RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025
Tekst van het document
Zaaknummer:
18944-2025
Documentnummer:
18944-2025:900571
Raadsinformatiebrief
Onderwerp Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025 Datum 1 juli 2025
Toelichting Op basis van het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2024–2027 legt het college elk jaar verantwoording af over hoe de gemeente omgaat met informatie- en archiefbeheer. Met deze rapportage krijgt de gemeenteraad inzicht in hoe de gemeente haar informatiehuishouding organiseert en of dit gebeurt volgens de wettelijke eisen. Dit ondersteunt uw rol als kadersteller en toezichthouder. Bij deze brief ontvangt u het Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025, het bijbehorende Verbeterplan 2025–2026 en het Inspectierapport van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) van 13 februari 2025. Deze stukken worden, na kennisname door de raad, ook gestuurd naar Bureau IBT van de provincie Noord-Brabant. Inspectie 2025 Op 13 februari 2025 heeft het RHCe de tweejaarlijkse inspectie uitgevoerd. Daarbij is onze informatiehuishouding getoetst aan de Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Deze KPI’s meten in hoeverre de gemeente voldoet aan de eisen voor goed en verantwoord informatiebeheer. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Uit het inspectierapport blijkt dat het beleid, de beschikbare capaciteit en de fysieke en digitale archiefruimtes goed op orde zijn. Er zijn echter vier belangrijke aandachtspunten: •
Het kwaliteitssysteem is nog niet volledig doorvertaald naar alle taakspecifieke applicaties.
•
Het gemeentelijke metadataschema moet worden toegepast op informatie die op termijn wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
•
Er is een achterstand in de digitale vernietiging van dossiers uit de jaren 2020 t/m 2023.
•
Er ontbreekt een strategie voor het beheren van informatieobjecten waarvan de werking (zoals formules of interactieve lagen) essentieel is voor de betrouwbaarheid.
Het RHCe raadt aan om deze punten in de komende jaren stap voor stap op te lossen. Jaarverslag Het jaarverslag is opgesteld op basis van het format van het RHCe. Alle aanbevelingen uit het inspectierapport zijn hierin vertaald naar duidelijke doelen, acties en termijnen. Deze zijn
samengebracht in het Verbeterplan 2025–2026, dat jaarlijks wordt besproken in het Strategisch Informatieoverleg (SIO). Planning en voortgang Tijdens het SIO van 2 juni 2025 is de planning overlegd. De achterstand in vernietiging wordt dit jaar weggewerkt. Het kwaliteitssysteem wordt in 2025 verder uitgebreid en geborgd via een PDCA-cyclus (Plan–Do–Check–Act). Eind 2025 wordt een eerste dashboard opgeleverd, dat daarna elk kwartaal in het SIO wordt besproken. We kiezen ervoor het metadataschema alleen toe te passen op informatie die later wordt overgebracht naar de archief-bewaarplaats. Dit sluit aan bij de wettelijke kaders en voorkomt onnodige extra werkzaamheden. De eerdere verplichting tot volledige toepassing, zoals vastgelegd in de Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek, wordt hierop aangepast. Verder stellen we een overzicht op van zogenoemde gedrag gevoelige informatieobjecten en leggen we daarvoor een passende beheerstrategie vast. Worden deze verbeteringen niet tijdig uitgevoerd, dan riskeren we overtreding van de Archiefwet, met mogelijk informatieverlies of hogere beheerkosten als gevolg. Technische aanpassingen worden alleen nog gedaan als dit nodig is voor duurzame opslag. Voor gedrag gevoelige informatie is de inventarisatie gestart. De bijbehorende beheerstrategie wordt opgesteld binnen de termijn zoals benoemd in het verbeterplan.
Bereikte resultaten (2024–2025) De afgelopen periode zijn belangrijke stappen gezet. Zo is het Beleid Duurzaam Digitaal Informatiebeheer verder uitgewerkt in het Informatiebeheerplan. De achterstand in de beoordeling van analoge archieven uit de periode 1997–2009 is weggewerkt. Ook is de bezetting op informatiebeheer nu structureel op orde. Tot slot is er via interne campagnes meer bewustwording gecreëerd over goed omgaan met informatie. Bijlagen •
Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2025
•
Verbeterplan 2025-2026
•
Inspectierapport RHCe d.d. 13 februari 2025
Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris van Laarbeek
de burgemeester van Laarbeek
J.W.M. van de Ven
L.A.G.P. van der Aa