Leeswijzer wijziging vergaderstructuur.docx

-Leeswijzer wijziging vergaderstructuur. Aanleiding. Op 23 augustus 2018 is onder leiding van de heer Jasper Loots gesproken over een goed samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie in de lopende bestuursperiode. Er zijn toen een aantal maatregelen en afspraken benoemd. Naar aanleiding daarvan is een werkgroep van enkele raadsleden ingesteld die zich buigt over de vergaderstructuur. Deze werkgroep heeft een concept opgesteld voor een nieuwe vergaderstructuur. Doel: •

Aansluiting zoeken bij het zogenaamde BOB vergadermodel

•

Inwoners meer betrekken.

•

Mensen met kennis uit de achterban meer betrekken.

•

Voorkomen van extra vergaderdruk.

•

Geen al te grote veranderingen.

3 fasen: beeldvorming - oordeelsvorming - besluitvorming.

Voorgestelde structuur: Schematisch: Huidige vergaderstructuur: week 1 presidium agenda commissies

week 2 Niets

week 3 Di: Wo: Do: Commissie Commissie Commissie S.D R.D AZ

week 4 week 5 presidium agenda raad

week 6 raadsvergadering.

Voorgestelde nieuwe structuur: beeldvoming week 0 week 1 week 2 week 3 stukken presidium facultatief voor presidium agenda beeldvormende commissies avond technische vragen en antwoorden

oordeelsvorming week 4 week 5 do: wo: Niets inspraak inspraak inspraak commissie cie SD/AZ R.D. AZ

besluitvorming week 6 raadsvergadering.

Toelichting: De voorgestelde wijzigingen samengevat: •

Invoering beeldvormende avond

•

Periode van 15 dagen om technische vragen in te dienen.

•

Commissie Sociaal Domein en Algemene Zaken worden samengevoegd

•

Er kunnen twee mensen per fractie per agendapunt deelnemen aan de commissievergaderingen.

•

Inwoners kunnen deelnemen aan beeldvormende avond en krijgen spreekrecht voorafgaand aan de commissievergaderingen.

•

Presidium voor raadsagenda komt te vervallen.

Presidium commissieagenda’s Nieuw is dat het presidium naast het vaststellen van de agenda’s voor de commissies ook de afweging moet gaan maken of het op basis van de agendapunten wenselijk/noodzakelijk is dat er een beeldvormende avond in week 2 wordt georganiseerd. Hier gaat het om majeure onderwerpen die meer voorbereiding vragen. Hiervoor is het noodzakelijk dat het presidium van tevoren alle vergaderstukken heeft om deze afweging te kunnen maken. Ter ondersteuning van die afweging zal, naast de vergaderstukken, een speciaal format per agendapunt worden opgesteld waarin een samenvatting van het voorstel en besluit wordt opgenomen. Onderwerpen die minder ingewikkeld zijn worden geagendeerd voor de commissies. Technische vragen over deze onderwerpen kunnen via de schriftelijke vragenronde (15 dagen) worden ingediend. Daarnaast zal het presidium de raadsagenda onder voorbehoud vaststellen. Mocht de agenda later nog wijziging/aanpassing behoeven, dan zal dit digitaal in presidium worden afgestemd. Beeldvormende avond Doel: Toelichting geven op agendapunten en technische vragen beantwoorden met als doel informatie verzamelen. Ook kunnen presentaties worden gegeven die betrekking hebben op agendapunten of die dienen ter informatie voor commissie-en-raadsleden. Uitganspunt is maximaal 2 presentaties van max een half uur.

Bij zware onderwerpen (bijv afvalstoffenheffing) max 1 presentatie. Presidium heeft het laatste woord. Voor wie?: Voor commissie-en-raadsleden. Per onderwerp kunnen er twee leden per partij aanschuiven. Burgercommissieleden die deze bijeenkomsten bijwonen ontvangen hiervoor geen vergoeding (geen commissievergadering). Ambtenaren die betrokken zijn bij de betreffende agendapunten. Rol: verstrekken van informatie. Portefeuillehouders hebben de gelegenheid om achterliggende overwegingen toe te lichten. Zij kunnen bij het presidium ook aangeven voor zichzelf geen rol te zien bij de geagendeerde onderwerpen. Maximaal 5 inwoners of vertegenwoordigers van organisaties (max 1 per organisatie/vereniging) mogen aanschuiven om informatie te brengen. Men moet wel iets inhoudelijks te vertellen hebben. Aanmelding via de griffie minimaal 24 uur voor aanvang. Griffie is poortwachter. Op verzoek van fracties kunnen ‘deskundigen’ (zonder vergoeding) deelnemen aan de bijeenkomst. Beeldvormende avonden worden ook gestreamd/uitgezonden. Verslaglegging is daardoor niet nodig. Technische vragen en beantwoording Uitgangspunt is dat gedurende een periode van 15 dagen (tot 7 dagen voor de eerstvolgende commissievergadering) commissieleden technische vragen betreffende de agendapunten kunnen

indienen. Het gaat hier om vragen die door ambtenaren beantwoord moeten kunnen worden. Dus geen politiek gerelateerde vragen. Beantwoording van die vragen is uiterlijk twee dagen voor de eerstvolgende commissievergadering afgerond. Dit wordt in beginsel de afspraak. Voor vragen die later worden ingediend kan geen garantie worden afgegeven dat deze tijdig kunnen worden beantwoord. Vragen worden via de griffie gesteld en worden voor een ieder toegankelijk gemaakt via ibabs, zodat voor alle commissie-en –raadsleden zichtbaar is welke vragen zijn gesteld en wat de antwoorden zijn. Samenvoeging commissies Sociaal Domein en Algemene Zaken Ervaring leert dat de agenda’s van deze commissies meestal niet zo omvangrijk zijn. Om de vergaderdruk te verlagen wordt voorgesteld deze commissies samen te voegen. Omdat de informatievoorziening (beantwoording technische vragen) vooraf al heeft plaatsgevonden zullen deze vergaderingen ook minder lang duren is de verwachting. Nieuwe werkwijze commissies Door het invoeren van het BOB-model is de beeldvormende fase afgerond als de commissievergaderingen plaatsvinden. Dit betekent dat er in de commissie in principe geen ruimte meer is voor het stellen van technische vragen. De commissievergaderingen zijn met name bedoeld voor de oordeelsvorming aan de hand van uitwisseling van argumenten. De voorzitter zal hierop nadrukkelijk moeten gaan sturen.

Vragen die als technisch worden bestempeld kunnen uiteraard nog gewoon schriftelijk worden ingediend en beantwoord. Nieuw is dat de commissie geen vaste leden meer kent. Per fractie kunnen twee leden (zowel raads-als-burgerleden) deelnemen aan een commissievergadering. Per agendapunt bestaat wel de mogelijkheid om van leden te wisselen. Partijen bepalen zelf wie afgevaardigd wordt. Alle raadsleden worden tevens benoemd tot commissielid. Per partij kan een maximum van 4 burgercommissieleden worden benoemd. Tijdens commissievergaderingen schuiven geen deskundigen aan, de fase van informatievergaring is voorbij. Portefeuillehouders reageren in beginsel alleen in de 1e termijn. In de 2e termijn kunnen zij aan het woord komen als er aanvullende vragen zijn. Ambtelijke medewerkers hebben in beginsel geen rol (technische informatiefase is voorbij). Invoering spreektijd burgers Hoewel burgers ook betrokken worden in het beeldvormend deel wordt burgers de mogelijkheid geboden om voorafgaand aan de commissievergaderingen gedurende maximaal 5 minuten in te spreken. Dit kan zowel gaan over agendapunten als over niet geagendeerde onderwerpen. Belangstellenden moeten zich hiervoor uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissievergadering aanmelden bij de griffie.

De griffie is poortwachter en beoordeelt of het onderwerp geschikt is voor de commissie of dat dit iets is voor een ander gremium. Uitzonderingen op het spreekrecht moeten nog worden benoemd (aanpassing reglement van orde). Onderwerpen die niet rechtstreeks onder verantwoordelijkheid/bevoegdheid vallen van de raad mogen alleen bij wijze van uitzondering, wanneer het de controlerende rol van de raad raakt.

Presidium raadsagenda Deze komt te vervallen en wordt meegenomen in de vergadering van het presidium voor de commissievergaderingen. Besluitvormende raadsvergadering Afrondende discussie en besluitvorming. Geen technische vragen (uitzonderingen daar gelaten). Geen spreekrecht voor inwoners. Portefeuillehouders hebben in beginsel alleen een rol bij moties en amendementen. Voorkomen moet worden dat discussies uit de commissie worden overgedaan. Invoering Bedoeling is om met deze nieuwe structuur te starten na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022. Het is een groeimodel wat gemonitord en indien nodig bijgestuurd wordt door het presidium. Voor het eind van 2022 kan dan een evaluatie plaatsvinden. De raad heeft zelf een belangrijke rol in het benoemen van succesfactoren op basis waarvan de evaluatie plaatsvindt. Denkbaar is dat bijvoorbeeld een enquête hieraan kan bijdragen. Thematische raadsbijeenkomsten Naast de vaste vergaderstructuur worden jaarlijks enkele thematische raadsbijeenkomsten georganiseerd. Deze worden op basis van behoefte en thema in overleg met presidium ingepland. Hierin verandert niets en zijn zodoende ook niet in de vergaderstructuur opgenomen.