9 20231221 Controleprotocol 2023-2026 gem. Laarbeek

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OVER DE JAARREKENING 2023-2026 VAN DE GEMEENTE LAARBEEK.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

1/22

Controleprotocol 2023-2026 De raad van de gemeente Laarbeek; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 november 2023; Gezien het advies van de auditcommissie Besluit: Het Controleprotocol 2023-2026 vast te stellen.

1

Inleiding

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens burgemeester en wethouders. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2023-2026. Object van controle is de jaarrekening 2023 t/m 2026 (inclusief Sisa-bijlage) en daarmee tevens het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: • Burgemeester en wethouders over de te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en; •

De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Laarbeek.

1.2 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is (zie hiervoor het normenkader in bijlage 1). De gemeenteraad heeft de verordening ex art. 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële administratie vastgesteld. De aangepaste financiële

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

2/22

verordening en controleverordening 2023 wordt gelijktijdig met dit voorstel voorgelegd aan de gemeenteraad in de raad van december 2023 Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023 t/m 2026.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door de gemeenteraad benoemde accountant. Met ingang van 2023 zijn burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor een rechtmatigheidsverantwoording. Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants)controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (Commissie Bado, maart 2020) en de Kadernota Rechtmatigheid 2023 (Commissie BBV). Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: 1. Calculatiecriterium 2. Valuteringscriterium 3. Adresseringscriterium 4. Volledigheidscriterium 5. Aanvaardbaarheidscriterium 6. Leveringscriterium 7. Begrotingscriterium 8. Voorwaardencriterium 9.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De criteria genoemd bij de nummers 1 tot en met 6 worden afgedekt door het getrouw beeld van de accountantsverklaring. De criteria genoemd bij de nummers 7 tot en met 9 worden afgedekt door de verantwoording van burgemeester en wethouders. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, worden ze door de organisatie, de (verbijzonderde) interne controle, waar van toepassing ook meegenomen bij de rechtmatigheidscontrole.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

3/22

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt aandacht besteed aan volgende criteria: • Het begrotingscriterium; • Het voorwaardencriterium; • Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (ook wel M&O-criterium). Deze rechtmatigheidsverantwoording dient door burgemeester en wethouders te worden afgelegd. De toelichting hierover wordt nader uitgezet in hoofdstuk vier. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Burgemeester en wethouders nemen de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. Zoals in art. 213, lid 3 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of (gemeentewet, artikel 213 lid 3): a.

de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

b. c.

de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en

d.

het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden), adviezen van de commissie BBV, evenals de Richtlijnen voor de Accountantscontrole bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

In het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. 3.1 Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

4/22

beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In onderstaand schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld. Deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

De tolerantiecijfers zullen jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Het staat de Accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht "belangrijke" bevindingen in zijn rapport op te nemen. 3.2 Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moeten opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”. De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. De gemeenteraad heeft eerder op 23 maart 2021 besloten om deze verantwoordingsgrens vast te stellen op 3%. 3.3 Rapportagetolerantie grens Burgemeester en wethouders zijn verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt.

Burgemeester en wethouders hechten waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperken burgemeester en wethouders zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de gemeenteraad, rapporteren burgemeester en wethouders daarom alle bevindingen over de financiële rechtmatigheid boven

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

5/22

de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft eerder op 23 maart 2021 besloten om deze rapportagetolerantie grens vast te stellen op € 150.000

4

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

4.1 Algemeen De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het Normenkader. Het Normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De Commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • Begrotingscriterium; • Voorwaardencriterium; • Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voorgaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (kortweg BBV) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. 4.2 Het begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.

In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen , die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is het vaststellen of er sprake is van dit soort over (en onder-)schrijdingen en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de gemeenteraad, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

6/22

begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Een begrotings onderschrijding (afwijking en aanpassing) dient tijdig te worden gerapporteerd aan de raad. Indien gedurende het boekjaar nog niet gerapporteerd zijn dan is tijdig ook wanneer deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Zie hiervoor ook de financiële verordening 2023. Conform artikel 3 van de Financiële verordening gemeente Laarbeek 2023 draagt het College ten aanzien van de begroting en de jaarstukken zorg dat: 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten op taakveldniveau weergegeven. 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven Als ontwikkelingen in de begrotingsuitvoering of beleidswijzigingen aanleiding geven tot wijziging van door de raad geautoriseerde begrotingsbedragen, legt het college daartoe tijdig een voorstel voor. Volgens artikel 6 van de financiële verordening informeert het college de gemeenteraad tussentijds over de afwijkingen in de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar met als laatste mogelijkheid de jaarrekening.

De raad toetst het begrotingscriterium op programmaniveau. 4.3 Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente is aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door de accountant kan worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden, zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het Normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die burgemeester en wethouders in hun controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • Recht, voorwaarden waaronder het in aanmerking komen voor een recht dan wel een verplichting bestaat op een recht. Heeft bijvoorbeeld iemand die een betaling van de gemeente ontvangt recht op grond van de regelgeving op deze betaling? • Hoogte, de hoogte van het recht dan wel de verplichting op een recht. Is bijvoorbeeld het door de gemeente betaalde bedrag wel juist berekend? Zijn de juiste formules, tarieven en andere aspecten die de hoogte van het te betalen bedrag bepalen wel juist toegepast? • Duur, de termijnen van de verstrekking, toekenning of werkingsperiode van het recht dan wel de verplichting op een recht).

Is wel voldaan aan de in regelgeving opgenomen termijnen van betaling, verstrekking, toekenning en werkingsperiode? • De bevoegdheden;

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

7/22

• Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. Gezien de omvang van de wet- en regelgeving en de veelheid aan voorwaarden die in de diverse wetten en regels gesteld worden, is het niet haalbaar om alles te betrekken in de rechtmatigheidscontrole. Over het voorwaardencriterium worden daarom de volgende uitgangspunten voor de jaren 2023-2026 genomen: • Voorwaarden zoals gesteld in hogere wetgeving behoren vanzelfsprekend tot het Normenkader. • Voorwaarden zoals gesteld in eigen interne regelgeving behoren alleen tot het Normenkader voor zover het bepalingen betreft over recht, hoogte en duur. Hiermee worden bepalingen bedoeld die aangeven voor wie een subsidie, bijdrage of uitkering bedoeld is, hoe hoog die moet zijn en voor welke periode die geldt. Nevenvoorwaarden zoals de termijn van aanlevering van verantwoordingen, de vorm van de verantwoording en allerlei andere formele vereisten worden hiermee buiten het Normenkader gehouden. Dat wil overigens niet zeggen dat hier niets mee gedaan wordt. • Als en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft.

Met andere woorden: interne regels van burgemeester en wethouder naar ambtelijke organisatie en niet-kaderstellende besluiten van burgemeester en wethouders vallen hierbuiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het Normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geven burgemeester en wethouders in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd. 4.4 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Dit criterium spitst zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder de gemeente zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Misbruik: “Door het bewust niet juist of niet volledig verstrekken van gegevens of informatie, worden ten onrechte (te hoge) subsidies/uitkeringen of diensten van de gemeente verkregen, en/of wordt de hoogte van de te betalen belasting/heffing te laag vastgesteld.”. Oneigenlijk gebruik: “Subsidies/uitkeringen of diensten die in beginsel terecht van de gemeente zijn ontvangen respectievelijk door de gemeente zijn verleend, worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze ontvangen respectievelijk verleend zijn.”.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

8/22

In verschillende wetten en regels zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan, zoals een legitimatieplicht of de verplichting tot het overleggen van bepaalde gegevens bij een aanvraag. Daarnaast zijn ook in verschillende door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Als er naar aanleiding van de interne controle bevindingen zijn die duiden op misbruik of oneigenlijk gebruik, zal dit in de jaarrekening nader worden toegelicht. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De controle richt zich op: • Toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen, alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen. • Actualiteit van het M&O-beleid. Door de raad is er in de raadsvergadering van 27 januari 2022 het M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. 4.5 De accountant blijft controleren De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en (financiële) beheershandelingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving, die is opgenomen in het Normenkader.

De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten. De accountant toetst daarom dat de informatie van burgemeester en wethouders in de rechtmatigheidsverantwoording: •

Juist, toereikend en volledig is;

•

Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt;

•

Bij de volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten.

De gemeenteraad kan haar controlerende rol niet goed invullen als de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording niet is gecontroleerd.

5

Single Information Single Audit

Vanaf 2006 is Single Information Single Audit (kortweg SiSa; en in goed Nederlands eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole) van toepassing voor de gemeentelijke overheid. Dit houdt in dat de gemeenten voortaan minder en maar op één moment verantwoordingsinformatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specifieke uitkeringen. Er wordt namelijk aangesloten bij de reguliere jaarrekening van de gemeente. Daarmee worden ook de totale controlewerkzaamheden van deze informatie sterk verminderd.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

9/22

De regeling wordt elk jaar door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties geactualiseerd voor wat betreft het aantal regelingen dat hieronder valt. Het actuele overzicht is te vinden op de website van het ministerie. De controle door de accountant wordt uitgevoerd aan de hand van de Nota verwachtingen accountantscontrole. In zijn verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden op. Het gaat hier om fouten/onzekerheden die niet door de gemeente kunnen worden gecorrigeerd. Per specifieke uitkering wordt gerapporteerd met een rapportagetolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar. Deze financiële grens is per specifieke uitkering: • € 12.500,00, als de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000,00 is; • 10%, als de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000,00 is; • € 125.000,00, als de omvangbasis groter dan € 1.000.000,00 is. De rapporteringtolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.

6

Rapportering

Gedurende het jaar zullen burgemeester en wethouders aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interneen externe controle, waaronder rechtmatigheidsonderzoeken, is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt. 6.1 Burgemeester en wethouders: Rechtmatigheid Vanaf 2023 rapporteren burgemeester en wethouders over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlerapportage met de procesverantwoordelijke en de wethouder financiën besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. De opvolging van deze aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord door de concerncontroller. Op hoofdlijn worden de verrichte controles ook besproken met de auditcommissie. 6.2 Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd.

Over de uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een concept-verslag (managementletter) uitgebracht aan burgemeester en wethouders. Deze wordt tevens aan de auditcommissie verstrekt en besproken.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

10/22

6.3 Accountantsverslag (verslag van bevindingen) Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de controle een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan de raad en in afschrift aan burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. 6.4 Controleverklaring In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd.

7

Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het onmogelijk te garanderen dat dit kader limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet dan wel (interpretatie) ruimte laat, het college gemandateerd is om beslissingen te nemen. Beslissingen van het college in deze worden ter kennis naar de raad gebracht.

8

Communicatie en periodiek overleg

In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet zijn in diverse artikelen momenten van communicatie en periodiek overleg benoemd tussen de accountant enerzijds en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt.

9 Tenslotte Dit controleprotocol is geldend voor de verslagjaren 2023 tot en met 2026 en treedt in werking op 1 januari 2023. Het Controleprotocol 2022 gemeente Laarbeek wordt ingetrokken per 1 januari 2023.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

11/22

Bijlagen: 1.

Normenkader (inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole)

2.

Communicatie en periodiek overleg

3.

Rapportagemomenten

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

12/22

Bijlage 1: Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole In het navolgende overzicht is een inventarisatie per programma gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Laarbeek relevante wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: Nr. en Programma In deze kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met de zes programma´s van de gemeente Laarbeek zoals weergegeven in de programmabegroting 2020. Specifieke activiteit In deze kolom wordt een en ander nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder het programma vallen. Wetgeving extern In deze kolom wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Laarbeek. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven mogen worden gedaan, worden onder meer ontleend aan de begroting, de beheers verordening en het delegatie- en mandaatbesluit. Regelgeving intern Voor de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving zal de gemeenteraad eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. In deze kolom zijn de binnen de gemeente Laarbeek geldende verordeningen en beleidsregels opgenomen, die mogelijk financiële beheers handelingen bevatten.

Controleprotocol Jaarrekening 2023 -2026

13/22

N

Programma 1: Burgers en bestuur Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

Archief

Algemene wet inzake rijksbelastingen

Archiefwet 1995

Invorderingswet 1990

Legesverordening 2023 Laarbeek

Burgerlijke stand en

Burgerlijk wetboek

Legesverordening 2023 Laarbeek

afgifte documenten

Gemeentewet Wet basisregistratie personen Wet rechten burgerlijke stand Algemene wet inzake rijksbelastingen Invorderingswet 1990

Leges

Riolering

Gemeentewet

Legesverordening 2023 Laarbeek

Algemene wet inzake rijksbelastingen

Bouwverordening gemeente Laarbeek 2020

Gemeentewet

Verordening aansluitvoorwaarden riolering gemeente Laarbeek

Waterwet

2004

Wet milieubeheer Wijzigingswet gemeentewet, enz. (verankering en bekostiging van gemeentelijke watertaken) Algemene wet inzake rijksbelastingen Rioolheffing

Gemeentewet

Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing 2023

Algemene wet inzake rijksbelastingen Invorderingswet 1990 Afvalstoffenheffing

Gemeentewet

Verordening op de heffing en de invordering van

Wet milieubeheer

afvalstoffenheffing Laarbeek 2023

Algemene wet inzake rijksbelastingen

Afvalstoffenverordening van de gemeente Laarbeek 2018

Invorderingswet 1990 Reclamebelasting

Gemeentewet

Verordening op de heffing en invordering van reclamebelasting

Algemene wet inzake rijksbelastingen

2023

Invorderingswet 1990

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

14/22

N

Raad en commissies

Gemeentewet

Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden

Algemene wet bestuursrecht

gemeente Laarbeek 2019 Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie GemertBakel en Laarbeek Verordening fractieondersteuning Laarbeek 2010

College van

Nota leidraad kabinet en representatie

burgemeester en

Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden,

wethouders

gemeente Laarbeek 2019

Mediabeleid

Mediawet 2008

Algemene subsidieverordening gemeente Laarbeek

Programma 2: Veiligheid Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

Openbare orde en

Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar

Beleidsregel Wet Bibob voor omgevingsvergunning bouwgemeente

veiligheid

bestuur (BIBOB)

Laarbeek 2018

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (wabo)

Beleidsregel Wet Bibob voor omgevingsvergunning milieu en omgevingsvergunning beperkte milieutoets gemeente Laarbeek Beleidsregel Wet Bibob voor horeca- en prostitutiebranche c.a. gemeente Laarbeek 2018 Beleidsregel Wet Bibob voor vastgoedtransacties gemeente Laarbeek Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek houdende regels omtrent de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur voor overheidsopdrachten

Programma 3: Woon- en leefklimaat

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

15/22

N

Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

Verkeersveiligheid

Wegenverkeerswet 1994

Wegsleepverordening gemeente Laarbeek

Groenbeheer

Wet natuurbescherming

Landschapsinvesteringsregeling gemeente Laarbeek

Interim Omgevingsverordening

Verordening alleenrecht onderhoud openbare ruimte Laarbeek

Wet geluidhinder

Subsidieverordening sloop ongewenste bebouwing buitengebied

Wet milieubeheer

gemeente Laarbeek

Milieubeheer

Wet op de lijkbezorging Energietransitie

Energieakkoord 2013

Verordening Zonnepanelenproject Laarbeek 2020

Klimaatwet 2020

Verordening Duurzaamheidslening Laarbeek 2020 Verordening stimuleringslening duurzame warmte nieuwbouw Laarbeek

Bouwzaken/

Woningwet

Bestemmingsplannen

Gemeentewet

Legesverordening 2022 Laarbeek

Algemene wet inzake rijksbelastingen Invorderingswet 1990 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Erfgoed

Gemeentewet

Subsidieverordening monumenten gemeente Laarbeek 2021

Monumentenwet

Erfgoedverordening gemeente Laarbeek 2021

Erfgoedwet Volkshuisvesting

Aanpassing Lotingsysteem Laarbeek (rb. 27-6-2013) Verordening starterslening 2021 gemeente Laarbeek

Bomen Planschade

Bomenverordening gemeente Laarbeek 2021 Gemeentewet

Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade Laarbeek 2013 Verordening tot 1e wijziging van de Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade Laarbeek 2013

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

16/22

N

Programma 4: Economie en werkgelegenheid Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

Inkomensvoorziening

Participatiewet

Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Laarbeek

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk

2015

arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw)

Eerste wijziging beleidsregels inlichtingenplicht en bestuurlijke

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk

boete Participatiewet, IOAW en IOAZ gemeente Laarbeek 2018

arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz)

Verordening Maatschappelijke Participatie 2021 gemeente

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004

Laarbeek Verordening individuele inkomenstoeslag 2021

Wet sociale werkvoorziening

gemeente Laarbeek

Tozo regeling

Beleidsregel individuele inkomenstoeslag 2016 Beleidsregels Parttime ondernemen (PTO) 2015 Verordening Maatschappelijke Participatie 2021 gemeente Laarbeek Verordening Individuele Inkomenstoeslag gemeente Laarbeek 2021 Persoonsgebonden budget Wet sociale werkvoorziening Laarbeek 2008 Verordening alleenrecht Collectieve Aanvullende Verzekering Laarbeek Verordening langdurigheidstoeslag 2012 gemeente Laarbeek

Participatie

Participatiewet

Afstemmingsverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ

Besluit participatiebudget

Laarbeek 2018

Regeling participatiebudget

Nadere regels re-integratieverordening Participatiewet Laarbeek 2019 Verordening cliëntenparticipatie participatiewet 2015 gemeente Laarbeek Verordening loonkostensubsidie Participatiewet Laarbeek 2018 Verordening Tegenprestatie Participatiewet, Ioaw en Ioaz Laarbeek 2015

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

17/22

N

Minimabeleid (BMS-taken)

Participatiewet

Verordening maatschappelijke ondersteuning 2020

Wet gemeentelijke schuldhulpverlening

Nadere regels maatschappelijke ondersteuning 2020

Faillissementswet (inclusief WSNP)

Verordening individuele inkomenstoeslag 2021 gemeente Laarbeek

Inburgering

Wet inburgering

Verordening inburgering Laarbeek 2015 Verordening boete Wet inburgering nieuwkomers gemeente Laarbeek 2004

Grondexploitatie

Bestemmingsplannen

Wet Ruimtelijke Ordening

Grondnota 2020 (prijswijziging Grondnota 2020 gaat in op 1-1-

Besluit algemene regels Ruimtelijke Ordening

2021)

Woningwet

Aanpassing Lotingsysteem Laarbeek (rb. 27-6-2013)

Wet Ruimtelijke Ordening

Legesverordening 2023 Laarbeek

Besluit algemene regels Ruimtelijke Ordening Kermis

Kermisbeleid gemeente Laarbeek 2008

Bevordering toerisme en

Algemene subsidieverordening gemeente Laarbeek

recreatie Weekmarkt

Gemeentewet

Verordening marktgelden 2010

Algemene wet inzake rijksbelastingen

Marktverordening voor de gemeente Laarbeek 2000

Invorderingswet 1990 Kwijtschelding van

Gemeentewet

Verordening op de heffing en de invordering van onroerende-

gemeentelijke belastingen

Algemene wet inzake rijksbelastingen

zaakbelastingen 2023

Invorderingswet 1990

Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing 2023

Uitvoeringsbesluit Invorderingswet 1990

Verordening op de heffing en de invordering van

Uitvoeringsregeling invorderingswet 1990

afvalstoffenheffing Laarbeek 2023

Programma 5: Gezondheid, welzijn, zorg en onderwijs Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

WMO

Wet maatschappelijke ondersteuning 2015

Verordening maatschappelijke ondersteuning 2020 Nadere regels maatschappelijke ondersteuning 2020 Verordening burgerparticipatie WMO 2015 en Jeugdwet gemeente

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

18/22

N

Laarbeek 2018 Jeugd

Jeugdwet

Verordening jeugdhulp Laarbeek 2019

(wijzigings-) Wet op de jeugdzorg

Verordening burgerparticipatie WMO 2015 en Jeugdwet gemeente Laarbeek 2018

Jeugdgezondheidszorg

(wijzigings-) Wet op de jeugdzorg

Algemene subsidieverordening gemeente Laarbeek

Wet publieke gezondheid Onderwijs

Wet op het primair onderwijs

Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente

Wet op het voortgezet onderwijs

Laarbeek 2016 Verordening leerlingenvervoer gemeente Laarbeek 2014

Programma 6: Financiën en bedrijfsvoering Specifieke activiteit

Wetgeving extern

Regelgeving intern

OZB

Gemeentewet

Verordening op de heffing en de invordering van onroerende-

Wet waardering Onroerende Zaken

zaakbelastingen 2023

Algemene wet inzake rijksbelastingen Invorderingswet 1990 Waardering onroerende

Wet waardering Onroerende Zaken

zaken Financieel beleid

Grondwet

Financiële verordening gemeente Laarbeek 2023

Burgerlijk wetboek

Controleverordening gemeente Laarbeek 2023

Gemeentewet

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de

Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente

gemeente Laarbeek 2011

Algemene wet bestuursrecht

Budgetregeling gemeente Laarbeek 2020

Algemene wet inzake rijksbelastingen

Nota reserves en voorzieningen 2019

Algemene staatssteunregels

Nota investering afschrijving en waardering 2019

Wet Markt en Overheid

Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022

Invorderingswet 1990

Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie Gemert-

Wet waardering Onroerende Zaken

Bakel en Laarbeek

Wet op het BTW-compensatiefonds

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

19/22

N

Wet op de loonbelasting 1964 Wet op de omzetbelasting 1968 Wet modernisering vpb-plicht overheidsondernemingen Treasury

Wet financiering decentrale overheden

Treasurystatuut Gemeente Laarbeek 2014

Wijzigingswet financiering decentrale overheden (verplicht schatkistbankieren) Personeelsbeleid en

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren

Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en uitwerkovereenkomst

arbeidsvoorwaarden

Ambtenarenwet 2017

Laarbeek

Cao gemeenten

CAR/UWO

Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden,

Regeling rechtspositie politieke ambtsdragers

gemeente Laarbeek 2019

Reisbesluit Binnenland

Verordening alleenrecht schoonmaak gemeentelijke gebouwen

Reisregeling Binnenland

Laarbeek

Sociale verzekeringswetten

Verordening functioneringsgesprekken burgemeester Laarbeek 2012

Wet op de loonbelasting 1964 (inclusief werkkostenregeling) Wet normering topinkomens Uitvoeringsbesluit WNT Inkopen en

Aanbestedingswet 2012

aanbesteding

Wijzigingswet mededingingswet (beter bekend als Wet Markt

Inkoopbeleid gemeente Laarbeek 2017

en Overheid) Informatiebeveiliging

Aanpassingswet Algemene verordening

(security)

gegevensbescherming Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

20/22

N

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Aantal

Toelichting

per jaar Audit-commissie

drie

Met de audit-commissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht (account is hierbij indien gewenst door de auditcommissie bij aanwezig) De uitkomsten van de interim-controle worden in de vorm van de management letter met de audit-commissie besproken. De bevindingen van de eindejaar controle zullen (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in de audit-commissie.

Portefeuillehouder

twee

Financiën

Gemeentesecretaris/

Bespreking bevindingen van de interim-controle en eindejaar controle.

Periodiek

Concerncontroller

De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaar controle (o.a. basis van het concept rapport van bevindingen) als de evaluatie achteraf.

Afdelingen

PM

Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden, coördinatoren en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

College van burgemeester en

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad c.q. commissie Algemene Zaken.

wethouders en gemeenteraad c.q. commissie Algemene Zaken

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

21/22

N

Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter

Na afronding

Bevindingen in het kader van de

College

van de

administratieve organisatie en

interim-controle

interne controle van de gemeente

(december van

naar aanleiding van de interim-

het lopende

controle. Voortgang van eerdere

boekjaar)

bevindingen en aanbevelingen. Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), aandachtspunten voor de jaarrekening en eventuele relevante ontwikkelingen

Accountantsverslag

Na afronding

Wettelijk: De vraag of inrichting

Raad/

van de controle

van het financieel beheer en van

afschrift college

van de

de financiële organisatie een

jaarrekening.

getrouwe en rechtmatige

(mei van het

verantwoording mogelijk maken.

jaar na het te

Daarnaast resterende fouten,

controleren

onzekerheden of verbeteringen

boekjaar, t+1)

op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Controleverklaring

Na afronding

Het oordeel van de accountant

Raad/

van de controle

over de mate waarin de

afschrift college

van de

gemeenterekening een getrouw

jaarrekening.

beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Controleprotocol Jaarrekening 2023-2026

22/22