8 20230831 Raadsvoorstel Aanbesteding accountantscontrole boekjaren 2024 en verder

Zaaknummer:

20436-2023

Documentnummer:

20436-2023:529362

Raadsvergadering d.d. 31 augustus 2023

Aan de raad, Onderwerp Aanbesteding accountantscontrole boekjaren 2024 en verder Portefeuillehouder J.H.C.M. Briels Beslispunten 1. De Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument vast te stellen ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2024; 2. Raadslid A.M. Brouwers en raadslid F.P.A.C. van Zeeland te benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2024; 3. Raadslid J.P.H. Gruijters te benoemen tot plaatsvervangend lid van het beoordelingsteam. 4. De geheimhouding van het Aanbestedingsdocument op te heffen op het moment dat het op Negometrix wordt gepubliceerd (rond 3 oktober 2023). Samenvatting De jaarlijks op te stellen jaarstukken dienen gecontroleerd te worden door een externe accountant. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid een accountant aan te stellen. Van rechtswege loopt het contract met de huidige accountant na boekjaar 2023 ten einde. Samen met de vijf Peelgemeenten en de GR Peelgemeenten wordt een aanbesteding georganiseerd welke begeleid wordt door inkoopbureau Bizob. Het doel is een nieuwe overeenkomst met dezelfde accountant voor alle deelnemende organisaties voor een periode van maximaal 7 jaar. Aanleiding Van rechtswege loopt het contract met de huidige accountant na boekjaar 2023 ten einde.

Samen met de vijf Peelgemeenten en de GR Peelgemeenten wordt een aanbesteding georganiseerd welke begeleid wordt door inkoopbureau Bizob om tot een aanbesteding te komen voor het boekjaar 2024 en verder. Beoogd effect en/of resultaat Met het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument en het benoemen van twee raadsleden per gemeente wordt een eerste stap gezet om te komen tot het gezamenlijk aanbesteden van de accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR Peelgemeenten. Dit ten behoeve van de controle op de jaarrekening vanaf boekjaar 2024. Elke gemeente en de GR Peelgemeenten dient hiervoor een afzonderlijk besluit te nemen. Argumenten 1.1 Het aanbesteden van een nieuwe accountant moet gebeuren en past binnen het beleid

Zaaknummer:

20436-2023

Documentnummer:

20436-2023:529362

Met ingang van boekjaar 2024 dient de gemeente een nieuwe accountant gecontracteerd te hebben voor de jaarlijkse controle van de jaarstukken (huidige overeenkomst loopt t/m controle over boekjaar 2023). De gemeenteraad is het bevoegde orgaan om de nieuwe accountant te benoemen omdat immers de accountant hun werkzaamheden in opdracht van de gemeenteraad verricht. 1.2 Vaststellen van de inkoopstrategie en het aanbestedingsdocument Om te komen tot een overeenkomst met één accountant wordt een Europese aanbestedingsprocedure gestart. De opdracht is voor 5 jaar met de mogelijkheid tot 1 maal 2 jaar verlenging. Dus een maximale duur van 7 jaar. Om te kunnen beginnen met de aanbesteding van de accountant dienen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Vervolgens zal het aanbestedingsproces worden opgestart wat ertoe zal leiden dat in de tweede helft van 2023 de accountant kan worden aangewezen. De inkoopstrategie omvat de kaders van de aanbesteding en hierin wordt voor alle partijen duidelijk het proces in beeld gebracht. In het aanbestedingsdocument staan alle voorwaarden en eisen die aan een nieuwe accountant gesteld worden.

1.3 Als gemeente dezelfde accountant hebben als de GR Peelgemeenten en Gemert-Bakel is dat efficiënt Het voordeel van het gezamenlijk aanbesteden is dat de afstemming bij de controles tussen organisaties onderling, waaronder de GR Peelgemeente, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. De 3D’s (Wmo, Jeugd en BMS) maken substantieel onderdeel uit van de jaarrekening van de gemeente, zowel op juistheid, volledigheid als rechtmatigheid. Door als gemeente dezelfde accountant te hebben als de GR Peelgemeenten zijn de lijnen korter en is de uitvoering van de controle efficiënter. Dit is ook de afgelopen jaren als zodanig ervaren. Daarom is ervoor gekozen om de opdracht samen te voegen. Daarnaast werkt Laarbeek samen in een intergemeentelijk team Financiën met Gemert-Bakel. 1.4 Benoemen van de accountant door de gemeenteraad De gemeenteraad is op grond van de gemeentewet en controleverordening bevoegd om de accountant aan te stellen. In de raadsvergadering van 31 augustus 2023 kiest de raad twee afgevaardigden die betrokken worden in het beoordelingsteam (zie ook 2.1 hieronder). Het inkoopteam zal de beoordeling van de inschrijvingen verrichten en komen tot een gunningsadvies die bekrachtigd wordt door de gemeenteraad begin (maart) 2024.

2.1 De gemeenteraad is vertegenwoordigd Met het benoemen van twee raadsleden per deelnemende gemeente wordt de mogelijkheid gecreëerd om de raden te betrekken in het proces. De raad is immers de opdrachtgever van de accountant. De raadsleden (ook van de andere gemeenten) hebben zitting in het team dat de presentaties van de accountants mede beoordeelt. Concreet betekent dit dat zij twee dagen beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties (planning: december 2023 – ’s avonds). Hieruit komt een gunningsadvies wat definitief naar de gemeenteraden en GR Peelgemeenten gaat.

Zaaknummer:

20436-2023

Documentnummer:

20436-2023:529362

3.1 Inkoopstrategie en het aanbestedingsdocument zijn niet openbaar in verband met de aanbesteding Op grond van artikel 87 Gemeentewet in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b en f van de Woo heeft het college van B&W geheimhouding opgelegd ten aanzien van de inkoopstrategie accountancy Peelgemeenten 2024 en het Aanbestedingsdocument. Hiermee kan de aanbesteding verricht worden zonder dat informatie die geheim is voor de aanbesteding aan de voorkant al openbaar is. Het college van B&W heeft de geheimhouding opgelegd. De raad wordt voorgesteld de geheimhouding van het aanbestedingsdocument op te heffen rond 3 oktober teneinde het op Negometrix te publiceren. De inkoopstrategie blijft wel geheim. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten 1.1 Gezamenlijke aanbesteding van accountancydiensten Gestreefd wordt om te komen tot het contracteren van één accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR Peelgemeente. Dit betekent dat alle gemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Indien één gemeente om welke reden dan ook afhaakt, zal het proces worden doorgezet met die gemeenten en GR die wel instemmen. De voordelen van gezamenlijk aanbesteden kunnen daardoor deels teniet worden gedaan.

1.2 Afwijking contractperiode accountant met controleverordening In de controleverordening Laarbeek staat opgenomen dat de benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. Met deze aanbesteding is gekozen voor een contractperiode van vijf jaar met een verlengingsoptie van eenmalig 2 jaar. In de gezamenlijke aanbesteding met de Peelgemeenten is gekozen voor vijf jaar. Dit heeft ook te maken met de krapte in de markt van de accountantsdiensten. 1.3 De kosten voor de accountantsdiensten gaan naar verwachting hoger uitvallen De nieuwe overeenkomst kan naar verwachting niet binnen de huidige begroting worden uitgevoerd. De nieuwe opdracht voor accountantsdiensten wordt geraamd op € 55.000 tot € 60.000 per gemeente per jaar (exclusief btw). Dit is veel hoger dan het huidige geraamde budget voor accountantskosten van € 39.302 (exclusief btw). Dit komt voornamelijk door de doorberekening van de hogere personeelskosten bij accountantskantoren vanwege inflatie en krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast zijn de controlewerkzaamheden van de accountant bij gemeenten toegenomen door de uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen. De verwachte benodigde accountantskosten worden geraamd op € 60.000. Dit leidt tot een verhoging met € 20.698 van het huidige beschikbare budget hetgeen zal worden meegenomen in de op te stellen begroting 2024.

Vervolgstappen Na besluit tot aanbesteding zal een inkoopteam worden samengesteld. Hierin zijn namens Laarbeek twee raadsleden en een ambtenaar (concerncontroller) vertegenwoordigd. De verwachte gunning is gepland in december 2023. Met bekrachtiging in de raad begin 2024. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1. Raadsbesluit 2. Inkoopstrategie accountancy Peelgemeenten 2024 e.v. 3. Aanbestedingsdocument accountancy Peelgemeenten 2024 e.v. 4. Bijlagen aanbestedingsdocument

Zaaknummer:

20436-2023

Documentnummer:

20436-2023:529362

Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden