RIB Bijlage Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE LAARBEEK 2025

INHOUD 1. Inleiding ........................................................................................................... 3 2. Managementsamenvatting .................................................................................. 4 2.1 Resultaten KPI’s 2025......................................................................................................................... 4 2.2 Toelichting op KPI’s ............................................................................................................................. 4 3. Verbeterplan 2025‑2026 ..................................................................................... 6 4. Bereikte resultaten 2024 .................................................................................... 6

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad, de provincie Noord‑Brabant (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie‑ en archiefbeheer van de gemeente Laarbeek in de periode juni 2024 – juni 2025. Adequate naleving van wet‑ en regelgeving op dit terrein: • stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering; en • borgt het collectieve geheugen van de samenleving doordat informatie met (cultuur)historische waarde duurzaam bewaard en toegankelijk blijft. De provincie oefent generiek toezicht uit op grond van de Gemeentewet. Conform de aanbevelingen van de VNG wordt dit verslag jaarlijks vóór 15 juli 2025 aan Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) aangeboden.

3

2. MANAGEMENTSAMENVATTING Het college van burgemeester en wethouders is zorgdrager voor het archief‑ en informatiebeheer. Over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995 wordt periodiek gerapporteerd aan de gemeenteraad (artikel 3 Archiefverordening gemeente Laarbeek 2023). Dit jaarverslag is gebaseerd op: • de inspectie van 13 februari 2025 door het RHCe (jaar 1 in de tweejaarlijkse cyclus); • het daaropvolgende voortgangsgesprek en de stand van zaken op 31 december 2025. 2.1 RESULTATEN KPI’S 2025 Legenda Rood = voldoet niet · Oranje = voldoet gedeeltelijk · Groen = voldoet KPI

Korte omschrijving

1. Lokale regelingen

Wet‑ en regelgeving, verordeningen

2. Middelen en mensen

Budget, formatie, deskundigheid

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats & E‑depot

Huisvesting & techniek

4. Interne kwaliteitszorg & toezicht

Kwaliteitssysteem, auditcyclus Metadata, overzicht, duurzaamheid Vernietiging, migratie, vervanging Overdracht aan archiefbewaarplaats

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid & duurzaamheid 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging & vervreemding 7. Overbrenging van archiefbescheiden 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Resultaat 2025

Openbaarheid & beperkingen

2.2 TOELICHTING OP KPI’S Nr.

Kritische Prestatie Indicator

Omschrijving van de hoofdvraag

1

Lokale regelingen

Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen?

2

Middelen en mensen

Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen?

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding? 4

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden?

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

7

Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht?

8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

5

3. VERBETERPLAN 2025 ‑2026 Naar aanleiding van de inspectie van het RHCe is bijgaand verbeterplan (bijlage 2) opgesteld. Alle aanbevelingen/opmerkingen zijn per KPI in het verbeterplan opgenomen. Per aanbeveling/opmerking is er een (mogelijke) oplossing, een aanpak op hoofdlijnen en een planning gegeven. Hieronder is het verbeterplan beknopt op hoofdlijnen omschreven. Voor uitgebreidere aanpak zie bijlage: Nr.

KPI

Kernprobleem

Prioriteit

Gewenst resultaat

Hoofdaanpak (kort)

Deadline

1

4.1

Kwaliteitssysteem monitort taakspecifieke applicaties nog niet

3

Alle applicaties worden structureel gemonitord

Applicaties inventariseren → meetlat → dashboard & kwartaalrapportage

20‑11‑2025

2

5.2

De metadata is nog niet volledig toegepast op informatie die moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats

4

Vastgesteld metadataschema implementeren op over te brengen informatie

Gap‑analyse → applicaties aanpassen → controles

02‑12‑2026

3

5.10

Geen compleet overzicht gedrag‑gevoelige infoobjecten

4

Overzicht & beheer-strategie vastgesteld

Inventarisatie → classificatie → beheerstrategie

12‑10‑2026

4

6.4

Achterstand digitale vernietiging 2020‑2023

1 (hoog)

Achterstand weggewerkt + borging

Backlog → machtiging → bulk‑vernietiging → verklaring

01‑12‑2025

4. BEREIKTE RESULTATEN 2024 In de afgelopen periode zijn diverse verbeteringen gerealiseerd die bijdragen aan een duurzamer en beter georganiseerd informatiebeheer. Het Beleid Duurzaam Digitaal Informatiebeheer is verder uitgewerkt en vastgelegd in het Informatiebeheerplan. Daarnaast is de achterstand in de beoordeling van analoge archieven uit de periode 1997–2009 volledig weggewerkt. Ook is de personele bezetting op informatiebeheer inmiddels structureel op orde. Tot slot zijn binnen de organisatie bewustwordingscampagnes uitgevoerd, gericht op het verbeteren van informatieveiligheid en verantwoord informatiegebruik.

6