9 20231221 Raadsvoorstel vaststelling controleprotocol 2023-2026 Laarbeek

Zaaknummer:

36027-2023

Documentnummer:

36027-2023:254946

Raadsvergadering 21 december 2023

Aan de raad, Onderwerp Controleprotocol 2023-2026 Laarbeek Portefeuillehouder J.H.C.M. Briels Beslispunten 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W voor de jaarrekening 2023 tot en met 2026 van de gemeente Laarbeek vast te stellen. Samenvatting Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant en aan het college en de ambtelijke organisatie over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 tot en met de jaarrekening over het boekjaar 2026 van onze gemeente. Aanleiding Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de externe accountant en de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W van de gemeente Laarbeek dient de account en het college van B&W een controleprotocol te ontvangen. Beoogd effect en/of resultaat Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant en aan het college van B&W over de reikwijdte van de accountantscontrole / rechtmatigheidsverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 tot en met 2026 van onze gemeente.

Argumenten 1.1 De gemeenteraad dient de externe accountant en het college van B&W een controleprotocol te verstrekken voor uitvoering van hun werkzaamheden. Volgens gemeentewet artikel 213 lid 2 wijst de raad de accountant aan voor de controle van de jaarrekening. De raad is de opdrachtgever van de externe accountant. Ter voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole moet de raad wel een aantal zaken nader regelen. Vanaf het boekjaar 2023 is dit tevens van toepassing voor het college omdat het college van B&W vanaf dat boekjaar verantwoordelijk is voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording en niet meer de externe accountant. Deze zaken worden op hoofdlijnen in het controleprotocol uitgewerkt. Het controleprotocol wordt ambtelijk voorbereid en wordt afgestemd met de auditcommissie. De auditcommissie

Zaaknummer:

36027-2023

Documentnummer:

36027-2023:254946

kan nog aandachtspunten of wijzigingen aangeven hierna wordt het ter besluitvorming aan de gemeenteraad aangeboden. De auditcommissie is ingesteld om de contacten namens de raad met de controlerend accountant te onderhouden en tevens wordt de auditcommissie meegenomen bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De auditcommissie en accountant zullen in onderling overleg bepalen of er specifieke aandachtspunten zijn die betrokken kunnen worden bij de controle van jaarrekening 2023. Het controleprotocol wordt ter kennisname aan het college aangeboden, waarbij de onderdelen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording instructies zijn voor het college. 1.2 De wijzigingen ten opzichte van het vastgestelde controleprotocol 2022 zijn beperkt tot de rechtmatigheidsverantwoording Het controleprotocol over boekjaar 2023 is geüpdate ten aanzien van de door de raad vastgestelde controleprotocol over boekjaar 2022. Hierbij zijn de voornaamste wijzigingen dat de goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn bijgewerkt. Voor de accountant is dit in lijn met voorgaand jaar en voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W is dit de effectuering van het eerder genomen raadsbesluit van 20 mei 2021. Daarnaast zijn teksten / uitvoeringsregels ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording toegevoegd en is het normenkader is geactualiseerd.

1.3 Het controleprotocol is meerjarig opgesteld Voorgaande jaren is het controleprotocol per te controleren boekjaar opgesteld. Omdat er niet vaak wijzigingen zijn in het controleprotocol en nu ook de rechtmatigheidsverantwoording er in is opgenomen is er een controleprotocol opgesteld die van toepassing is voor de controle over boekjaren 2023 tot en met 2026. Indien er (tussentijds) wettelijke of relevante wijzigingen plaats vinden wordt het controleprotocol aangepast en aangeboden aan de gemeenteraad. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten 1. De inhoud van het protocol is aan de raad maar het vaststellen is een vereiste Indien controleprotocol niet vastgesteld wordt kan de accountant hun wettelijke controle niet verrichten en heeft het college geen formele instructies over de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast wordt doormiddel van het controleprotocol de controle ingekaderd, indien er geen protocol wordt vastgesteld kan de controle te uitgebreid en mogelijk niet juist worden uitgevoerd wat mogelijk gevolgen heeft voor de accountantskosten, de duur van de controle en de benodigde ambtelijke capaciteit voor het verrichten van de accountantscontrole (aanleveren stukken en beantwoorden vragen). 2.

Het normenkader wordt jaarlijks aan de raad voorgelegd Al hoewel dit controleprotocol voor de controle over boekjaren 2023-2026 is moet het normenkader waar aan getoetst wordt jaarlijks worden geactualiseerd. Het normenkader zal hierdoor wel nog jaarlijks aan de auditcommissie worden aangeboden. Vervolgstappen Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt het controleprotocol verstrekt aan de accountant.

Zaaknummer:

36027-2023

Documentnummer:

36027-2023:254946

Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1) Controleprotocol en normenkader boekjaar 2023-2026 2) Concept raadsbesluit controleprotocol 2023-2026

Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden