Handreiking burgemeesters BZK (onderdeel herbenoeming).pdf

Ministerie van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijkrelaties

$4 m ffi c$ H.'ffi Ë $qË mffi h ffi flmffi HtrT ffi ffistrffi fls ffi e ra CI e rr: i m

g, Fr e rh e m r.e c m i n g, kl a m k b o nel ges 5l ne

Ë<

$<e

n e r"d a'fs e h e t ej

I

;

Miíkeriê van Binnenlandse zaken e4 (oniakrijkrqlatles In samenwerking,mê(tlleckerÍàn.Naerr

BgEl@g

I

lnleiding

Een ambt in ontwikkeling vraagt om een actuele handreiking Het ambt van burgemeester is voortdurend in ontwikkeling. Zo ziin de bevoegdheden van de burgemeester op het terrein van openbare orde en veiligheid uitgebreid en heeft de burgemeesrer een wettelijke verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de besruurliike integriteitvan de gemeente gekregen. Ook hebben zich rond het selecteren en functioneren van burgemeesters nieuwe praktiiken ontwikkeld dievragen om handvatten voor degenen die erbij betrokken ziln. Daarbij bestaat de ambitie om te werken aan een goede balans en mix van mensen in het openbaar bestuur en wordt gewerkt aan het realiseren van een balans tussen de

40-600/0vÍouw-man in het bestuur. De omgeving waarin burgemeesters werken verandert eveneens: de decentralisaties in het sociale domein hebben een integrale lokaie beleidsatweging belangrijker gemaakt, de intensiteit van intergemeentelilke samenwerking neemtverder toe, het medialandschap is ingrijpend gewijzigd en in het (digitale) samenspel tussen overheid en samenleving ontstaan initiatieven. Burgemeesters staan daardoor voor nieuwe uitdagingen. Die uitdagingen brengen verwachtingen met zich mee. Zo kriigt de rolinvullingvan de burgemeester als bestuurder op het terrein van openbare orde en veiligheid meer aandacht,

onder andere in relatie tot ondermijnende criminaliteit. Burgemeesters worden ook steeds meer als persoon beoordeeld door burgers, pers en politici. En de verhouding tussen de gemeenteraad en de burgemeester is een andere dan die iaren geleden was. Tegeliikwordt nog altijd van burgemeesters verwacht dat zij gezagsvol boven de partijen staan, het gezicht van gemeente en gemeenschap vormen en als verbinder optreden tussen maatschappelijke en bestuurlijke partiien.

)

Bg @[!

verschillende van deze ontwikkelingen en verwachtingen vragen om een actualisatie van bestaande handreikingen rond de benoeming van burgemeesters, het voeren van klankbordgesprekken met burgemeesters, herbenoeming en afscheid van burgemeesters. In het bijzonder is deze handreiking op de volgende punten vemieuwd:

' De handreiking is aangepast aan nieuwe wer- en regelgeving, waaronder de 'circulaire benoeming. klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester, van 2cl17.

' In deze handreiking is meeraandachtvoor een divers en inclusiefopenbaar bestuur. Dit raakt aan verschillende elementen van deze handreiking. Van het opstellen van de profielschets bij de zoektocht naar een nieuwe burgemeester, tot aan de samenstelling van de vertrouwenscommissie en de selectie van kandidaten.

. De handreiking is aanscherpt op basis van gebruikerservaringen mer de vorige handreiking. Zo blijft de handreiking beannuoorden aan acruele vragen rondom de verschillende

procedures.

Handreiking biedt geen blauwdruk, maar wel bouwstenen en houvast Deze handreiking schrijft niet voor hoe de processen van benoeming, klankbordgesprekken,

herbenoeming en afscheid nemen exact verlopen. Ze biedt evenmin een blauwdruk voor een succesvol benoemingsproces, geslaagde klankbordgesprekken, een voorspoedige herbenoemingsprocedure of een goede maniervan afscheid nemen. Wél biedt de handreiking Procesmatige houvast en bruikbare bouwstenen voor de praktijk. Dat gebeurt in de vier delen waaruit de handreiking is opgebouwd: (r) benoeming, (z) klankbordgesprekken, (3) herbenoeming en (4) afscheid nemen en ontstaan vacature. De delen hangen met elkaar samen zoals verbeeld in de afbeelding op de volgende pagina.

De handreiking en het wettelijk kader Deze handreiking is geenvervangervan hetwenelijk kader. wetgeving is en blijft leidend. De

handreiking biedt ook geen samenvaningvan alle wetsbepalingen en regelingen. wie verdieping ofexacte duidelijkheid zoekt, kan bijvoorbeeld terecht in de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester'. De handreiking biedt een praktische houvast voor betrokkenen, maakt afrvegingen zichtbaar en geeft tips voor de invulling van de procedures. De handreiking wil zo bijdragen aan vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en kwaliteit en mogelijkheden bieden voor betrokkenen om eigen accenten te leggen.

4

Bg @g

Benoeming

í á /

I I I I I

l I

Herbenoeming

I 1

\ \

#T

Afscheid nemen en ontstaan vacature

'Eg

@g

n

Over de handreiking

Doel De handreikingwil met praktische ondersteuning bijdragen aan de lovaliteit, zorgvuldigheid,

vertrouwelijkheid en het maau,verk van procedures rond benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en afscheid nemen van burgemeesters.

lnhoud De handreiking bestaat uit vier delen: benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en

het deel afscheid nemen en ontstaan vacature.

@

Benoeming

Klankbordgesprekken

Gaat over de procedure van Kroonbenoemingvan een

Gaat over het voeren van periodieke, niet-wiiblijvende

burgemeester

gesprekken overwederzijdse ewaringen en verwachtingen, tussen een burgemeester en een delegatie uit de gemeenteraad

@

Herbenoeming

Gaat over de herbenoemingsprocedure van een zittende burgemeester

'Bg L

Afscheid nemen en ontstaan vacatuÍe

g

Gaat over situaties waarin een zinende burgemeester het ambt

neerlegt ofmoet neerleggen en hoe het dan verder moet

@g

Elk deel biedt procesmatige houvast, geeft suggesties en biedt richting om tot maatwerk te

komen in de eigen situatie. Vaste onderdelen in de delen zijn de kopjes'Resultaat', 'Betrokkenen' en 'Keuzemarge en Tips'.

Voorwie De handreiking kent verschillende doelgroepen:

. de gemeenteraad; . de raadsgriífer (als eerste ondersteunervan de gemeenteraad, secretarisvan de vertrouwenscommissie en hoofd van de griffie);

. de vertrouwenscommissie (inclusief ondersteuning en adviseurs); . sollÍcitanten op een burgemeestersvacature; . zittendeburgemeesters; . de commissaris van de Koning; . de kabinetschef (als eerste adviseurvan de commissaris van de Koning bij burgemeestersaangelegenheden

en hoofd van het kabineQ.

Keuzemarges Maatwerk in benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en afscheid nemen vereist dat betrokkenen zich de inhoud van de procedures eigen maken en van daaruit tot eigen keuzes komen. De handreiking helpt hierbij. Navigeren Snel de weg vinden in de handreiking kan op twee manieren. Ten eerste kunt u vanuit de inhoudsopgave direct naar iedere gewenste paragraaf. Ten tweede staan er onderaan elke

pagina 'snelknoppen'. Die stellen u in staat om snel te schakelen tussen de delen van de handreiking en bieden u de mogelijkheid om altiid terug te keren naar de inhoudsopgave

Totstandkoming De handreiking is opgesteld in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijkrelaries (BZK) en is uitgevoerd door Necker van Naem. Ten behoeve van het ophalen van gebruikersewaringen en wensen tot aanpassing ofaanvulling zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van BZK, het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, de Nederlandse

Vereniging voor Raadsleden, de Vereniging van Griffiers, en de Kring van Kabinetschefs. Na aanpassing aan de opgehaalde wensen en verwachtingen is een concept van de herziene handreiking getest bij vijf eindgebruikers.

Tips

. De handreiking is een'gebruikvoorwerp': pak het deel van de handreiking erbii dat in uw situatie aan de orde is. . Overweeg in het inweÍkprogramma voor nieuwe gemeenteraden het samenvattende PÍocesschema en een verwiizing naar deze handreiking op te nemen zodat de gemeenteraad weet wat de burgemeester doet en op welke manieren de gemeenteraad

hierbii betrokken is.

. Wanneer hieraan behoefte bestaar, is verdere verdieping op de inhoud van deze handreiking aan rc brengen door bilvoorbeeld intercollegiale consultatie, contact met het kabinetvan de provincie ofvia raadplegingvan de Gemeentewet en circulaires'

7

trg .À

@e!

lnhoudsopgave

g

r. Benoeming

z. Klankbordgesprekken

lntroductie op het deel Benoemen

10

Stap 1 / Procesduidelijkheid verkrijgen na ontstaan

vacature tl

5tap z / VÍoegtiidig voorbereidingen treffen voor uitvoering

13

lntroductie op het deel Klankbordgesprekken

64

Stap r / lnrichten van de klankbordgesprekken

67

Stap z / Voorbereiden op het klankbordgesprek

73

benoem ingsprocedure Stap 3/ Opstellen van de profielschets en verordening

21

Stap j / Voeren van een goed gesprek

76

5tap 4/ Vaststellen van de profielschets door de gemeenteraad

38

Stap 4 /Versleglegging en archivering

79

Stap 5/ Openstellen vacature en reacties door sollicitanten

4o

Stap 5 / Communicatie met de commissaris van de Koning

8r

Stap 6/ Selectie van kandidaten

4z

Stap7/ Beoordeling kandidaten doordevertrouwenscommissie 46

Stap 8 /Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie Sz

Stap 9 / Besloten en open raadsvergadering over de aanbeveling 55

Stap ro / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken

en

55

Koninkrijksrelaties en benoeming bij Koninklijk Besluit Stap

Ï / Beëdiging burgemeester in de gemeente

8

6t

Eg @g

@

g

3. Herbenoeming V

lntroductie op het deel Herbenoeming

+. Afscheid nemen en ontstaan vacature

lntroductie op het deel Afscheid nemen en

'l

ol

ontstaan vacature Stap i / Opstarten van de herbenoemingsprocedure

85

r / Vrijwillig afscheid: ontslag op eigen aenvraag

104

Stap 2 / Overleg tussen gemeenteraad en de

86

z / Onvrijwillig afscheid: ongevraagd ontslag

'lo5

89

3

Stap 4 / Voorbereiding van het herbenoemingsgesprek

92

4 / Waarnemend

Stap S / Voeren herbenoemingsgesprek met de burgemeester

94

commissaris van de Koning Stap 3 / Opstellen van de verordening op

/ Uitkeringsregeling

108

de vertÍouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt

burgemeester

en opstellen conceptaanbeveling Stap 6 / Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering

97

Stap 7/Íoezending aanbeveling aan de minister van

roo

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Stap 8 / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en

'l o't

Koninkrijksrelaties en herbenoeming bij Koninklijk Besluit

9

Eg @t'

109

3

H erbenoem ing

a

lntroductie op het deel herbenoeming Kroonbenoemde burgemeesters ziin herbenoembaar. De herbenoeming vindt plaats bii Koninklijk Besluit. Het aantal zittingstermiinen van zes iaar ís niel aan een maximum gebonden. Wel krijgen burgemeesters bij het bereiken van de leeftijd van 7o jaarvan rechtswege ontslag. Aan herbenoeming gaat een procedure vooraf, waarin de zittende burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning een belangrijke rol spelen. De zittende

burgemeesterweegt aíof hijvoor herbenoeming in aanmerkingwil komen en, zo ia, onder welke condities. De gemeenteraad formuleert een oordeel over het functioneren van de burgemeester in de vorm van een aanbeveling inzake de herbenoeming. De commissaris van de Koning ziet toe op de krraliteit van het herbenoemingsproces, pleegt zo nodig overleg met betrokkenen en brengt advies uit aan de minister van Binnenlandse Zaken en

Koninkijkrelaties over de aanbeveling van de gemeenteraad. Op weg near een aanbeveling van de gemeenteraad Zowel de zittende burgemeester als de gemeenteraad stellen zichzelfin ieder geval twee vragen. De eerste vraag is ofde burgemeester in de uitoefeningvan het ambt in voldoende mate inwlling geeft aan het geldende profiel. De tweede vraag is of er mogelijkheden zijn om het functioneren te verbeteren, ook in het licht van veranderde omstandigheden ofeen veranderd verwachtingspatroon.

In de herbenoemingsprocedure gaat het dus niet alleen om een terugblik op het eerdere functioneren van de burgemeester. Het gaat ook over de vnag oferwensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of stimuleert. ln de

herbenoemingsprocedure moet ruimte ziin om dergelijke wensen en verr,vachtingen te formuleren, zowel door de burgemeester zelfals door de gemeenteraad.

8g

trg @s

ln nauwverband met de benoeming en klankbordgesprekken De herbenoemingsprocedure staat niet op zichzelf, maar staat in nauw verband met

benoeming en vooral met klankbordgesprekken. De circulaire veruroordt de lijn dat uitgangspunt is dat de burgemeesrerwordr herbenoemd.

"Herbenoeming is geen herovenveging van de zittende burgemeester", zo stelde de minister van BZK hierover, doelende op het feit dar de aanbeveling tot al dan nier herbenoemen gegrond moet zijn in een beoordeling van functioneren van een burgemeester in het licht van de profielschets en geen zuiver politieke afweging is of men met de zittende burgemeester

door wil. De herbenoeming en het hieraan voorafgaande herbenoemingsgesprek staan in nauwe verbinding mer de eerder gevoerde klankbordgesprekken. De gemeenteraad draagr namelijk een verannvoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaatsvindt aan de hand van de profielschets en de verslagen van eerdere klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad en dat er een herkenbare lijn zit in de uitkomsten van de klankbordgesprekken en het oordeel over het

functioneren van de burgemeester dat uit het herbenoeminggesprekgesprek komt. Een burgemeester mag niet verrast worden door een (dreiging van) niet-herbenoeming. Wel heeft het herbenoemingsgesprek een ander karakter dan de reguliere

klankbordgesprekken. Een klankbordgesprek russen gemeenteraad en burgemeester wordt gevoerd op basis van gelijkwaardigheid. ln het Verslagvan Bevindingen van een

herbenoemingsgesprek geeft de gemeenteraad een formeel oordeel over het functioneren van de burgemeester, met het oog op de toekomstige benoemingstermijn. Een herbenoemingsprocedure resulteert altijd in een aanbevelingvan de gemeenteraad aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Met het eenvoudigweg laten aflopen van de ambtstermijn van de burgemeester kan niet worden volstaan.

Tijdpad herbenoemingsprocedure Hieronder staat het tijdpad voor de herbenoemingsprocedure aangeduid in het aantal maanden vooraf aan de officiële benoeming. Mocht het tijdpad overlappen met een reces, of mochten zich er bijzondere omstandigheden voordoen, dan is het verstandig om, in afstemming met het kabinetvan de commissaris eeÍder te beginnen. In dit deel worden de stappen in het herbenomoemingsproces uitgebreider toegelicht.

Tijd vooraf Herbenoemingsprocedure aan de orde? Gesprek tussen

8 maanden

burgemeester en commissaris van de Koning Als herbenoeming aan de orde is: commissaris van de Koning

8 maanden

stelt gemeenteraad schrifteliik in kennis Gemeenteraad (een vertegenwoordiging van) bereidt de

8-4 maanden

aanbevelingvoor Gemeenteraad stuurt aanbeveling, door tussenkomst van

4 maanden

commissaris van de Koning, aan minister van BZK

84

Eg @s

Proces Het herbenoemingsproces bestaat uit acht processtappen, die in het vewolg van dit hoofdstuk

worden behandeld:

r. Opstarten van de herbenoemingsprocedure z. Overleg tussen gemeenteraad en commissaris van de Koning 3. Opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbevelingvoorbereidt 4. Voorbereiding van het herbenoemingsgesprek 5. Voeren herbenoemingsgesprek met de burgemeester en opstellen conceptaanbeveling 6. Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering 7. Toezending aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkriiksrelaties 8. Voordracht door de ministervan Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en

herbenoeming bij Koninklijk Besluit

Stap r / Opstarten van de herbenoemingsProcedure

E

Rêsultaat

. Duidelijk is of de zittende buÍgemeester voor herbenoeming in aanmerking wil komen. . De gemeenteraad is op de hoogte van de procedure voor herbenoeming en heeft de globale planning van activiteiten en het tiidpad scherp.

Betrokkenen

. De gemeenteraad: bepaaltwelke informatiebehoefte hij heeft over de herbenoemingsprocedure. . De kabinetschef: neemt met de raadsgriffier de procedure op hoofdlijnen door' . De raadsgriffier: vooniet de gemeenteraad van gewenste informatie over de benoemingsprocedure. ln stap r van de herbenoeming zijn er twee onderdelen die de aandacht verdienen: r. Overleg tussen de burgerneester en de commissarisvan de Koning z. Rol van de griffier

1.r Overleg tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning Het herbenoemingsproces begint met een gesprek tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning over de vraag of de burgemeestervoor herbenoeming in aanmerking wil komen. Dat gesprekvindt uiterlijk acht maanden voordat de ambtstermijn afloopt plaats. Als de burgemeester aangeeft in aanmerking te willen komen voor herbenoeming, dan wordt de

herbenoemingsprocedure gestart. Is heÍbenoeming niet aan de orde, dan volgt in principe eervol ontslag van de burgemeester, zoals dat in het volgende deel van deze handreiking wordt besproken.

r.z RoÍ van de griffier Vaak zal de kabinetschef in deze fase van het proces de procedure en de planning goed

doorspreken met de Íaadsgfiffier. Die heeft immers een belangrijke rol bii de begeleiding van de gemeenteraad en de vertrouwenscommissie in de herbenoemingsprocedure. De procedure zal tijd en inzetvan de griffiervragen.

BS

trg

@g

EI

Keuzemarge

. De burgemeester beslist of hij of zij in aanmerking wil komen voor herbenoeming of niet. Tips

' Besef dat een herbenoemingsprocedure tijd vnagt van een vertrouwenscommissie ' Houd hierbij rekening met gemeenteraadsverkiezingen. Het is niet gewenst dat een herbenoemingsprocedure door twee gemeenteraden wordt doorlopen.

Stap z / Overleg tussen gemeenteraad en de commissaris van de Koning

E

Resultaat

' Er zijn ftssen gemeenteraad en commissaris van de Koning procesafspraken gemaakt over de herbenoemingsprocedure.

' Gemeenteraad en commissaris van de Koning hebben het voorgaande en gewenste fi,rnctioneren van de burgemeesterbesproken in hetlichtvan de komende herbenoemingsprocedure.

Betrokkenen 'DecommissarisvandeKoning:ziettoeopeenordeliikenzorgvuldigverloopvandeherbenoemingsprocedure.

' De gemeenteraad: kiest een venegenwoordiging die overlegt mer de commissaris van de Koning over het voorgaande en verder gewenste functioneren van de burgemeester in het lichtvan de komende

herbenoemingsprocedure.

volgens anikel 6ra, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad, voordar hij een aanbeveling opstelt, met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Dit overleg vindt in de praktijk plaats aan het begin van de

herbenoemingsprocedure. De gemeenteraad overlegt dan met de commissaris van de Koning over het voorgaande en verder gewenste functioneren van de burgemeester in het licht van de komende herbenoemingsprocedure. Het gesprek wordt gevoerd mede in het licht van de in voorgaande iaren gevoerde klankbordgesprekken van de gemeenteraad met de burgemeester. De commissaris van de Koning zal vragen ofde raad verwacht dat er sprake zal zijn van een

soepele procedure.

ln stap a ván de herbenoeming zijn er vier onderdelen dÍe de aandacht verdienen:

t. Samenstelling vertegenwoordigÍng vanuit de gemeenteraad z. Geheimhouding 3. Vroegtijdige signalering rondom herbenoeming

4. Procesafspraken maken

86

ag

@g

2.r Samenstelling vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad Het beraad tussen gemeenteraad en commissaris van de Koning kan, in goed overleg, verschillende volrnen aannemen. De gemeenteraad kan zelfbepalen welke raadsleden hem daarbÍi vertegenwoordigen. De samenstelling van deze vertegenwoordiging faciliteen, als het goed is, het verdere proces waarin de gemeenteraad tot een aanbeveling komt' Wat dat

inhoudt, kan per gemeente en per situatie verschillen. Te denken valt, bijvoorbeeld, aan de beoogde leden van de vertrouwenscommissie die de latere aanbevelingvoorbereidt, ofaan de leden van de commissie die ook de klankbordgesprekken met de burgemeester hebben gevoerd.

2.2 Geheimhouding Het overleg met de commissaris van de Koningvindt, ingevolge anikel 6rc. eerste lid' van de Gemeentewet, plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Dat geldt ookvoor elk volgend overleg tussen de gemeenteraad, ofde vertrouwenscommissie die de aanbevelingvoorbereidt, en de commissaris van de Koning.

Uit anikel 6rc van de Gemeentewet vloeit geheimhoudingvoort op de inhoud van alle beraadslagingen en documenten van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. De geheimhoudingsplicht geldt onverkort. Wie de geheimhoudingsplicht schendt, maakt zich schuldig aan een misdrilf. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel z7z van het Wetboek van Strafrecht. Als strafmaat geldt daarbii een gevangenisstrafvan ten hoogste een jaar ofeen geldboete van de vierde categorie. De gemeenteraad draagt de verantwoordeliikheid voor de geheimhouding en regelt deze in de verordening. De geheimhoudingsplicht geldt voor de leden van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt en de ambtelijke biistand, en blijft ook na ontbinding van de

vertrouwenscommissie van kacht. Hieraan is geen einddatum verbonden' Het is raadzaam alleen het noodzakelijke op papier te zenen. Boven de ingesloten stukken staat de vermelding 'geheim'. De stukken worden door de voorzitter en de secretaris van de

vertrouwenscommissie ondertekend en vanafhet privéadres van de secretaris verzonden in een gesloten envelop. Het kan praktisch zijn de communicatie per zakelijke e-mail te laten verlopen, maar dat vraagt om aanvullende waarborgen met betrekking tot de vertrouwelijkheid, bilvoorbeeld het van een wachtwoord voorzien ofversleutelen van documenten. Sommige secretarissen kiezen er bii ondersteuning van de vertrouwenscommissie voor om niets per post of per e-mail te versturen, maar de communicatie primair te laten lopen via terinzagelegging.

2.3 Vroegtiidige signalering rondom de herbenoeming De commissaris van de Koning zal vngen of de gemeenteraad verwacht dat sprake zal ziin van een soepele procedure. De gemeenteraad moet (te veÍwachten) problemen rondom de herbenoeming in een zo vroeg mogelijk stadium met de commissaris van de Koning bespreken. Indien de gemeenteraad verwacht dat een herbenoemingsprocedure niet geheel soepel kan verlopen, zal de commissaris van de Koning uitdrukkelijk naarvoren brengen dat een evenrueel probleem met (onderdelen van) het functioneren duidelijk en zorgvuldig moet

blijken uitverslaglegging gedurende de gehele ambtsperiode. Hiermee is het belangvan goede feedback en deugdelijke verslaglegging nog eens onderstreept. Als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven, vindt er op meerdere momenten in de herbenoemingsprocedure overleg plaats tussen gemeenteraad en commissaris van de Koning.

Aanleiding kan bijvoorbeeld ziin dat de gemeenteraad minder eenduidig over de aanbeveling

87

Eg

@g

blijkt te denken dan aanvankeliik gedacht, ofdat er zich in de herbenoemingsprocedure problemen voordoen rondom de geheimhouding. Het initiatiefvoor een dergelijk gesprek kan worden genomen door zowel de gemeenteraad als door de commissaris van de Koning. Dergelijk overleg kan plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt, maar ook vooraígaand aan het gesprekvan de gemeenteraad daarover met de burgemeester ofna afloop daarvan. Overleg met de commissaris van de Koning vindt in alle gevallen plaats met gesloten

deuren.

2.4 Procesafspraken maken Het eerste gesprek tussen de commissaris van de Koning en de gemeenteraad in de

herbenoemingsprocedure heeft ook als doel om procesduidelijkheid te verkrijgen. De commissaris van de Koning ziet wectelijk toe op een ordeliik verloop van de procedure tot herbenoeming en informeert de gemeenteraad over het juridisch kader. De gemeenteraad geeft, onder meer via een verordening, verder invullíng aan de procedure.

In de praktijk heeft ook de raadsgrifÍervaak een belangrijke rol in het herbenoemingsproces. Hii of zij zorgt voor informatie over het proces in algemene zin en begeleidt de communicatie tussen gemeenteraad, burgemeester en commissaris van de Koning. Meestal bespreekt de raadsgriffler de herbenoemingsprocedure voorafin detail voor met de betrokken raadsleden. Het is mogelijk, maar niet gebruikelijk, om een exreme procesbegeleider aan te zoeken voor een deel van de procedure. In principe heeft een stevige betrokkenheid van een externe

ondersteuner in de herbenoemingsprocedure zelfniet de voorkeur. De verantwoordelijkheid voor de aanbeveling en de oordeelsvorming ligt immers bij de gemeenteraad, die ondersteund

wordt door de griffier. De gemeenteraad kan, afhankelijkvan de lokale situatie, wel gebaar zijn bij trainingvan de

leden van de vertrouwenscommissie die de aanbevelingvoorbereidt, ofbil andere vormen van externe ondersteuning. Wanneer er exteme ondersteuning wordt aangezocht, dan moet vooraf

rekeningworden gehouden met de financiële gevolgen daarvan. Het is sowieso zaak dat de gemeenteraad vroegriidig inzicht venverft in de logistieke en financiële aspecren van de

herbenoemingsprocedure, zoals dat ook het geval is bij de benoemingsprocedure. Een herbenoemingsproces waagt over het algemeen nameliik vrÍj veel inzet van de betrokken raadsleden.

EI

5l

Keuzemarge ' Inrichten van de herbenoemingsprocedure binnen de wettelijke kaders en binnen aístemming russen gemeente en provlncie. Tips

' Neem als gemeenteÍaad deel aan het overleg met de commissaris van de Koning met een verregenwoordiging die het proces, waarin de gemeenteraad rot een aanbeveling komt, optimaal faciliteert.

' Wacht nooit met het geven van eventuele kritiek tot de herbenoemingsprocedure. Geefals gemeenreraad feedback aan de burgemeesterin her faarlijke) klankbordgesprek.

' Breng als gemeenteraad de logistieke en financiële aspecten van de herbenoemingsprocedure in kaan en houd rekening met de tiidsinzet die een herbenoemingsprocedure vnag.

BB

Eg

@e!

E

Stap3 /Opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt

Resultaat

. Er is een verordening vastgesteld waarin de taak, samenstelling en werkrruiize van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, zijn vastgelegd.

. Eriseenevenwichtigbeoordelingskadervoorhetfunctionerenvandeburgemeestervastgesteld. . De geheimhouding in de herbenoemingsprocedure is geborgd. . De commissaris van de Koning is op de hoogte van de werkwijze van de verrouwenscommissie. Betrokkenen

. De gemeenteraad: stelt de verordening op de vertrouwenscommissie vast . De commissaris van de Koning: wordt in kennis gesteld van de verordening.

Ingevolge artikel 6ra vierde lid, van de Gemeentewet dient de voorbereidingvan de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester door een vertrouwenscommissie te geschieden. Voor zover het nog nodig is om een aParte verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen, gebeurt dit veelal na het overleg met de commissaris van de Koning en eventuele verdere overleggen over de inrichting van het herbenoemingsproces,

bijvoorbeeld met de beoogde leden van de vertrouwenscommissie of in een seniorenconvent. De betreffende commissie krijgtvaak de naam'Raadscommissie herbenoeming'

of

'Vertrouwenscommissie herbenoeming'. In de praktijk functioneert deze raadscommissie met enige regelmaat al voordat de verordening is vastgesteld. Ze bereidt vaak de verordening voor en wint eventueel al informatie in over het functioneren van de burgemeester. Formeel wordt ze echter pas ingesteld met het vaststellen van de verordening. Vanafdan spreken we van een

vertrouwenscommissie. Maar het is niet altijd meer nodig om een aPalte verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen. Er bestaat immers ook de mogelijkheid om bii de benoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen die tevens actief is bij klankbordgesprekken en herbenoeming. ln stap 3 van de herbenoeming zijn er drie onderdelen die de aandacht verdienen:

r. Inhoud van de verordening z. Samenstelling van de vertrouwenscommissie 3. Beoordelingskader

3.r lnhoud van de verordeníng De gemeenteraad regelt in een verordening de taak, samenstelling en werkwiize van de veÍtrouwenscommissie en brengt de commissaris van de Koning daawan op de hoogte. In de verordening legt de gemeenteraad een aantal keuzes vast ten aanzien van de inrichting van het herbenoemingsproces en de werkwiize van de vertrouwenscommissie. De belangriilrste keuzes

betreffen de samenstelling van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt en het beoordelingskader dat bii de voorbereiding van de aanbeveling wordt gehanteerd.

3.2 Samenstelling van de vertrouwenscommissie De gemeenteraad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in die de aanbeveling

voorbereidt. Met het oog op de gesprekkwaliteit van het latere herbenoemingsgesprek is het

89

0g

@s

onwenselijk als de vertrouwenscommissie uit de gehele gemeenteraad zou bestaan. Het is logischer om te kiezen voor een vertegenwoordiging uit de raad. De commissie moet zo zijn samengesteld dat zij een evenwichtig oordeel kan vellen over het functioneren van de burgemeester en de gemeenteraad met voldoende gezag Lan adviseren over de aanbeveling. Een diverse en evenwichtige samenstelling is daarom belangrijk. Een goede vertÍouwenscommissie heeft hetvertrouwen van de gemeenteraad. De gemeenteraad doet er

goed aan zich de vraag te stellen wie de juiste personen zijn om het functioneren van de burgemeester te beoordelen, zonder dat dat oordeel onderdeel wordr van een (partij)politiek spel.

In de meeste gevallen wordt gekozen voor vertegenwoordiging namens alle fiacties uit de gemeenteraad. De gedachte hierachter is dat de burgemeester raadwoorzitter is voor alle fracties, maar ook dat de aanbeveling voor de herbenoeming door de raad wordt vastgesteld. werken aan een breed draagvlakwordt daarom meestal als reden aangegeven voor deelname van alle fiacties van de raad aan de vertrouwenscommissie. wanneer de commÍssie wordt

gevormd door een delegatie van fractievoorzitters ofanderszins niet alle fracties zitting hebben

in de vertrouwenscommissie (bijvoorbeeld wanneerwordt gekozen voor twee raadsleden uit de coalitie en twee uit de oppositie), dan kan dit de slagvaardigheid vergroten (door een overzichteliik aantal deelnemers), maar wordt ook een groter beroep gedaan op het vertrouwen dat de gehele nad stelt in hetwerkvan devertrouwenscommissie. ook het voorzitterschap is een aandachtspunt. Symbolisch kan het nuttig zijn de voozinervan de vertrouwenscommissie afkomstig te laten zijn uit de oppositie, maar het kan ook zijn dat de aangewezen persoon de coalitie venegenwoordigt; dat hangt afvan de lokale context. Het is

niet ongebruikelijk dat de plaatwervangend voorzittervan de raad de voorziuersrol vervult. Het komt ook voor dat de nestor uit de raad de rol van voorzitter op zich neemt. In ieder geval moet het een raadslid zijn dat beschikt over een breed geaccepteerd gezag. Alleen raadsleden kunnen zitting hebben in de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. Het ligt echter voor de hand dat de gemeenteraad bij het opstellen van ziin uiteindeliike aanbeveling de opvatting van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt. Het voorzitterschap van het college is immers een belangrijk aspect van het burgemeestersambt. Het is te adviseren ten minste één wethouder als adviseur toe te voegen aan de vertrouwenscommissie die de aanbevelingvoorbereidt. Die kan zich vewolgens laten voeden door inpur van de andere wethouders. Zo kan de vertrouwenscommissie zich goed rekenschap geven van het perspecriefvan het college. De gemeenteraad beslist daar evenwel zelfover, bij voorkeur in goed overleg met het college. Het is echter geen vereiste om een wethouder toe te voegen aan de commissie. Een altematÍefvoor het als adviseur toevoegen van een wethouder aan de raadscommissie, is dat de raadscommissie een informerend gesprek voert met een of meerdere wethouders. Adviseurs zijn geen lid van de raadscommissie en

hebben geen stemrechr. De geheimhoudingsplicht voorwat berreft de herbenoemingsprocedure geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur(s). Andere functionarissen dan wethouders kunnen niet als adviseur aan de commissie worden toegevoegd. Voor zover ambrclijke bijstand wenselijk is, wordt in principe de raadsgriffier daarmee belast. Als er behoefte bestaat aan een plaatwervangend ambtelijk ondersteuner, dan kan de gemeentesecretaris oíde plaatsvervangend raadsgriffier deze rol vervullen. De keuze voor de gemeentesecretaris kan gebaseerd ziin op zijn kennis van en ewaringen met de verschillende rollen die een burgemeester vervult; de keuze voor de plaatsvewangend

raadsgriff er kan dan weer zijn ingegeven door een behoefte aan aanwllende procesbegeleiding.

oo

Bg @s

3.3 Beoordelingskader Het is van belang dat gemeenteraden in de herbenoemingsprocedure kunnen terugvallen op een goed en geobjectiveerd beoordelingskader. Dat helpt de gemeenteraad om te komen tot een gerechwaardigd en afgewogen oordeel over het functioneren van de burgemeester in de

afgelopen periode. Het beoordelingskader wordt in de eerste plaats gevormd door de profielschets, die de basis was voor de selectie van de burgemeester. Het bevat de eisen en verwachtingen die aan hem of

haar gesteld worden en biedt zodoende handvatten om terug te kijken op het functioneren: In welke mate zijn eisen en verwachtingen uitgekomen? In welke mate is er sprake van

contexweranderingen ofveranderingen in de taakinvulling die maken dat de functie-invulling veranderd is? Welke elementen van het profiel kvamen goed uit de verf? Aan welke aspecten uit de profielschets zou de burgemeester in een volgende termijn meer aandacht mogen schenken? Om allerlei uiteenlopende redenen kan het verwachtÍngspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der tijd wijzigen. Bovendien vinden tiidens de

ambtsperiode van de burgemeester raadsverkiezingen plaats, met als gevolg dat niet alleen de samenstelling van de raad kan veranderen, maar ook mogelijk nieuwe wethouders aantreden. Dat betekent dat de lokale partijpolitieke verhoudingen waarin de burgemeester functioneert - in meer of mindere mate - kunnen veranderen. Dat kan leiden tot een verandering in de verwachtingen omtrent het functioneren van de burgemeester. Het is voor een goede verhouding tussen de raad en de burgemeester van belang die nadere eisen duidelijk en bijtiids - en dus niet pas in het laatste stadium - te formuleren. Dit vereist een open verhouding tussen de raad en de burgemeester. De burgemeester moet de gelegenheid hebben zich aan veranderende verwachtingen aan te passen. Deze nadere eisen kunnen vewolgens, mits duidelilk gewÍsseld met de burgemeester, nadere criteria vonnen waaraan het functioneren van de burgemeester in de volgende benoemingstermijn

wordt getoetst. Deze eventuele nadere

eisen voor in de volgende benoemingstermijn ziin onderdeel van het verslag van bevindingen op basis waarvan de gemeenteraad een besluit neemt over de aanbeveling tot herbenoeming. De raadsleden die in de nieuwe termijn de klankbordgesprekken gaan voeren met de burgemeester kunnen voortbouwen op hetgeen is vastgelegd in het verslagvan bevindingen' Hier ligt dus een sterke verbinding met het deel klankborden.

EI

Kêuzemarge

. Mia duidelijk en bijtijds geformuleerd en duideliik met de burgemeester gewisseld kunnen nadere criteria worden gesteld aan het funcdoneren van de burgemeester in de volgende benoemingscermiin.

. Het is een lokale keuze wie de veÍrouwenscommissie, naast de griffiet plaatsvewangend ondersteunt. Tips

. Srel een venrouwenscommissie in die een goede en werkbare venegenwoordiging is van de gemeenteraad. . Voeg in ieder geval één wethouder als adviseur toe aan de vertrouwenscommissie. . Her is verstandig bij de samenstelling van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt te zorgen voot een personele overlap met de samenstelling van de commissie die de klankbordgesprekken met de burgemeestervoerde' Die klankbordgesprekken vormen immers een belangrijke basis voor de beoordelingvan het functioneren van de burgemeester in her licht van de herbenoeming. Gemeenreraadsleden die in beide commissies zitten, kunnen een consistente lijn borgen.

. Communiceer tijdig over additionele eisen aan het functioneren van de burgemeester en baseer die op ontwikkelingen in de gemeente die eerder met de burgemeester zijn besproken.

91

trg

@g

Stap 4 / Voorbereiding van het herbenoemingsgesprek Nadat de gemeenteraad de verordening heeft vastgesteld, is de daadwerkelijke voorbereiding van de aanbeveling in handen van de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie

tr

bereidt ook het gesprek met de burgemeester voor dat onderdeel uitmaakt van de herbenoemingsprocedure.

Resultaat

' Er is informatie verzameld om een volledig beeld te kifgen van het functioneren van de burgemeesrer. ' Er is een evenwichtig conceptoordeel opgesteld over het functioneren van de burgemeesrer. Betrokkenen

' Devertrouwenscommissiediedeaanbevelingvoorbereidt:venameltindezefase,metinachtnemingvande geheimhouding, informatie over het volledige functioneren van de burgemeester en komr tot een evenwichtig conceptoordeel over het functioneren van de burgemeester.

ln stap 4 van de herbenoeming zijn er twee onderdelen die de aandacht verdienen:

r. Voeding voor het oordeel z. Concepwerslag

4.r Voeding voor het oordeel voor een herbenoemingsgesprek is her belangrijk om goede informatie in te winnen bij mensen die de burgemeester feitelijk en in volledige taakuitoefening zien functÍoneren. Het is, net als bij de klankbordgesprekken, belangrijk dat de gemeenteraad alle aspecten van het

functioneren van de burgemeester meeweegt in zijn oordeel en dat de gemeenteraad zijn oordeel baseert op zo volledig mogelijke informatie, die een evenwichtig beeld geeft van het functioneren van de burgemeester. Tegelijk moet de geheimhouding rondom de herbenoeming gewaarborgd blijven. Het is daarom versrandig de groep van mensen die geraadpleegd worden niet groter te maken dan noodzakelijk. De vertrouwenscommissie mag

niet extem informatie verstrekken over het precieze verloop en zeker niet over de (voorlopige) uitkomsten van de herbenoemingsprocedure. De vertrouwenscommissie [ormuleert vroegtijdig de informatÍebronnen op basis waawan zii zich een oordeel vormt over het filnctioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij voorafgaand aan het herbenoemingsgesprek kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. De bronnen kunnen bijvoorbeeld worden

opgenomen in het raadsvoorstel bij de verordening. De vertrouwenscommissie kan niet altijd blindvaren op de verkregen informatie en zal zich een zelfstandig oordeel moeten vormen over het functioneren van de burgemeester. Tegelijk is het, vanwege de veelzijdigheid van het ambt en de verscheidenheid aan ewaringen met en oordelen

over het functioneren van de burgemeester, wel verstandig breder informatie in te winnen. Het is om die redenen belangrijk dat de gemeenteraad bij het inrichren van her herbenoemingsproces goed nadenkt over de vraag welke personen de vertrouwenscommissie

benadert om input te leveren voor het herbenoemingsgesprek, op welke manier dat gebeun en hoe de vertrouwenscommissie met de verkregen informatÍe omgaat. Tijdige afstemming in dezen met de burgemeester en de commissaris van de Koning is wenselijk.

92

trg @s

4.r.r Verslagen van eerdere klankbordgesprekken In de verslagen vastgelegde uitkomsten van eerdere klankbordgesprekken vormen een belangrijke bron voor het herbenoemingsgesprek. Aan de hand van de verslagen kan de vertrouwenscommissie zich een oordeel vormen over het functioneren van de burgemeester in de afgelopen benoemingsperiode.

4.r.2 Ophalên referenties Het komt regelmatig voor dat de veÍtrouwenscommissie informatie inwint bil de gemeenteraadsfracties, wethouders, de gemeentesecretaris, de raadsgriffier, een samenwerkingspartner op het gebied van openbare orde en veiligheid, andere politiekbestuurlijke actoren en/ofvertegenwoordigers van maatschappelijke partiien' De vertrouwenscommissie kan op deze manier kennis opdoen van relevante praktiiken rondom het functioneren van de burgemeester waar zij niet zelf bii aanwezig is. 4.r.3 Andere informatiebronnen Er ziin ook andere mogelijkheden om de voeding voor het oordeel over het functioneren van de burgemeester te verbreden en tegelijk de geheimhouding te waarborgen. In toevoeging op eerdergenoemde bronnen in deze handreiking valt bilvoorbeeld te denken aan: input van de burgemeester zelfuit gesprekken die hij ofzij heeft gevoerd. ook komtvoor dat een burgemeester, voorafgaand aan de besloten raadwergadering over de vaststelling van de aanbeveling, in het openbaar anfipoord geeft op vragen van de raadsfracties over zijn Íol als burgemeester. De verhoudingen moeten dat wel toelaten en alle betrokkenen moeten daawoor openstaan. In alle gevallen geldt dat verbreding van de voeding voor het herbenoemingsgesprek risico's meebrengt voor de geheimhouding en voor de privacy van de burgemeester.

Het is daarom te adviseren om de aanbeveling in beperkte kingvoor te bereiden. Ook is het niet vanzelfsprekend dat alle betrokkenen het gepast vinden ofzich 'veilig genoeg'

voelen om hun oordeel over het functioneren van de burgemeester met de vertrouwenscommissie te bespreken, bijvoorbeeld vanwege het risico op herleidbaarheid, of omdat zij leedback op het functioneren van de burgemeester liever rechtstreek met hem of haar bespreken. Daar dient de raadsommissie oog voor te hebben. Het vraagt er ook om dat raadsleden de informatie goed wegen en op het juiste moment, op de iuiste manier

doowragen.

4.2 concePtverslag Op basis van ingewonnen informatie formuleert de vertrouwenscommissie een conceptoordeel en een concepwerslag. De vertrouwenscommissie bekiikt in welke mate de burgemeester voldoet aan het profiel, vormt zich een oordeel over haar ofzijn functioneren en geeft aan waar aandachts- ofontwikkelpunten zitten. Van de beraadslagingen wordt door de secretaris een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Het concepWerslag vormt input voor het herbenoemingsgesprek dat de vertrouwenscommissie voert met de

burgemeester.

93

0g

@g

EI E=t

Keuzemarge

' Manieren om goede en voldoende informatie in te winnen over de verschillende aspecten van het functioneren van de burgemeester.

Tips

' Verbreed de input voor de vertrouwenscommissie zodanig dat zij rot een gedegen en afgewogen conceptoordeel over het functioneren van de burgemeester kan komen, maarvergroot de kingvan geraadpleegde personen nietvoorbii het noodzakelijke.

' Houd er rekening mee dat de opgehaalde informatie in alle gevallen om interpretade waagt en de vertrouwenscommissie hier zelf een oordeel over moet vormen.

E

Stap 5 / Voeren herbenoemingsgesprek met de burgemeester en opstel len conceptaan beveli ng Resultaat

. Er is een evenwichtig herbenoemingsgesprek met de burgemeester gevoerd dat resulteen in een conceptaanbeveling.

. Eventuele afspnken over het toekomstig functioneren van de burgemeesrer zijn vastgelegd. Betrokkenen

' De vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt: heeft de verantwoordeliikheid voor bovenstaande Punten.

. De commissaris van de Koning: wordt evenrueel in overleg bij bovenstaande betrokken. ln stap 5 van de herbenoeming zijn ervijf onderdelen die de aandacht verdienen:

r. Het herbenoemingsgesprek z. Verslag van Bevindingen 3. Voorbeeldopbouw van het Verslag van Bevindingen

4. Opmerkingen van de burgemeester 5. Afspnken over toekomstig functioneren

5.r Het herbenoemingsgesprek De vertrouwenscommissie bespreekt haar conceptbevindingen

met de burgemeester, nog voordat zij verslag uitbrengt aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. Net als bij het klankbordgesprek is het intermenseliike aspect van het herbenoemingsgesprek belangrijk: het doel zou van beide zijden moeten zijn om een goed gesprek te voeren over het ewaren

functioneren van de burgemeester.

De valkuilen bij dir gesprek zijn vergelijkbaar met die bij een klankbordgesprek. Zo is het risico dat het gesprek te veel aan de oppervlakte blijft, dat er te

veel wordt ingezoomd op incidenten, ofdat er te veel wordt geredeneerd vanuit het recente

verleden in plaats van de hele ambtsperiode. Een goede voorbereiding van het gesprek en een goede gesprektechniek zijn daarom ook hier van belang. Ook de duur van het

herbenoemingsgesprek is, zolang er geen sprake is van problemen, vergelijkbaar met die van een regulier klankbordgesprek. Als agenda voor het gesprek worden over her algemeen de verschillende onderdelen van de profielschets ofde verschillende taken van de burgemeester gehanteerd, eventueel aangevuld met een bespreking van eerdere afspraken die met de burgemeester zijn gemaakt over ziin functÍoneren. Van het gesprek met de burgemeester wordt

door de secretaris een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

94

trg

@e!

5.2 Verslag van Bevindingen De vertrouwenscommissie stelt na het herbenoemingsgesprek, na de adviseurs gehoord te

hebben, een Verslagvan Bevindingen op. Daarmee rondt ze haarwerkzaamheden af. De vertrouwenscommissie formuleert in het verslag haar oordeel over het functioneren van de burgemeester en geeft aan ofervoor haar sprake kan ziin van herbenoeming. Als stelregel geldt dar het hele verloop van de procedure in het Verslag van Bevindingen wordt weergegeven, zowel procedureel als inhoudelijk. In bijzondere gevallen, overlegt de vertrouwenscommissie over het verslag met de commissaris van de Koning. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer het

niet eenvoudig blijkt tot overeenstemming te komen over het verslag. Het verslag wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld, bij voorkeur met unanimiteit. Ieder commissielid heeft daarbij één stem. In het Verslagvan Bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie, indien gewenst, blijk geven van minderheidsstandpunten. Bij het

staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogeliik, of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden niet de bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. Het verslag wordt ondertekend door de vooniner en secretaris van de commissie. Het is raadzaam om hetverslag ook door de andere leden van de vertrouwenscommissie te laten

ondertekenen. Het Verslag van Bevindingen, dat wordt uitgebracht aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning, bevat ook een conceptaanbeveling.

5.3 Voorbeeldopbouw van het Verslag van Bevindingen De inhoud en vorm van het Verslag van Bevindingen staan vrii. Het is wel van belang er zorg

voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, omdat de gemeenreraad op basis van het Verslag van Bevindingen besluit over de aanbeveling. Een suggestie voor de opbouw van het verslag:

r.lnleiding De inleiding gaat in op de aanleiding voor en de aard van het Verslag van Bevindingen.

2. Proces Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de

verrrouivenscommissie die de aanbeveling heeftvoorbereid en overde klankbordgesprekken die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester ziln gehouden (o.a. frequentie en gesprekspartners). Dan volgt chronologisch inhoudelíjke informatie over de werkzaamheden van de commissie, over de informatiebronnen en over de inhoud van de met de informanten en met de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en Ínhoud van eventuele

tussentiidse contacten met de commissaris van de Koning worden vermeld.

3. Bevindingen In het verslag worden het verloop en de uitkomsten van gevoerde gesprekken en beraadslagingen van de vertrouwenscommissie beschreven. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen biivoorbeeld worden geordend naar de criteria

uit de profielschets en de aíspraken uit de klankbordgesprekken.

4. Conclusie Afgesloten wordt met een conclusie ten aanzien van het functioneren van de burgemeester, in her licht van de toekon-rscige benoemingstermijn. Tevens geeft het verslag aan of sprake is van

unanimiteit binnen de commissie. De conclusie ten aanzien van de benoembaarheid wordt gevat in de conceptaanbeveling in het Verslag van Bevindingen.

95

Bg @s

5.4 Opmerkingen van de burgemeester De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de vertrouwenscommissie.

Als deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze als kannekeningen van de

burgemeesterworden opgenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeesrerzijn kanttekeningen bij het verslag in een briefaan de gemeenreraad ofmondeling toelichten.

5.5 Afspraken over toekomstig functioneren Het is, met het oog op een goede vooÍtgezeme samenwerkingsrelatie tussen gemeenteraad en burgemeester, aan te bevelen in het herbenoemingsgesprek afspraken te maken over het

toekomstig functioneÍen van de burgemeesrer. Dit kan bijvoorbeeld in antwoord op ontwikkelingen in de gemeente ofin antwoord op verschuivende ambities ofvenryachtingen van de gemeenteraad ofvan de burgemeester. Daar kunnen ook afspraken tussen zitten over de professionele ontwikkeling van de burgemeester. Als dergelijke afspraken gemaakt worden, dan worden deze in het verslag vermeld. Ze kunnen bijvoorbeeld de vorm kilgen van afspraken waarmee de oorspronkeliike profrelschets wordr aangevuld. Die afspraken moeten altiid bezien worden in het licht van de oorspronkelijke profielschets en kunnen daar niet opeens

fundamenteel van verschillen. Wel kunnen er bijvoorbeeld accenwerschillen worden gelegd. Het is aan te raden meteen ook afspraken te maken over de termijn waarbinnen redelijkerwiis van de burgemeester kan worden gevergd dat deze aan de nieuwe afspraken voldoet, over de

manierwaarop hij of zii er inwlling aan geeft en over de manierwaarop de gemeenteraad daarop toeziet. Het initiatieftot dergelijke afspraken kan ook uitgaan van de burgemeester zelf. zij of hij kan biivoorbeeld ambitÍes en/ofaandachtspunren vasrleggen voor haar ofzijn toekomstig functioneren. Het is in deze fase ook aan te bevelen om de eerder gemaakte afspraken over feedback en klankbordgesprekken te herijken in het licht van de toekomstige

benoemingstermijn. Als daarroe aanleiding is, wordt in hetverslag van het herbenoemingsgesprek ook melding gemaaktvan gesprekken die (een commissie uit) de gemeenteraad in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd, alsook van eventuele afspraken die daarbij zijn gemaakt.

ook rondom het herbenoemingsgesprek kan de vertrouwenscommissie c.q. de gemeenteraad nadenken over hoe de burgemeester in zijn professionele ontwikkeling geholpen kan worden, bijvoorbeeld met trainingen ofeen opleiding. Aandacht voor de professionele onrwikkeling, loopbaan en positie van de burgemeester is in het biizondervan belang in het lichtvan het herbenoemingsgesprek (en daaraan voorafgaande

klankbordgesprekken) richting een derde termijn. Op dat moment zit de burgemeester al biina twaalf iaar in ziin of haar ambt. Herbenoeming blijftweliswaar het uitgangspunr, maar de vertrouwenscommissie draagt tegelijk mede de verantwoordelijkàeid om met de burgemeester het gesprek te voeren over zijn ofhaar (loopbaan)onrwikkeling en vervolgsuppen in diens canière en om de burgemeester te helpen zich voor te bereiden op een toekomstige functie in het burgemeestersambt of daarbuiten.

96

Eg @g

EI E

Keuzemarge

. Er kunnen al dan nier aanwllende afspnken gemaakt worden met de burgemeester over zijn toekomstig functioneren. Deze aíspraken zijn onderdeel van het Verslagvan Bevindingen

. Eventueel ziin nieuwe afspraken over het klankborden in de komende benoemingstermijn te maken. Tips

. Maak als gemeenteraad concrete afspraken met de burgemeester over ziin of haar toekomstig functioneÍen. . Formuleer als burgemeester ambities en/of aandachtpunten voor de toekomstige benoemingstermijn. . Herijk gezamenlijk de afspraken over het klankborden gedurende de komende benoemingstermijn. . Laat alle leden van de veÍrouwenscommissie het Verslagvan Bevindingen tekenen'

E

Stap 6/Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering

Rêsultaat

. Een formele aanbevelingvan de gemeenteraad. Betrokkenen

. Degemeenteraad: besluit,nakennisnemingvandebevindingenvandevertrouwenscommissieen haar conceptaanbeveling, over zijn aanbeveling tot herbenoeming'

De uiteindeliike aanbevelingwordt door de gemeenteraad vastgesteld. Daaraan gaat nog een

aantal beraadslagingen vooraf. ln stap 6 van de herbenoeming zijn er vier onderdelen die de aandacht verdienen:

r. Beraadslagingen zijn niet openbaar en eeuwigdurend geheim z. Formele vaststelling en schrifteliike stemming 3. Uitzondering: aanbeveling tot niet-herbenoeming 4. Openbare bekendmaking

6.r Beraadslagingen zijn niet openbaar en eeuwigdurend geheim De gemeenteraad beraadslaagt in een besloten vergadering over de bevindingen van de

vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt en over de conceptaanbeveling. De gemeenteraad neemt daartoe kennis van het Verslag van Bevindingen, biivoorbeeld via de griffier, ofin de besloten vergadering zelf, maar altiid onder geheimhouding. Het is verstandig

hierin aan te sluiten bil de reguliere procedure die in de gemeente geldt voor de omgang met geheime stukken. voor de beraadslagingen. Het ligtvoor de hand dat de adviseur(s) van de vertrouwenscommissie hierbij aanwezig is/zijn' De burgemeester kan Er geldt eeuwigdurende geheimhouding

aanwezig ziin, maar dat is in de praktijk lang niet altijd het geval en veel burgemeesters geven

zelf aan niet aanwezig te willen zijn. Immers, de vertrouwenscommissie en de burgemeester hebben al uiwoerig met elkaar gesproken over de inhoud. Anderen, zoals de overige leden van het college niet zijnde adviseur, ziin sowieso niet aanwezig.

97

ag

@g ^.

Daama benadslaagt de gemeenteraad, indien gewenst, nog voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling, met de burgemeester over diens gevoelen over het eigen functioneren. Dit

gebeurt bii voorkeur in dezelfde vergadering. Als de gemeenreraad ofde commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning over hetverslagvan bevindingen en/ofde aanbeveling. Een dergelijk overlegvindr in de regel niet plaats, alleen als daartoe een bijzondere aanleiding bestaat. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de

vertrouwenscommissie en/of het gesprekvan de gemeentenad daarover met de burgemeester, als na afloop daarvan. Eventueel overleg met de commissaris van de Koningvindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar

wordt gemaakt.

6.2 Formele vaststelling en schriftelijke stemming De gemeenteraad stelt op basis van de beraadslagingen ziin aanbeveling vast. Her heeft de voorkeur om in de besloten raadsvergadering waarin over de bevindingen van de

vertrouwenscommissie wordt beraadslaagd, meteen de aanbevelingvast te stellen en in een direct aansluitende openbare vergadering de aanbeveling publiek te maken. Er vindt in de besloten raadsvergaderingwaarin de aanbeveling wordt vastgesteld een schriftelijke, en dus geheime, stemming plaars. Dit ingevolge anikel3! van de Gemeenrewet. De wetgever heeft dit wenseliik geacht, omdat de stemgerechtigden hun stem op een persoon volledig wij moer kunnen uitbrengen, zonder enige drukvan buitenaf. ook het belangvan de

gekozene is naar de mening van de wetgever gediend bij een schriftelijke stemming. Uiteraard mag de procedure niet in strijd zijn met de bepalingen over schriftelijke stemmingen

in de Gemeentewet. Dat betekent dat het stemmen schriftelijk en individueel gebeurt, en dus niet per acclamatie of handopsteking. De wet schrijft echter niet exacr voor hoe de schriftelijke stemming over de aanbeveling vormgegeven dient te worden. In het reglement van orde zijn mogelijk al bepalingen opgenomen voor het sremmen over personen, die ook hier gevolgd kunnen worden. staken de stemmen meerdere malen, dan beslist, ingevolge artikel ?1 van de Gemeentewer, terstond het lot.

6.3 Uitzondering: aanbeveling tot niet-herbenoeming De gemeenteraad kan tot het oordeel komen dat ervoor hem geen sprake kan zijn van

herbenoeming van de burgemeester, al beslist uiteindelijk de minisrer van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties over de voordracht totwel of niet herbenoemen. Indien zo'n situatÍe zich voordoet, zal de minister een beslissing nemen, die mede is gebaseerd op het inhoudelijke advies van de commissaris van de Koning. Een aanbeveling

tot niet-herbenoeming kan leiden tot het onrslag van de burgemeester, tenzij het advies van de commissaris van de Koning oF andere zwaani,regende omstandigheden afrivijkÍngvan de aanbeveling noodzakelijk maken. Niet-herbenoeming vindt pas plaats nadat de burgemeester door de ministervan Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties is gehoord.

Niet-herbenoeming staat rechrspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure die voorafgaat aan vaststelling van een aanbeveling tot niet-herbenoeming moet daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen. Een aanbeveling om niet tot herbenoeming over te gaan, moet gebaseerd zíjn op een afgewogen oordeel na regelmatig gevoerde

gB

Eg @s

klankbordgesprekken, goede verslagen daawan en voldoende mogeliikheden voor de burgemeester om tot verbetering van zijn of haar functioneren te komen. Een aanbeveling tot niet-herbenoeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en onWangen dat het niet goed zou gaan (met andere woorden: zonder 'dossier') zal door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkriiksrelaties, in overleg met de commissaris van de Koning, minder snel worden gevolgd. Tijdig overleg met de commissaris van de Koning hierover is uiterst belangriik.

6.4 Openbare bekend making Veelal tildens een openbare raadsvergadering wordt vewolgens alleen de aanbeveling openbaar gemaakt. De voorzinervan de vertrouwenscommissie schetst het proces en de

overwegingen die ziin gemaakt. De sremverhouding blijft te allen tijde geheim, ook als het besluit unaniem is. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raadsvergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. De verplichte geheimhouding betekent dat ook de oordeelsvorming achter de aanbeveling tot

herbenoeming of niet-herbenoeming niet openbaar magworden gemaakt, niet door betrokken raadsleden en ook niet door de betrokken burgemeester. Zeker bii nietherbenoemingvraagt dit aandachtvoor de positie van met name de burgemeester, die zich

moeilijk publiekelilk kan verdedigen.

EI E=' Keuzemarge

. De activiteiten in deze stap zijn sterk gereguleerd waardoor de (inhoudeliike) keuzemarge zeer bePerkt is. Tip

. Hoe minder lang een uitkomst geheim is, hoe kleiner de kans op lekken. Houd de tiid tussen de besloten raadsvergadering en de publieke bekendmaking, bijvoorbeeld in een openbare raadsvergadering, daarom zo kort mogeliik

99

ag

@g ^.

E

Stap 7 / Toezending aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Resultaat

' De aanbeveling van de gemeentenad, inclusief bi jlagen, is versruurd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkijkrelaties. Betrokkenen

. De gemeenteraad: verstuurt de aanbeveling. ' De ministervan Binnenlandse Zaken en Koninkijkrelaties: onwangt, door tussenkomstvan de commissarisvan de Koning, de aanbeveling.

ln stap 7 van de herbenoeming is er één onderdeel dat de aandacht verdient:

r. Procesgang 7.1 Procesgang De gemeenteraad stuurt de aanbeveling ten minste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de ministervan Binnenlandse Zaken en

Koninkrijkrelaties, door tussenkomst van de commissaís van de Koning. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde:

r. De verordening op de venrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt; z. Het Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt, met daarachter, indien beschikbaar, in chronologische volgorde de verslagen van haar beraadslagingen en de verslagen van de gesprekken die zij met de burgemeester heeft gevoerd over haar bevindingen, inclusiefeventuele opmerkingen van de burgemeester; 3. Het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling; 4. Het schriftelijke verslag van de besloten raadwergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld; 5. Het schriftelijke verslag van het openbare gedeelte van de raadwergadering waarin van de