqen van informatie op basis van de

ó.3

VNG-selectielijsten

ó.3D LOKALE HOTSPOTMONITOR De gemeente Laarbeek beschikt over een procedure voor een hotspotmonitor die tweejaarlijks wordt toeqepast.

ó.3d

ó.4 VERNIETIGING EN VERKLARINGEN De gemeente Laarbeek overschrijdt vernietigingstermijnen van digitale informatie die in de iende te worden iaren 2020 r/m 2

6.4

1

ó.5 VERVREEMDING, BESLUITEN EN VERKLARINGEN

'--t' ó.5

N.v.t.

De gemeente Laarbeek heeft sinds 1 4-2-2019 (5 jaar !¡ q p_e=c_q¡e ) een informatie vervreemd

v_o,9 r d 9

KPI 7 OVERBRENGING VAN ARCH¡EFBESCHEIDEN

7.1 OVERBRENGING NA BIJ WET VASTGESTELDE TERMIJN 7.1

De gemeente Laarbeek brengt informatie tijdig over naar de archiefbewaarplaats.

I

rhc" regíonoal histo(ísch centrum e¡ndhoven

7.2 VERKLARINGEN VAN OVERBRENGING De gemeente Laarbeek en de beheerdervan de archiefbewaarplaats hebben voor informatie die naar de a rch iefbewaarplaats is overge bracht verkla rin gen va n over in o emaakt.

7.2

KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

8.2 BEPERKING OPENBAARHEID NA OVERBRENGING i Het college van B&Wvan de gemeente Laarbeek heeft bij de overbrenging van informatie besloten tot

8.2

/

beperkingen aan de openbaarheid voor informatie die maq zrln

i,

sl

'-l l

8.3 BEPERKING OPENBAARHEID NA 75 JAAR 8.3

N.v.t

De gemeente Laarbeek heeft geen informatie naar de archiefbewaarplaats overgebracht waarvan de openbaarheidsbeperkinq la nqer duurt dan 75 J9-a!'.

10