6 20210708 Raadsvoorstel Vaststelling jaarrekening 2020 gem. Laarbeek.docx

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

Raadsvergadering d.d. 08 juli 2021

Aan de raad, Onderwerp Jaarstukken 2020 Portefeuillehouder A.J.L. Meulensteen Beslispunten 1. De jaarstukken 2020 van de gemeente Laarbeek vast te stellen; 2. Kennis te nemen van het accountantsverslag bij de jaarstukken 2020 3. Kennis te nemen van het positieve rekeningsaldo 2020 van € 943.000; 4. Besluiten om de volgende restantbudgetten 2020, uit deze jaarrekening, beschikbaar te houden voor besteding in 2021 en toe voegen aan het budget 2021: a.

Het overschot van € 26.600 van het budget rekenkamercommissie;

b.

Het overschot van € 61.600 van het budget geluidssanering;

c.

Het overschot van € 11.500 van het budget innovatiehuis De Peel;

d.

Het overschot van € 51.000 van het coronabudget uit algemene uitkering.

e.

Het overschot van € 15.500 van het budget zwerfvuil

5. Besluiten om het restant van het positieve resultaat zijnde € 776.800 dat ontstaat na verwerking van de mutaties van beslispunt 3 te storten in de algemene reserve. Samenvatting

Elk jaar maakt de gemeente de programmarekening op. Hierin staat welke activiteiten door het college zijn uitgevoerd en welke inkomsten en uitgaven daarbij hoorden. Aan de gemeenteraad wordt een voorstel gedaan voor het bestemmen van het positieve saldo van € 943.000. De jaarstukken zijn de laatste documenten in de planning- en controlcyclus van 2020 en met het vaststellen van het document wordt het jaar 2020 financieel formeel afgesloten. Aanleiding De programmarekening is het slotstuk van de p&c-cyclus. Met de aanbieding van de programmarekening aan de gemeenteraad legt het college verantwoording af over het gevoerde bestuur (artikel 197 Gemeentewet) en met de vaststelling wordt het jaar 2020 formeel financieel afgesloten. De planning- en controlcyclus bestaat uit de volgende documenten:  Kadernota 2020 

Programmabegroting 2020



1e Tussenrapportage 2020



2e Tussenrapportage 2020



Jaarstukken 2020

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

De documenten hebben een duidelijke onderlinge relatie. In tijd gezien worden de eerste 2 stappen gezet om de doelen helder te formuleren en te voorzien van een planning. Met de laatste 3 stappen wordt de planning bijgesteld en wordt eindverantwoording afgelegd over de bereikte resultaten. Beoogd effect en/of resultaat Vaststellen van de jaarstukken 2020 en een bestemming geven aan het rekeningsaldo. Argumenten De belangrijkste onderdelen uit de Jaarstukken 2020 zijn:  Saldo van de jaarrekening 

Paragrafen



Programmaverantwoording



Balans

Saldo van de jaarrekening

Het positieve saldo dat in 2020 gerealiseerd is bedraagt € 943.000. Het college doet de volgende voorstellen: Toevoeging aan budget 2021 ‘rekenkamercommissie’ zijnde € 26.600 Met het vaststellen van de verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie GemertBakel en Laarbeek (rb. 10 december 2015) is bepaald dat overschotten in enig jaar ingezet worden voor het uitvoeren van taken in het volgende jaar. Uit de analyse blijkt dat het voordelige saldo 2020 (begroting ten opzichte van de jaarrekening) van de gezamenlijke rekenkamercommissie € 36.100 bedraagt. Het genoemde totale voordeel van € 36.100 is samengesteld uit de overheveling van het restant jaarbudget naar 2021 (€ 26.600) en het Laarbeekse deel van het budget dat niet in aanmerking komt voor overheveling (€ 9.500). De gezamenlijke rekenkamercommissie Gemert-Bakel – Laarbeek wordt jaarlijks door beide gemeenten gefinancierd door middel van een bijdrage van € 1,00 per inwoner. In de praktijk blijft er jaarlijks geld over van dit budget maar omdat onderzoeken van de rekenkamercommissie vaak ook jaar overschrijdend zijn is in het convenant geregeld dat maximaal de helft van het jaarbudget overgeheveld wordt naar het volgende jaar. Het totale restantbudget bedraagt € 49.097. Hiervan wordt € 26.610 (50 % van het jaarbudget) overgeheveld naar het budget 2021, dat verloopt via de resultaatbestemming.

Het restantbedrag dat niet in aanmerking komt voor overheveling bedraagt € 22.488. Dit bedrag wordt naar rato verdeeld tussen Gemert-Bakel (€ 12.980) en Laarbeek (€ 9.507). Toevoeging aan budget 2021 geluidssanering woningen zijnde € 61.600 In 2016 hebben we een rijkssubsidie ontvangen van € 68.700 voor geluidssanering. In de 1e tussenrapportage 2020 is dit financieel verantwoord. We hebben in 2020 een start gemaakt met de uitvoering van de geluidssanering, dit is een project met een looptijd van twee jaar dat wordt uitgevoerd door de ODZOB. In 2021 zullen zij dit namens de gemeente afronden. Het is dan ook nodig om dit budget over te hevelen naar 2021. Toevoeging aan budget 2021 Innovatiehuis De Peel zijnde € 11.500

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

In 2020 is een gedeelte van de projectenpot van € 11.500 met betrekking tot het Innovatiehuis De Peel niet gebruikt. Dit omdat er een aantal projecten vertraagd zijn vanwege corona. Het Innovatiehuis De Peel verzoekt om deze € 11.500 extra beschikbaar te stellen in 2021 voor deze projecten. Wij stellen dan ook voor om deze via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2021. Toevoeging aan budget 2021 Algemene uitkering zijnde € 51.000 In de decembercirculaire 2020 zijn de middelen voor het 3e compensatiepakket coronacrisis toegekend voor een bedrag van € 51.000 voor dienstjaar 2020. Deze decembercirculaire is begrotingstechnisch niet meer in 2020 verwerkt, maar wel ontvangen. Wij stellen dan ook voor om deze via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2021 als in te zetten coronamiddelen. Toevoeging aan budget 2021 zwerfvuil zijnde € 15.500 Jaarlijks ontvangt de gemeente een vergoeding voor activiteiten om zwerfvuil in de gemeente tegen te gaan. Dit wordt uitbetaald door Stichting Afvalfonds Verpakkingen, op basis van een jaarplan dat de gemeente indient. Vanwege de beperkingen door corona heeft de gemeente in 2020 niet alle geplande activiteiten kunnen uitvoeren waarvoor een vergoeding is ontvangen. De niet gebruikte subsidie, ter hoogte van € 15.500, wordt voorgesteld om te worden overgeheveld naar 2021.

Dit geld is immers geoormerkt voor zwerfvuilactiviteiten uit het jaarplan. In het jaarplan 2021 wordt er rekening mee gehouden dat de activiteiten zoveel mogelijk alsnog worden uitgevoerd. Voor ‘nieuwe’ activiteiten wordt een aanvullende vergoeding aangevraagd. Storting in Algemene Reserve van € 776.800 Het is gebruikelijk om het resultaat, wat overblijft na de bovengenoemde budget overhevelingen, van de jaarrekening te storten in de Algemene Reserve. Het totale bedrag dat gestort wordt bedraagt € 776.800. Programmaverantwoording Jaarlijks wordt getracht om de kwaliteit van de jaarstukken verder op te verbeteren. Kwaliteit kan in dit kader opgevat worden als leesbaarheid. Net als vorig jaar hebben we vooral ingezet in het verder digitaliseren van de jaarstukken 2020 maar ook automatiseren daar waar mogelijk is. Net als vorig jaar zijn de jaarstukken 2020 digitaal te raadplegen. Balans Het laatste deel van de jaarstukken betreft de financiële foto van Laarbeek. De balans geeft de stand van onze bezittingen en schulden weer op 31 december 2020. Ter vergelijk wordt de foto van 31 december 2019 ook in het overzicht gepresenteerd. Ten opzichte van 2019 is de opzet van de balans gelijk gebleven. Hiermee is een goed vergelijk mogelijk tussen de twee jaren. De cijfers uit de balans worden zoveel mogelijk onderbouwd met een toelichting.

Accountantsverslag De externe accountant Crowe-Foederer heeft op 03-06-2021 het accountantsverslag bij de jaarstukken 2020 verstrekt. Het accountantsverslag komt tot stand naar aanleiding van hun controle werkzaamheden op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid over het jaarverslag (inclusief de jaarrekening) van het boekjaar 2020 van de gemeente Laarbeek. Het

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

accountantsverslag bevat betreft een uitgebreide onderbouwing van de totstandkoming van controleverklaring. Het bevat de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaareindecontrole en geeft een nadere toelichtingen over de controlewerkzaamheden. Belangrijkste conclusie uit het accountantsverslag: 







De jaarrekening 2020 geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn tevens in alle van materieel zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen en zijn in overeenstemming met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het door de raad vastgestelde normenkader. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De programmaverantwoording hebben wij marginaal getoetst wat zoveel betekent als het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden. De accountantscontrole omvat derhalve geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en/of volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. In onze management letter hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten opgenomen voor de verdere verbetering van processen. Deze zien met name toe op de optimalisatie van de verbijzonderde interne controle functie en voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording.

Samengevat zijn er geen bevindingen die er voor zorgen dat een goedkeurende controleverklaring van de externe accountant bij de jaarrekening niet verstrekt kan worden. Controleverschillen De accountant heeft in het accountantsverslag wel 2 ongecorrigeerde controleverschillen gerapporteerd. Deze worden hieronder nader toegelicht: 1) Te hoge tussentijdse winst op grondexploitaties De tussentijdse winst op de grondexploitaties wordt automatisch uitgerekend op basis van een applicatie waarin tevens de basisadministratie van de grondexploitaties gevoerd wordt. De winstneming is per abuis onjuist berekend waardoor er in 2020 een te hoge tussentijdse winst is genomen (nagenoeg het gehele bedrag van de bevinding valt bij 1 grondexploitatie). Dit betreft slechts een verschuiving in de tijd. Indien deze tussentijdse winst nu niet genomen zou zijn zou dit volgend jaar plaats vinden. Het heeft dus geen effect op de totale winstverwachting van de grondexploitatie. De juiste berekening wordt gecorrigeerd in boekjaar 2021 en wordt hierdoor verrekend met de tussentijdse winstneming in 2021. Het gaat hier om een niet materieel bedrag waardoor een correctie ook niet nodig is en het heeft ook geen impact op de strekking van de controleverklaring. 2) Vaststellen levering zorg De vermelde onzekerheid van € 76.000 komt voort uit de accountantscontrole bij de GR peelgemeente.

Niet bij alle zorgaanbieders kan de levering van de zorg vastgesteld worden. Dit betekent niet dat de zorg niet heeft plaats gevonden maar het kan niet zichtbaar

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

aangetoond worden middels bijvoorbeeld een controleverklaring. Hierdoor bestaat er op dit bedrag een onzekerheid. De onzekerheid van de levering van de zorg komt jaarlijks terug in het accountantsverslag waarbij de omvang varieert door de mate waarin zorgaanbieders en/of de GR peelgemeente de prestatielevering kunnen aantonen. Het betreft een niet materieel bedrag en heeft derhalve geen verder impact op de strekking van de controleverklaring. Overige opmerkingen van de accountant De accountant maakt op pagina 16 in paragraaf 3.6 melding over de voorziening groot onderhoud gebouwen. De accountant maakt een opmerking over de toekomstige vrijval ter hoogte van € 335.000. Ter verduidelijking over deze toekomstige vrijval, dit betreft de uitvoering van het raadsbesluit van 30 januari 2020 over het “voorstel tot vaststelling Meerjarenonderhoudsplan MJOP gemeentelijke gebouwen 2019-2028”. Middels dit besluit is de voorziening aangevuld omdat deze niet toereikend was. In het zelfde raadsvoorstel is aangegeven dat deze aanvulling op termijn terug gestort moet worden naar de algemene reserve. Wij zijn van mening dat de vrijval zou kunnen plaats vinden maar hoe dit exact gaat plaats vinden moet nog worden bepaald. We zijn het wel eens met de accountant dat de vrijval altijd via het resultaat verwerkt moet worden en niet rechtstreeks naar de algemene reserve.

Financiële toelichting Als nadere toelichting het volgende: Storting in reserve Decentralisatie sociaal domein In de 2e tussenrapportage 2020 is besloten om € 685.000 te storten in de reserve Decentralisatie sociaal domein. Tevens is besloten dat we bij de jaarrekening 2020 het werkelijke resterende saldo storten in deze reserve. Dit betekent dat in de jaarrekening 2020 een extra storting verwerkt is van € 235.000 ten gunste van deze reserve, zodat de totale reserve per 31 december 2020 € 920.000 bedraagt. Resterende coronamiddelen 2020 In de 2e rapportage 2020 is besloten om € 517.000 te storten in de nieuwe reserve Coronacrisis. Daarnaast is via het raadsbesluit budgetoverhevelingen 2020 een bedrag van € 202.025 overgeheveld naar 2021. Aanvullend is met de jaarrekening 2020 € 29.351 overgeheveld conform het raadsvoorstel budgetoverhevelingen 2020. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten Niet van toepassing. Vervolgstappen Niet van toepassing. Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1. Jaarstukken 2020 gemeente Laarbeek 2. Concept raadsbesluit 3. 2020 Accountantsverslag gemeente Laarbeek definitief 03-06-2021

Zaaknummer:

11540-2021

Documentnummer:

11540-2021:698299

Het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris van Laarbeek,

de burgemeester van Laarbeek,

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden