5 20210415 Raadsvoorstel Rechtsmatigheidsverantwoording jaarrekening.docx

Zaaknummer:

7250-2021

Documentnummer:

7250-2021:555308

Raadsvergadering d.d. 20 mei 2021

Aan de raad, Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording Portefeuillehouder A.J.L. Meulensteen Beslispunten 1) Kennisnemen van het besluit van het college van B&W om de komende 3 jaar een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening, startende in 2022 over het boekjaar 2021. 2) Een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente Laarbeek vaststellen met een rapportagetolerantie grens van € 150.000. Samenvatting Door een toekomstige wetswijziging van de gemeentewet en besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn wij als college vanaf 1 januari 2022 (voor het eerst over de jaarrekening over boekjaar 2021) verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Vanaf dat jaar is de externe accountant niet meer verantwoordelijk voor de controle op de rechtmatigheid. Met dit raadsvoorstel willen wij u informeren over de wijze waarop de invoering van de financiële rechtmatigheidsverantwoording plaats vindt en uw rol als gemeenteraad hierbij is. Alsmede wordt u geïnformeerd over het besluit dat het college van B&W heeft genomen om de komende 3 jaar een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken bij de jaarrekeningen, startende in 2022 over boekjaar 2021. Tevens wordt in dit raadsvoorstel gevraagd dat u als raad de verantwoordingsgrens vaststelt voor deze rechtmatigheidsverantwoording.

Hierbij wordt geadviseerd om een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente Laarbeek te hanteren en een rapporteringstolerantie van € 150.000. Deze verantwoordingsgrens kan vervolgens geëvalueerd worden na de jaarrekening over boekjaar 2021 en afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie in de toekomst trapsgewijs verlaagd worden. Aanleiding Door een toekomstige wetswijziging is het college van B&W vanaf 1 januari 2022 (voor het eerst over de jaarrekening over boekjaar 2021) verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening in de plaats van de controle op rechtmatigheid door de externe accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten” van de commissie Depla. Hiervoor is een wetswijziging in de maak. Het wetsvoorstel is nog niet bij de ministerraad en Raad van State geweest. Het voornemen is dat de publicatie in het staatsblad rond de zomer

Zaaknummer:

7250-2021

Documentnummer:

7250-2021:555308

2021 plaatsvindt. Het wetsvoorstel is al eerder vertraagd en mogelijke verdere vertraging kan optreden. De verwachting is echter nog steeds dat de gewijzigde wetgeving zal ingaan vanaf 1 januari 2022 waarbij voor het eerst verantwoording afgelegd moet worden over boekjaar 2021. Indien onverhoopt over de gewijzigde wet toch later wordt besloten, wordt geadviseerd om wel al een rechtmatigheidsverantwoording af te geven en het boekjaar 2021 te zien als een proefjaar. Beoogd effect en/of resultaat Vanaf 2021 moet het college zich richting de gemeenteraad verantwoorden over de financiële rechtmatigheid van de uitgaven. Dit betekent dat de rollen van het college, raad en die van de accountant veranderen. De wetswijziging onderstreept de rechtmatigheidsverantwoording van de politieke aanspreekbaarheid van het college. Daarmee sluit deze werkwijze aan bij een maatschappelijke trend waarbij het bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de raad. Op die manier kan de raad zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. Ter voorbereiding hierop worden onze interne processen en interne controles verder verbeterd / zichtbaar gedocumenteerd om uiteindelijk te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording.

Tevens dienen er door uw raad besluiten te worden genomen met betrekking tot de gewenste verantwoordingsgrens, controleprotocol en de aanpassing van de financiële verordening en controleverordening. Middels dit raadsvoorstel wordt de besluitvorming over de verantwoordingsgrens gevraagd. De overige besluiten (aanpassing van de financiële en controle verordening) worden in het najaar van 2021 aan de raad aangeboden. Daarnaast wordt u geïnformeerd over het besluit van het college om de eerstvolgende drie jaar, startende in 2022 over boekjaar 2021, een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Argumenten Inleiding Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk; een overheid hoort te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarom wordt sinds de introductie van het Besluit Begroting en Verantwoording (“BBV”) in 2004 de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van een gemeenten een verklaring over het getrouw beeld en over de rechtmatigheid. Bij de evaluatie van de BBV in 2013 heeft de commissie BBV een advies aan het ministerie van Binnenlandse Zaken gegeven om de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de verklaring neer te leggen bij het college. Dit is overgenomen door de commissie Depla en is onderdeel van een wetswijziging. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2021 het college verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid bij de jaarrekening.

Dit past in de tijdgeest waarbij de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Hiermee is het college zich nog meer bewust van onze verantwoordelijkheid om te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant kijkt nog wel of de

Zaaknummer:

7250-2021

Documentnummer:

7250-2021:555308

verklaring van het college terecht is waarmee voor de raad waarborgen zijn ingebouwd dat het college niet zomaar een verklaring kan opstellen. Voor meer aanvullende informatie over de rechtmatigheidsverantwoording en wat dit voor u als raad betekent wordt verwijzen naar de bijlage “aanvullende informatie rechtmatigheidsverantwoording bij raadsvoorstel”. Besluit genomen door het college over de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording Om de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven moet eerst de reikwijdte bepaald worden. In de bijlage is beschreven wat de financiële rechtmatigheidsverantwoording precies is, er wordt echter ook vaak gesproken over een ‘In control statement’. Het verschil tussen beiden is dat de rechtmatigheidsverantwoording de minimale variant is en In control statement breder is en op basis van de eigen ambitie van de gemeente bepaald kan worden hoe breed de verantwoording en interne controles moet plaats vinden. Dit is dus niet alleen financiële rechtmatigheid maar is dus veel breder is bijvoorbeeld ook gericht op niet-financiële thema’s zoals juridische rechtmatigheid veiligheid, privacy en IT, maar ook doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid.

Het college heeft besloten om voor de aankomende 3 jaar een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarverantwoordingen, startende in 2022 over het boekjaar 2021 en dat het college van B&W hier verantwoordelijk voor is. Na deze 3 jaar zal er een evaluatie plaats vinden waarbij ook onderzocht of een doorontwikkeling richting een In Control statement gewenst is en of dit ook mogelijk zou zijn Voor een uitgebreidere uitleg over het besluit van het college en het verschil tussen een rechtmatigheidsverantwoording en In control statement wordt verwezen naar de bijlage “aanvullende informatie rechtmatigheidsverantwoording bij raadsvoorstel”. Besluit over de verantwoordingsgrens Vanaf boekjaar 2021 wordt de controle op de getrouwheid en de rechtmatigheid verschillend uitgevoerd. De getrouwheid blijft door de accountant gecontroleerd worden. De (financiële) rechtmatigheid wordt dan door het college verantwoord waar de accountant in zijn oordeel ook nog controleert of dit klopt. De verantwoordingsgrens geeft aan vanaf welke omvang / tolerantie het totaal van de financiële onrechtmatigheden, verantwoord moeten worden door het college. De raad bepaalt deze grens, waarbij de bandbreedte ligt tussen de 0% en 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

Hierbij is 0% geen verantwoordingsgrens dus meer interne controle werk (meer inzet en mogelijk hogere kosten) en geeft meer informatie, en 3% geeft meer ruimte voor fouten, minder controle werk maar ook minder openheid / informatie. Tussen de raad en het college dient het gesprek gevoerd te worden waar de grens voor het rapporteren precies ligt (tussen de eerdergenoemde bandbreedte). Het betreft een afweging tussen enerzijds de informatiebehoefte van de raad en anderzijds de daaraan verbonden inspanningen en dus kosten van de ambtelijke organisatie die er mee gemoeid zijn.

Zaaknummer:

7250-2021

Documentnummer:

7250-2021:555308

In de accountantscontrole wordt het dilemma over de verantwoordingsgrens en informatie behoefte opgelost door een onderscheid te maken tussen de goedkeuringstolerantie (verantwoordingsgrens) en de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie ligt lager dan de goedkeuringstolerantie. De accountant rapporteert dus in haar accountantsverslag over bevindingen, zonder dat de goedkeurende controleverklaring in het geding is. Over de bevindingen kan zodoende altijd het debat gevoerd worden. Het college stelt voor om deze systematiek over te nemen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Waarbij aan de raad geadviseerd wordt om een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten te hanteren en een rapportagetolerantie grens van € 150.000. Dit betekent dat er pas bij rechtmatigheidsfouten gerapporteerd wordt, in de rechtmatigheidsverantwoording zelf, indien deze de verantwoordingsgrens van 3% overschrijdt. Echter individuele fouten en onduidelijkheden die hoger zijn dan € 150.000 worden wel benoemd in de paragraaf bedrijfsvoering ook al zou het totaal van alle fouten of onzekerheden niet de grens van 3% overschrijden. Het heeft dus geen invloed op de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening zelf, maar geeft wel de aanvullende informatie aan u als gemeente raad.

De verantwoordingsgrens van 3% wordt geadviseerd omdat dit ruimte geeft om de noodzakelijke kennis en ervaring op te bouwen over de interne controles en afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording en verder door te ontwikkelen. Daarnaast zorgt een hoger percentage voor een hoger verantwoordingsniveau en hierdoor ook minder controles nodig. Immers meer verantwoorden betekent meer controles en dus meer inzet en mogelijk ook hogere kosten. Daarnaast kan op korte termijn een hogere hoeveelheid aan controles niet gerealiseerd worden. Tevens is bij een goedkeurende accountantsverklaring momenteel de grens 1% maar bij een onzekerheid is er al een grens van 3%. Het onderscheid met onzekerheid is er niet bij de rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor is een hoger percentage gewenst. Overigens worden fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld. Deze worden separaat gepresenteerd. De lagere informatiewaarde van 3% ten opzichte van bijvoorbeeld 2 of 1% voor de raad wordt opgelost door een rapportagetolerantie te hanteren. Met deze rapportagetolerantie worden individuele fouten en onzekerheden boven € 150.000 wel gerapporteerd aan de raad in de paragraaf bedrijfsvoering en helpt dit dus voor de informatiewaarde aan de raad, maar heeft het nog geen invloed op de af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

Voornamelijk voor midden grote en kleine gemeentes zal ook meespelen dat de controle organisatie vaak ook slanker zijn ingericht waardoor het minder eenvoudig is om dit meteen perfect te doen op het laagst mogelijk verantwoordingsniveau. Tot slot zoals aangegeven betreft het ook nieuwe wetgeving, wat dus voor de eerste keer door de gemeente zelf verricht zal worden. Bij de meeste nieuwe wetgeving of ontwikkelingen is een inwerkperiode gewenst om te leren en doorontwikkelen. Deze inwerkperiode is er niet voor de rechtmatigheidsverantwoording omdat deze al start vanaf boekjaar 2021 die momenteel al loopt. Hierdoor is een hoger percentage gewenst zodat de marge voor fouten hoger is.

Zaaknummer:

7250-2021

Documentnummer:

7250-2021:555308

Na afronding van de jaarrekening controle over boekjaar 2021 wordt een evaluatie voorgesteld. Na deze evaluatie zou voor de opvolgende jaren besloten kunnen worden om trapsgewijs het percentage te verlagen. Kanttekeningen o.a. financiële, juridische, communicatieve en veiligheidsaspecten De rechtmatigheidsverantwoording vraagt geen extra financiële middelen. De uitvoering vindt plaats binnen bestaande middelen en binnen bestaande capaciteit. Juridisch zitten er ook geen verdere gevolgen aan. De controle verordening gemeente Laarbeek 2011 en financiële verordening gemeente Laarbeek 2019 worden in het najaar wel aangepast en aan de raad aangeboden. Hierbij wordt juridisch advies betrokken. Communicatief heeft de rechtmatigheidsverantwoording geen verdere gevolgen anders dan dit het gesprek tussen de raad en het college beter gevoerd kan worden. Bij de jaarrekening in 2022 over boekjaar 2021 kan het communicatief naar de buitenwereld wel meer impact hebben doordat er meer open wordt gesproken over eventuele fouten en onduidelijkheden. Dit kan ook in de pers komen. Dit wordt echter helemaal toegelicht en wordt ook openbaar in de raad besproken. Vervolgstappen Naast dit raadsvoorstel dient er ook nog besloten te worden over de (aanpassingen) in de financiële verordening en het controleprotocol. Deze zullen in het najaar nog aan de raad worden voorgelegd.

De auditcommissie is reeds geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording en zij zullen gedurende het jaar ook op de hoogte worden gehouden van de voortgang tot de verantwoording in de jaarrekening aan de raad wordt gepresenteerd (mei/juni 2022). Bijlagen (meegezonden stuk(ken), ter inzage gelegde stukken) 1) Bijlage aanvullende informatie rechtmatigheidsverantwoording bij raadsvoorstel Het college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris van Laarbeek,

de burgemeester van Laarbeek,

J.W.M. van de Ven

F.L.J. van der Meijden