RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024 Bijlage 2
Tekst van het document
rhc regionaal historisch centrum eindhoven
SAMENVATTING FOLLOW-UP OVERLEG N (RHCE)
Vastgesteld
Op 24-03-2024
Op..26:.3-. 2024
Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
Gemeente Laarbeek
J. Louwers-Smeets
J. van de Ven
Manager Communicatie en Toezicht
Gemeentesecretaris
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
rhc regfonaal hstorsch centrum efndhoven
Gemeente Laarbeek
Jolanda van de Ven
Gemeentesecretaris
Bart Rijnders
Medewerker
informatievoorziening
RHCe
Jolanda Louwers-Smeets
Manager Communicatie & Toezicht
Pieter Jakobs
Toezichthouder
Gijs Bekker
Toezichthouder
In het kader van het toezicht op het informatiebeheer van gemeenten door RHCe heeft op 14 februari 2024 een follow-up overleg plaatsgevonden tussen gemeente Laarbeek en RHCe. Een follow-up overleg vindt volgens de tweejarige inspectiecyclus plaats ca. 1 jaar na de inspectiedatum. Onderwerp van gesprek betrof de resultaten uit het verbeterplan dat gemeente Laarbeek naar aanleiding van de aanbevelingen uit het inspectierapport van 23 januari 2023 heeft opgesteld.
TE BESPREKEN/BESPROKEN
HOOFDPUNTEN
1.1. Vernietigen van informatie binnen wettelijke termijnen (KPI 6.4).
1.2. Vaststellen en uitvoeren van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie (KPI5.7).
1.3. Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer (KPI 4.1).
1.4. Zorgen voor een compleet, actueel en samenhangend overzicht van archiefbescheiden (KPI 5.1) NADERE
UITWERKING
HOOFDPUNTEN
1. VERNIETIGEN VAN IN
TIE BINNEN WETTELIJKE TERMIJNEN (KPI 6.4)
Bij de inspectie 2023 is geconstateerd dat gemeente Laarbeek wettelijke vernietigingstermijnen voor informatie overschrijdt. De gemeente heeft acties ondernomen c.q. gepland om de overschrijdingen weg te nemen resp. te voorkomen:
1. Termijnoverschrijdingen vernietiging informatie in applicaties
Gemeente Laarbeek geeft aan bij circa 40 applicaties waarin archiefbescheiden worden beheerd zgn informatiebeheercontracten te zijn overeengekomen tussen beheerders en team informatievoorziening. Desbetreffende contracten wijzen een applicatiebeheerder aan en bevatten 0.a. afspraken om informatie in de applicatie tjdig te vernietigen. In april 2024 gaat men beheercontracten toepassen. 2.
Termijnoverschrijdingen in zaaksysteem
Gemeente Laarbeek informeert RHCe dat wettelijk benodigde vernietigingsgrondslagen zijn toegevoegd aan de vernietigingslist afkomstig uit het uitgefaseerde zaaksysteem Decos Join. Desbetreffende lijst wordt momenteel samengevoegd met een vernietigingslijst inhoudende archiefbescheiden met
vernietigingstermijnen in de jaren 2022-2024. Deze lijst wordt eind maart 2024 ter advisering voorgelegd aan RHCe 3. Termijnoverschrijdingen aangaande kopieën op netwerkschijven:
Gemeente Laarbeek heeft organisatie breed een opschoningsactiviteit gehouden 0.a. waarbij functionarissen hun netwerkmappen schoonden. Kopieën van elders gearchiveerde archiefbescheiden zijn tevens vernietigd. Archiefbescheiden die bewaard dienden te blijven, zoals bodemonderzoeken, zijn daarbij overgezet naar andere applicaties, zoals MS-Teams
he reslonaal Mstorisch cenerum elndhoven
2
VASTSTELLEN EN TOT UITVOERING BRENGEN VAN BELEID VOOR DUURZAAM BEHEER VAN DIGITALE
INFORMATIE
(KPI 5.7)
Tijdens de inspectie 2023 bleek dat gemeente Laarbeek niet beschikte over wettelijk benodigd beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie. Dit beleid is inmiddels op 20-6-2023 vastgesteld: het Beleid Duurzaam Digitaal Informatiebeheer. Desgevraagd geeft de gemeente aan dat 0.a. de inventarisatie van
archiefbescheiden deel uitmaakt van het beleid (zie punt 4), zoals ook afspraken omtrent informatiebeheer bij de inkoop van applicaties en de voorgenoemde informatiebeheercontracten.
De gemeente informeert dat het beleid nog niet volledig wordt toegepast: vanaf april 2024 worden beheercontracten toegepast.
3.
EN KWALITEITSSYSTEEM VOOR INFORMATIEBEHEER _
VASTSTELLENEN TOEP. (KPL4.1)
Tijdens de inspectie 2023 is geconstateerd dat gemeente Laarbeek niet beschikte over een vastgesteld kwaliteitssysteem met toetsbare eisen voor informatiebeheer. Gemeente Laarbeek informeert RHCe dat men het Kwaliteitsplan Informatiebeheer heeft vastgesteld d.d. 23-12-2023. Op basis van dit plan wordt sinds januari 2024 kwaliteitstoetsing toegepast. De gemeente geeft 0.a. aan controles te verrichten op de kwaliteit van informatiebeheer in het zaaksysteem, de resultaten worden vastgelegd in Excel-documenten. Het
kwaliteitssysteem wordtde komende tijd verder uitgebreid om ook de kwaliteit van informatiebeheer in andere applicaties te toetsen.
4_ ZORGEN VOOR EEN COMPLEET, ACTUEEL EN SAMENHANGEND OVERZICHT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN.
(KPI .1}
Tijdens de inspectie 2023 is geconstateerd dat gemeente Laarbeek niet beschikte over een compleet, actueel en samenhangend overzicht van archiefbescheiden. Gemeente Laarbeek informeert o.b.v. de selectielijst 2020 een overzicht te hebben opgemaakt dat per gemeentelijk werkproces .. overzichtelijk stelt in welke applicatie(s) relevante informatie wordt bewaard. Dit overzicht is in juli 2023 naar Provincie Noord-Brabant gestuurd, die in hun toezichtoordeel voor 2023 hebben aangegeven het overzicht als voldoende gespecifieerd te beschouwen.
Gemeente geeft aan dat nog niet alle individuele archiefbescheiden, zoals e-mails, overzichtelijk
toegankelijk zijn. De toepassing van de informatiebeheercontracten (vanaf april 2024) dient ertoe te leiden dat dergelijke archiefbescheiden n het overzicht worden opgenomen; de geplande uiterlijke realisatiedatum voor het completeren van het overzicht betreft 1-7-2026. WVTT.K
Gemeente Laarbeek stuurt het Kwaliteitsplan Informatiebeheer naar RHCe. [Red.: plan is nadien door RHCe ontvangen]