7 20230126 Raadsvoorstel vaststelling archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer Laarbeek 2023.docx

Zaaknummer:

45624-2022

Documentnummer:

45624-2022:437351

Raadsvergadering d.d. 9 februari 2023

Aan de raad,

Onderwerp Archiefverordening Laarbeek 2023 Portefeuillehouder F.L.J. van der Meijden Beslispunten 1. De Archiefverordening Laarbeek 2023 vast te stellen. 2. De Archiefverordening gemeente Laarbeek 2014 in te trekken. Samenvatting Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft tijdens de laatste inspectie aangegeven dat de Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer uit 2014 geactualiseerd zouden moeten worden. De Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek 2023 wordt door burgemeester en wethouders vastgesteld. Deze kan pas in werking treden nadat de gemeenteraad de Archiefverordening Laarbeek 2023 heeft vastgesteld. Aanleiding De Archiefwet 1995 regelt de wijze waarop archiefbescheiden beheerd dienen te worden. De gemeente Laarbeek is verplicht een verordening over het archiefbeheer, een Archiefverordening, vast te stellen. Het RHCe heeft tijdens de laatste inspectie aangegeven dat de Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer uit 2014 geactualiseerd zouden moeten worden. Beoogd effect en/of resultaat Door vaststelling van de Archiefverordening Laarbeek 2023 (bijlage 1) door de gemeenteraad en vervolgens de Beheerregeling Informatiebeheer (bijlage 2) door het college van burgmeester en wethouders voldoen we aan actuele regelgeving. Argumenten 1. De Archiefverordening is aangepast aan Wet normalisering rechtpositie ambtenaren (WNRA).

Met de komst van de WNRA wijzigt ook artikel 32 van de Archiefwet, waardoor de archivaris niet langer benoemd wordt, maar wordt aangewezen. Het model archiefverordening van Vereniging Nederlandse Gemeenten is gevolgd. 2. De Archiefverordening is aangepast aan de inspectiecyclus van het RHCe en het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). In de Archiefverordening Laarbeek 2014 is sprake van een tweejaarlijks verslag van het college aan de gemeenteraad. Dit is aangepast naar jaarlijks. Er wordt momenteel jaarlijks

Zaaknummer:

45624-2022

Documentnummer:

45624-2022:437351

via een raadsinformatiebrief gerapporteerd. De inspectie van RHCe dient hiervoor al basis. Een afschrift van dat verslag wordt ter beoordeling verstuurd naar het IBT. 3. De Beheerregeling Informatiebeheer voldoet na vaststelling van de archiefverordening aan actuele regelgeving. Na vaststelling van de Archiefverordening Laarbeek 2023 moet ook de Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek 2023 worden vastgesteld. Hierin worden nadere regels bepaald voor de uitvoering van het informatiebeheer. Het vaststellen van de beheerregeling is een bevoegdheid van het college. De beheerregeling is onder voorbehoud van vaststelling van de nieuwe Archiefverordening, vastgesteld in de collegevergadering van 13 december 2022. De beheerregeling is ter kennisname toegevoegd.

Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten Niet van toepassing Vervolgstappen De Archiefverordening en de Beheerregeling worden gepubliceerd, waarna deze in werking treden. Het interbestuurlijk toezicht en het RHCe worden geïnformeerd. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1.

Archiefverordening Laarbeek 2023

2.

Beheerregeling Informatiebeheer Laarbeek 2023

3.

Raadsbesluit

Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris

burgemeester

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden