6 20240704 Raadsvoorstel vaststelling Jaarrekening 2023
Tekst van het document
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
Raadsvergadering d.d. 4 juli 2024
Aan de raad, Onderwerp Jaarstukken 2023 gemeente Laarbeek Portefeuillehouder J.H.C.M. Briels Beslispunten 1. De Jaarstukken 2023 gemeente Laarbeek inclusief de controleverklaring vast te stellen; 2. Kennis te nemen van het accountantsverslag 2023 inclusief de reactie van het college hierop en de managementrapportage Grondexploitaties Jaarrekening 2023 gemeente Laarbeek (geheim); 3. Instellen van de egalisatiereserve afval; 4. Instellen van de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen; 5. De bevoegdheid om vrij te kunnen beschikken over de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen binnen het doel van de reserve over te dragen aan het college; 6. Van het positieve resultaat van € 4.572.000 een bedrag van € 1.881.700 te bestemmen ten gunste van de budgetten, reserves en voorzieningen in 2024: a)
Storting in de onderhoudsvoorziening Gebouwbeheer € 20.000;
b)
Storting in de onderhoudsvoorziening Waterbeheer € 120.000;
c)
Storting in de reserve Duurzaamheidsfonds € 157.400;
d)
Storting in de egalisatiereserve Afval € 180.000
e)
Storting in de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen € 400.000
f)
Het overschot van € 946.300 vanuit de decembercirculaire 2023 naar diverse budgetten;
g)
Toevoeging aan budget rekenkamercommissie € 28.000;
h)
Omzetverliesbeperkende maatregelen bij Piet van Thielplein € 30.000.
7. Het restant van het positieve resultaat € 2.690.300 toe te voegen aan de Algemene reserve; 8. De gemotiveerde onderschrijdingen op lasten en baten en overschrijding op de baten in de programma’s in het kader van de begrotingsrechtmatigheid te autoriseren; Samenvatting De jaarstukken 2023 bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening. Met het jaarverslag leggen wij verantwoording af over de realisatie van de door u in de Programmabegroting 2023 vastgestelde beleidsvoornemens en de daaraan bestede middelen. In de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de balans per 31 december 2023 met een toelichting daarop. Het jaarverslag 2023 is ook het eerste jaar waarbij het college een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft in plaats van de externe accountant.
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
Bij de jaarstukken wordt ook het accountantsverslag en controleverklaring aangeboden welke is besproken met de auditcommissie op 20 juni 2024. De gemeente Laarbeek sluit het boekjaar 2023 af met een positief resultaat van € 4.572.000 op een totale begroting van € 76 miljoen. Het weerstandsvermogen stijgt licht van 4,1 (begroting 2023) naar 4,9. Verder stelt het college de raad voor om € 1.881.700 te bestemmen voor 2024. Aanleiding Het document Jaarstukken is het slotstuk van de planning- en control cyclus over het boekjaar 2023. Met de aanbieding van de jaarstukken aan de gemeenteraad leggen wij verantwoording af over het gevoerde bestuur (art. 197 Gemeentewet) en met het vaststellen van het document wordt boekjaar 2023 formeel afgesloten. Beoogd effect en/of resultaat Met het vaststellen van de Jaarstukken verleent de gemeenteraad decharge aan het college over het gevoerde beleid over 2023 en geeft een bestemming aan het rekeningsaldo. Argumenten 1.1 Met de jaarstukken kan de raad haar controlerende taak uitvoeren De jaarstukken en met name het jaarverslag zijn een weergave van het door ons gevoerde bestuur in 2023. Door een vergelijking te maken met de programmabegroting kan de raad zich een beeld vormen van de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd.
1.2 De informatie voor derden vindt plaats op basis van vastgestelde jaarstukken De gemeente heeft een informatieplicht ten opzichte van de provincie en het CBS. De verantwoording van de gemeente richting provincie en CBS vindt plaats op basis van de jaarstukken die door de raad zijn vastgesteld. 1.3 Rechtmatigheidsverantwoording Het college van B&W heeft voor het eerst bij de jaarstukken 2023 een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. In de jaarrekening is de verantwoording opgenomen plus een toelichting op de bevindingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Er zijn geen materiële bevindingen geconstateerd die invloed hebben op de afgegeven verantwoording. De externe accountant heeft een controle verricht (getrouwheid) van onze rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij zijn er door hun geen materiële onjuistheden geconstateerd. 2.1 Kennisnemen van het accountantsverslag over de controle op de jaarrekening en de managementrapportage Grondexploitaties Jaarrekening 2023 gemeente Laarbeek De gemeentewet schrijft in art. 213 lid 2 voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst. De raad is opdrachtgever van de externe accountant. De accountant brengt na afloop van de controle op de jaarrekening een accountantsverslag uit over hun bevindingen en geeft een controleverklaring af bij de jaarrekening zelf.
De externe accountant Crowe Foederer heeft op 21 juni 2024 het accountantsverslag over de jaarstukken 2023 verstrekt. Conform artikel 213 lid 3 van de Gemeentewet voert de accountant controlewerkzaamheden uit op de getrouwheid over de jaarstukken (inclusief jaarrekening) over het boekjaar 2023. Het accountantsverslag betreft een uitgebreide
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
onderbouwing van de totstandkoming van de controleverklaring en bevat de belangrijkste bevindingen en geeft een nadere toelichting over de controlewerkzaamheden. Het accountantsverslag is ook met de auditcommissie besproken op 20 juni 2024. Bijlage Managementrapportage Grondexploitaties Jaarrekening 2023 gemeente Laarbeek (GEHEIM) De gemeenteraad heeft verzocht om meer inzicht te krijgen in de grondexploitaties. Daarom is bij deze jaarstukken de bijlage Managementrapportage Grondexploitaties Jaarrekening 2023 gemeente Laarbeek toegevoegd. Deze dient ter aanvulling op de cijfers die in de paragraaf Grondbeleid in de Jaarrekening 2023 met betrekking tot de grondexploitaties. De managementrapportage geeft op hoofdlijnen informatie over de projecten met een bouwgrondexploitatie. Vanwege de vertrouwelijke informatie die in de rapportage is opgenomen, heeft het college op 11 juni 2024 conform Gemeentewet (art. 87) en Wet open overheid (art. 5.1 2e lid onder b) geheimhouding op deze rapportage gelegd. De rapportage is daarom alleen te raadplegen voor raadsleden. 3.1 en 4.1 Instellen van reserves Het instellen van reserves gebeurt door de gemeenteraad via een raadsbesluit, zoals vastgelegd in de ‘nota reserves en voorzieningen 2019’.
3.1 Instellen van de egalisatiereserve afval Wij stellen u voor een egalisatiereserve afval te vormen met als doel om eventuele toekomstige schommelingen in de afval tarieven te kunnen beperken. Voor de uitvoering van egalisatiereserve zijn de onderstaande uitgangspunten geformuleerd waarbij de raad gevraagd wordt om deze vast te stellen: •
Tijdens het jaarrekeningproces wordt het resultaat op de exploitatie afval bepaald en het overschot of tekort toegevoegd of onttrokken aan de egalisatiereserve afval, vooruitlopend op de behandeling en besluitvorming van de jaarrekening door de raad. Met het resultaat op de exploitatie afval wordt bedoeld het saldo van baten en lasten op het taakveld afval, maar ook de lasten van kwijtschelding, BTW en overhead zoals die in de begrotingsfase bij de tariefbepaling van afvalstoffenheffing worden meegenomen.
•
De reserve wordt ingezet om forse schommelingen in de tarieven afvalstoffenheffing te voorkomen. Onvoorziene uitgaven in enig jaar hebben zo niet meteen gevolgen voor de tarieven. Het gebruik van de reserve wordt jaarlijks bezien bij het bepalen van de tarieven afvalstoffenheffing in het begrotingsproces. Besluitvorming over deze tarieven vindt jaarlijks plaats in de raad van december.
•
Het doel van deze egalisatiereserve is om ervoor te zorgen dat zo veel als mogelijk een gesloten exploitatie afval ontstaat én dat forse schommelingen in de tarieven afvalstoffenheffing worden voorkomen.
•
De maximale hoogte van deze egalisatiereserve vast te stellen op € 500.000. Bedragen boven dit bedrag vallen vrij ten gunste van de algemene reserve.
4.1 a Instellen van de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen Door de uitbraak van de oorlog in Oekraïne kwam een grote stroom vluchtelingen op gang. Onze gemeente neemt hierin haar verantwoordelijkheid en biedt aan 118 ontheemden een opvangplek. De normbedragen die wij ontvangen zijn hoger dan de huidige uitgaven, mede vanwege de grote maatschappelijke bijdrage van betrokken organisaties, stichtingen en
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
ondernemers. Per saldo is er over 2023 een voordeel van € 1,5 miljoen. Met de komst van de Wet gemeentelijk taak mogelijk maken asielopvangvoorzieningen hebben gemeenten een wettelijke verplichting om voor 1 juli 2025 een asielopvangvoorziening te creëren. Daarbij kregen de gemeenten een verhoogde inspanningsverplichting voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne. Ook vertonen onze opvanglocaties vanwege intensief gebruik gebreken. Wij stellen u daarom voor om een nieuwe bestemmingsreserve te vormen voor de brede opgave voor de opvang en (tijdelijke) huisvesting van ontheemden uit Oekraïne, asielzoekers en statushouders Doel: Dekking financiële effecten als gevolg van het treffen van maatregelen om aan de brede opvang- en huisvestingsopgaven van ontheemden uit Oekraïne, asielzoekers en statushouders te kunnen (blijven) voldoen. 5.1 Snel kunnen beschikken over benodigde middelen Gezien de hoge urgentie en vaak het spoedige karakter van opvang is snelle besluitvorming vaak nodig. Hierdoor wordt voorgesteld om de bevoegdheid om over de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroep te beschikken over te dragen aan het college, zodat binnen het doel en het saldo van de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen, zonder tussenkomst van uw raad, uitvoering gegeven kan worden aan het bestedingsdoel.
Uw raad wordt wel zo tijdig mogelijk geïnformeerd over de bestedingen en waar mogelijk vooraf. 6.1 Mogelijkheid tot resultaatbestemming De raad ontvangt jaarlijks in december een voorstel tot overheveling van budgetten. Alle tot dan toe bekende en gemotiveerde incidentele voorstellen tot budgetoverheveling zijn in de raadsvergadering van 21 december 2023 aan de raad aangeboden en heeft hierover besloten. Nu resteert nog een aantal budgetten waarover alsnog een voorstel wordt gedaan om deze over te hevelen naar 2024. 6.1a Storting in de onderhoudsvoorziening Gebouwbeheer € 20.000 Ophogen van deze voorziening is noodzakelijk om deze per saldo in 2024 niet negatief te laten lopen. Een negatieve stand van een voorziening is niet toegestaan). 6.1 b Storting in de onderhoudsvoorziening Waterbeheer € 120.000 Abusievelijk is voor 2023 vergeten de jaarlijkse storting op de voeren. Dit wordt alsnog gecorrigeerd om de voorziening op het benodigde peil te krijgen. 6.1 c Storting in de reserve duurzaamheidsfonds € 157.400 Voorgesteld wordt om het restant van € 63.400 de niet bestede middelen uit de meicirculaire 2022 inzake duurzaamheid toe te voegen aan de reserve duurzaamheidsfonds. Daarnaast is in boekjaar 2022 voor een bedrag van € 94.000 het budget voor duurzaamheid via resultaatbestemming jaarrekening 2022 toegevoegd aan het budget voor het jaar 2023.
Deze middelen zijn niet gebruikt in 2023. Om de middelen beschikbaar te houden stellen wij u voor deze toe te voegen aan de reserve duurzaamheidsfonds. 6.1 d Storting in de egalisatiereserve afval € 180.000
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
Op taakveld afval is een voordelig effect van € 180.000 gerealiseerd. Voorgesteld wordt om dit bedrag toe te voegen aan de egalisatiereserve afval (beslispunt 3) om hiermee mogelijke toekomstige schommelingen op te kunnen vangen.
6.1 e Storting in de bestemmingsreserve Opvang urgente doelgroepen € 400.000 Voorgesteld wordt om € 400.000 van het resultaat 2023 van € 1,5 miljoen met betrekking tot opvang Oekraïners toe te voegen aan deze bestemmingsreserve (zie beslispunt 4). 6.1 f Toevoeging diverse budgetten vanuit de decembercirculaire 2023 € 946.300 De decembercirculaire 2023 gemeentefonds heeft een ontwikkeling laten zien van de hoogte van het gemeentefonds in 2023. Dit leidt ook tot bijstellingen van diverse uitgavenbudgetten. Echter eerst gaat de financiële verrekening 2022 van de hoogte van het gemeentefonds mee in de resultaatbepaling in het boekjaar 2022. Nu worden de bijstellingen van diverse uitgavenbudgetten (taakmutaties) overgebracht naar 2024 via een voorstel tot resultaatbestemming tot een bedrag van totaal € 958.000. Deze voorgestelde verwerking is een RIB aan u kenbaar gemaakt (21 december 2023). Hier dient een correctie te worden toegepast in verband met meerkosten GGD Oekraïense kinderen voor een bedrag van € 11.700. Per saldo wordt € 946.300 aan diverse budgetten toegekend. 6.1 g Toevoeging aan budget rekenkamercommissie € 28.000 Met het vaststellen van de “Verordening gemeenschappelijke rekenkamercommissie Gemert-Bakel – Laarbeek 2023” (raadsbesluit 9 februari 2023) is bepaald dat een resterend jaarbudget voor maximaal 50 % beschikbaar blijft voor de rekenkamer.
Uit de jaarrekening 2023 blijkt dat het totale restantbudget Rekenkamercommissie € 65.000 bedroeg, inclusief gedeeltelijke overheveling van het budget uit 2022. Van deze € 65.000 komt € 28.000 in aanmerking voor overheveling naar het budget in 2024. Het voorstel is om dat nog eenmaal te bestemmen voor 2024. En vervolgens met de rekenkamer, gemeenteraad en Gemert-Bakel te bespreken dat mogelijke jaarlijkse overschotten niet automatisch meer worden overgeheveld naar volgend jaar. 6.1 h Toevoeging aan budget ten behoeve van omzetverliesbeperkende maatregelen bij Piet van Thielplein € 30.000 De extra middelen zijn bedoeld om samen met de winkeliersvereniging en centramanagement maatregelen te treffen om omzetverlies bij de middenstand door de herinrichtingswerkzaamheden zoveel mogelijk te beperken. Hiermee komen we tegemoet aan de wensen van de raad zoals aangegeven tijdens de commissievergadering van 15 november 2023. 7.1 Jaarresultaat toevoegen aan de vrij aanwendbare Algemene reserve In de ‘nota reserves en voorzieningen 2019’ is beleid over deze reserve vastgelegd en in 2019 door uw raad bekrachtigd. Het positieve resultaat 2023 van € 2.690.300 wordt gestort in de Algemene reserve zodat dit bedrag weer ter beschikking staat voor de raad. 8.1 Autoriseren begrotingsrechtmatigheid
Zaaknummer:
17280-2024
Documentnummer:
17280-2024:043534
Volgens de financiële verordening 2023 zijn onderschrijdingen op baten en lasten en overschrijdingen op baten rechtmatig als deze tijdig bij uw raad worden gemeld. Tijdig is ook bij de jaarrekening. Formele besluitvorming is niet nodig, echter wordt dit nu voor de duidelijkheid wel gevraagd vanwege de eerste keer dat de rechtmatigheidsverantwoording wordt afgegeven bij de jaarstukken 2023 door het college. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten 5.1 Afwijkend van nota reserves en voorzieningen 2019 Bij beslispunt 5 wordt voorgesteld om het college te mandateren om over de middelen in de bestemmingsreserve te kunnen beslissen. Dit is afwijkend van de nota reserves en voorzieningen 2019, echter gezien de opgave en vaak benodigde spoed wordt de raad gevraagd om aangepaste regels voor deze bestemmingsreserve. Uw raad wordt wel zo tijdig mogelijk geïnformeerd over de bestedingen en waar mogelijk vooraf. Vervolgstappen Na vaststelling worden de jaarstukken tezamen met de goedkeurende accountantsverklaring vóór 15 juli 2024 aangeboden aan de provincie Noord-Brabant. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1. Jaarstukken 2023 inclusief rechtmatigheidsverantwoording 2. Accountantsverslag 2023 gemeente Laarbeek inclusief reactie college 3. Concept raadsbesluit 4.
GEHEIMHOUDING: Managementrapportage Grondexploitaties Jaarrekening 2023 gemeente Laarbeek
Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris
J.W.M. van de Ven
burgemeester
Y.C.M.G. de Boer