9 20240912 Raadsvoorstel tot vaststelling van het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en van de commissies en

Zaaknummer: Documentnummer:

8719-2021 8719-2021:038753

Raadsvergadering d.d. 26 september 2024.

Aan de raad, Onderwerp Voorstel tot vaststelling van het Reglement van orde voor de raadscommissies Laarbeek 2024. Beslispunten Het Reglement van orde voor de raadscommissies Laarbeek 2024 vast te stellen. Aanleiding Aanleiding voor de aanpassing van het reglement van orde is de evaluatie van de vergaderstructuur die in 2022 is veranderd. Beoogd effect en/of resultaat Te komen tot een actueel reglement van orde dat inspeelt op de nieuwe inzichten, handzaam is en recht doet aan de huidige praktijk. Argumenten Na de verkiezingen van 2022 is de vergaderstructuur herzien. Bij de indeling van de vergadercyclus is aansluiting gezocht bij het zogenaamde BOB model (Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming). Deze nieuwe vergaderstructuur is eind 2023, begin 2024 geëvalueerd. De evaluatie heeft geleid tot een aantal aanpassingen van de gemaakte afspraken. Resultaten evaluatie Vastgesteld is dat niet alle doelen van de nieuwe vergaderstructuur naar tevredenheid zijn behaald. Zo is het meer betrekken van inwoners niet echt van de grond gekomen. De achterban van partijen daarentegen krijgt wel meer gelegenheid om actief mee te doen en maakt daar ook gebruik van. De vergaderdruk is (gevoelsmatig) niet minder geworden. Er is een duidelijkere scheiding aangebracht tussen de verschillende fasen van het BOB-model.

Hierdoor worden onder meer de commissievergaderingen minder belast met technische vragen (beeldvorming). Raadsbijeenkomsten Een andere belangrijke vaststelling was dat de onderwerpen die worden behandeld in de beeldvormde en thematische avonden zoals die in het vergaderschema zijn opgenomen, soms door elkaar heen lopen. In de fase van beeldvorming krijgt de raad vaak te maken met kant en klare voorstellen waardoor het lastig is om hier nog invloed en sturing aan te geven. De raad moet, bij onderwerpen die zich daarvoor lenen, tijdig in positie worden gebracht zodat kaders gesteld kunnen worden. Daarom worden deze ingeplande avonden voortaan samen raadsbijeenkomsten genoemd. Aan de hand van een vaste format neemt het presidium regie en bepaalt bij de vaststelling van de commissieagenda’s, aan de hand van de raadsplanning, op welke wijze er invulling wordt gegeven aan deze raadsbijeenkomsten. Dat

Zaaknummer: Documentnummer:

8719-2021 8719-2021:038753

kan consulterend (informatie halen), informerend (informatie brengen) of soms zowel consulterend als informerend zijn. Het gaat in alle gevallen om belangrijke onderwerpen die meer voorbereiding vragen van de commissie- en raadsleden om een goede belangenafweging te kunnen maken. Wanneer een onderwerp consulterend wordt behandeld tijdens een raadsbijeenkomst krijgen ook inwoners, organisaties of bedrijven, en politieke partijen zelf, de gelegenheid om informatie met de raad te delen. Vervolg evaluatie Afgesproken is dat de griffie de resultaten van de evaluatie en de gemaakte afspraken verwoord in een memo (zie bijlage) en dat de reglementen van orde van de raad en van de commissies, voor zover nodig, hierop worden aangepast. De aanpassingen in het reglement van orde voor de raad worden via een afzonderlijk voorstel aan u voorgelegd. Hierin worden o.a. enkele bepalingen opgenomen over de te houden raadsbijeenkomsten. Reglement van orde De belangrijkste wijziging in dit reglement is het schrappen van de bepalingen over de beeldvormende avond. Verder wordt het reglement op enkele onderdelen aangepast als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten Deze herziening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG.

Na vaststelling van het reglement van orde zal dit op de voorgeschreven wijze bekend worden gemaakt en via de site van de gemeente Laarbeek en Overheid.nl te raadplegen zijn. Vervolgstappen Het reglement wordt op de voorgeschreven wijze bekend gemaakt en zal in werking treden op de dag nadat op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) Concept raadsbesluit. Concept reglement van orde voor de raadscommissies Laarbeek 2024 (met wijzigingen verwerkt). Reglement van orde voor de commissies Laarbeek 2022 (aanduiding wijzigingen). Memo evaluatie vergaderstructuur raad en commissies. Namens het presidium De raadsgriffier van Laarbeek,

M.L.M. van Heijnsbergen