8 20250227 Bijlage 3 Memo naar aanleiding van evaluatie vergaderstructuur raad en commissies

Memo evaluatie vergaderstructuur raad en commissies Geachte leden van het presidium, We hebben de nieuwe vergaderstructuur op 28 november 2023 geëvalueerd. Waarom waren we ook alweer overgestapt naar een nieuwe vergaderstructuur? De volgende doelen zijn destijds geformuleerd door de werkgroep vanuit uw raad die zich hiermee heeft bezig gehouden. •

Aansluiting zoeken bij het zogenaamde BOB vergadermodel 3 fasen: beeldvorming - oordeelsvorming - besluitvorming.

•

Inwoners meer betrekken.

•

Mensen met kennis uit de achterban meer betrekken.

•

Voorkomen van extra vergaderdruk.

•

Geen al te grote veranderingen.

Vastgesteld is dat niet alle doelen van de nieuwe vergaderstructuur naar tevredenheid zijn behaald. Zo is het meer betrekken van inwoners niet echt van de grond gekomen. De achterban van partijen daarentegen krijgt wel meer gelegenheid om actief mee te doen en maakt daar ook gebruik van. De vergaderdruk is (gevoelsmatig) niet minder geworden. Er is een duidelijkere scheiding aangebracht tussen de verschillende fasen van het BOB-model. Hierdoor worden onder meer de commissievergaderingen minder belast met technische vragen (beeldvorming). De nieuwe vergaderstructuur is wel te veel overgelaten aan college en organisatie. Het Presidium moet hierin meer de regie nemen. Een beeldvormende avond is afhankelijk van de jaarplanning. Het presidium zal de jaarplanning anders moeten gaan bekijken, bijvoorbeeld eerder vaststellen. Afgesproken is dat de griffie met een aanvullende notitie komt over de aanpassing van de vergaderstructuur die aan u zal worden voorgelegd en vervolgens zal worden gedeeld met raad, college, burgercommissieleden en organisatie. Op basis van de gehouden evaluatie wordt de vergaderstructuur op onderdelen aangepast en komt deze er als volgt uit te zien: •

De 6 weekse cyclus blijft zoveel mogelijk gehandhaafd. In de praktijk past dat niet altijd in verband met bijvoorbeeld vakanties. Bij het vaststellen van het vergaderschema wordt hier wel zoveel mogelijk rekening mee gehouden.

•

Presidiumvergaderingen voor de vaststelling van de raadsagenda vervallen. De conceptagenda wordt digitaal toegezonden aan het presidium waarna desgewenst binnen een bepaalde termijn kan worden gereageerd. Wanneer binnen die termijn geen reactie wordt ontvangen, wordt ervan uit gegaan dat men akkoord gaat met de conceptagenda.

•

De onderwerpen die worden behandeld in de in het vergaderschema opgenomen beeldvormde en thematische onderwerpen lopen soms door elkaar heen. In de fase van beeldvorming wordt de raad vaak geconfronteerd met kant en klare voorstellen waardoor invloed en sturing lastig is. De raad moet, bij onderwerpen die zich daarvoor

lenen, tijdig in positie worden gebracht zodat kaders gesteld kunnen worden. Daarom worden deze ingeplande avonden voortaan samen raadsbijeenkomsten genoemd. Aan de hand van een stroomschema en een vaste format neemt het presidium regie en bepaalt bij de vaststelling van de commissieagenda’s aan de hand van de raadsplanning op welke wijze er invulling wordt gegeven aan deze raadsbijeenkomsten. Dat kan consulterend (halen), informerend (brengen) of soms zowel consulterend als informerend zijn. Het gaat in alle gevallen om belangrijke onderwerpen die meer voorbereiding vragen van de commissie- en raadsleden om een goede belangenafweging te kunnen maken. Om te kunnen bepalen welke onderwerpen belangrijk zijn en zich lenen voor een raadsbijeenkomst is een goede en tijdig bijgewerkte raadsplanning noodzakelijk. Wanneer een onderwerp consulterend wordt behandeld tijdens een raadsbijeenkomst kunnen ook inwoners, organisaties of bedrijven, en politieke partijen zelf, in de gelegenheid worden gesteld om informatie met de raad te delen. Presentaties worden in beginsel tijdens deze avonden gegeven waarbij de 10-10-10 regel als uitgangspunt geldt. •

Wanneer er sprake is van consultering (halen) en externen worden in de gelegenheid gesteld daaraan deel te nemen, dan kunnen maximaal 5 inwoners/organisaties, die zich vooraf hebben aangemeld, deelnemen aan deze avond. Van hen wordt wel inbreng verwacht;

•

Raadsbijeenkomsten worden in beginsel gestreamd. Verslaglegging is daardoor niet nodig. In voorkomende gevallen kunnen raadsbijeenkomsten in besloten kring worden gehouden als onderwerpen nog niet rijp zijn voor de openbaarheid.

•

Het is aan het presidium om met behulp van de raadsplanning invulling te geven aan de raadsbijeenkomsten. De invulling wordt vastgelegd in het ‘format invulling raadsbijeenkomsten’.

•

In de periode voorafgaand aan de commissievergaderingen kunnen er gedurende een termijn van 15 dagen, schriftelijke vragen worden gesteld van technisch inhoudelijke aard (geen politiek gerelateerde vragen), over onderwerpen die geagendeerd zijn voor de commissievergaderingen. Deze afspraak vraagt wel discipline van de fracties om vragen tijdig te dienen. Daarnaast vraagt deze afspraak ook de discipline van college en organisatie om de vergaderstukken tijdig beschikbaar te stellen. De vragen worden, voorafgaand aan de commissievergaderingen, schriftelijk beantwoord. Dat laat overigens onverlet dat het recht op het stellen van technische vragen te allen tijde blijft bestaan. Wanneer vragen op een later moment gesteld worden kan dat wel tot gevolg hebben dat de beantwoording daarvan schriftelijk en op een later moment plaatsvindt. Vragen worden via de griffie gesteld en worden voor een ieder toegankelijk gemaakt via ibabs, zodat voor alle commissie-en –raadsleden zichtbaar is welke vragen zijn gesteld en wat de antwoorden zijn. Dit om iedereen van dezelfde informatie te voorzien en herhaling van dezelfde vragen te voorkomen.

•

De bestaande drie raadscommissies gaan op in twee raadscommissies. Daarvoor worden de commissies Sociaal Domein en Algemene Zaken samengevoegd.

•

Alle raadsleden worden benoemd tot commissielid. Per partij kan een maximum van 4 burgercommissieleden worden benoemd. De commissies kennen geen vaste leden meer. Per fractie kunnen twee leden (zowel raads-als-burgerleden) deelnemen aan een

commissievergadering. Per agendapunt bestaat de mogelijkheid om van leden te wisselen. Partijen bepalen zelf wie afgevaardigd wordt. •

Aan het begin van de commissievergadering (19.30 uur) wordt gedurende een half uur aan burgers/inwoners de gelegenheid geboden om in te spreken over geagendeerde én niet-geagendeerde onderwerpen. Wanneer van deze mogelijkheid geen gebruik wordt gemaakt begint de vergadering eerder. De niet-geagendeerde onderwerpen die worden aangedragen zullen worden voorgelegd aan het presidium, die een besluit neemt over de afhandeling van deze onderwerpen. De uitkomst daarvan wordt teruggekoppeld aan de indiener van het onderwerp.

•

Portefeuillehouders reageren in commissievergaderingen in beginsel alleen in de 1e termijn. In de 2e termijn kunnen zij aan het woord komen als er aanvullende vragen zijn.

•

In de raadscommissies nemen fracties een voorlopig standpunt in (oordeelsvorming) en gaan de leden met elkaar in debat. Dit betekent dat er in de commissie in principe geen ruimte meer is voor het stellen van technische vragen. Dat laat onverlet dat raadsen commissieleden natuurlijk te allen tijde het recht houden om vragen te stellen. Technische vragen kunnen altijd schriftelijk worden gesteld. Politieke vragen zijn tijdens een commissievergadering uiteraard wel toegestaan. Net zoals nu adviseert de commissie de raad hoe een onderwerp verder te behandelen.

•

De cyclus wordt afgesloten met de raadsvergadering waarin, eventueel na voortzetting van het debat, besluiten (besluitvorming) worden genomen.

De nieuwe werkwijze en terminologie dient op de website van de gemeente duidelijk uitgewerkt weergegeven te worden zodat het voor de inwoners helder is hoe het gemeentebestuur vergadert en hoe en op welke momenten zij daarin een rol kunnen vervullen. De inwoners moeten daarin gefaciliteerd worden. De verdere ‘fine tuning’ van de vergaderstructuur vraagt enige tijd. We moeten langzaam ingroeien in de nieuwe werkwijze. Beoordeeld moet worden in hoeverre de afspraken over de vergaderstructuur moeten leiden tot een wijziging van het reglement van orde. Die onderdelen die daarin niet zijn opgenomen dienen op een andere wijze wel vastgelegd te worden. Vooruitlopend daarop zal er al wel volgens de gemaakte afspraken worden gehandeld. 11 juni 2024 R. van Heijnsbergen Griffier