5 20210415 Bijlage Aanvullende informatie rechtsmatigheidsverantwoording bij raadsvoorstel.docx

Aanvullende informatie rechtmatigheidsverantwoording bij raadsvoorstel

Deze bijlage is opgesteld met als doel een nadere uitleg te geven en aanvullende informatie te verstrekken over de rechtmatigheidsverantwoording. Doel van de wetswijziging Het doel voor de verandering is dat als het college van B&W verantwoordelijkheid neemt voor de (financiële) rechtmatigheid waardoor een kwaliteitsverhogend effect van de gemeentelijke administratieve organisatie en interne controle (financiële bedrijfsvoering) plaats vindt. Dat het college al verantwoordelijk was voor de (financieel) rechtmatige uitvoering van de begroting, maar hier nu dus ook verantwoording over aflegt waarmee expliciet de politieke aanspreekbaarheid van het college van B&W wordt onderstreept. Waarbij de gemeenteraad beter in gesprek kan gaan met het college en zo beter zijn controlerende rol kan invullen (zorgt voor meer dialoog tussen raad en college). De gemeenteraad bepaalt tevens zelf waar de grens ligt voor verantwoording. Tot slot sluit de methodiek aan bij een bredere maatschappelijke trend waarbij bestuurlijke verantwoording wordt afgelegd over de rechtmatigheid. Wat wijzigt er nu precies In de onderstaande tabel wordt zowel de situatie van nu (2020) en straks (2021) visueel weergegeven wat er veranderd.

Bron: Notitie rechtmatigheidsverantwoording Commissie BADO.

Verschil juridische en financiële rechtmatigheid De accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording ziet op de zogenaamde financiële rechtmatigheid. Deze is niet gelijk te stellen met het juridische begrip rechtmatigheid (artikel 6: 162 Burgerlijk Wetboek). Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) maakt dan ook onderscheid tussen het juridische begrip rechtmatigheid en rechtmatigheid in het kader van de

controle- en de verantwoording. Het juridisch begrip rechtmatigheid heeft in beginsel betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met deze wetten en regels. Het begrip (financiële) rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording (en nu de accountantscontrole) is veel beperkter. Het gaat bij de financiële rechtmatigheid uitsluitend om de wet- en regelgeving die een relatie heeft met de baten, lasten en balansmutaties (financieel beheer). Bij de accountantscontrole en straks de rechtmatigheidsverantwoording wordt 9 rechtmatigheidscriteria onderscheiden. Vijf criteria worden reeds afgedekt door het getrouwe beeld. Het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium behoeven bij de rechtmatigheidsverantwoording de aandacht. Wat is een (financiële) rechtmatigheidsverantwoording? De (financiële) rechtmatigheidsverantwoording is een eigen verantwoording (wel standaard format die gebruikt moet worden) bij de jaarrekening door het college van B&W of de cijfers in de jaarrekening financieel rechtmatig tot stand zijn gekomen. Nu is de controle op financiële rechtmatigheid een onderdeel van de accountantscontrole.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt bij de jaarrekening toegevoegd en in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag kan verdere toelichting worden opgenomen over de geconstateerde bevindingen, over de financiële processen en verbeteringen / aanpassingen die in gang zijn gezet of verricht gaan worden naar aanleiding van de bevindingen. De externe accountant controleert nog wel of de verantwoording van het college terecht (getrouw) is waarmee voor de gemeenteraad waarborgen zijn ingebouwd dat het college niet een onjuiste of onvolledige verantwoording afgeeft. De rechtmatigheidsverantwoording is niet enkel een rapportage die eenmaal per jaar wordt opgeleverd, maar is het sluitstuk van een continue proces van risicomanagement, interne controles, verbeterinitiatieven en monitoring. Dit vraagt om een optimalisatie van de gemeentelijke processen, zichtbare interne controles, verbijzonderde interne controles en management rapportages.

Situatie voor de wetswijziging

Na de wetswijziging

Tijdspad De wetswijziging is eind 2019 geconsulteerd en zal in 2021 behandeld worden in het Parlement. De beoogde inwerkingtreding volgt vanaf 2021. Dit houdt in dat wij in mei / juni 2022 voor de eerste maal een (financiële) rechtmatigheidsverantwoording afleggen ten aanzien van de jaarstukken over het boekjaar 2021. De notitie van de Nederlandse Beroepsgroep van Accountants (hierna NBA) over controle van de rechtmatigheidsverantwoording moet nog komen. Maar deze zal naar verwachting pas verschijnen nadat de wet formeel door de Kamers is aangenomen en gepubliceerd. De NBA notitie bepaalt op welke wijze de accountant de controle uitvoert over de rechtmatigheidsverklaring en daaraan ten grondslag liggende interne controles door de gemeente. Wat betekent dit voor u als Raad Het is de verwachting dat van deze wijziging een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en -controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Dit systeem zal tevens van belang zijn bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid.

Tevens is de verwachting dat er meer vooruit gekeken zal worden naar het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren. Wat gaat het college doen om bestaande onrechtmatigheden op te heffen of nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen? Ook dit laatste kan een gespreksonderwerp zijn tussen raad en ons college. Naast de kwaliteitsimpuls en de verantwoording tot een beter inhoudelijk gesprek kan leiden tussen ons college en de raad, stelt de raad op grond van artikel 213 Gemeentewet bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Deze verordening wordt in het najaar nog voorgelegd aan de gemeenteraad. Tot slot dient de gemeenteraad de verantwoordingsgrens te bepalen voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daar wordt in het raadsvoorstel besluitvorming over gevraagd.

Besluit genomen door het college over de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording Om de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven moet eerst de reikwijdte bepaald worden. In de voorgaande paragraaf is al beschreven wat de financiële rechtmatigheidsverantwoording betekent, er wordt ook vaak gesproken over een In control statement. Het verschil tussen beiden is dat de rechtmatigheidsverantwoording de minimale variant is en In control statement breder is en op basis van de eigen ambitie van de gemeente bepaald kan worden hoe breed de verantwoording en interne controles moet plaats vinden. Het verschil tussen de rechtmatigheidsverantwoording en In control statement kan als volgt visueel worden weergegeven:

Rechtmatigheidsverantwoording

In-control statement

Financiële rechtmatigheid baten, lasten en balansmutaties (transacties)

Dit is breder dan de rechtmatigheidsverantwoording en is ook gericht op niet-financiële thema’s zoals juridische rechtmatigheid veiligheid, privacy en IT Maar ook doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid. Zijn we als organisatie volledig “in control”.

De rechtmatigheidsverantwoording is de minimale vereiste. Aangezien er nauwelijks gemeentes zijn die voor een In control statement gaan en hier ook nog geen handreikingen voor zijn vanuit de VNG of de Commissie BBV, alsmede de hoge inspanning, controle en doorontwikkeling wat dit vraagt van de organisatie heeft het college besloten om de komende 3 jaar, met ingang van 2022 over boekjaar 2021, (dus t/m verantwoording over boekjaar 2023 in 2024), te kiezen voor een (financiële) rechtmatigheidsverantwoording en medio 2023 te evalueren of een doorontwikkeling richting een In control statement gewenst is en of dit mogelijk zou zijn.

Wilt u meer aanvullende informatie? Mocht u nog meer informatie willen omtrent de rechtmatigheidsverantwoording dan zijn er nog diverse handreikingen en notities overgeschreven. Onderstaand zijn de belangrijkste documenten voor meer aanvullende informatie: 

 

De commissie BADO heeft ook een uitgebreide notitie opgesteld met meer informatie die u kunt terug vinden op: https://vng.nl/sites/default/files/202004/notitie_rechtmatigheidsverantwoording.pdf Bij de VNG zijn er ook meerdere artikelen en bijlages over geschreven: https://vng.nl/nieuws/vng-ipo-handreiking-rechtmatigheidsverantwoording Tot slot heeft de commissie BBV ook aanvullende instructies / informatie opgesteld. Deze lag recent voor, voor consultatie. Deze zal naar verwachting eind van het 2de kwartaal 2021 openbaar worden. De Nederlandse beroepsgroep voor accountants (NBA) komt ook nog met aanvullende informatie over de impact op de accountantscontrole.