6 20250522 Jaarrekening 2024 getekend
Tekst van het document
Datum
3-4-2025
Versie
Datum
Status
Financieel Specialisten en regievoerders
13-3-2025
Concept
3-4-2025
Definitief
Dagelijks bestuur/
Algemeen bestuur
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
2.1.1
Waarderen .....................................................................................................................................................................................................................................9
2.1.2
Heffen .................................................................................................................................................................................................................................................. 11
2.1.3
Innen................................................................................................................................................................................................................................................... 12
2.2.1
Lokale heffingen ..................................................................................................................................................................................................................... 14
2.2.2
Weerstandsvermogen & risicobeheersing ................................................................................................................................................ 14
2.2.3
Rechtmatigheidsverantwoording ....................................................................................................................................................................... 18
2.2.4
Onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................................................................................................................ 21
2.2.5
Financiering ................................................................................................................................................................................................................................ 21
BNG ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 21 2.2.6
Wet Open Overheid (WOO) .......................................................................................................................................................................................23
2.2.7
Bedrijfsvoering.........................................................................................................................................................................................................................23
2.2.7.1
Bezwaar en Beroep .....................................................................................................................................................................................................23
2.2.7.2
Frontoffice ..................................................................................................................................................................................................................... 24
2.2.7.3
ICT .......................................................................................................................................................................................................................................... 26
2.2.7.4
HRM ....................................................................................................................................................................................................................................... 28
2.2.7.5
Bestuurs- en beleidsondersteuning .................................................................................................................................................... 31
2.2.8
Prestatie-indicatoren ....................................................................................................................................................................................................... 37
2.2.9
Verbonden partijen ........................................................................................................................................................................................................... 39
2.2.10
Grondbeleid .............................................................................................................................................................................................................................. 40
2.3.1
Verhogen volwassenheidsniveau gegevensbescherming ........................................................................................................ 40
3.1.1
Toelichtingen (bij afwijking kostensoort > € 25K) .............................................................................................................................. 44 P A G I N A |2
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
3.3.1
Toelichtingen ............................................................................................................................................................................................................................. 51
3.3.2
Vaste activa ............................................................................................................................................................................................................................. 53
3.3.3
Vorderingen openbare lichamen ...................................................................................................................................................................... 54
3.3.4
Overige vorderingen ........................................................................................................................................................................................................ 54
3.3.5
Geldelijke middelen .......................................................................................................................................................................................................... 55
3.3.6
Overlopende activa ......................................................................................................................................................................................................... 56
3.3.7
Eigen vermogen ....................................................................................................................................................................................................................57
3.3.8
Voorzieningen ..........................................................................................................................................................................................................................57
3.3.9
Overige schulden ................................................................................................................................................................................................................ 58
3.3.10
Overlopende passiva ..................................................................................................................................................................................................... 59
3.4.11
Kortlopende schulden openbare lichamen ........................................................................................................................................... 60
3.5.1
Bezoldiging topfunctionarissen ........................................................................................................................................................................... 62
3.5.2
Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen ............................................................. 62
3.5.3
Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT ..................................................................................................... 62
5.1
Deelnemersbijdragen ........................................................................................................................................................................................................... 65
5.2
Productiecijfers 2024 ....................................................................................................................................................................................................... 65
5.3
Taakvelden ................................................................................................................................................................................................................................ 66
5.4
Lijst van gebruikte afkortingen ...............................................................................................................................................................................67
P A G I N A |3
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Voor u liggen de jaarstukken 2024 van Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB). Het afgelopen jaar was bijzonder, met onder andere de overname van de belastingtaken van Dienst Dommelvallei, de aanvankelijke daling van het aantal bezwaren, de wisseling van de directie en het uitvallen van een aantal keyspelers bij BSOB. We zijn erin geslaagd om de belastingtaken voor de deelnemers in de GR conform de planning en met de vereiste kwaliteit uit te voeren. Parallel daaraan hebben we het merendeel van de verbeterdoelstellingen 2024 gerealiseerd en de kwaliteit van de objectgegevens van de Dommelvalleigemeenten op het door de Waarderingskamer vereiste niveau kunnen brengen. Verder is het gelukt om de werkdruk terug te brengen naar een genormaliseerd niveau en is het vertrouwen van de medewerkers toegenomen. Het in 2024 aangestelde managementteam heeft scherp gestuurd op de beschikbaar gestelde budgetten. Door incidentele meevallers in 2024, hoofdzakelijk als gevolg van lagere incidentele kosten door een sterk dalend aantal bezwaren en de daling van de proceskostenvergoeding, heeft dit geresulteerd in . Na toevoeging en onttrekking bestemmingsreserve bedraagt het eindresultaat € 715K. We kijken met veel vertrouwen naar de toekomst en zijn trots op onze medewerkers en wat wij tot nu toe met elkaar bereikt hebben.
In co-creatie met de leden van het bestuur is de visie en de meerjarenstrategie van BSOB aangescherpt en vertaald naar de kadernota 2026. De betrokkenheid en het vertrouwen van het bestuur waarderen we zeer. Edwin van der Reijden Directeur Belastingsamenwerking Oost-Brabant
P A G I N A |4
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Voor u liggen de jaarstukken 2024 van Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB). De jaarstukken zijn ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. In het jaarverslag zijn de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. In de jaarrekening worden de balans en de staat van baten en lasten gepresenteerd en toegelicht. Inleiding geeft een blik op de organisatie; haar missie, visie en kernwaarden en algemene organisatieontwikkelingen. Jaarverslag In
geven wij een korte toelichting op de 3 primaire processen: Waarderen, Heffen en Innen.
Conform de opzet van de begroting wordt per programma door middel van een stoplicht aangegeven wat de status is van de realisatie van de doelen1 en resultaten vanuit de Programmabegroting 2024. De legenda van het stoplicht is als volgt: (Groen)
gerealiseerd in 2024 of de realisatie liep conform de planning (BURAP) gerealiseerd in 2024 (jaarrekening)
(Oranje)
de realisatie conform de planning stond onder druk (BURAP) gedeeltelijk gerealiseerd (jaarrekening)
(Rood)
niet gerealiseerd of realisatie conform de planning niet haalbaar in 2024 (BURAP) niet gerealiseerd in 2024 (jaarrekening)
Ook komen de paragrafen aan bod. Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de begroting in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In
beschrijven wij alsmede de ontwikkeling van de
volgende paragrafen: •
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
•
Financiering
•
Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen
•
Prestatie-indicatoren
P A G I N A |5
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Jaarrekening In
geven wij inzicht in de staat van baten en lasten, alsmede de balans. Dit hoofdstuk betreft
alle financiële informatie over het jaar 2024. Controleverklaring bevat de controleverklaring. Bijlagen bevat de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen: •
Deelnemersbijdragen
•
Productiecijfers
•
Taakvelden
•
Lijst gebruikte afkortingen
P A G I N A |6
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
BSOB is een gemeenschappelijke regeling van Waterschap Aa en Maas en 9 gemeenten, te weten Asten, Bernheze, Boekel, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Maashorst, Oss en Someren. Daarnaast heeft BSOB een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de Dienst Dommelvallei, het samenwerkingsverband van de gemeenten Nuenen, Son en Breugel en Geldrop-Mierlo. BSOB is opgericht om de kwaliteit van de dienstverlening en continuïteit van de waardering, de heffing en de inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen te garanderen tegen zo laag mogelijke kosten.
BSOB staat voor het nauwkeurig en zo eerlijk mogelijk vaststellen, heffen en innen van de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen. Bij BSOB staan wij voor het uitvoeren van deze belastingtaken met aandacht voor onze inwoners en ondernemers tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten.
Het is onze ambitie om een organisatie te zijn waar gemeenten graag en met vertrouwen hun belastingzaken aan uitbesteden, burgers en bedrijven deze zaken snel en gemakkelijk kunnen regelen en waarvoor medewerkers graag willen werken. Bij de uitvoering van de belastingtaken willen wij toegankelijke, betrouwbare en persoonlijke dienstverlening bieden. Wij faciliteren burgers, bedrijven en onze deelnemers door werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. Wij bezien op welke wijze BSOB uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers, waarbij schaalvoordelen kunnen worden gecreëerd zonder onze identiteit te verliezen.
•
Kostenbewust
•
Toegankelijk
•
Kwaliteit
Wij handelen naar onze kernwaarden. We vinden het belangrijk om met aandacht en een servicegerichte houding onze dienstverlening aan te bieden tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. Daarnaast streven wij ernaar om bij te dragen aan een betrouwbare en dienstverlenende overheid. BSOB investeert in de ontwikkeling van de medewerkers: wij zetten in op een flexibele, betrokken organisatie en op duurzame groei. P A G I N A |7
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
In 2024 heeft BSOB, met goedkeuring van het bestuur en de ondernemingsraad, de organisatie-inrichting gewijzigd. Deze wijziging had als doel om meer aandacht aan de medewerkers te kunnen geven, meer sturing op de processen te bieden en de executiekracht voor noodzakelijke verbeteringen te vergroten. Het aantal afdelingshoofden is daarom uitgebreid van één naar drie en er is een coördinator toegevoegd. Deze uitbreiding kon binnen het begrote budget worden gerealiseerd.
Vanaf 1 januari 2024 heeft BSOB de belastingtaken van Dienst Dommelvallei overgenomen op basis van een dienstverleningsovereenkomst. De medewerkers van de afdelingen Waarderen en Belastingen hebben, met externe ondersteuning, de kwaliteit van de data en de waardering van alle objecten in de gemeenten Nuenen, Geldrop-Mierlo en Son en Breugel binnen een jaar op het vereiste niveau gebracht. Hierdoor kon tijdig worden voldaan aan de kwaliteitseisen van de Waarderingskamer, wat als een grote prestatie mag worden beschouwd.
Eind 2024 heeft het bestuur van BSOB besloten om Waterschap De Dommel per 1 januari 2026 toe te laten treden tot de gemeenschappelijke regeling. In de aanloop naar dit besluit zijn in 2024 veel verkennende gesprekken gevoerd met de directie en het bestuur van De Dommel. Er zijn ook afspraken gemaakt over de kosten van de toetreding en de overgang van de betrokken medewerkers van De Dommel naar BSOB. De toetreding wordt in 2025 projectmatig gerealiseerd, onder leiding van een stuurgroep bestaande uit gemandateerde vertegenwoordigers van beide organisaties.
P A G I N A |8
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
De primaire processen van BSOB bestaan uit: •
: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten.
•
: om belasting te innen, moet deze eerst opgelegd worden. Heffen is dan ook het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen.
•
: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.
In onderstaande tabel is het overzicht van het gerealiseerde saldo van baten en lasten per programmaonderdeel opgenomen. 6.172.262 54,23%
Burap
3.891.803 34,19%
1.317.636 11,58%
100%
We verbeteren de kwaliteit van de WOZ-taxaties door de omzetting van inhoud naar GO (gebruiksoppervlakte) en de foto-tool. Daarmee beperken we de
impact van de stijging van het aantal bezwaren en hebben we minder taxateurs nodig. De formatie-uitbreiding komt door de groei van het werkgebied en de stijging van het aantal bezwaren.
De omzetting van inhoud naar GO is voor alle gemeenten afgerond. De foto-tool is een doorlopend proces. We ontwikkelen een werkwijze waarbij we meer
geautomatiseerd taxaties kunnen verrichten, waardoor we op personeelskosten gaan besparen. De werkzaamheden ten aanzien van Dienst Dommelvallei hadden een vertragende impact op deze planning. Het doel is om dit de komende 2 jaar te realiseren.
Burap
We voeren een versnelde bezwaarafhandeling uit in overleg met verschillende indieners om tot een tijdige afronding te komen.
We hebben de versnelde afhandeling met verschillende indieners tijdig afgerond.
P A G I N A |9
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
We voeren met andere samenwerkingsverbanden een
communicatiecampagne uit. Daarnaast passen we het aanslagbiljet op meerdere punten aan. Beide ontwikkelingen leiden tot een hogere acceptatiegraad.
De communicatiecampagne is succesvol afgerond. Het aanslagbiljet is op meerdere punten aangepast.
Burap
Er is een toekomstbestendige formatie. Daarbij passen we de formatie aan als de binnengekomen bezwaren afwijken van het aantal geprognotiseerde bezwaren.
We leiden nieuwe taxateurs op. We zorgen voor doorontwikkeling bij taxateurs. Hierdoor ontstaat een toekomstbestendige formatie.
Burap
We hebben met 5 van de 12 deelnemers afgestemd om volledige controle uit te voeren op de mutatiedetectie luchtfoto 2024 voor BGT-BAG en WOZ. Daarbij
verwerken we de bevindingen direct in de WOZ-administratie en koppelen de te corrigeren mutaties voor BGT en BAG terug aan de gemeente of externe partij die de mutatiedetectie heeft uitgevoerd (afhankelijk van de keuze van de deelnemer).
De mutatiedetectie 2023 is bij 5 deelnemers volledig gecontroleerd door BSOB, verwerkt in de WOZ, BAG en BGT administratie.
Burap
Door eerder in de keten objectkenmerken te controleren en te muteren hoeven taxateurs dit op een later moment niet meer te doen.
We verwerken in toenemende mate de mutatiedetectie waardoor in een later proces minder wijzigingen door taxateurs gedaan hoeven worden.
Burap
We hebben samen met de softwareleverancier van Way2GO doorontwikkeld
waardoor de samenwerking met deelnemers bij mutatiedetectie is verbeterd. P A G I N A |1 0
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
De mogelijkheid om geometrie te wijzigen en vast te houden is gerealiseerd evenals een uitbreiding op de rapportages om meer inzicht te krijgen.
Burap
We hebben het doel behaald om meer inzicht te krijgen in de benodigde formatie.
Vanwege het voornemen meer ‘lean’ en slimmer te werken wordt een nieuwe formatiebehoefte opgesteld. Dit wordt in 2025 afgerond.
Burap
In deze periode zijn de gegevens uit de basisregistraties BRP, HR, BRK, LV WOZ en
het ongebouwd voor het waterschap tijdig en met een goede kwaliteit verwerkt. Analysescherm percelen
Om de kwaliteit van de verwerkte gegevens vanuit de BRK en de LV WOZ verder te verhogen hebben we gebruik gemaakt van een controle-scherm in Gouw. Automatisch verwerken van grondslagen ongebouwd waterschap
Voor de verwerking van de grondslagen voor de watersysteemheffing
ongebouwd hebben we dit jaar een gegevensbestand ontvangen van
Waterschap Aa en Maas. De verwerking van de grondslagen gaat hierdoor veel sneller, omdat het nu een geautomatiseerd proces is.
Geplande verwerkingen/verbeteringen zijn opgepakt en doorgevoerd.
Burap
De SOR wordt landelijk niet verder uitgerold. In afwachting van een alternatief
met betrekking tot een mogelijke objectenregistratie, zorgen we ervoor dat in de WOZ zoveel mogelijk gelijk blijft lopen met andere basisregistraties waarvan de WOZ afnemer is.
Er is nog geen nieuwe ontwikkeling op het gebied van het uniformeren van een objectenregistratie. Dat neemt niet weg dat de huidige GIS-applicatie niet volledig voldoet aan de huidige wensen op de weg naar de nieuwe SOR.
P A G I N A | 11
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
Het team is versterkt. De werkzaamheden met betrekking tot de
gegevensverwerking BRP en de LV WOZ zijn nu niet meer bij één persoon belegd. Hierdoor zijn we minder kwetsbaar.
Taken zijn herverdeeld over meerdere collega's waardoor het risico is beperkt.
Burap
We hebben meer controles ingebouwd. Zo hebben we sneller in beeld waar heffingen/grondslagen nog niet volledig zijn. Ook hebben we het
aangifteformulier zuiveringsheffing geoptimaliseerd. De workflow voor alle
aangiften en de heffen bezwaren zijn ook aangepast zodat deze efficiënter afgehandeld kunnen worden.
De workflow voor de aangiften zijn inmiddels aangepast. Met de workflow aanpassingen voor de heffen bezwaren is nog niet gestart.
Burap
In deze periode zijn 2 collega’s vertrokken. Beide vacatures zijn inmiddels
ingevuld. Ook is ons team nog extern versterkt door de invulling van de vacature die er was door de uitbreiding van Dienst Dommelvallei.
Ten tijde van het schrijven de BURAP was de verwachting dat de vacatureruimte in het team in 2024 nog ingevuld kon worden. Het is echter niet gelukt om geschikte kandidaten met de vereiste waterschapskennis te vinden. De
vacatureruimte wordt al enkele jaren ingevuld door externen. Door de toetreding Waterschap de Dommel en de overgang van de medewerkers van De Dommel
die beschikken over deze kennis kan de vacatureruimte vanaf 2026 wel ingevuld worden.
Burap
Het allround karakter van innen is vergroot door de komst van 1 medewerker vorig jaar.
In september is een interne vacature geplaatst welke inmiddels is ingevuld. Deze collega heeft inmiddels haar opleiding kwijtschelding afgerond en draait al mee in de productie.
P A G I N A |1 2
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
De eerste stap in het proces “automatisch opstarten en verzenden van rentebeschikkingen” is gezet.
Het nieuwe proces rentebeschikkingen is uitgeschreven en staat op de actielijst bij ICT.
Burap
Automatisch inlezen van betaalbestanden, verwerken retourdossier deurwaarder en het meer aantrekkelijk maken van de automatische incasso zijn nog niet gestart. Hiervoor zijn we afhankelijk van Gouw en de BNG.
Omdat we afhankelijk zijn van externe partijen, zijn bovenstaande punten in 2024 niet gerealiseerd. De gesprekken tussen GouwIT en onze deurwaarder lopen
stroever dan verwacht. Hierdoor hebben we nog niet de ontwikkeling kunnen behalen m.b.t. het verwerken van de dossiers van de deurwaarder.
Burap
Het bestand voor de meerjarige kwijtschelding (MJK) is in december verstuurd.
Dit zorgde voor een betere spreiding van de werkvoorraad. Hiermee verlaagden we de werkvoorraad vanaf eind februari met 35%. De afhandeltermijn van 16 weken wordt in 97,9% van de gevallen gehaald.
In 2024 hebben we een grote stap gemaakt met het spreiden van de
afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken. De afhandeltermijn en de werkdruk is hiermee significant verlaagd.
Burap
De automatische doorstortingen vanuit de deurwaarder verlopen goed. Tussen
de 95% en 99% van de doorstortingen verwerken we automatisch. Er zal altijd een klein percentage uitval blijven.
De automatische doorstortingen verlopen nog steeds goed.
Burap
We bieden maatwerk bij dossiers zodra een belastingschuldige zich meldt. We verwijzen belastingschuldigen naar hulpinstanties. Meer proactief sociaal invorderen is nog niet in gang gezet.
We hebben nog steeds de focus op maatwerk leveren bij belastingschuldigen met betaalproblemen.
P A G I N A | 13
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
In het eerste half jaar is dit niet actief opgepakt
Gezien de focus op het sociaal invorderen zal vanzelfsprekend de doorlooptijd niet korter worden. Dit is dus geen punt van aandacht geweest in 2024.
Burap
In het eerste half jaar huurden we fte in voor met name de afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken.
We hebben te maken gehad met 1 langdurig zieke medewerker. Hiervoor hebben we inhuur kunnen inzetten.
BSOB is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de deelnemers geformuleerde beleid over lokale heffingen. De vaststelling van het beleid is voorbehouden aan de deelnemers. BSOB adviseert haar deelnemers over het te voeren beleid.
Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: • •
de weerstandscapaciteit en de geïdentificeerde risico’s.
Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en
substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in
gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht
onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn.
Gezien de bepalingen, opgenomen in de Gemeenschappelijke Regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling P A G I N A |1 4
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen. De risico’s komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen). Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers. Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening. Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico’s welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post ‘onvoorzien’. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post ‘onvoorzien’ vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000. Gezien enkele onzekerheden in de huidige begrotingsposten, is ervoor gekozen om de reeds bekende overschrijdingen niet vanuit de post ‘onvoorzien’ te dekken. In de 2e BW 2024 is daarom een bedrag van €66K ‘onvoorzien’ opgenomen. De post onvoorzien is slechts voor €2K gebruikt. Er zijn vooral onderschrijdingen op de 2e BW 2024. De diverse in omvang beperkte overschrijdingen zijn geboekt op de juiste kostencategorie.
Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de - bij ministeriële regeling opgestelde - kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over de financiële positie van BSOB en zijn daarom niet opgenomen.
BSOB onderkent de volgende risico’s, welke zijn onderverdeeld in interne en externe risico’s.
Langdurige uitval van personeel door ziekte in het algemeen. Beheersing Maximaal inzetten op preventie en normaliseren van de werkdruk.
Uitvallen of vertrek van specifieke key-spelers. Beheersing •
Key-spelers voldoende management-aandacht geven;
•
Werkdruk key-spelers normaliseren;
•
Investeren in ontwikkeling key-spelers;
•
Kennis van key-spelers vastleggen en werkinstructies ontwikkelen;
•
Kennis van key-spelers delen om kwetsbaarheid te beperken.
P A G I N A | 15
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Beschikbaarheid van voldoende nieuw gekwalificeerde medewerkers. Beheersing •
Nieuwe manieren van werving toepassen;
•
Interne doorstroom van medewerkers vanuit het team Frontoffice;
•
Investeren het kennisniveau van medewerkers om interne doorstroom te bevorderen.
BSOB wil en moet een organisatie zijn waarin van medewerkers flexibiliteit wordt gevraagd met betrekking tot werkwijzen (denk aan automatiseringsprocessen) en opleidingsniveau. Het is de vraag of de medewerkers hieraan in voldoende mate (blijven) voldoen. Beheersing Maatwerk blijven bieden met betrekking tot intern en extern opleiden. Medewerkers bewust blijven maken van de kansen die dit biedt binnen, maar soms ook buiten, de organisatie.
Storingsgevoeligheid ICT-structuur. Beheersing De ICT-structuur op lange termijn robuuster maken. Op korte termijn zorgen voor stabiliteit: niet iedere dag uitval/werkonderbrekingen.
Afhankelijkheid van externe partijen en daardoor mogelijk niet goed functionerende werkomgeving. Hiermee enerzijds doelend op de applicaties van onze leveranciers (onder andere belasting- en waarderingspakketten, telefonie en website) en hosting. Anderzijds doelend op de afhankelijkheid van providers zoals Microsoft 365 en Enable U. Beheersing Doordat het voornamelijk bij externe leveranciers belegd is kunnen we als BSOB niet meer doen dan de risico's in beeld hebben en proactief of in geval van calamiteit, snel schakelen met alle externe leveranciers.
Gegevensbescherming: kans om gehackt te worden. In hoeverre zijn we (überhaupt) in staat onze gegevens tegen kwaadwillende externen te beveiligen? Maar nog belangrijker in hoeverre zijn we snel in staat onze dagelijkse werkzaamheden zonder hinder voort te zetten?
P A G I N A |1 6
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Beheersing De ingezette weg om niveau 4 te behalen en vast te houden is vanzelfsprekend. Daar waar het haalbaar wordt dit niveau verhogen (mits in alle redelijkheid, lees: kosten/baten).
P A G I N A | 17
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 3 april 2025 vast te stellen normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Met een totaalbedrag aan netto-lasten van € 11.383.362 (inclusief BTW is deze daarmee vastgesteld op € 341.501).
De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV.
Deze rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat de rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, en in het bijzonder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. De controleverklaring van de accountant bevat het een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening als geheel dus inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
Fouten in de
jaarrekening (% van de lasten)
Onzekerheden in
de controle (% van
Goedkeurend
Met beperking
Oordeel
Afkeurend
≤ 1%
>1%<3%
-
≥ 3%
≤ 3%
> 3 % < 10 %
≥ 10%
-
onthouding
de lasten
Bron: Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden
P A G I N A |1 8
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Ten aanzien van het M&O criterium is het M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. BSOB is verantwoordelijk voor rechtmatige totstandkoming. Rechtmatige totstandkoming houdt in dat de lasten, baten en balansmutaties tot stand zijn gekomen met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De relevante wet- en regelgeving is geïnventariseerd en vastgesteld in het normenkader, dat op 3 april 2025 door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld.
Het gaat hierbij om de volgende relevante wet- en regelgeving: Externe wet- en regelgeving: •
Wet gemeenschappelijke regelingen;
•
Provinciewet;
•
Algemene wet bestuursrecht;
•
Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV);
•
Wet financiering decentrale overheden (wet FIDO);
•
De regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo);
•
De (Nationale) Aanbestedingswet;
•
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT);
•
Ambtenarenwet;
•
Fiscale wetgeving;
•
Sociale verzekeringswetten;
•
CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties, met bijbehorende uitvoeringsregelingen;
•
Algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, zoals de Europese Aanbestedingsrichtlijnen;
•
Besluiten;
•
Gemeentewet;
•
Waterschapswet;
•
Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV);
•
Burgerlijk wetboek;
•
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;
•
Besluit proceskosten bestuursrecht; P A G I N A | 19
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
•
Algemene wet bestuursrecht;
•
Faillissementswet;
•
Delegatiebesluit Belastingsamenwerking Oost Brabant;
•
Bestuursrecht;
•
Wet financiering decentrale overheden (Fido);
•
Regeling schatkistbankieren decentrale overheden;
•
Aanbestedingswet 2012;
•
Wet Markt en Overheid;
•
Mededingingswet.
Interne Regelingen en kaders: •
Gemeenschappelijke regeling BSOB;
•
De begroting 2024 (inclusief wijzigingen);
•
Het delegatiebesluit;
•
De financiële verordening BSOB;
•
De controleverordening BSOB;
•
De budgetregeling BSOB;
•
Treasury statuut;
•
Nota financieel beleid;
•
Sociaal plan BSOB;
•
De verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet.
Het dagelijks bestuur kan zich bij het verschijnen van deze jaarrekening nog geen mening vormen over de vraag of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties volledig rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De analyse van de rechtmatigheid van alle balansmutaties (de zogenaamde spend-analyse) is in verband met het langdurig uitvallen van de Controller verlaat opgestart en wordt op dit moment uitgevoerd door een extern gespecialiseerde deskundige (COPPA). In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt het bestuur geïnformeerd over de uitkomsten van deze analyse. In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Tevens wordt verwezen naar paragraaf 3.1.1 voor de toelichtingen op de over- en onderschrijding van de begroting en naar paragraaf 3.3.2 voor toelichting omtrent de realisatie van de investeringskredieten.
P A G I N A |2 0
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
De kapitaalgoederen van BSOB bestaan uit ICT-software. Noodzakelijke updates vormen onderdeel van de afgesloten contracten.
BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasury statuut. Aangezien in de afgelopen jaren geen langlopend vreemd vermogen aan is getrokken, is het treasury risico nihil en zijn er geen kengetallen opgenomen met betrekking tot het renterisico en renteresultaat.
BSOB heeft een bancaire relatie met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De BNG verzorgt de bancaire diensten voor de rekening courant en inningsrekening van BSOB.
De minister van Financiën heeft in 2012 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend voor de invoering van de wet Houdbare Overheidsfinanciën (de Wet HOF). Het wetsvoorstel stelt regels voor de bijdrage van gemeenten aan het terugdringen van het EMU-tekort. Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Hierbij zitten ook inkomsten en uitgaven met een kapitaalkarakter, zoals investeringen en investeringsbijdragen. Het overzicht van het EMU-saldo is bedoeld om op nationaal niveau te kunnen bepalen in hoeverre de verschillende overheden bijdragen aan het nationale EMU-saldo.
P A G I N A | 21
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
1 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) 2 Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3 Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4 Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd
698 107
103
460
365
219
32
5 Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4 6 Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiele vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord 7 Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) 8 Baten bouwgrondexploitatie: Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord 9 Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen 10 Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten 11 Verkoop van effecten: a Gaat u effecten verkopen? (ja/nee)
nee
nee
nee
b Zo ja, wat is bij verkoop de verwachte boekwinst op de exploitatie?
P A G I N A |2 2
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Er is voldaan aan de gestelde openbaarheidseisen per 1 januari 2025. Dat betekent dat het openbaar maken van dossiers ten aanzien van WOO-verzoeken en klachten resteert om in 2025 te realiseren. We lopen op schema om dit vanaf 1 januari 2026 structureel actief te openbaar te maken.
De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en medebepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld; de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, HRM en bestuurs- en beleidsondersteuning gepresenteerd.
Burap
De portal voor het indienen van bezwaren is gerealiseerd. In de burap is de ambitie opgenomen om digitaal te kunnen beslissen op bezwaarschriften.
De ambitie om ook digitaal op bezwaarschriften te beslissen is onveranderd maar verplaatst naar 2025. De werkzaamheden ten aanzien van Dienst
Dommelvallei hadden een vertragende impact op de realisatie van de planning.
Burap
De uitval van de gerobotiseerde flitsuitspraken is sterk teruggedrongen. Echter de uitval van de gerobotiseerde formele uitspraken is toegenomen. Dit is een aandachtspunt.
De robots zijn aangepast en verbeterd waardoor de uitval met succes is teruggedrongen.
Burap
In januari kende het team bezwaar enorme formatieve problemen door uitval en verloop van personeel. Per 1 juli 2024 is dit opgevangen, deels door interne invulling van vacatureruimte, deels door de inzet van inhuur.
De formatie is structureel uitgebreid en ingevuld met kundige nieuwe
medewerkers. Hierdoor is de formatie structureel en duurzaam ingericht voor de toekomst.
P A G I N A | 23
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
Het allround karakter van de frontoffice is niet vergroot. De reden hiervoor is de komst van een aantal nieuwe medewerkers. Deze leerden we de afgelopen maanden de basistaken van de frontoffice. Er zijn een aantal kennissessies geweest op het gebied van kwijtschelding, onvermogen en retourpost.
Het all round karakter is vergroot. De inrichting van de kennisbank en het
verbeteren van het opleidingsplan is niet gerealiseerd in 2024. De reden hiervoor is tijdgebrek en andere prioriteiten. Deze 2 punten worden in 2025 opgepakt.
Burap
De frontoffice onderhoudt dit proces en boekt de zaken hiervoor in waarna een robot veel repeterende acties automatisch uitvoert. De frontoffice verwerkt
alleen nog de uitval handmatig. Dit proces is hiermee op orde en in control. Dit proces is op orde en in control.
Burap
Ongeveer 37% van de ingestuurde contactformulieren is via de digitale balie binnengekomen. Dit is 2% gestegen ten opzichte van vorig jaar.
De frontoffice blijft de belastingschuldigen stimuleren door te verwijzen naar de digitale balie. In 2024 is 37,7% van de ingestuurde contactformulieren via de digitale balie binnengekomen. Een stijging 2,7%.
Burap
Vanaf september 2023 is er een koppeling tussen het telefoonpakket en het belastingpakket. Zodra een beller belt, ziet de frontoffice alle gegevens al in beeld. Dit scheelt opzoektijd en ervaart de frontoffice als positief. We handhaven dit.
Burap
Door komst van een aantal nieuwe medewerkers is het voornaamste doel
geweest om deze nieuwe medewerkers op vlieghoogte te brengen. Focussen op het behoud van de kwaliteit is enkel aan de orde geweest.
P A G I N A |2 4
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
De nieuwste medewerkers zijn ingewerkt op nagenoeg alle frontofficetaken. Met deze medewerkers voerden we coachgesprekken. Dat is niet met alle
frontofficemedewerkers gedaan in verband met tijdgebrek en andere
prioriteiten. Het begin van de jaarkalender met betrekking tot kennissessies is gemaakt. Dit werken we verder uit in 2025.
Burap
We verzonden de aanslagbiljetten in 2023 in een envelop met daarop een
verwijzing naar MijnOverheid. Het effect hiervan was pas in februari 2024 te
meten. Gebleken is dat deze vermelding niet leidde tot een significante stijging van meer MijnOverheid aanmeldingen.
Er is een lichte stijging van het gebruik van MijnOverheid. In 2023 was het 44,89% en in 2024 45,54%, een stijging van 0,65%.
Burap
Vanwege de komst van een aantal nieuwe medewerkers is hier geen ruimte voor geweest.
Eén medewerker besteedde een aantal maanden de helft van haar uren aan
een specifieke grote werkvoorraad. Deze is hierdoor met 50% verkleind. Overige
efficiëntere inzet realiseerden we niet. De aandacht ging voornamelijk naar het frequent ziekteverzuim en het inwerken van de nieuwste medewerkers binnen het team.
Burap
Informatie ten behoeve van de toegankelijkheid van de website is te lezen bij het onderdeel communicatie.
Informatie ten behoeve van de toegankelijkheid van de website is te lezen bij het onderdeel communicatie.
Burap
Er zijn een aantal nieuwe medewerkers bijgekomen. Dit kostte de huidige
medewerkers veel tijd en energie. De eerste weken zijn intensief door 1 op 1
inwerktijd. Daarna kost het tijd om deze nieuwe mensen goed in te werken op alle andere taken van de frontoffice.
De nieuwe medewerkers werkten we in op nagenoeg alle frontofficetaken. Dit inwerktraject kostte veel tijd en energie van de inwerkers.
P A G I N A | 25
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
We hebben in Gouw Belastingen verschillende werkprocessen ingericht en geoptimaliseerd, een voorbeeld hiervan is het kwijtschelding proces.
Er wordt wekelijks overleg met GouwIT gevoerd, waardoor de acties met hoge prioriteit voldoende aandacht krijgen en op tijd worden opgepakt.
Doordat BSOB gebruikt maakt van de continuous delivery werkwijze zijn meteen de nieuwste softwareversies beschikbaar, worden problemen snel opgelost en zijn nieuwe functionaliteiten snel beschikbaar.
We hebben een adviesmemo, inclusief businesscase, opgesteld om de
beschikbaarheid en continuïteit van het belasting- en waarderingssysteem te borgen. Hierin wordt voorgesteld om In het kader van de stabiliteit en
performance van de huidige on-premise omgevingen een migratie naar de Cloud omgeving van de betreffende leveranciers in gang te zetten.
We hebben de opdracht gegeven voor het realiseren van een Diginetwerk aansluiting. Deze is o.a. nodig voor het veilig koppelen met het Inlichtingenbureau en landelijke voorzieningen.
We hebben grote slagen gemaakt met het inrichten en optimaliseren van
werkprocessen in Gouw Belastingen. De continuous delivery werkwijze is volledig ingebed in de organisatie.
BSOB heeft besloten om de huidige on-premise omgevingen te migreren naar de Cloud. De projecten om dit ten uitvoering te brengen zijn opgestart. De Diginetwerk aansluiting is geïmplementeerd.
Burap
Bijeenkomst georganiseerd voor gebruikers van deelnemersrapportages.
Resultaat is beter begrip van en groei in gebruik van Power BI rapportages, en meer personen die toegang wensen.
Realisatie van diverse interne rapportages voor o.a. inzicht in productie (diverse teams) en trends (inning, communicatiecampagne) in het werkveld.
Automatiseren werkzaamheden kwaliteitsadviseur loopt, is nog niet afgerond i.v.m. bevindingen in de data die moeten worden opgelost. Gesprekken met accountant en interim controller om rapportages te automatiseren lopen. Besloten geen BI-tools te ontwikkelen voor meetbedrijven omdat de werkzaamheden terug naar het waterschap gaan.
P A G I N A |2 6
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
Nieuwe GIS-oplossingen zijn niet ingezet.
Nieuwe GIS-oplossingen zijn niet ingezet. Vanwege de toetreding van Dienst Dommelvallei en het bijhorende project Schoon door de Poort was er
onvoldoende tijd deze doelstelling te halen. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak om dit in 2025 alsnog te realiseren.
Burap
We hebben het hybride werken verder geoptimaliseerd en alle laptops worden voorzien van de laatste versies van Windows 11 en Microsoft-applicaties.
Om veilig te kunnen mailen is de applicatie ‘Zivver’ aangeschaft en geïntegreerd in Outlook.
Voor de vergaderruimten zijn begin 2024 de laatste optimalisaties uitgevoerd en werkt de video-conferencing apparatuur naar tevredenheid bij hybride vergaderingen.
We zijn gestart met het opschonen van de centrale ‘G-schijf’ en bevorderen het gebruik van Teams voor het aanmaken en beheren van (project) documenten. In het 2e kwartaal zijn we gestart met een project ter vervanging van het sterk verouderde intranet. We hebben een onderzoek en leverancierselectie uitgevoerd en een voorstel voor het MT opgesteld.
We hebben een nieuw intranet succesvol geïmplementeerd en ingericht om de
interne communicatie en samenwerking te verbeteren. Dankzij de koppeling met AFAS zijn actuele medewerkergegevens altijd direct beschikbaar.
P A G I N A | 27
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
In januari is de RI&E uitgevoerd bij BSOB en in samenwerking met de OR is er een plan van aanpak opgesteld. Deze ligt nu (juni) ter toetsing bij de leverancier die de RI&E heeft uitgevoerd (Zorg van de Zaak).
De RI&E is vastgesteld door Zorg van de Zaak op 23-08-2024. Van 16-09 t/m 09-10-2024 heeft het PMO bij BSOB plaatsgevonden. Het PMO bestond uit een basis gezondheidscheck (fysieke metingen) en online
vragenlijsten aansluitend op de RI&E. Medewerkers konden zich vrijwillig hiervoor aanmelden.
In totaal zijn er 84 uitnodigingen verstuurd, waarvan er 61 hebben deelgenomen en waarvan uiteindelijk 58 deelnemers een persoonlijk rapport met aanbevelingen hebben ontvangen.
Aandachtspunten voor de werkgever liggen op vitaliteit (beweging), (werk) stress, en niet-werk-gerelateerde angstklachten, met name als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen.
Wat gaat goed? Sociale steun collega's, afwisselend werk en zelfstandigheid. De werktevredenheid scoort het cijfer 8,2.
Eind september is gestart met de intakegesprekken. Alle medewerkers die in de teams Heffen en Waardebepaling (taxateurs) zaten hebben eerst een
individuele kennismaking gehad met de externe coach. Onderwerpen die aan bod komen tijdens de team coaching zijn: • • • • •
Elkaar beter leren kennen, herkennen en respecteren; Feedback vragen en geven;
Hoe ga je met elkaar constructief het gesprek aan; Conflicthantering;
Werkdruk en ervaren werkdruk.
In de loop van 2025 zullen de overige teams volgen.
Burap
Vanaf januari tot en met juni zijn in het kader van talentmanagement de volgende initiatieven genomen: • • •
Introductie gesprekscyclus
Start met voeren van individuele voortgangsgesprekken Opstellen van ontwikkelplannen
P A G I N A |2 8
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
• • •
Aanbieden van interne en externe opleidingen
Stimuleren van interne doorstroming bij vacatures Benoemen van interne kandidaten
Gedigitaliseerde HR-werkprocessen in 2024 zijn:
• • • •
• • • • •
• •
Plangesprek
Ontwikkelgesprek 5V gesprek
Voortgangsgesprek
Sollicitatieportal voor het onboardingsproces Leidinggevenden via Insite laten muteren:
Verlengingen van arbeidsovereenkomsten Functie/ salaris wijzigen
Rooster wijzigen (zowel door mdw als door leidinggevende)
Werkgeversverklaring geautomatiseerd Thuiswerkregeling
Plan van aanpak en dossiervorming volledig gedigitaliseerd.
• •
Burap
Migratie van Personeelsdossiers in Afas
Digitaliseren van workflow ouderschaps/ geboorteverlof ed.
- Het overzicht van de fte’s binnen BSOB is gemaakt in de BI en ook per team (inclusief inhuur) af te lezen.
- Wijziging van de organisatiestructuur
BSOB heeft een goed overzicht van het totaalplaatje FTE's in de BI, af te lezen inclusief en exclusief inhuur en vacatureruimte. De organisatiestructuur is
gewijzigd. Er zijn nu 3 afdelingshoofden in plaats van 2 (waarvan 1 bij de directeur
lag). Opgenomen in het organigram zijn nu het de afdelingshoofden Belastingen, Klantcontact en Waarderen.
P A G I N A | 29
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
85
70
44
45
3,8 fte
4,79 fte
bezet 76,68 fte)
bezetting 63,69 FTE)
27/58
(toegestane formatie 80,48 fte,
23/47
(toegestane formatie 68,48 fte,
Er heeft een lichte stijging plaatsgevonden in het ziekteverzuim in 2024 ten opzichte van 2023 (6,07%). Op peildatum 31-12-2024 was het verzuimpercentage 6,78%, dit is hoger dan de gestelde norm van 5,70%. Zoals te zien is in de tabel heeft BSOB nog altijd te maken met een aantal langdurige zieke medewerkers die het verzuimpercentage omhoog drukken.
P A G I N A |3 0
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
In 2024 is er vanuit BSOB éénmaal een beroep gedaan op de externe vertrouwenspersoon. Het ging hierbij niet om een melding van grensoverschrijdend gedrag of een integriteitkwestie, maar om een reactie van een medeweker op de herinrichting van BSOB. Omdat het slechts één melding betreft kan er geen verdere toelichting geven worden zonder het risico op herleidbaarheid te lopen. De kwestie is met de betreffende medewerker besproken en is inmiddels opgelost.
Op grond van artikel 5.1, lid 4 (arbeidsduur) is de arbeidsduur van een medewerker uitgebreid van 36 uur naar 40 uur per week. Deze uitbreiding is in overeenstemming met de geldende richtlijnen en afspraken binnen de organisatie. De aanpassing in de arbeidsduur is per 01-06-2024 ingegaan en zal eindigen per 01-06-2026. De reden voor deze urenuitbreiding is in verband met het project dat erop gericht is om het volwassenheidsniveau van BSOB op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens te verhogen naar niveau 4.
In 2024 hebben er geen medewerkers gebruik gemaakt van de RVU. De voor de RVU in de 2e BW 2024 nog begrote voorziening ad € 43K hebben we daarom in de jaarrekening 2024 laten vrijvallen.
In onderstaande tabel zijn de leveranciers opgenomen waarbij de inhuur >€125.000 bedraagt. Het totaal van de leveranciers <€125.000 bedraagt € 1.317.750. Dit betreffen 15 leveranciers. Bobeldijck Vastgoed BV
€
249.898,50
4cPeople
€
248.956,50
Eindelijk advies
€
142.150,00
Overig (per leverancier <€125.000)
€
1.317.750,41
Voor de analyse van de inhuurkosten verwijzen wij naar paragraaf 7.1.
Burap
We zijn met bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) gestart en hebben
bedrijfsimpactanalyses voor alle relevante teams uitgevoerd. In elke sessie
hebben we met de coördinatoren de impact, hersteltijddoelstellingen, maximaal dataverlies, kritieke applicaties etc. vastgesteld. Daarnaast is een ICT-vragenlijst ingevuld samen met IT-leverancier Aa en Maas om een compleet beeld te
krijgen van de infrastructuur en de maatregelen die zij treffen. Op basis van deze input werken we nu verder aan het bedrijfscontinuïteitsplan.
P A G I N A | 31
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
We hebben een conceptversie van het bedrijfscontinuïteitsmanagementplan opgesteld en eind 2024 ter review voorgelegd aan het MT.
Burap
In de afgelopen maanden zijn we bezig geweest met het opstellen van diverse beleidsstukken. We zijn begonnen met dataclassificatie, waarbij drie
classificaties zijn opgesteld op basis van de behoeften van BSOB: openbaar,
intern vertrouwelijk en zeer vertrouwelijk. Om medewerkers hierbij te begeleiden, is een procedure 'informatie labelen' opgesteld voor het classificeren/labelen van documenten.
Uit het dataclassificatiebeleid is een tweede beleidsstuk voortgekomen: het cryptografiebeleid. Dit is gebaseerd op de classificatieniveaus uit het
dataclassificatiebeleid. Daarnaast behandelt het cryptografiebeleid de
passende standaarden, de achterliggende techniek en encryptie in zijn geheel. Zivver is hierin ook opgenomen en er is uitgewerkt op welke niveaus Zivver
verplicht is voor het delen van bestanden. We hebben het document voor
leveranciersmanagementbeleid en werkdocument voor inkoop diensten bijna afgerond.
De beleidsstukken voor integriteitsborging zijn opgesteld en eind 2024 ter goedkeuring voorgelegd aan het MT.
Burap
We zijn gestart met het implementeren en testen van een oplossing om mobile
device management (MDM) in te zetten voor de privé-smartphones waar BSOBmedewerkers ook zakelijk gebruik van maken. De bedrijfs-apps, zoals Outlook, MS Teams en AFAS-pocket, worden in een beveiligde “wolk” geplaatst zodat bij
verlies van het device of bij uitdiensttreding deze apps en data gewist kunnen worden.
De beleidsstukken voor borging van vertrouwelijkheid zijn opgesteld en eind 2024 ter goedkeuring voorgelegd aan het MT.
De MDM-oplossing voor privé-smartphones wordt nog getest door een aantal keyusers en wordt begin 2025 uitgerold voor alle medewerkers.
Burap
We hebben een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid 2024-2027 opgesteld en in Q1 laten vaststellen door het bestuur. Ook hebben we ingezet op de bewustwording van de organisatie met betrekking tot informatiebeveiliging door middel van e-
P A G I N A |3 2
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
learnings. Deze zijn begin januari 2024 uitgezet en worden in grote getalen uitgevoerd.
We hebben de e-learnings over informatiebeveiliging en privacy op een
gestructureerde en thematische manier uitgerold, wat bijdraagt aan het behalen van volwassenheidsniveau 4 in 2025. Daarnaast is het team
Gegevensbescherming duidelijk zichtbaar op het nieuwe intranet, waar alle
informatie en instructies op een toegankelijke manier beschikbaar zijn gesteld voor gebruikers.
Burap
Er zijn geen veranderingen. Naast de vaste formatie van 0,33 fte voor CISO-
werkzaamheden maken we in 2024/2025 gebruik van de Cybersecurity as a Service (CaaS) diensten van Cuccibu via de aanbesteding gedaan in 2023. Er zijn geen wijzigingen geweest in formatie.
Burap
Verschillende bewustwordingscampagnes zijn succesvol uitgevoerd, waaronder een e-learning module die door onze medewerkers met enthousiasme is voltooid. Daarnaast hebben we een phishing test uitgevoerd, wat heeft
bijgedragen aan een verhoogde alertheid bij onze medewerkers op verdachte phishing e-mails. Het onderwerp privacy is actief besproken tijdens recente team overleggen om zo de naleving van ons privacybeleid te bevorderen. In 2024 is het privacybewustzijn binnen BSOB aantoonbaar vergroot.
Medewerkers hebben de e-learningmodule succesvol afgerond, de phishingtest heeft geleid tot een verhoogde alertheid, en privacy is structureel besproken tijdens teamoverleggen.
P A G I N A | 33
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
Er is een nieuw privacy beleid voor de periode 2024-2027 opgesteld. Deze is in het eerste kwartaal goedgekeurd door het bestuur. Zowel bestaande als
ontbrekende privacy documenten zijn volledig AVG-compliant gemaakt en ter goedkeuring voorgelegd aan het managementteam, samen met een
infographic. Deze documenten omvatten onder andere privacyverklaringen per thema, procedures voor datalekken en DPIA, de rechten van betrokkenen, het
verwerkingsregister, beleid voor data gedreven werken en een infographic over privacy onderwerpen en -processen. Momenteel wordt gewerkt aan de
implementatie van deze documenten binnen de organisatie. Als onderdeel hiervan zijn verschillende pre-DPIA's uitgevoerd, waaronder voor het telefoniepakket en Power BI.
Het nieuwe privacybeleid voor 2024-2027 is in het eerste kwartaal goedgekeurd door het bestuur. Alle andere privacy gerelateerde documenten zijn AVG-
compliant gemaakt en ter goedkeuring voorgelegd aan het managementteam. Daarnaast worden er diverse pre-DPIA's uitgevoerd, en gewerkt aan de implementatie binnen de organisatie. Beoogde doel is verwezenlijkt.
Burap
In de afgelopen maanden zijn regelmatig risicoanalyses en
impactbeoordelingen uitgevoerd om potentiële privacy risico’s te identificeren en passende maatregelen te treffen. We zijn begonnen met pre-DPIA’s voor
bestaande processen om mogelijke privacy problemen op te sporen en de juiste mitigerende maatregelen te implementeren. Op basis van de pre-DPIA's is nieuw beleid ontwikkeld voor het verzamelen van informatie. Dit beleid stelt BSOB in staat optimaal gebruik te maken van data-analyse, terwijl de privacy en
veiligheid van gegevens gewaarborgd blijven. Er zijn richtlijnen opgesteld voor de transparante en rechtmatige verzameling en opslag van gegevens, waarbij
duidelijk wordt gecommuniceerd welke gegevens worden verzameld en met welk doel.
Het beoogde doel is gerealiseerd.
Burap
De continuïteit is gewaarborgd door een langdurige overeenkomst via de aanbesteding tot eind 2025. In 2025 zal, afhankelijk van de ontwikkelingen
(veiligheidsniveau 4), worden beoordeeld wat de noodzakelijke formatie is of moet zijn. Op dit moment zijn er geen verdere ontwikkelingen. Er zijn geen wijzigingen geweest in formatie.
P A G I N A |3 4
JAARSTUKKEN 2024 | Definitief | 3-4-2025
Burap
We maken maandelijks een nieuwsbrief voor de medewerkers. Deze bevat een terugblik op de voorgaande maand en een MT-update. Ieder kwartaal vindt er