RIB Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024

Zaaknummer:

12534-2024

Documentnummer:

12534-2024:750332

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024 Datum 25 juni 2024

Toelichting Het college van burgemeester en wethouders rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad en het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie (IBT) voor het onderdeel informatie- en archiefbeheer. Dit wordt gedaan in het kader van het `Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023’. We rapporteren met het jaarverslag informatie- en archiefbeheer (bijlage 1). Inspectie 2023 Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft in december 2022 een inspectie uitgevoerd over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek. Zij doen dit iedere 2 jaar op basis van hun wettelijke taak als horizontaal toezichthouder op onze informatiehuishouding. De inspectie toetst de kwaliteit aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het inspectierapport heef u met de raadsinformatiebrief van 11 juli 2023 ontvangen. Begin van dit jaar hebben we een voorgangsgesprek gehad over de status van de aanbevelingen die in het inspectierapport zijn gegeven. De uitkomsten van dit voorgangsgesprek zijn terug te lezen in bijlage 2. De belangrijkste aanbevelingen waren in 2023: 1) Vernietigen van informatie binnen wettelijke termijnen. 2) Vaststellen en in uitvoering brengen van beleid voor duurzaam beheer van digitale informatie.

Daaronder: opstellen overzicht van applicaties waarin archiefbescheiden worden bewaard zoals ook de functionaliteiten van betreffende applicaties t.a.v. informatiebeheer. 3) Vastellen en in uitvoering brengen van kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). 4) Opstellen compleet en actueel overzicht van informatie op de netwerkschijven. Jaarverslag In ons jaarverslag 2024 (bijlage 1) is te lezen dat we goed bezig zijn geweest met de aanbevelingen vanuit het inspectierapport 2023. Alle aanbevelingen en opmerkingen uit het inspectierapport 2023 zijn opgenomen in het verbeterplan (bijlage 1a). In het verbeterplan hebben we vervolgens per punt aangegeven waar we staan. Waar staan we wat betreft de 4 belangrijkste aanbevelingen?

1. Het afgelopen jaar is het project opschoning van het analoge archiefblok 1997-2009 voltooid. De vernietigbare informatie is vernietigd. De reguliere vernietiging wordt volgens planning nog in 2024 uitgevoerd. 2. Vorig jaar gaven we al aan een informatiebeheerplan opgesteld te hebben. Daar hebben we afgelopen jaar uitvoering aangegeven. Vanaf nu gaat het plan over op beheren van de informatie en het up-to-date houden van het overzicht. 3. In december 2023 hebben we ons kwaliteitsplan informatiebeheer (inclusief kwaliteitssysteem) vastgesteld. Vanaf 1 januari 2024 zijn we voortvarend aan de slag gegaan met het kwaliteitsplan. We hebben de eerste kennissessies al gegeven aan de collega’s. Daarnaast zijn de kwaliteitscontroles in volle gang. 4. Voor een groot gedeelte van de netwerkschijven zijn inmiddels afspraken gemaakt hoe hier mee om te gaan. We zijn bezig met de migratie naar MS365, zodat op termijn de netwerkschijven volledig worden afgesloten. We staan er goed op, voor wat betreft het inzicht in onze informatiehuishouding. Dit kwam ook naar voren tijdens het voortgangsgesprek met de RHCe (bijlage 2). We hebben met het vaststellen van het informatiebeheerbeleid en het kwaliteitsplan de instrumenten om het informatiebeheer op niveau te houden en aan te passen aan de actuele situatie. Bijlagen 1) Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024 gemeente Laarbeek a.

Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2024 2) Follow up rapport RHCe 2024 Deze raadsinformatiebrief, jaarverslag en inspectierapport worden naar het IBT gestuurd. Later dit jaar zullen we een toezichtoordeel ontvangen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

J.W.M. van de Ven

burgemeester

Y.C.M.G. de Boer